采購、倉庫管理制度及流程

1、采購、倉庫管理制度及流程1、目的為了進一步健全企業(yè)采購管理制度，規(guī)范物資采購流程，提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。2、適用范圍適用于本公司所有采購的物資及耗材品。3、基本原則采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價格因素，擇優(yōu)選取。4、工作程序（ 1）采購申請1、采購之前，申購人應(yīng)向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復(fù)采購。2、申購部門應(yīng)至少提前一周進行采購申請。采購較難或需要定做的物資，應(yīng)酌情提前，給與采購部門充足的采購時間。3、各部門申

2、購人應(yīng)依據(jù)所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項等，填寫采購計劃單（表1），并以每周四下班時間為結(jié)點，向行政部發(fā)送下一周采購計劃，逾期將自動劃分為次次周采購計劃。4、物資采購計劃單由釘釘系統(tǒng)上報審批流程，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由行政部接收，匯總后派專人負責(zé)采購，行政部統(tǒng)一保管和發(fā)放。5、物資采購計劃單請規(guī)范填寫，并盡量詳盡。填寫不規(guī)范或漏填的，將退回重新上報。因填寫內(nèi)容不明確或不詳盡而造成采購物品與所需不符的，由申購部門自行負責(zé)。6、如因特殊原因出現(xiàn)無法提前計劃的緊急申購事項，則由申購部門負責(zé)人與行政部負責(zé)人直接溝通，并同時填寫緊急申購單（表2）上報審批流程。7、若撤銷采購，應(yīng)立即通知采購

3、部門，以免造成不必要的損失。（ 2）采購流程8、采購部門每周五集中匯總?cè)鞠乱恢芪镔Y采購計劃，并做好相應(yīng)工作安排。9、采購工作應(yīng)在相關(guān)申購審批流程結(jié)束后開始進行；緊急申購可酌情處理。10、到貨后必須嚴格檢查貨品數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。如不符合，應(yīng)及時進行退換貨處理；符合的貨品做好采購臺賬，并辦理入庫登記。（ 3）采購付款方式11、采購人員以審批結(jié)束的采購計劃單或緊急申購單為依據(jù)，到財務(wù)部備案后，辦理借支采購費用，或通知財務(wù)辦理匯款手續(xù)。12、借支款項?？顚Ｓ茫坏糜糜谂c借款用途無關(guān)的開支。如無需開支時，借款人應(yīng)主動歸還財務(wù)部門借款，部門負責(zé)人及財務(wù)部需檢查借款的使用。13、借支采購金額以實

4、際采購發(fā)票、收據(jù)等為準進行核銷。財務(wù)部與采購人員做借支核銷時，若所借金額大于報銷金額，需把多余金額退回財務(wù)部，不得以私人借支形式與財務(wù)部掛賬。14、若因故無法提前進行采購借支，則需采購人員進行先行墊付，并盡快將發(fā)票或收據(jù)提交財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。15、由財務(wù)部門直接付款的、有訂金或滯納金等形式的分期式付款，需采購人員與財務(wù)部門配合，確保付款的及時性與準確性。（ 4）入庫流程16、采購物資驗收后，倉庫管理員需及時與采購人員交接，填寫入庫單（表3），辦理物資入庫。17、商品核驗無誤后，倉庫管理員依據(jù)入庫單及時進行物資登記，更新庫存賬目，詳細記錄商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、入庫時間、存貨單位等，做到帳、

5、貨相符。18、將入庫物資放入倉庫，保證倉庫整潔有序。（ 5）領(lǐng)用出庫流程19、領(lǐng)用部門需先填寫領(lǐng)用出庫單（表4），再進行物資領(lǐng)取。20、為倡導(dǎo)節(jié)約節(jié)儉，一般的常用物品損耗，需以破舊換新。5）。21、倉庫管理員根據(jù)領(lǐng)用單，及時更新庫存臺賬（表(6)采購流程圖如下:采購意向填寫采購計劃單申購部門驗收入庫無庫存查詢庫存?zhèn)}庫釘釘系統(tǒng)上報審批流程)(采購選擇供應(yīng)商，詢價j采購部門.i1 9請款報銷財務(wù)部5、采購及倉庫管理細則(7)采購經(jīng)辦人行為規(guī)范22、采購人員應(yīng)嚴格按照本制度進行采購作業(yè)，采購?fù)瓿珊蠹皶r進行備案并 確保備案材料真實、齊全。23、采購人員應(yīng)合法發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系，在執(zhí)行業(yè)務(wù)的過程中，要遵

6、守所 有適用于業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)。24、采購人員應(yīng)盡職盡責(zé)，不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂。(8)采購部門職責(zé)25、接收采購計劃單后，應(yīng)優(yōu)先查看庫存物資，以庫存為優(yōu)先使用。26、無法于申購部門需求日期購置完成的，應(yīng)提前通知申購部門。27、無固定供應(yīng)商的物資種類，采購經(jīng)辦人員必須貨比三家，綜合考慮到貨時間、價格、質(zhì)量、發(fā)票等方面，方可進行采購；有固定供應(yīng)商的，需注意價格變動，保證到貨時間。28、需要外出采購的，應(yīng)先獲得部門負責(zé)人同意，并進行外出登記。外出期間禁止從事與采購工作無關(guān)的活動。29、需簽訂交易合同的，應(yīng)優(yōu)先確保公司利益，準確填寫交易內(nèi)容、價格、時間地點、付款方式等相關(guān)信息，按公

7、司合同審批流程進行審批上報。審批通過方可進入采購流程。30、為了節(jié)約采購成本和提高采購效率，一般采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采購的方式統(tǒng)一采購，尋找供應(yīng)商并簽定年度供應(yīng)協(xié)議，減少緊急采購。31、公司規(guī)定的定期福利性物資采購，無需采購計劃申請，但要做好出入庫臺賬。32、各類物資均應(yīng)向正規(guī)商家采購，原則上要求所有采購物資均應(yīng)開具發(fā)票。實在無法開具發(fā)票的，必須有收據(jù)。網(wǎng)絡(luò)采購應(yīng)保留聊天記錄及付款證明。（ 9）采購經(jīng)辦人職責(zé)33、建立供應(yīng)商資料臺賬與價格記錄。34、進行詢價、比價、議價及定購作業(yè)。35、所購物資的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。36、建立采購臺賬，做好采購記錄。37、及時與供應(yīng)商進行發(fā)票索要及對賬工作。（ 10）倉庫管理員職責(zé)38、應(yīng)嚴格按照流程要求進行出庫、入庫的辦理，并及時、準確維護庫存及相關(guān)賬目。39、實時監(jiān)控常用消耗品的庫存量，當(dāng)庫存量降到安全庫存以下時，及時上報申請補倉。40、物資的領(lǐng)用，原則上采用先進先出的方式。41、保證倉庫環(huán)境衛(wèi)生、過道暢通，并做好防火、防潮、防盜等安全防范工作，并學(xué)會使用滅火器等工具。監(jiān)督任何人不得在倉庫內(nèi)吸煙。42、若倉管人員變動，須在盤庫后辦理交接手續(xù)。（ 11）庫存盤點43、倉庫需根據(jù)經(jīng)管物品重要程度及價值