水利水電工程檔案管理辦法( 9)

1、 大量管理資料下載水利水電工程檔案管理辦法第一章 總則第一條 為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、山東省檔案條例、山東省基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。第二條 水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障

2、檔案工作的正常開(kāi)展。第三條 檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。第四條 檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、安全保管和有效利用。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條 各單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專(zhuān)（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書(shū)、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用等工作，并對(duì)文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。第六條 檔案工作在業(yè)務(wù)

3、上受上級(jí)和同級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。第七條 檔案工作人員要忠于職守，熱愛(ài)本職工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。第三章 文件材料的歸檔第八條 實(shí)行文件形成單位（部門(mén)）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書(shū)文件及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定收集、整理、分類(lèi)、立卷和歸檔，并按規(guī)定報(bào)指揮部和監(jiān)理部備案存查，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報(bào)。第九條 科技檔案是水利水電工程檔案的重要組成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點(diǎn)是按水利水電工程驗(yàn)收實(shí)

4、施細(xì)則中的規(guī)定和本辦法要求做好科技文件材料的收集、整理、分類(lèi)、立卷。在竣工驗(yàn)收前，工程指揮部檔案專(zhuān)（兼）職人員會(huì)同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進(jìn)行核驗(yàn)、審查，凡不符合歸檔要求的，限期整改，對(duì)符合要求的竣工檔案，在竣工驗(yàn)收時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交相應(yīng)的檔案部門(mén)保存。第十條 歸檔范圍與案卷質(zhì)量：（一）歸檔的文件材料要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，便于利用和保管。文書(shū)檔案與科技檔案分類(lèi)清楚，組卷合理，避免重復(fù)立卷，與工程項(xiàng)目密切的管理性文件應(yīng)列入科技檔案（在工程項(xiàng)目中組卷）；文書(shū)檔案保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，案卷題名簡(jiǎn)明確

5、切，編寫(xiě)頁(yè)碼、所有檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機(jī)打印，認(rèn)真填寫(xiě)備考表，案卷線(xiàn)裝（去掉金屬物），結(jié)實(shí)美觀(guān)，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書(shū)寫(xiě)及復(fù)寫(xiě)，以利長(zhǎng)期保存。（二）科技檔案、文書(shū)檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的具體要求見(jiàn)本辦法附錄一、附錄二、附錄三。第十一條 歸檔套（份）數(shù)、時(shí)間。（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報(bào)指揮部備案存查，副本三份（套）。在竣工驗(yàn)收前歸檔完畢，在竣工驗(yàn)收后的二周內(nèi)上報(bào)。（二）文書(shū)檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。（三）照片連同相應(yīng)的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。第十二條 凡歸檔（上報(bào)）的科技文件材料、整理立卷

6、后要編制案卷目錄，并由指揮部和監(jiān)理部分管負(fù)責(zé)人簽字。第十三條 保管期限：科技檔案原則上定為“永久”（50年以上）、密級(jí)定為“秘密”，文書(shū)檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文件材料的重要程度確定。第十四條 為確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)可控制措施：（一）檔案工作與工程建設(shè)堅(jiān)持兩同步一超前的建檔原則，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度同檢查文件材料的形成情況同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收前必須首先對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專(zhuān)（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)所承擔(dān)的建筑物或土方工程建設(shè)全過(guò)程文件材料的監(jiān)督、

7、檢查及收集，嚴(yán)格登記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導(dǎo)科技文件材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文件材料短缺及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。（四）監(jiān)理單位專(zhuān)（兼）職檔案人員要加強(qiáng)歸檔前文件材料的管理工作，會(huì)同工程技術(shù)人員對(duì)文件材料的歸檔情況進(jìn)行定期檢查。（五）指揮部、監(jiān)理部對(duì)已接收的分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收要進(jìn)行認(rèn)真的校核，進(jìn)行必要的補(bǔ)充，完善立卷、歸檔工作。第四章 檔案的管理與利用第十五條 各施工單位要按本辦法制訂各項(xiàng)管理細(xì)則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合要求的專(zhuān)用檔案庫(kù)房和相應(yīng)的檔案設(shè)施，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保管檔案，保證檔案安全，防止檔案的

8、破損、霉變和散失，任何單位、個(gè)人不得偽造或擅自銷(xiāo)毀檔案。第十六條 各施工單位要加強(qiáng)檔案工作的日常管理，指揮部和監(jiān)理部對(duì)各單位檔案工作情況進(jìn)行定期考核和不定期抽查，其考核結(jié)果作為評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)和評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。第十七條 編制各種檢索工具，最大限度地滿(mǎn)足利用者的需要，采取多種形式主動(dòng)服務(wù)，注重利用效果。第十八條 在工程建設(shè)期間，對(duì)檔案的綜合管理及單項(xiàng)管理成績(jī)突出的單位及個(gè)人可給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。凡未按規(guī)定要求提交竣工檔案的單位，延緩工程驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。第十九條 檔案的鑒定辦法待工程建成并成立管理部門(mén)后另行制定。第五章 附則第二十條 本辦法適用于水利水電工程。第二

9、十一條 本辦法自下達(dá)之日起執(zhí)行。附錄一科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、科技檔案歸檔范圍1. 可研報(bào)告與評(píng)估咨詢(xún)材料。2. 上級(jí)批文、指導(dǎo)性技術(shù)文件和有關(guān)工程專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件。3. 有關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)范。4. 工程招、投標(biāo)文件及協(xié)議、合同。5. 征地補(bǔ)償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文件、證明材料及圖表。6. 科學(xué)試驗(yàn)成果材料。7. 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測(cè)量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評(píng)價(jià)。8. 設(shè)計(jì)（圖紙、計(jì)算書(shū)、說(shuō)明書(shū)、概算書(shū)）及設(shè)計(jì)批復(fù)。9. 設(shè)計(jì)變更通知及補(bǔ)充修改圖紙。10. 開(kāi)工報(bào)告、施工方案、組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底材料。11. 施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗(yàn)報(bào)告等）。12. 施工單位的工

10、程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)、勘查、觀(guān)測(cè)、鑒定及分析報(bào)告等原始記錄。13. 與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。14. 建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)等原始資料。15. 工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。16. 工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。17. 工程驗(yàn)收計(jì)劃的批準(zhǔn)文件。18. 隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收簽證、鑒定書(shū)及相關(guān)資料。19. 竣工圖紙及工程竣工驗(yàn)收的全部材料。主要包括：（1） 工程設(shè)計(jì)總結(jié)報(bào)告；（2） 工程建設(shè)管理報(bào)告；（3） 工程施工管理總結(jié)報(bào)告；（4） 工程建設(shè)監(jiān)理報(bào)告；（5） 工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測(cè)報(bào)告；（6） 竣工預(yù)算、決算報(bào)告；

11、（7） 工程建設(shè)征地補(bǔ)償及移民遷安報(bào)告；（8） 初步驗(yàn)收工作報(bào)告；（9） 竣工驗(yàn)收工作報(bào)告；（10） 工程試運(yùn)行或管理情況報(bào)告。20. 水文測(cè)驗(yàn)水質(zhì)監(jiān)測(cè)資料。21. 工程投入運(yùn)行后的管理、工程改建、擴(kuò)建、綠化、歲修的各種技術(shù)性文件及圖紙。 中國(guó)最大的資料庫(kù)下載22. 建筑物運(yùn)用及渡汛方案。23. 工程運(yùn)用及調(diào)度規(guī)劃。24. 設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，隨機(jī)圖樣及技術(shù)性資料。25. 其他有價(jià)值的技術(shù)性文件材料。二、科技檔案案卷質(zhì)量要求（一）引用標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 1182289）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（二）術(shù)語(yǔ)1. 科學(xué)技術(shù)檔案：是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的

12、歷史記錄。2. 科技文件材料：是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表等技術(shù)文件的總稱(chēng)。3. 案卷：由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。4. 卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。5. 卷內(nèi)備考表：說(shuō)明案卷內(nèi)文件狀況的表格。6. 檔號(hào)：檔案的編號(hào)。包括分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。（三）案卷內(nèi)科技文件材料的排列1. 建設(shè)項(xiàng)目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等順序排列。2. 案卷內(nèi)科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。3. 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。（四）案卷的編目1. 編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)（1）案卷內(nèi)科技文件材

13、料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（2）頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的科技文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)碼；雙面書(shū)寫(xiě)的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。2. 案卷封面的編制（1） 案卷封面采用外封面形式。（2） 案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，一律用漢字書(shū)寫(xiě)。（3） 編制單位：填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位。（4） 編制日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。3. 卷內(nèi)目錄的編制（1） 順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。（2） 文件材料題名：亦稱(chēng)文件標(biāo)題，填寫(xiě)科技文件材料標(biāo)題的全稱(chēng)。（3） 文

14、件編號(hào)：填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)。（4） 責(zé)任者：填寫(xiě)文件材料的直接編制部門(mén)。（5） 日期：填寫(xiě)編制科技文件材料的年、月、日。（6）頁(yè)次：填寫(xiě)每份科技文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)次，最后一份科技文件材料要寫(xiě)明起止頁(yè)號(hào)。（7）卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁(yè)之前。4. 卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。（2）卷內(nèi)備考表排在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁(yè)之后。（3）卷內(nèi)備考表要填寫(xiě)立卷人及日期。5. 案卷脊背的編制：其項(xiàng)目有案卷題名及檔號(hào)。（五）案卷裝訂的要求1. 案卷可采用裝訂文字材料和不裝訂圖紙兩種形式。2. 案卷內(nèi)不同尺寸

15、的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面（297mm×210mm），圖紙的標(biāo)題欄應(yīng)便于查看。3. 案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。4. 案卷不裝訂時(shí)須在每份科技文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章。并逐件編件號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄依次排列有序。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)的右上角，其格式與尺寸是：（六）檔案裝具卷皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒、案卷脊背一律執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。上述裝具及施工日記簿、施工大事記簿、監(jiān)理日記簿等由監(jiān)理部統(tǒng)一制作。附錄二文書(shū)檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） 機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（二） GB 970588 文書(shū)檔案案卷格式二、文書(shū)檔案歸檔范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件

16、材料均屬歸檔范圍。（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1. 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料。2. 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。3. 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)、本單位工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞。4. 代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。5. 上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本單位的文件材料1. 本單位組織召開(kāi)的各種會(huì)議的全套會(huì)議文件，以及在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。2. 本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件

17、的修改稿。3. 本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下級(jí)單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件。4. 本單位及其所屬內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。5. 反映本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料。6. 本單位檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。7. 本單位或本單位匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。8. 內(nèi)容重要的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告，統(tǒng)計(jì)分析材料等。9. 本單位成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料。10. 本單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。11. 本單位歷史沿革、大事記、年

18、鑒、反映本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物。12. 本單位（包括上報(bào)和下批）干部任免（包括備案）調(diào)配、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等文件材料。13. 本單位的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。14. 本單位編印的快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。15. 本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。（三）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料1. 同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)文件。2. 有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件。3. 同級(jí)單位和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。（四）下級(jí)單位的文件材料1. 下級(jí)單位報(bào)送的

19、重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。2. 下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件。三、文書(shū)檔案的案卷質(zhì)量要求（一）歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷。（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。監(jiān)察、審計(jì)、信訪(fǎng)及紀(jì)檢的文件需結(jié)案的放在結(jié)案年立卷。（四）卷內(nèi)文件材料的排列：密不

20、可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法規(guī)性文件的定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性的文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。（五）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序、依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。（六）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。對(duì)文件材料的題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名外加“”號(hào)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（七）卷內(nèi)目錄的

21、填寫(xiě)1. 順序號(hào)的填寫(xiě)：按卷內(nèi)文件順序填寫(xiě)順序號(hào)。正件與附件，批復(fù)與附件，批復(fù)與請(qǐng)示等只占一個(gè)順序號(hào)，但題名都要填寫(xiě)清楚。2. 文號(hào)的填寫(xiě)：每一頁(yè)目錄第一件文件的文號(hào)要填寫(xiě)齊全，下面發(fā)文機(jī)關(guān)相同者可只填號(hào)數(shù)。3. 責(zé)任者的填寫(xiě)：第一份文件要填寫(xiě)直接編制部門(mén)的全稱(chēng)，如作者相同，可用“”號(hào)表示。4. 日期的填寫(xiě)：要按時(shí)間先后排列，每頁(yè)的第一件文件的年、月、日要填寫(xiě)齊全，以下文件若年代相同可只填寫(xiě)月、日。5. 頁(yè)號(hào)的填寫(xiě)：填寫(xiě)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件要填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。（八）卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)材料之后，凡有關(guān)卷內(nèi)文件材料的說(shuō)明，均應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，同時(shí)填寫(xiě)立卷姓名，并由審核人簽字。（九

22、）卷內(nèi)文件材料要用統(tǒng)一規(guī)格的辦公標(biāo)準(zhǔn)用紙，裝訂線(xiàn)以外禁止書(shū)寫(xiě)文字，對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊，長(zhǎng)頁(yè)折齊，短頁(yè)貼補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，并與原件一起立卷。（十）案卷采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂，不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線(xiàn)裝訂。（十一）案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明，確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱(chēng)等，體式一致，文字簡(jiǎn)練。一般在3040個(gè)字為宜。用耐久材料書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。（十二）案卷封皮：軟卷皮裝訂后再裝硬卷盒。（十三）文書(shū)檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號(hào)的格式執(zhí)行文書(shū)檔案案卷格式（GB 970588）。附錄三照片、磁性載體檔案的收集范圍及整理

23、、歸檔要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） GB/T 118289照片檔案管理規(guī)范（二） DA/T 1595磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范二、照片、磁性載體檔案收集范圍（一）省市領(lǐng)導(dǎo)同志和著名學(xué)者、專(zhuān)家在視察考察、檢查工作、聽(tīng)取匯報(bào)、審閱本工程等重大公務(wù)活動(dòng)中所形成的照片及錄像（音）帶。（二）反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的錄像（音）、照片檔案。（三）工程施工現(xiàn)場(chǎng)表彰會(huì)議，開(kāi)工、竣工典禮等的照片、錄像（音）檔案。（四）工程施工中拍攝的關(guān)鍵項(xiàng)目（如工程施工的關(guān)鍵部位，隱蔽工程、新技術(shù)、事故缺陷及竣工情況等）的錄像（音）帶及照片檔案。（五）其他具有保存價(jià)值的照片、磁性載體檔案。三、照片檔案的整理要求（一）收集歸檔要求1. 底片、照片、說(shuō)明齊全。2. 底片與照片的影像相符（二）照片檔案的整理1. 整理原則：保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系利于保管，便于利用。其底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。2. 底片整理方法（1）底片分類(lèi)：將一個(gè)全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。（2）底片編號(hào)：在全宗內(nèi)編流水號(hào)，即全宗號(hào)底片號(hào)（例如：2536）；底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處。（3）底片保管：放入專(zhuān)用底片袋內(nèi)，并在右上方標(biāo)明底片號(hào)；按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。3. 說(shuō)明的編寫(xiě)方法和要求（1）符號(hào)說(shuō)明的項(xiàng)目