word2003應(yīng)用基礎(chǔ)

1、word2003應(yīng)用基礎(chǔ)（2）學(xué)電腦 2009-10-04 10:46:41 閱讀3607 評論0 字號：大中小 訂閱 三、文 檔 管 理 1、新建word文檔的幾種方法 方法一：打開Word。Word啟動之后自動建立了一個新文檔，這個文檔的名稱是“文檔1.doc”。 方法二：在“文檔1.doc”窗口單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，就又新建了一個空白的文檔，名稱叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現(xiàn)了“文檔3”。這是新建文檔最常用的方法。 方法三：依次選擇【開始】【所有程序】【 Office2003】【新建 Office 文檔】。在【新建Office文檔】對話框

2、中選擇【空白文檔】（如圖），然后單擊【確定】，就建立了一個新的Word文檔 方法四：使用快捷鍵來新建文檔，即在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。 方法五： 在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立新的空白文檔。 方法六：在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立新的空白文檔。 方法七： 在桌面空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中單擊【新建】項(xiàng)，從彈出的子菜單中選擇【Microsoft Word文檔】，桌面出現(xiàn)一個新建文檔圖標(biāo)。雙擊此圖標(biāo)，就會出現(xiàn)一個新文檔。 2、快速打開多個文檔 打開多個文檔，一般的方法是一個一個地依次打開，速度較慢。比較快的方法是： 依次

3、選擇【文件】【打開】，彈出【我的文檔】對話框。 如果要打開順序相連的多個文檔，可以選中第一個文檔后按住 Shift鍵，再用鼠標(biāo)單擊最后一個文檔，則所有文檔會一次被選中。 如果文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標(biāo)依次選定需要打開的文檔。 3、快速顯示多個文檔 依次選擇【窗口】【全部重排】。這樣就會將所有打開了但未被最小化的文檔顯示在屏幕上。每個文檔寬度未變，垂直面呈折分重疊狀態(tài)。文檔之間可以切換，點(diǎn)擊一下后面的窗口就會自動轉(zhuǎn)換到前面來。還可以用鼠標(biāo)按住某窗口的標(biāo)題欄拖動該窗口，也可以將鼠標(biāo)放在窗口邊界上拖動鼠標(biāo)調(diào)整窗口的大小。 4、快速關(guān)閉多個文檔 屏幕上已經(jīng)打開了多個文檔，如果要快

4、速保存和關(guān)閉這些文檔，可采取以下辦法： 按住Shift鍵，然后單擊【文件】菜單。 在彈出的子菜單中根據(jù)需要選擇 【全部關(guān)閉】或【全部保存】。 如選擇【全部保存】，屏幕上所有文檔沒有什么變動；如選擇【全部關(guān)閉】，所有文檔全部關(guān)閉，但留有一個黑底空白文檔，刪除此文檔即可。 5、修改Word文檔的默認(rèn)保存路徑 一般來說，Word文件默認(rèn)的保存路徑是C:My Documents文件夾。如果要修改這個默認(rèn)保存路徑，可用以下方法： 依次選擇 【工具】【選項(xiàng)】命令。 在“選項(xiàng)”對話框中打開“文件位置”選項(xiàng)卡。 在“文件類型”中選擇【文檔】，然后單擊【修改】按鈕。 在【修改位置】對話框的【查找范圍】欄內(nèi)點(diǎn)擊下

5、拉按鈕，然后在彈出的清單中選擇一個保存文件的位置。 6、調(diào)整文檔的寬度 在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過寬，屏幕上顯示不全，因此，看一行文字，就拖動一次水平滾動條，很不方便。為解決這個問題，可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。 方法一： 依次選擇 【工具】 【選項(xiàng)】。 在【選項(xiàng)】對話框中打開【視圖】選項(xiàng)卡。 在【大綱視圖和普通視圖】欄內(nèi)選定“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。 （此法適用于大綱視圖和普通視圖） 方法二： 依次選擇【視圖】【顯示比例】， 在【顯示比例】對話框中，選擇“頁寬”。然后在百分比欄中將百分?jǐn)?shù)調(diào)整為100。如果工具欄內(nèi)有顯示比例框，則可在其中將比例數(shù)調(diào)整為100。 此

6、外，還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。 7、讓W(xué)ord不再記憶曾經(jīng)打開的文件 在Word中編輯過的文件雖然已另外保存到其他文件夾了，但在Word中還是保留著這些文件。這是Word記憶功能的反映。但是，這樣不僅造成重復(fù)，也使Word顯得冗腫。取消Word這種記憶功能的方法是： 依次選擇 【工具】 【選項(xiàng)】命令，在【選項(xiàng)】對話框中打開【常規(guī)】選項(xiàng)卡，在【常規(guī)】選項(xiàng)卡中取銷【列出最近使用文件】復(fù)選框，就可以讓W(xué)ord不再記憶曾經(jīng)打開的文件。 8、統(tǒng)計文檔字?jǐn)?shù) Word “字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”功能，可以統(tǒng)計整個文檔或文檔一部分的字?jǐn)?shù)。 （1）統(tǒng)計整個文檔的字?jǐn)?shù)： 依次選擇【工具】 【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計】， 打

7、開【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計】對話框。在【統(tǒng)計信息】欄內(nèi)顯示出【頁數(shù)】、【字?jǐn)?shù)】、【段落數(shù)】、【行數(shù)】等項(xiàng)目及其具體數(shù)值。 （2）統(tǒng)計文檔中的部分字?jǐn)?shù) 先選中要統(tǒng)計字?jǐn)?shù)的文字，然后依次選擇【工具】【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計】命令，【統(tǒng)計信息】欄內(nèi)同樣會顯示出【頁數(shù)】、【字?jǐn)?shù)】、【段落數(shù)】、【行數(shù)】等項(xiàng)的數(shù)值。 9、自由放大和縮小頁面顯示比例。 在工具欄上有一個顯示比例按鈕（100%），但其放大、縮小都有一定的控制數(shù)。如果想自由放大或縮小，可用以下方法： 方法一： 如果你的鼠標(biāo)有滾輪，在Word文檔中可以使用它來放大和縮小 頁面顯示比例。 在按住“Ctrl”鍵的同時，向前滑動鼠標(biāo)滾輪，可以放大頁面顯示比例。 在按住“Ctrl”

8、鍵的同時， 向后滑動鼠標(biāo)滾輪，就會縮小頁面顯示比例。 放大縮小的幅度可以在工具欄的【顯示比例】框中看到.如果要恢復(fù)原來的大小,在工具欄的【顯示比例】框中選擇【100%】即可.方法二： 依次選擇【視圖】【顯示比例】。 在【顯示比例】對話框的【百分比】欄中將百分?jǐn)?shù)調(diào)整到需要的數(shù)字，然后單擊【確定】即成。 如果要恢復(fù)到原來的狀態(tài)，就將百分?jǐn)?shù)調(diào)整為100%。 10、取消Word文件菜單下保存的文檔 在Word中的【文件】菜單下，通常能保存一些最近輸入或復(fù)制的文檔，如果不想在【文件】菜單下保存這些文檔，可用以下辦法刪去： 在菜單中依次選擇【工具】【選項(xiàng)】。 打開【常規(guī)】選項(xiàng)卡。 在【常規(guī)】選項(xiàng)卡中取消【

9、列出最近所用文件】復(fù)選框。 11、自動保存文檔單擊【工具】【選項(xiàng)】【保存】選項(xiàng)卡。 選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框(如圖)。 在【分鐘】框中，輸入時間間隔。保存文檔越頻繁，出現(xiàn)斷電或類似問題時，能夠恢復(fù)的信息就越多，一般輸入35分鐘就可以了。（注“自動保存”不等同于正常的文檔保存。“自動保存”是指文檔在編輯或?yàn)g覽過程中按照指定的時間間隔不斷地對文檔進(jìn)行保存。其目的是為了一旦遇到突發(fā)事故（如突然斷電）造成文檔丟失，可以及時恢復(fù)。一旦停止編輯或停止瀏覽文檔，“自動保存”功能也同時停止了。因此，不能用“自動保存”代替正常的文檔保存。否則，會造成文檔丟失。）12、設(shè)置文件備份功能，恢復(fù)丟失文件 在 W

10、ord中設(shè)置文檔備份功能，使其在每次保存文檔時自動保留一個備份。該備份就是所保存文檔的副本。每次保存文檔時，新的備份都會替代已有的備份。這樣，原文檔一旦被損壞或丟失，保留的備份可使文檔恢復(fù)。設(shè)置和使用備份功能的方法如下： （1）設(shè)置備份功能 依次選擇【工具】【選項(xiàng)】【保存】。 在【保存】選項(xiàng)卡中選取【保留備份】復(fù)選框，然后單擊【確定】，設(shè)置保留備份功能。 （2）使用備份功能恢復(fù)丟失文件 設(shè)置備份功能后，文檔如果丟失，可用以下方法恢復(fù)。 依次選擇【開始】【搜索】。 在【搜索】對話框中輸入“.wbk”，點(diǎn)擊【立即搜索】。 在【搜索結(jié)果】對話框中可以看到所有的備份文件的圖標(biāo)，其名稱形式都是【備份屬于

11、“X”】（“X”是原文件名稱）。 找到并雙擊丟失文件的備份圖標(biāo)，就可以打開該文件。 13、WORD文件強(qiáng)制恢復(fù) 在WORD中，依次選擇【文件】【打開】。 在【打開】對話框的【文件類型】文本框中選擇【所有文件*.*】 打開【查找范圍】下拉列表，從中選中你要恢復(fù)的文檔， 單擊【打開】按鈕右側(cè)的下拉箭頭， 在彈出菜單中選擇【打開并修復(fù)】。 14、恢復(fù)Word中被誤刪的菜單命令 Word中的菜單命令有時被誤刪了。如何恢復(fù)，可使用以下方法：在依次選擇【工具】【自定義】。 在【自定義】對話框中打開【工具欄】選項(xiàng)卡，然后單擊【重新設(shè)置】。 在彈出的【重新設(shè)置工具欄】對話框中選擇【Normal dot】并單擊

12、【確定】，這樣系統(tǒng)就會恢復(fù)為默認(rèn)值，那些被誤刪的菜單命令即可恢復(fù)。 15、怎樣解決文檔存盤受阻問題 文檔存盤時頁面提示：【磁盤已滿或打開文件過多，不能保存】，另開新窗口重存也不管用。對此問題可試用以下辦法解決。 依次選擇【編輯】【全選】 選擇【復(fù)制】。 關(guān)掉word，電腦提示：“你粘貼板上有東西，要不要用于別的程序？”單擊【是】。 重新打開word，然后依次選擇【粘貼】、【保存】。 16、 修復(fù)變成亂碼的Word文檔 有時候打開Word文檔可能會看見文檔變成了一堆亂碼。可以試用下面的兩個方法來恢復(fù)文件。 方法一：替換格式法 替換格式法就是把損壞的Word文檔存為另一種格式。 打開被損壞的文檔，

13、單擊【文件】【另存為】菜單，在 【保存類型】列表中，選擇【RTF格式】，然后單擊【保存】按鈕，并關(guān)閉word。 打開剛才保存的RTF格式文件，再次使用 【另存為】將文件重新保存為【W(wǎng)ord文檔】?，F(xiàn)在打開這個word文件就可以發(fā)現(xiàn)文件已經(jīng)被恢復(fù)過來了。 如果在轉(zhuǎn)換成RTF格式后文件仍然不能被恢復(fù)，可以將文件再次轉(zhuǎn)換為純文本格式(*.txt)，再轉(zhuǎn)換回Word格式。 （注：在轉(zhuǎn)換為txt文件的時候其圖片等信息會丟失掉。） 方法二：刪除格式信息法 Word文檔的最后一個段落符號記錄著全篇文檔的格式信息，有時刪除這些格式信息就可以恢復(fù)變成亂碼的文件。 在打開損壞的文檔后，依次選擇【工具】【選項(xiàng)】菜單

14、，打開【編輯】選項(xiàng)卡，取消 “使用智能段落選擇范圍”復(fù)選框的“”，然后單擊按鈕。這樣就可以修復(fù)文件了。 選定最后一個段落符之外的全部內(nèi)容，然后將這些內(nèi)容粘貼復(fù)制到新的word文件中即可。 四、查 閱 文 檔 1、設(shè)置文檔結(jié)構(gòu)圖 【文檔結(jié)構(gòu)圖】是word文檔中的一個獨(dú)立窗口，它由文檔各等級標(biāo)題組成，顯示著整個文檔的層次結(jié)構(gòu)。單擊該圖中的某一標(biāo)題，就可以直接在頁面頂部顯示該標(biāo)題及其全部內(nèi)容。這樣可以大大節(jié)省查閱文檔的時間。因此，它不但能顯示整個文檔的層次結(jié)構(gòu)，而且具有與目錄同樣的功能。 要制作文檔結(jié)構(gòu)圖，首先必須安排好整個文檔的層次結(jié)構(gòu)，分等級設(shè)置好標(biāo)題（假設(shè)按章節(jié)體設(shè)置標(biāo)題，則“章”為【標(biāo)題1】

15、；“節(jié)”為【標(biāo)題2】；“目”為【標(biāo)題3】），然后按以下步驟進(jìn)行： 依次選擇【視圖】【文檔結(jié)構(gòu)圖】，打開窗口左格。 在文檔中選擇一個標(biāo)題。 依次選擇【格式】【段落】，打開段落對話框。 在【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡的【大綱級別】文本框下拉列表選擇上述標(biāo)題的級別。 單擊【確定】，該標(biāo)題就進(jìn)入窗口左格文檔結(jié)構(gòu)圖 在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中插入標(biāo)題.要注意按文檔中的標(biāo)題順序逐一進(jìn)行。 2、怎樣使用文檔結(jié)構(gòu)圖 （1）通過【文檔結(jié)構(gòu)圖】查閱文檔 在【常用】工具欄中單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】（按鈕）。 單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題。該標(biāo)題及其內(nèi)容就會顯示在頁面頂部。（2）調(diào)整【文檔結(jié)構(gòu)圖】的大小 先將鼠標(biāo)指針指向窗格右邊，當(dāng)指

16、針形狀變?yōu)闀r，向左或向右拖動即可。 如果標(biāo)題太長，超出文檔結(jié)構(gòu)圖寬度，不必調(diào)整窗格大小，只需將指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。（3）展開或折疊上一級標(biāo)題下的所有子標(biāo)題 凡是隱藏了子標(biāo)題的上一級標(biāo)題，前面會有一個展開符號“+”，單擊“+”即可展開所有子標(biāo)題。同時“+”號變成“-”號，即折疊符號。 如果要隱藏某一標(biāo)題下的子標(biāo)題，則單擊標(biāo)題旁的 “-”號， 所有的子標(biāo)題即被折疊隱藏起來。 （4）顯示某特定級別下的標(biāo)題 可在【文檔結(jié)構(gòu)圖】的標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后單擊快捷菜單中的一個數(shù)字（例如，單擊【顯示至標(biāo)題3】可顯示標(biāo)題級別1 至3）。 （5）關(guān)閉文檔結(jié)構(gòu)圖 單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】（按鈕）或雙

17、擊窗格右邊。 （6）刪除文檔結(jié)構(gòu)圖 在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中選擇要刪除的標(biāo)題， 依次選擇【格式】【段落】。 在【段落】對話框的【大綱級別】下拉列表中選擇【正文文本】，然后單擊【確定】就可刪除所選標(biāo)題。逐一刪除了全部標(biāo)題，【文檔結(jié)構(gòu)圖】就不存在了。 如果需要刪除的不是標(biāo)題而是正文中的某一段文字，則在正文中找到這段文字并刪除它，【文檔結(jié)構(gòu)圖】中相應(yīng)的文字就會同時被消除。如果正文中需要這段文字就在原處重新輸入。但不能使用單擊工具欄中【撤消鍵入】命令的辦法來恢復(fù)這段文字。 3、光標(biāo)快速返回上次編輯點(diǎn) 編輯或修改文檔有時需要切換編輯點(diǎn)。 “Shift+F5”組合鍵可以快速執(zhí)行這一任務(wù)：在當(dāng)前編輯點(diǎn)按“Shif

18、t+F5”組合鍵，可以將插入點(diǎn)返回到上次編輯的文檔位置。 再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點(diǎn)會返回當(dāng)前的編輯位置。 修改文稿時因故終止，下次繼續(xù)修改時卻不知道上次已修改的位置處于何處?？梢栽诖蜷_文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，就會將插入點(diǎn)移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。 4、建立文檔與文檔之間的超級鏈接 在Office各應(yīng)用程序中編輯的各種文檔，存放在不同的位置，由于時間太長，經(jīng)常連文件的名字也不記得了，再次使用時，查找很不方便?？梢杂肳ord提供的超級鏈接功能來解決這一問題。也就是建立文檔與文檔之間的超級鏈接。方法如下： 在當(dāng)前文檔選取作為顯示鏈接的文字，如視頻音頻簡介，或在Word空白文檔中輸入并選擇上述文字。 依次選擇【插入】【超鏈接】。 在【插入超鏈接】對話框中選擇【當(dāng)前文件夾】或【瀏覽過的頁】、【近期文件】，然后在右側(cè)清單中找到并選定需要查閱的文件（如視頻音頻簡介，然后單擊【確定】。原設(shè)置的文字變?yōu)樗{(lán)色并加上了下劃線（在有文字的當(dāng)前文檔中不一定會有下劃線和變色）。 點(diǎn)擊該名稱，在彈出的對話框中單擊【是】，需要查閱的文件就會顯示