餐飲連鎖公司公司檔案管理制度

1、餐飲連鎖公司公司檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范本公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提 高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定 本制度。第二條公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接 形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史 記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離 職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶走或銷毀。第二章文件材料的收集管理第四條公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理，人力資源部負(fù)責(zé)公司檔

2、案管理工作。第五條 文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理， 交分公司總 經(jīng)理審閱后歸檔。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料, 由主辦部門或人員收集，交人力資源部備案。會議文件由人力資源部 收集。第三章歸檔范圍 第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。第八條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第九條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十條 本公司與有關(guān)單位簽訂的各類合同、協(xié)議書等文件材料。第十一條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十二條本公司的大事記及反映本公司重要活動

3、的剪報、照片、錄 音、錄像等。特殊文檔（人力資源、財務(wù)）本部單獨存檔。第四章歸檔要求第十三條 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持 文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第十四條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全 完整。第十五條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件 與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開， 文電應(yīng)合一歸檔。第十六條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷； 跨年度的總結(jié)放 在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。第十七條 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件 材料應(yīng)依序排列在

4、一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列 第十八條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用黑色筆書寫，字跡要工整、 清 晰。第五章檔案管理人員職責(zé)第十九條 按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔 等工作。第二十條 按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。第二十一條 檔案保管人員應(yīng)當(dāng)遵守制度、忠于職守，努力維護公司 檔案的完整與安全。第六章檔案的利用第二十二條公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫 公司文檔借閱申請單，報相關(guān)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)， 受控文檔的借閱要由營運、 人事高級經(jīng)理或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。第二十三條檔案借閱的最長期限為一周；檔案查閱不得帶出店外。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。第二十四條 必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必 須及時匯報，追求責(zé)任。第二十五條 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等； 不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。第二十六條必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。第二十七條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管