數(shù)字檔案銷毀方法及制度研究(可編輯)

1、四川師范大學(xué)文理學(xué)院本科畢業(yè)論文數(shù)字檔案銷毀方法及制度研究學(xué)生姓名 王 月 麗 院系名稱 文 學(xué) 院 專業(yè)名稱 漢語言（中外文秘方向） 班 級(jí) 2010級(jí) 2 班 學(xué) 號(hào) 201010045224 指導(dǎo)教師 李 偉 (碩士) 數(shù)字檔案銷毀方法及制度研究學(xué)生：王月麗 指導(dǎo)教師：李偉內(nèi)容提要： 自出現(xiàn)計(jì)算機(jī)始，直到現(xiàn)在或未來我們的生活中，網(wǎng)絡(luò)逐漸占據(jù)其主要的一部分。現(xiàn)實(shí)中在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中信息不斷數(shù)字化，檔案也順應(yīng)時(shí)代的潮流進(jìn)行著數(shù)字化。在檔案數(shù)字化的時(shí)候，雖然給我們的生活學(xué)習(xí)研究帶來了便利，但是在檔案數(shù)字化的過程中出現(xiàn)不少問題，國內(nèi)外的研究者在不斷解決問題的過程中加深檔案數(shù)字化，。在數(shù)字檔案處理過程中

2、處于末端環(huán)節(jié)的銷毀，往往會(huì)為大家所忽略。銷毀作為最后環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)系著檔案本身的問題，同時(shí)更重要的是檔案所涉及的國家公司單位的秘密。若銷毀環(huán)節(jié)不注意，產(chǎn)生的后果將不堪設(shè)想。本文主要對(duì)國內(nèi)學(xué)者關(guān)于數(shù)字檔案銷毀方法的理論和成果進(jìn)行分析和概述：分析了數(shù)字檔案的發(fā)展前景、相關(guān)概念、形成過程和銷毀過程、銷毀的作用和原則以及銷毀方法的介紹，最后對(duì)數(shù)字檔案銷毀制度進(jìn)行簡(jiǎn)要的梳理介紹。關(guān)鍵字：數(shù)字檔案 信息清除 數(shù)據(jù)銷毀 載體銷毀 銷毀制度 Digital File Shredder Method and SystemAbstract: Since the beginning of the computer

3、appears , until now or in the future of our lives , the network gradually occupy the main part of it. Reality in the Internet age information is constantly digitized files are also with the trend for the digitization. In the archives digitized time, although the study and research to our lives to br

4、ing the convenience , but in the process of digitizing archives many problems , domestic and foreign researchers to solve problems in the process of constantly deepening digital files . In the digital file processing at the end part of the destruction , often ignored by everyone . Destroyed as the l

5、ast link, it is not only the file itself, but also important is the file involved in the secret state company units . If the destruction of part of attention, the consequences would be disastrous. This paper focuses on domestic scholars on the digital file destruction methods and results of theoreti

6、cal analysis and overview : analysis of prospects for the development of digital archives , related concepts , the process of formation and destruction , the destruction of the role and principles and methods of destruction of the introduction, the last of the digital file shredder system briefly co

7、mbing introduction.Key words: Digital Archive Offers Data Destruction Carrier destruction Destruction system目 錄一、研究背景1二、有關(guān)概念1（一）檔案1（二）數(shù)字檔案概念1三、數(shù)字檔案形成過程2（一）檔案整理2（二）檔案掃描及校對(duì)2（三）圖像處理、圖像存儲(chǔ)和圖像質(zhì)檢2（四）數(shù)據(jù)掛接和數(shù)據(jù)驗(yàn)收2（五）準(zhǔn)確性與完整性檢查3（六）數(shù)據(jù)備份、備份檢查3（七）檔案還原裝訂與檔案原件還庫3（八）批量抽線技術(shù)與格式轉(zhuǎn)換3（九）數(shù)字化成果管理3四、數(shù)字檔案的銷毀的作用和原則3（一）數(shù)字檔案銷毀的作用3

8、（二）數(shù)字檔案銷毀的原則4五、數(shù)字檔案銷毀的方法4（一）數(shù)據(jù)銷毀4（二）介質(zhì)銷毀6（三）新型的銷毀方法7六、檔案的制度7參考文獻(xiàn)：8數(shù)字檔案銷毀方法及制度研究 一、研究背景 21世紀(jì)，屬于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們生活中不可缺少的一部分。綜合所查資料，“計(jì)算機(jī)真正開始運(yùn)用于檔案領(lǐng)域可追溯到20世紀(jì)80年代，此時(shí)的計(jì)算機(jī)只是作為檢索工具存在，輔助人工進(jìn)行檔案管理；進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)和社會(huì)信息化程度的發(fā)展與提高，尤其是電子商務(wù)的出現(xiàn)，導(dǎo)致整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)產(chǎn)生巨大變革，數(shù)字產(chǎn)品不斷出現(xiàn)在人們的視野中，同時(shí)世界各國的檔案研究也開始朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，因?yàn)闄n

9、案作為歷史見證、社會(huì)的財(cái)富有必要也可以進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)共享?！弊T遠(yuǎn)宏,趙家文,劉健華:湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)我國檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對(duì)策,2005年（第五期）。 檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，是數(shù)字政府、電子商務(wù)蓬勃發(fā)展的需要。然而在數(shù)字檔案為工作和生活帶來方便時(shí)，它如何有序、安全的管理成為當(dāng)前檔案數(shù)字化工作急需解決的問題。銷毀是末端環(huán)節(jié)，對(duì)不需要但有重要的檔案進(jìn)行銷毀是很重要的，而且對(duì)檔案信息安全防護(hù)工作將產(chǎn)生重要影響，在現(xiàn)實(shí)中檔案銷毀方法還需要根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信信息技術(shù)的發(fā)展而進(jìn)行不停地改進(jìn)、提高，這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行很好的保護(hù)。數(shù)字檔案作為新型的信息資源，它的發(fā)

10、展在各方面存在著問題，它需要進(jìn)行不斷的完善。在國內(nèi)外數(shù)字檔案發(fā)展研究中，對(duì)于數(shù)字檔案銷毀方法以及相應(yīng)的制度研究者涉及的很少，在各個(gè)領(lǐng)域?qū)?shù)字檔案銷毀方法和制度都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，皆是按照自己內(nèi)部的方法、制度。我國的高?，F(xiàn)在也有對(duì)數(shù)字檔案各方面研究的項(xiàng)目，檔案數(shù)字化的進(jìn)程在不斷的深入，世界各方也在不斷的研究有關(guān)問題，在不斷查閱的資料的過程中，我發(fā)現(xiàn)我國對(duì)數(shù)字檔案銷毀方法研究力度遠(yuǎn)不及外國，本文以電子文件的銷毀方法來闡述現(xiàn)在檔案數(shù)字化的銷毀方法和制度的有關(guān)人員研究資料進(jìn)行分析和概述，希望在將來我國能針對(duì)數(shù)字檔案銷毀方法及制度有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在保護(hù)檔案的基礎(chǔ)上對(duì)承載檔案的載體沒有損害能繼續(xù)實(shí)用減少浪費(fèi)。

11、二、有關(guān)概念 （一）檔案 “檔案是指社會(huì)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。檔案是有史以來最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)代社會(huì)的核心信息資源的重要門類。也是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、音像等不停形式的歷史記錄?！焙蛯殬s、王英瑋等著:檔案管理學(xué)基礎(chǔ)，中國人民出版，第三版，第10頁。 （二）數(shù)字檔案概念 在王芳的21世紀(jì)檔案學(xué)系列教材數(shù)字檔案館學(xué)中對(duì)數(shù)字檔案是這樣的描述：“社會(huì)組織機(jī)構(gòu)信息化的直接結(jié)果是電子文件鍵的產(chǎn)生與數(shù)字信息資源的積累

12、。2006年，我國國家檔案局組織的一項(xiàng)調(diào)查表明，中央和國家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)已有將近80%的單位采用了辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)，共產(chǎn)生各種類型電子文件近兩億件，成為各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄的重要組成部分。當(dāng)電子文件在完成了管理科研生產(chǎn)市場(chǎng)交易等種種社會(huì)職能之后，其中具有歷史保存價(jià)值的一部分資源需要長期儲(chǔ)存，就形成了數(shù)字檔案?！蓖醴迹?1世紀(jì)檔案學(xué)系列教材數(shù)字檔案館學(xué)，中國人民大學(xué)出版社，2002年版，第22頁。 三、數(shù)字檔案形成過程 （一）檔案整理 對(duì)所需要數(shù)字化的檔案提卷并分類整理，然后進(jìn)行檔案拆分。檔案提卷、分類整理以及拆分時(shí)要嚴(yán)格按照要求來進(jìn)行。而在拆分檔案之前需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，在編完號(hào)之后

13、將需要掃描的頁面進(jìn)行重新編號(hào)，在重新編號(hào)時(shí)需注意要與第一次編的號(hào)進(jìn)行區(qū)分以免產(chǎn)生誤解，從而在還原裝訂時(shí)產(chǎn)生錯(cuò)誤。 （二）檔案掃描及校對(duì) 掃描原稿和掃描文件的存儲(chǔ)格式必須嚴(yán)格按照檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。掃描人員按照掃描與處理工作說明書的要求，填寫移交清單（清單由拆分人員和掃描人員的共同填寫完成）并簽字領(lǐng)取后進(jìn)行紙介掃描。采用先進(jìn)的圖像處理軟件來掃描圖像，掃描原稿時(shí)根據(jù)不同情況調(diào)整圖像分辨率、亮度和掃描原稿掃描模式和掃描速度，以確保掃描的圖像的質(zhì)量的情況下，原稿的完整無缺。同時(shí)，可以根據(jù)原稿質(zhì)量進(jìn)行系統(tǒng)定義，如自動(dòng)糾偏，自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能 。在自動(dòng)處理系統(tǒng)工作時(shí)，掃描者根據(jù)實(shí)際情況作出適

14、當(dāng)?shù)恼{(diào)整，如處理超大頁面，紙張色調(diào)和薄厚處理。 （三）圖像處理、圖像存儲(chǔ)和圖像質(zhì)檢運(yùn)用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方法，保證圖像質(zhì)量的完美無暇。由圖像校隊(duì)系統(tǒng)進(jìn)行圖像校對(duì)，確保圖像的順序染色傾斜等等無誤，發(fā)現(xiàn)不合格的圖像，及時(shí)返回到上一步進(jìn)行校正。圖像儲(chǔ)存格式與頁面空間分辨率為200pdi；圖像格式為TIFF、JPG；儲(chǔ)存空間是A4,20-30KB/頁 這時(shí)的圖像質(zhì)檢是電子圖像的第二次檢查，是處理后的電子圖像進(jìn)行的質(zhì)量檢查。 （四）數(shù)據(jù)掛接和數(shù)據(jù)驗(yàn)收 數(shù)據(jù)掛接由匯總掛接和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)掛接兩部分組成。 1.匯總掛接在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中所產(chǎn)生的圖像數(shù)據(jù)庫以及目錄數(shù)據(jù)庫經(jīng)過質(zhì)量檢測(cè)是合格后，將數(shù)據(jù)通過網(wǎng)

15、絡(luò)傳入服務(wù)器匯總。然后通過編程或者運(yùn)用對(duì)應(yīng)的軟件，就可以完成目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索，這樣就是實(shí)現(xiàn)了批量快速掛接。 2.數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián) 在紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是基于一個(gè)或多個(gè)圖像的每一個(gè)文檔掃描的紙質(zhì)文件的副本存儲(chǔ)為圖像文件。到相應(yīng)的文件夾中的圖像文件，你應(yīng)該仔細(xì)檢查每個(gè)圖像文件名和文件目錄數(shù)據(jù)庫中的文件的文件號(hào)是相同的，頁面和圖像文件的數(shù)據(jù)庫文件中的目錄頁的文件號(hào)是相同的，在數(shù)據(jù)庫中的圖像文件和目錄的文件總數(shù)的總數(shù)是相同的，等等?！巴ㄟ^每個(gè)圖像的文件名和文件目錄數(shù)據(jù)庫中文件數(shù)量的文檔的一致性和唯一性，建立一對(duì)一的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫的文件與圖像文件，連接到提供散裝的條件。 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔

16、案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。”連華:辦公自動(dòng)化（綜合版）紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的工作流程,2007年（07期）。 掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品與文本域錄入統(tǒng)一有系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行圖像文字和系統(tǒng)的匹配掛接。完成掛接至檔案管理系統(tǒng)中后進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收。 （五）準(zhǔn)確性與完整性檢查統(tǒng)一由系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)由掃描處理檢驗(yàn)之后的圖像、文本域錄入的文字和系統(tǒng)的匹配掛接，在實(shí)現(xiàn)匹配掛接到檔案管理系統(tǒng)中以后，進(jìn)行再一次的成品驗(yàn)收。 （六）數(shù)據(jù)備份、備份檢查 在完成掃描、掛接等工作后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)要求對(duì)加工

17、數(shù)據(jù)進(jìn)行不同的方式備份比如光盤備份、硬盤備份等等。同時(shí)，備份時(shí)注意檔案的目錄順序、儲(chǔ)存格式、完整的數(shù)據(jù)信息等，不可以讓其丟失。 （七）檔案還原裝訂與檔案原件還庫 在完成掃描和文字錄入后要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行還原歸檔。在進(jìn)行還原裝訂時(shí)要注意符合檔案歸檔的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要在不破壞原檔案的前提下，將用于數(shù)字化加工的檔案回復(fù)到原版原貌，原始順序和裝訂形式與之前相吻合，保持不變的同時(shí)要更換卷皮及卷內(nèi)的目錄。 在完成還原之后，進(jìn)行移交之前要按照原始檔案清單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后簽字移交。在移交時(shí)注意要提供紙質(zhì)和電子的交接清單。 （八）批量抽線技術(shù)與格式轉(zhuǎn)換 在生成的成品后，對(duì)需要利用的數(shù)據(jù)，可根據(jù)要求對(duì)高

18、精度圖像實(shí)現(xiàn)批量修改分辨，對(duì)圖像進(jìn)行抽線處理。 在利用時(shí)，根據(jù)利用的要求，可以對(duì)做后的數(shù)據(jù)成品進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。 （九）數(shù)字化成果管理 對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行定期檢查、更新。 四、數(shù)字檔案的銷毀的作用和原則 （一）數(shù)字檔案銷毀的作用 1.減少系統(tǒng)負(fù)擔(dān)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的社會(huì)中提倡“無紙化辦公”的理念已經(jīng)貫徹人心，由于利用起來極為方便，各種紙質(zhì)文檔不可避免的向著電子文件、數(shù)字文件所發(fā)展。它們的儲(chǔ)存空間較之紙質(zhì)文件小得多，隨著數(shù)字、電子文件的增多，信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)就會(huì)不斷的增加，這樣就會(huì)降低系統(tǒng)的反應(yīng)速度，從而影響工作效率。所以對(duì)失去利用和保存價(jià)值的數(shù)字檔案、電子文件等進(jìn)行銷毀，能夠有效的減少系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，繼而提高辦公效

19、率。 2.避免信息泄漏 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的覆蓋面越來的越大，其利用率不斷提高。在信息技術(shù)給我們帶來方便時(shí)，信息安全問題逐漸顯露出來。在那些將要銷毀的數(shù)字檔案，電子文件中，不乏有些檔案文件涉及保密的信息，特別是在各級(jí)政府機(jī)關(guān)、科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、國防等領(lǐng)域中，假如對(duì)這些檔案文件處理不當(dāng)，是很容易導(dǎo)致各種秘密信息的泄漏。因而，銷毀這些檔案文件數(shù)據(jù)和其載體是很重要的，是防止信息泄漏的重要環(huán)節(jié)，是保護(hù)國家、科研等領(lǐng)域信息安全的有效手段。 3.減少管理成本 伴著信息量的劇增，所有的文件都保存起來將會(huì)增加管理和維護(hù)費(fèi)用，但是有些文件失去保存價(jià)值在保存就會(huì)浪費(fèi)，故而在經(jīng)鑒定之后，將這些無用的文件銷毀則

20、有利于降低管理的成本，尤其是將不用保密的無利用價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀后還可以對(duì)其載體重復(fù)利用，減少社會(huì)資源的浪費(fèi)。 4.管理過程有序化銷毀作為數(shù)字檔案管理工作的一部分，比起利用等他的重要性絲毫不減。讓數(shù)字檔案安全有序徹底的銷毀則有利于檔案管理的有序化，促進(jìn)其管理方式的規(guī)范化。 （二）數(shù)字檔案銷毀的原則 1.統(tǒng)一管理的原則 國家政府機(jī)關(guān)企事業(yè)單位對(duì)數(shù)字檔案的銷毀工作有統(tǒng)一的安排、規(guī)定。有專門的部門負(fù)責(zé)銷毀工作，使其有序的按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。相對(duì)于普通的文件來說，涉及保密文件銷毀應(yīng)對(duì)銷毀中的運(yùn)作過程進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控，未經(jīng)審批私自銷毀保密文件的情節(jié)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 2.先鑒后銷的原則 由于數(shù)字檔案的秘密等級(jí)不同

21、，采取的銷毀準(zhǔn)則要求和方式也是不同的。因?yàn)樵阡N毀之前，要對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的分析、鑒定，然后將屬于要銷毀的文件進(jìn)行等級(jí)劃分之后按照相應(yīng)的準(zhǔn)則、要求來進(jìn)行銷毀。 3.確保安全的原則 對(duì)保密文件，應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案銷毀中心，并對(duì)中心工作人員進(jìn)行保密教育工作，建立統(tǒng)一的銷毀工作流程，這樣就有利于避免泄漏信息，造成不必要的麻煩。 4.方便工作的原則 對(duì)于檔案進(jìn)行定期的鑒定工作，以確定那些需要銷毀的文件，同時(shí)這樣也有利于加快系統(tǒng)的反應(yīng)速度，有利于檔案信息的規(guī)范，有利于提高工作效率。 5.嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的原則 各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一的銷毀流程，進(jìn)行載體和秘密等級(jí)的劃分，這樣按照相關(guān)規(guī)定辦事會(huì)大大的提高效率，

22、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定更容易進(jìn)行工作。 五、數(shù)字檔案銷毀的方法 數(shù)字檔案的銷毀包括：數(shù)據(jù)（信息）銷毀和載體（即介質(zhì)）銷毀。這兩種方式各有不同的優(yōu)缺點(diǎn)。數(shù)據(jù)銷毀方式將需要消除的檔案進(jìn)行對(duì)數(shù)據(jù)的各種銷毀，但是其最大的問題及缺點(diǎn)是若消除不好則有可能恢復(fù)，而最大的有點(diǎn)在于它不會(huì)破壞數(shù)據(jù)載體。相反，載體銷毀就是運(yùn)用各種途徑對(duì)載體進(jìn)行毀壞從而達(dá)到銷毀的功效，其最大的優(yōu)點(diǎn)是毀壞徹底。 （一）數(shù)據(jù)銷毀 “ 數(shù)據(jù)銷毀是指采用各種技術(shù)手段將計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)予以徹底刪除，避免非授權(quán)用戶利用殘留數(shù)據(jù)恢復(fù)原始數(shù)據(jù)信息，以達(dá)到保護(hù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的目的?！?王宏：金融電子化信息銷毀方式及安全性分析，2010年09期。 計(jì)算機(jī)或者其他

23、設(shè)備在進(jìn)行廢棄、轉(zhuǎn)售或捐贈(zèng)等等的時(shí)候，必須要將設(shè)備中所記錄的所有數(shù)據(jù)運(yùn)用各種方法進(jìn)行完全、徹底的刪除，是數(shù)據(jù)無法還原，避免造成信息、資料等的泄漏，避免產(chǎn)生不必要的危害。尤其是國家涉密數(shù)據(jù)、文件則更要?jiǎng)h除。其方法包括格式化、覆寫法、消磁法、紫外線照射刪除與移除電源等等。 1.格式化 格式化主要應(yīng)用于對(duì)磁盤資料進(jìn)行初始化設(shè)置，能夠直接的一次性清除磁盤數(shù)據(jù)，根據(jù)格式化具體實(shí)施的過程，還可以分為低級(jí)格式化和高級(jí)格式化。硬盤往往可以采用兩種方式，而軟盤職能采用高級(jí)格式化。 “ 低級(jí)格式化指將空白的磁盤劃分出柱面和磁道，然后將磁道劃分為若干個(gè)扇區(qū)，每個(gè)扇區(qū)又劃分出相應(yīng)標(biāo)識(shí)部分ID、間隔區(qū)GAP和數(shù)據(jù)區(qū)DA

24、TA等。”鄭珊珊：蘇州大學(xué)碩士論文電子文件銷毀研究，2012年一般，只有在十分必要的情況下，用戶才需要進(jìn)行低級(jí)格式化，原因是低級(jí)格式化是一種損耗性操作，對(duì)硬盤壽命有一定的負(fù)面影響。 “高級(jí)格式化就是清除硬盤上的數(shù)據(jù)、生成引導(dǎo)區(qū)信息、初始化FAT表、標(biāo)注邏輯壞道等。它主要是對(duì)硬盤的各個(gè)分區(qū)進(jìn)行磁道的格式化，在邏輯上劃分磁道。在高級(jí)格式化時(shí)，不同的操作系統(tǒng)有不同的格式化程序、不同的格式化結(jié)果、不同的磁道劃分方法?！编嵣荷海禾K州大學(xué)碩士論文電子文件銷毀研究，2012年。高級(jí)格式化最典型的應(yīng)用就是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行重裝，也就是能夠?qū)⒉僮飨到y(tǒng)進(jìn)行清除，而對(duì)比之下，低級(jí)格式化不會(huì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。 格式化雖然在實(shí)際

25、辦公中有著廣泛的應(yīng)用，但這需要注意格式化的使用隊(duì)形，并且不能對(duì)有保密級(jí)別的資料進(jìn)行格式化。此外，格式化需要對(duì)硬盤扇區(qū)進(jìn)行全面的處理，方能實(shí)現(xiàn)格式化的效果。通常情況，只要未進(jìn)行高級(jí)格式化就可以將數(shù)據(jù)還原。從理論上講，無論快速或者普通的高級(jí)格式化都不能真正徹底、完全的刪除數(shù)據(jù)，它只是在將數(shù)據(jù)寫入磁盤的扇區(qū)開始的地方寫入一個(gè)特別的數(shù)據(jù)，從此可以寫新的數(shù)據(jù)，這可以通過分區(qū)表修復(fù)工具或數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件。在高級(jí)格式化后如果不立即使用一個(gè)新的數(shù)據(jù)覆蓋整個(gè)硬盤上，那么恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)，成功率高達(dá)100 。換句話說高級(jí)格式化是不適合的有秘密等級(jí)的文件銷毀。相反，低級(jí)格式化就相對(duì)好一些。它是在磁盤上的每一個(gè)扇區(qū)用“00

26、”的覆蓋，這意味著原信息將會(huì)被覆蓋，這樣的數(shù)據(jù)可能不再恢復(fù)。因此，在理論上，秘密等級(jí)的文件可以使用低級(jí)格式化。格式化適合銷毀被存儲(chǔ)在硬盤，軟盤等的磁性載體，以及U盤、半導(dǎo)體和其它電子文件在載體上，因?yàn)樗奶匦?，它只能被用來摧毀非機(jī)密文件或安全分類下的秘密文件，高調(diào)密級(jí)不適用于此銷毀方法。 2.覆寫法 覆寫法主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)的掩蓋，將數(shù)據(jù)進(jìn)行清除，可以再進(jìn)行新的讀入數(shù)據(jù)，使載體能夠重復(fù)使用。然而，在經(jīng)過多次覆寫后載體可能存在被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，也就是應(yīng)用過程中可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在應(yīng)用覆寫法中要重復(fù)考慮其風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施具體的活動(dòng)。原則上，用數(shù)據(jù)覆寫方法清除過的檔案存儲(chǔ)載體只能在原單位使用，因

27、為它只是盡可能地覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)中當(dāng)前可用區(qū)域上的信息而已。該方法適用于銷毀秘密等級(jí)不高的檔案，特別適用于選擇性的消除某一介質(zhì)中部分內(nèi)容的情況。3.消磁法擦除一體機(jī)（Data Copy King ）是當(dāng)前應(yīng)用最為廣泛的數(shù)據(jù)擦除工具，能夠在較高的速度下進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀，其速度可以達(dá)到普通工具的三倍左右。同時(shí)，該工具適用于多種存儲(chǔ)裝置，例如移動(dòng)硬盤、U盤和TF卡數(shù)據(jù)銷毀等，在應(yīng)用過程中表現(xiàn)出良好的功能特性，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)的擦除。同時(shí)，在工具的使用獲得用戶的一致認(rèn)可，可以在該技術(shù)上獲得專業(yè)性的服務(wù)。消磁法主要針對(duì)于應(yīng)用磁性技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)的工具，例如，磁盤和磁帶，通過將其磁性進(jìn)行破壞，就可以達(dá)到去除數(shù)據(jù)

28、的作用。在進(jìn)行消磁操作中需要使用消磁機(jī)，進(jìn)行消磁操作往往需要委托消磁單位。消磁法能夠快速地將數(shù)據(jù)進(jìn)行消除，在應(yīng)用中有著重要的意義。 消磁法最明顯的特點(diǎn)是高效，它可在一秒鐘完成銷毀任務(wù)，但經(jīng)過消磁處理的存儲(chǔ)介質(zhì)無法再使用。其中，直流消磁法適用于一般涉密檔案的銷毀，交流消磁法則可用于高密檔案的銷毀。 4.紫外線照射刪除“紫外線照射刪除法是指利用特殊的擦除器通過紫外線照射擦出半導(dǎo)體芯片上記錄的數(shù)據(jù)的銷毀方法，適用于EPROM芯片。其工作原理是通過紫外線照射EPROM芯片頂部中心位置的方形窗口，將其中的電荷釋放出來，數(shù)據(jù)全部被改寫成二進(jìn)制“0”或“1”值從而達(dá)到刪除數(shù)據(jù)的目的。數(shù)據(jù)擦出被擦除后，還可在

29、原來的介質(zhì)上重新寫入數(shù)據(jù)，但在新的數(shù)據(jù)為寫入之前可以借助專業(yè)手段進(jìn)行恢復(fù)?！编嵣荷海禾K州大學(xué)碩士論文電子文件銷毀研究，2012年。 紫外線照射刪除法的優(yōu)點(diǎn)是，檔案存儲(chǔ)介質(zhì)上的原數(shù)據(jù)被擦除后，可在該介質(zhì)上重新寫入數(shù)據(jù)，且價(jià)格較低，操作方法簡(jiǎn)便。但是，若要重新改寫，必須將存儲(chǔ)器拆下，置于專門的編程器中進(jìn)行。 由于采用紫外線照射法刪除的數(shù)據(jù)在未被新數(shù)據(jù)覆蓋之前仍有可能借助于專業(yè)手段恢復(fù)，因此，它僅可用于非密數(shù)據(jù)的清除或低密數(shù)據(jù)的銷毀。 5.移除電源移除包括電池在內(nèi)的所有電源則適用于DRAM與SRAM兩種半導(dǎo)體存儲(chǔ)器。此種方法就是利用RAN存儲(chǔ)器具有數(shù)據(jù)一時(shí)的特性，移除或關(guān)閉包括電池在內(nèi)的所有電源，是

30、存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)無法保留。移除電源法操作簡(jiǎn)單，但只能用于非保密數(shù)據(jù)的清除。 （二）介質(zhì)銷毀介質(zhì)銷毀指運(yùn)用各種方式對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)例如硬盤、U盤等使其發(fā)生變形，從而達(dá)到銷毀檔案文件的目的。1.搗碎法/剪碎法 搗碎法/剪碎法指的是對(duì)物理存儲(chǔ)介質(zhì)的破壞，從而使數(shù)據(jù)不能被讀取系統(tǒng)，這樣就能保證數(shù)據(jù)的保密性和安全性。比如對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的光盤進(jìn)行大型機(jī)器搗碎、絞碎破壞它們的形狀，以達(dá)到破壞的目的。 2.焚毀法 每一個(gè)儲(chǔ)存介質(zhì)都免不了退休的命運(yùn)，所以在徹底廢棄儲(chǔ)存介質(zhì)時(shí)讓數(shù)據(jù)完全的永久性的不存在就要運(yùn)用焚燒法。焚毀法指采用高溫焚燒文件載體，破壞載體來達(dá)到數(shù)據(jù)銷毀的方法。 3.泡水法具有磁性的載體直接丟到水里，當(dāng)水透過外

31、殼，浸泡到內(nèi)部時(shí)，由于水會(huì)破壞盤片上紀(jì)錄數(shù)據(jù)的磁粉就會(huì)將數(shù)據(jù)完全銷毀。數(shù)據(jù)恢復(fù)程度還需視進(jìn)水狀況而定。 4.刀割法 破壞關(guān)盤的表面數(shù)據(jù)記錄層，達(dá)到銷毀數(shù)據(jù)的目的。該方法操作簡(jiǎn)單、方便，破壞性大，實(shí)用性很強(qiáng)。 5.滴鹽酸法 鹽酸是腐蝕性的液體，它對(duì)于銷毀碟盤上的磁粉，有很顯著的效果。但是鹽酸法和泡水法的問題一樣，要想徹底銷毀數(shù)據(jù)的話，需要保證每一片光盤上都浸泡在腐蝕液體中，如果沒有浸泡徹底的話，文件還是有恢復(fù)的可能。 6.鐵錘敲擊法鐵錘敲擊法與刀割法相似都是破壞載體的外形從而使數(shù)據(jù)無法讀出來。當(dāng)然，最好的辦法是用力強(qiáng)制使光盤敲變形，這樣我們就可以確保完全無法透過任何磁頭讀取數(shù)據(jù)。這種方法快捷而毀

32、壞力大，破壞性強(qiáng)。 （三）新型的銷毀方法 1.基于遠(yuǎn)程控制的數(shù)據(jù)銷毀技術(shù)“基于遠(yuǎn)程控制的數(shù)據(jù)銷毀系統(tǒng)是采用網(wǎng)絡(luò)出發(fā)的方式，并結(jié)合心跳檢測(cè)技術(shù)與數(shù)據(jù)覆寫技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)而開發(fā)出的數(shù)據(jù)銷毀系統(tǒng)，他能更好的解決遠(yuǎn)程控制下數(shù)據(jù)的徹底銷毀問題，從而保證數(shù)據(jù)的安全?！毙祗?、余建橋、朱有佃：計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì)基于遠(yuǎn)程控制的數(shù)據(jù)銷毀技術(shù)的研究與實(shí)現(xiàn)，2008年 （第9期）。該系統(tǒng)的主要功能模塊包括：文件定位模塊（主要負(fù)責(zé)定位需要銷毀的數(shù)據(jù)的存放路徑等。）狀態(tài)檢測(cè)模塊（定時(shí)檢測(cè)數(shù)據(jù)服務(wù)器是否脫網(wǎng)，并在服務(wù)器脫網(wǎng)時(shí)報(bào)警；及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)服務(wù)監(jiān)控程序的運(yùn)行狀態(tài)信息進(jìn)行檢測(cè)，完成主機(jī)的調(diào)度，并重新啟動(dòng)關(guān)閉了的監(jiān)控程序。）監(jiān)測(cè)模塊（

33、使用心跳檢測(cè)技術(shù)的方法來監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)銷毀過程中的運(yùn)行狀態(tài)，并在自毀程序關(guān)閉時(shí)將其重新啟動(dòng)。）本地?cái)?shù)據(jù)銷毀模塊（使用數(shù)據(jù)覆寫技術(shù)完成數(shù)據(jù)的本地銷毀。） 2.EEPROM信息安全處理機(jī) “EEPROM信息安全處理器采用了物理和電子雙管齊下的方法來銷毀數(shù)據(jù)。它先用反復(fù)寫的方法，使寫入的數(shù)據(jù)盡可能的覆蓋EEPROM上的原始數(shù)據(jù)，隨后使用物理方法高壓電擊穿芯片使芯片遭受損壞，而高壓電所產(chǎn)生的熱量，也能使芯片內(nèi)受到二次摧毀。這種設(shè)備參考的是美軍數(shù)據(jù)清理標(biāo)準(zhǔn)?！编嵣荷海禾K州大學(xué)碩士論文電子文件銷毀研究，2012年。開發(fā)人員說，EEPROM可移動(dòng)，并在移動(dòng)的過程中，可能會(huì)遭受盜竊和搶劫，因此，信息安全處理機(jī)將開發(fā)一種便攜式裝置，即就是將其做成箱式并上鎖。在箱子被非法打開時(shí)，EEPROM芯片將會(huì)在開箱的瞬間自動(dòng)銷毀，從而使信息達(dá)到安全。2013年3月30日來自集大的消息說，該校計(jì)算機(jī)學(xué)院院長李詠梅教授的科研成果EEPROM信息安全處理機(jī)已經(jīng)通過專家驗(yàn)收。新型的銷毀方法在不斷的被研究出來，這些方法將會(huì)越來越能簡(jiǎn)單的快速的銷毀需要銷毀的的文件。 六、檔案的制度針對(duì)我國的電子文件管理制度，發(fā)現(xiàn)提的問題在于空泛的條款內(nèi)容，不明確的要求等等，總之就是有些籠統(tǒng)。還有就是負(fù)責(zé)銷毀文件的工作人員大多數(shù)不具備專業(yè)知識(shí)，這樣就有可能造成文件的誤銷，導(dǎo)致不必要的損失。對(duì)于直接就將銷毀這一