OFFICE辦公軟件(中級)學習提綱

1、OFFICE辦公軟件中級學習提綱一、文檔處理Word2010序號內(nèi)容提要課時1排板、字符格式、段落格式、頁面格式、格式刷22表格制作、流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖的繪制23設(shè)置分欄與特殊中文版式、水印、頁面背景、樣式、郵件合并、自動生成目錄44常用公文模板制作(通知、請示、函、報告)2二、電子表格Excel2010序號內(nèi)容提要課時1數(shù)據(jù)管理、排序、自定義篩選、高級篩選、分類匯及嵌套32合并計算、數(shù)據(jù)透視表、圖表、窗口的拆分、凍結(jié)23公式、函數(shù)(常見函數(shù),if,rank、sumif、countif、Fv、)3三、演示文稿PowerPoint2010序號內(nèi)容提要課時1制作編輯幻燈片、幻燈片版式、插入多媒體文

2、件、動畫 視頻文件。22添加動作按鍵、創(chuàng)建超鏈接、幻燈片切換、自定義動畫。33設(shè)置幻燈片母版、設(shè)置幻燈片放映方式，打包輸出。24Office組件(word、excel、PowerPoint)的協(xié)同辦公。2行政機關(guān)公文格式一、 公文格式發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，用小標宋體字，顏色為紅色。發(fā)文機關(guān)標志下空2行，用3號仿宋體字，下行文和平行文發(fā)文字號居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“【】”括入。簽發(fā)人三個字用仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多

3、行居中排布，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。 附件二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行。公文如有抄送機關(guān)，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空1字，用4號仿宋體字標識“抄送”二字，后標全角號和抄送機關(guān)名稱。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下，用4號仿宋體字。頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字標識，置于版心下邊緣之下，數(shù)字左

4、右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁的不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。排版和字數(shù)：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。字體和字號：無特殊說明公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特定情況可以適當調(diào)整。發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣距上邊頁邊的距離為30mm，推薦用紅色小標宋體字。信函格式：如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一

5、個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。命令格式：命令標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”組成，居中排布，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，發(fā)文機關(guān)標志下空2行居中標識令號，令號下空2行標識正文。正文下空2行右空4字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章用紅色，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標識全稱。

6、在簽發(fā)人簽名章下空1行右空4字標識成文日期阿拉伯數(shù)字。命令不分“主送”、“抄送”，而用“分送”，這一特定形式。標識方法同抄送機關(guān)。命令的令號編制不受年限限制。命令的簽發(fā)人是發(fā)文機關(guān)的行政首長即法人代表，如：省長、市長等。紀要格式：標識用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。上邊緣35mm，會議紀要不加蓋印章。會議紀要不分“主送”、“抄送”，用“分送”這一特定形式。標識方法在版記中體現(xiàn)。標注出席人員名單，一般用3號黑色體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“

7、出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。翻印文件格式：根據(jù)工作需要，有關(guān)單位要求翻印上級機關(guān)文件，需經(jīng)本級機關(guān)領(lǐng)導同意，可以翻?。芗壩募从嘘P(guān)規(guī)定執(zhí)行）。翻印時，需注明翻印的機關(guān)名稱、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。通知的格式及范文通知的格式包括標題、稱呼、正文、落款。標題：寫在第一行正中。可只寫“通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱，還有的寫上 通知的主要內(nèi)容。稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短 ，內(nèi)容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。)正文：另起一行，空兩

8、格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點 、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。 范文 通知學校教務(wù)處工作的同志： 根據(jù)昨天學校教務(wù)會議精神，定于8月24日下午2時30分在法學院辦公室召開會議，進一步研究和落實2003級新生教學計劃，任課教師情況等有關(guān)問題。希望做好會前準備并請準時出席。 XXXX大學法學院（章） 2003年8月20日請示范文請示的格式及寫作規(guī)范“請示”是向上級機關(guān)

9、請求指示、批復(fù)或批準時使用的頻率極高的一個上行文種、公文?！罢埵尽卑雌湫形哪康?、作用的不同，基本上分為兩類：一 是直請性的請示，即直接向自己的上級領(lǐng)導或指導機關(guān)請求指示或批準事項；二 是批轉(zhuǎn)性的指示，即把有關(guān)某一方面工作的意見，以“請示”上報給上級機關(guān)，要求批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位予以辦理。格式：.標題。 .稱謂。 .正文：請示的原因、請求的原因及作法。 .結(jié)尾常用結(jié)束詞："當否"、"請批復(fù)"，"妥否"、"請批示"。最后署名、日期。 范 例： 關(guān)于在市舉辦"洽談會"的請示 市經(jīng)貿(mào)委： 為了擴大我商品的知名

10、度，向全國推廣，繁榮市場，滿足消費者需求，擬于今年年月日至月日在市舉辦"洽談會"。洽談會攤位共平方米，展團由我公司及生產(chǎn)廠家派人組成，經(jīng)費自理。 妥否，請批示。 公司 年月日公文函格式范文公文函概念 函，即信；公函即公務(wù)信件。它是高低級和平行機關(guān)或不相附屬機關(guān)之間在商洽和接洽工作、詢問和答復(fù)問題時所應(yīng)用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。 公文函格式 公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法請求如下： （一）首部。重要包含標題、主送機關(guān)兩個內(nèi)容。 1、標題。公函的標題一般有兩種

11、情勢。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。 2、主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。 （二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。 1、開頭。重要闡明發(fā)函的緣由。一般請求概括交代發(fā)函的目標、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題闡明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以闡明發(fā)文的緣由。 2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，重要闡明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是

12、向有關(guān)主管部門懇求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫明確。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。公文函用法1、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。 2、平行機關(guān)或不相附屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜， 3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、請求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。 4、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。 公文函范文商洽事宜函 中國科學院××研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函 ××大學： 近年來，我所與你校雙方在一些科學研究上互相支撐，取得了必定的成績，建立了

13、良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術(shù)思想、科學研究、人員培訓、儀器設(shè)備等方面建立全面的交換協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見： 一、 定期舉辦所、校之間學術(shù)討論與學術(shù)交換。（略） 二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協(xié)作。（略） 三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以贊助。（略） 四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設(shè)備，在可能的條件下，予對方供給利用。（略） 五、加強圖書材料和情報的交換。 以上各項，如蒙批準，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進一步商量，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務(wù)希研究見復(fù)。 中國科學

14、院××研究所（蓋章） 2015年10月12日報告報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用的公文。一、報告的使用范圍報告使用范圍很廣。按照上級部署或工作計劃，每完成一項任務(wù)，一般都要向上級寫報告，反映工作中的基本情況、工作中取得的經(jīng)驗教訓、存在的問題以及今后工作設(shè)想等，以取得上級領(lǐng)導部門的指導。報告，在已發(fā)布的黨、人大、政府、軍隊的公文處理規(guī)范中，都規(guī)定了這個文種。其適用范圍，大體上是一致的，但也有些區(qū)別。請看這四個大機關(guān)對報告下的定義：中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例(以下簡稱黨的條例)中規(guī)定：報告，“用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建

15、議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。人大機關(guān)公文處理辦法(試行)(以下簡稱人大辦法)中規(guī)定：報告，“適用于報告工作、反映情況、提出建議或答復(fù)詢問等”。國家行政機關(guān)公文處理辦法(以下簡稱辦法)中規(guī)定：報告，“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。中國人民解放軍公文處理條例(以下簡稱軍隊條例)中規(guī)定：“向上級機關(guān)匯報工作、反映情況和意見建議，詢問用“報告”。從以上定義可以發(fā)現(xiàn)，四大機關(guān)的報告，均是上行文。其中，黨、人大、軍隊三家的報告，都規(guī)定了四項用途，包括匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)詢問等。惟獨政府的報告，只有三項用途，即匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)詢問，而沒有“提出

16、建議”這個功能。實際上，在2000年發(fā)布的行政辦法之前，也曾有“提出建議”的功能，只是在新的行政辦法中取消了。承擔這一功能新增加了文種：意見。因此，“意見”這個文種多了一個上行文的用途。（節(jié)選自應(yīng)用寫作2005年第11期淺談報告的適用范圍和寫作要求）二、報告的特點1內(nèi)容的匯報性：一切報告都是下級向上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報工作，讓上級機關(guān)掌握基本情況并及時對自己的工作進行指導，所以，匯報性是“報告”的一個大特點。2語言的陳述性：因為報告具有匯報性，是向上級講述做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經(jīng)驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算，對領(lǐng)導有什么意見、建議，所以行文上一般都使用敘述方

17、法，即陳述其事，而不是像請示那樣采用祈使、請求等法。3.行文的單向性：報告時下級機關(guān)向上級機關(guān)行文,是為上級機關(guān)進行宏觀領(lǐng)導提供依據(jù), 一般不需要受文機關(guān)的批復(fù), 屬于單項行文.4.成文的事后性：多數(shù)報告都是在事情做完或發(fā)生后, 向上級機關(guān)作出匯報, 是事后或事中行文.5.雙向的溝通性：報告雖不需批復(fù),卻是下級機關(guān)以此取得上級機關(guān)的支持 指導的橋梁;同時上級機關(guān)也能通過報告獲得信息, 了解下情, 報告成為上級機關(guān)決策 指導和協(xié)調(diào)工作的依據(jù).三、類別及功用1例行報告（日報、周報、旬報、月報、季報、年報等）。例行報告不能變成“例行公事”，而要隨著工作的進展，反映新情況，新問題，寫出新意。2綜合報告

18、；全面匯報本機關(guān)工作情況，可以和總結(jié)工作、計劃安排結(jié)合起來。要有分析，有綜合，有新意，有重點。3專題報告：指向上級反映本機關(guān)的某項工作、某個問題，某一方面的情況，要求上級對此有所了解的報告。所寫的報告要迅速，及時，一事一報。呈報、呈轉(zhuǎn)要分清寫明。（如：薪酬調(diào)查報告）報告的格式和寫法：標題，包括事由和公文名稱。上款，收文機關(guān)或主管領(lǐng)導人。正文，結(jié)構(gòu)與一般公文相同。從內(nèi)容方面看，報情況的，應(yīng)有情況、說明、結(jié)論三部分，其中情況不能省略；報意見的，應(yīng)有依據(jù)、說明、設(shè)想三部分，其中以建設(shè)想不能省去。從形式上看，復(fù)雜一點的要分開頭、主體、結(jié)尾。開頭使用多的是導語式、提問式給個總概念或引起注意。主體可分部分

19、家二級標題或分條加序碼。結(jié)尾，可展望、預(yù)測，亦可省略，但結(jié)語不能省。打報告要注意做到：情況確鑿，觀點鮮明，想法明確，口吻得體，不要夾帶請示事項。注意結(jié)語：呈轉(zhuǎn)報告的要寫上“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地參照執(zhí)行。”最后寫明發(fā)文機關(guān)，日期。目前寫報告容易出錯的地方有兩處：1. 結(jié)尾處有“特此報告”一類結(jié)語，由于詞語既無實際意義，也無結(jié)構(gòu)作用，應(yīng)當去除。如果寫成“以上報告當否，請指示”，就更錯誤，因為如上述，報告是無須上級回復(fù)處理的文種，所以，即使協(xié)商這句話也是白搭，上級不會答復(fù)你。2. 同理，報告后面加附注標明“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”也屬廢話。再次，寫報告要避免太長，一般應(yīng)控制在3000字以內(nèi)。報告范例】范文 ××市人民政府關(guān)于治理××河水質(zhì)污染問題的報告××省人民政府： 省政府轉(zhuǎn)來××××××委員會提出的關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報告，經(jīng)市