進出口貿易公司程序文件

1、 進出口貿易公司程序文件匯編（ISO9001-2015）目錄1. 進口貿易過程控制程序2. 顧客溝通程序3. 客戶資信評估程序4. 樣品管理程序5. 驗貨交付程序6. 供應商評估程序7. 合同評審程序8. 出口貿易過程控制程序9. 顧客投訴處理程序10. 數(shù)據(jù)分析與利用程序進口貿易過程控制程序1.0目的： 確保進口貿易全過程的順利完成。2.0適用圍： 本程序適用于各種進口貿易過程。3.0職責：3.1業(yè)務員：負責與客戶溝通和進口貿易的洽談，接受訂單，擬定進口合同、銷售合同或代理進口合同（協(xié)議）；辦理貨物進口報關和檢驗；跟蹤合同（協(xié) 議）執(zhí)行的全過程，記錄和建立合同檔案工作。3.2業(yè)務部經(jīng)理：負責

2、進口業(yè)務的審批，簽訂相關的合同（協(xié)議）必要時參與進口貿易的洽談，檢查合同（協(xié)議）的執(zhí)行情況。3.3公司總經(jīng)理：負責進口貿易和資金使用的審批。3.4財會部：收取顧客預付款或訂金、貨款，辦理付匯、結算。4.0工作程序：4.1洽談接單：4.1.1 業(yè)務員進行進口貿易的洽談，做好洽談記錄，保存洽談過程中的傳真、電子等來往文件。必要時業(yè)務部經(jīng)理參與洽談的過程。4.1.2業(yè)務部對供貨商的資信情況進行評估。參見供應商評估程序。4.1.3業(yè)務部對顧客或代理進口委托方的資信情況進行評估。參見顧客資信評估程序。4.1.4業(yè)務部對進口商品的市場、政策風險進行評估，掌握本國和出口國的監(jiān)管措施，如是否需要進口批文、關稅

3、多少等。4.2業(yè)務審批：4.2.1通過評估后，業(yè)務員擬定進口合同、銷售合同或代理進口合同（協(xié) 議），交本部經(jīng)理審批。4.2.2業(yè)務員填寫進口成本核算表，經(jīng)業(yè)務部經(jīng)理審批后交財務部審批，再呈總經(jīng)理審批。4.3合同的簽訂：通過審批后，由業(yè)務部經(jīng)理簽訂合同（協(xié)議）。4.4合同的執(zhí)行：4.4.1業(yè)務員按照合同的規(guī)定，敦促客戶或委托方按時支付訂金（預付款）、貨款等款項。4.4.2當進口的付款方式是信用證時，要填寫信用證申請書、授信開證額度使用申請書、進口付匯核銷單， 附上合同等有關單證交財務部辦理開證。收到銀行開立的信用證副本，業(yè)務員要根據(jù)合同進行認真核對，發(fā)現(xiàn)有不符點立即通知銀行改正。4.5貨物進口報

4、關：4.5.1業(yè)務員敦促供貨商按照合同規(guī)定的時間和要求，裝運貨物和寄發(fā)提單、發(fā)票、裝箱單等單證。收到這些單證后，業(yè)務員要妥善保管并在接到到貨通知時，連同合同一起抓緊報關。當委托報關行報關時，還要填寫代理報關委托書。單證文件交接要有簽收記錄。4.5.2 業(yè)務員報關時，要根據(jù)報關文件認真填寫和核對進口報關單，報關后要及時取回該單復印存檔。4.5.3收到稅單（關稅、增值稅），業(yè)務員填寫付款通知書在稅單限期，交財務部交納稅款。業(yè)務員要將稅單復印存檔。4.6貨物檢驗：業(yè)務員按照合同要求對進口貨物進行檢驗，及時將檢驗結果報告業(yè)務部經(jīng)理。參照驗貨交付程序執(zhí)行。4.7貨物交付： 業(yè)務員按照合同（協(xié)議）的約定，

5、進行提單或貨物的交付。提單或貨物的交付要有客戶的簽收記錄。4.8進口付匯：業(yè)務員填寫進口付匯申請書、附上合同、發(fā)票、提單、報關單及相關單證，經(jīng)業(yè)務部經(jīng)理審批后交財務部審批，再呈公司總經(jīng)理審批，然后再交財務部辦理付匯。單證的交收要有簽收記錄。4.8.1當以電匯結算時，還要填寫進口付匯核銷單。4.8.2當以信用證結算時，收到銀行付款通知書要認真審核信用證項下的單證是否相符，尤其是對進口的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價要倍加注意，發(fā)現(xiàn)有不符點原則上應提出拒付。4.9付匯核銷：業(yè)務員將進口報關單等有關單據(jù)交財務部辦理核銷，交收要有簽收記錄。4.10結算： 業(yè)務員填寫進口結算單附上相關單據(jù)，經(jīng)業(yè)務部經(jīng)理審批后交

6、財務部辦理結算。單證的交收要有簽收記錄。4.11合同歸檔:業(yè)務員從合同的開始到結束，要建立合同檔案和合同歸檔。5.0 相關文件及記錄：供應商評估程序顧客資信評估程序驗貨交付控制程序不合格控制程序顧客溝通程序10 目的：加強與顧客的貿易信息交流，以獲取最佳的貿易額及利潤。20 適用圍：公司業(yè)務部門在貿易過程中與顧客的為達成貿易而進行的所有接觸。30 職責：業(yè)務員負責與顧客有關簽約前后的細節(jié)的溝通，并在部門經(jīng)理（或主管本部門的副總經(jīng)理）的指導下負責處理有關的顧客投訴。40 工作程序：41 對于新客戶，業(yè)務員應充分利用中國出口商品交易會的展示，或到國際展覽會上展示公司的商品，以達到宣傳，推廣作用，同

7、時可在日常工作中，通過信函，電子，傳真，網(wǎng)上推銷，廣告等方式，詳細地向顧客介紹所經(jīng)營的產(chǎn)品具體資料。42 對于老顧客，業(yè)務員應通過電子，傳真等直接快捷的方式及時把新商品，新信息告知客戶，如情況需要，可按客戶的要求用快遞把樣品寄往顧客。（是否要求樣品費，寄費是否由我司支付等問題均應請示部門經(jīng)理的意見）43 當收到顧客的詢價時，業(yè)務員應仔細地核對成本，并讓供貨方對應地把含稅的交貨價用文字形式報給我方。在此基礎上，業(yè)務員應加上相關的國費用，如需我方預付運費的，還需加運費，并選擇信譽好，運價合理的船務公司。在計算好公司的費用和合理的利潤后，需在當天將價格用快捷的方法報給客戶，以抓緊時機達成貿易。44

8、如顧客壓價幅度較大，同時供貨方?jīng)]法再降的，業(yè)務員應請示部門經(jīng)理（或主管本部門的副總經(jīng)理），以決定是否接受。同時應盡快用文字答復客戶。45 在與顧客就合同各條款達成一致后，進行出口合同評審程序。46 簽約后，業(yè)務員應把洽談過程中的來往函件，記錄整理歸檔。47 在履約過程中，業(yè)務員必須督促工廠按客戶確認的樣品生產(chǎn)，并要求工廠在生產(chǎn)完畢后將完整的裝箱單傳真到公司，業(yè)務員將相應的出口托運單準備好，交單證員制單配船，在裝船后應及時將裝船資料通知客戶。48 在履約過程中或客戶收貨后，客戶提出異議的，業(yè)務員應馬上報告本部門經(jīng)理，并進行客戶投訴處理程序。49 合同履行過程中，如果因我司或工廠原因影響合同履行的

9、。應及時與客戶溝通，并保留溝通的證據(jù)，如果產(chǎn)生合同變更的，應參照合同評審程序。410 發(fā)生合同變更時，應保存與客戶溝通的證據(jù)。411 合同履行過程中，業(yè)務員應及時把處理結果通知客戶。412 在正常履約后，業(yè)務員應主動與客戶聯(lián)系，詢問客戶的滿意度，不斷提高服務質量。413 平時業(yè)務員應定期和曾經(jīng)供過貨的客戶保持聯(lián)系，把最新的產(chǎn)品信息及報價通知客戶。50相關文件及記錄出口合同評審程序客戶投訴處理程序客戶滿意度測量和監(jiān)控程序進口貿易過程控制程序出口貿易過程控制程序客戶來函報價單及復函出口銷售合同樣品管理程序10目的：通過對樣品進行收集分類和管理，確保樣品齊全，整理和取樣合理化，以及對樣品資源共享。2

10、0適用圍：本程序適用于客戶來樣后，業(yè)務部門對樣品進行復樣加工整理、進行電子登記、在樣品間展示，以及對外寄樣。3.0職責：3.1業(yè)務員：負責樣品保管整理安排工廠加工和寄出樣品。3.2樣品保管員：負責樣品分類識別登記手續(xù)的管理。3.3業(yè)務部經(jīng)理:負責審批本部門樣品生產(chǎn),及本部門樣品展柜(架)和樣品存放室的樣品統(tǒng)籌管理。3.4經(jīng)理辦:負責公司樣品間的統(tǒng)一管理。4.0工作程序：4.1樣品加工（生產(chǎn)）：4.1.1業(yè)務員收到客戶來樣后立即開出樣品加工通知單并呈交部門經(jīng)理審批，業(yè)務員將審批后的通知單交工廠進行樣品加工，工廠在通知單規(guī)定日期將客戶原樣及復樣一齊交回到業(yè)務員手中。業(yè)務員對樣品進行驗收，驗收合格則

11、予以登記簽收。4.2樣品寄出和存放：4.2.1給客戶的樣品，業(yè)務員需在電腦中填制樣品記錄表。4.2.2 樣品寄出前，業(yè)務員負責檢查是否符合樣品數(shù)量、質量、包裝及寄往地點等方面的要求，確保無誤后，即行寄出。4.2.3業(yè)務員須將樣品記錄表交本部門相關業(yè)務員及財會人員，并將多余樣品放入樣品存放室，以便必要時使用。4.3公司樣品間樣品展示安排：4.3.1經(jīng)理辦負責樣品、種類、數(shù)量的安排，并通知各業(yè)務部門提供樣品，安排展示。4.3.2各業(yè)務部按經(jīng)理辦的要求提供樣品,安排展示。4.4 業(yè)務員負責對樣品進行分類識別編號。樣品編號方式如下：業(yè)務員編號（位）：自定義碼或客戶編碼（位）：海關商品編碼（位）4.5

12、業(yè)務員定期對樣品進行清理更新盤點，并修改相應的樣品記錄表，清理樣品所產(chǎn)生的費用和收入應及時通知財務入帳。4.5.1客戶樣品寄存超過兩年并且對該商品不再經(jīng)營的，由業(yè)務員通知客戶自行取回，在通知傳達一個月不取回的，由業(yè)務員予以清理。4.5.2樣品超過保質期限，或已產(chǎn)生缺陷者，予以清理。4.5.3對已不再經(jīng)營的商品樣品，由業(yè)務員轉存樣品存放室，并在一年以后予以清理。4.6業(yè)務部負責對樣品間所屬展柜（架）和樣品存放室進行管理，確保樣品展示美觀，樣品存放井然有序。4.7樣品保管員負責根據(jù)業(yè)務員提供的樣品紀錄表加以分類、歸檔，以便于對樣品進行查找。4.8樣品保管員負責協(xié)助業(yè)務員及有關人員查找所需樣品，以供

13、使用。5.0相關文件及記錄出口貿易過程控制程序樣品加工通知單樣品紀錄表合同評審程序50 目的：清楚了解合同的全部容，使合同的要求得到全面落實。60 適用圍：所有進出口合同。70 職責與權限：3. 1 業(yè)務員負責使用公司電腦系統(tǒng)草擬合同，填寫成本預算表. 如果是來料加工業(yè)務和需要使用配額的, 同時填寫合同評審表。并對有關的合同的各項條款進行初步審核。3. 2部門經(jīng)理負責對出口合同容, 條款, 換匯成本等進行審核后審批。3. 3合同額在50萬美元以上(包括50萬美元)的出口合同必須向主管該部門的副總經(jīng)理說明情況, 或由主管經(jīng)理簽署。80 工作程序：4. 1 業(yè)務員與顧客以面談,信函,傳真,電子等形

14、式洽談訂貨的名稱,規(guī)格,型號,數(shù)量,價格及價格條款,付款方式,包裝要求,交貨時間,交貨地點,運輸方式,驗收標準等, 業(yè)務員在報價前向部門經(jīng)理說明具體的情況, 成本構成, 換匯成本, 在經(jīng)得同意后對外報價。經(jīng)雙方確認后, 可以由顧客下訂單或我司業(yè)務員在公司電腦系統(tǒng)上草擬出口銷售合同，并根據(jù)歷史紀錄列明客戶的資信程度, 如果沒有紀錄, 必須開始客戶資信評估程序。4.2 業(yè)務員在公司電腦系統(tǒng)中輸入有關的合同資料后并制作預算表, 提交部門經(jīng)理審批。4.3 部門在對合同的容, 條款, 換匯成本, 換匯水平等審核后, 通過系統(tǒng)進行審批, 同意的, 由業(yè)務員將合同打印出來, 部門經(jīng)理在合同正本上簽名并蓋上合

15、同章, 由電腦編出合同號. 不同意的, 通過系統(tǒng)退回給業(yè)務員進行修改, 并執(zhí)行4.1-4.3。4.4 業(yè)務員在出口合同簽署后, 將合同傳真或通過郵寄給客戶, 由客戶簽署后回傳給我司(或者客戶寄回合同正本) 該出口合同正式生效。4.5 合同生效后, 業(yè)務員及時跟進, 如果付款方式是L/C的必須要求客戶盡快開出相應的L/C, L/C到后, 應該馬上安排有關的供應商生產(chǎn), 并通過系統(tǒng)制作貿合同提交部門經(jīng)理審批. (對通過T/T, D/P結匯的結匯的合同, 在評估客戶的資信后, 對資信度高的顧客,在合同正式生效后即可安排供應商生產(chǎn)。4.5.1資信度高的顧客, 是指長期友好合作, 而且是訂單有計劃，有循

16、環(huán)的從來未出現(xiàn)問題的老客戶。4.6 部門經(jīng)理對貿合同審核后, 通過系統(tǒng)審批同意, 業(yè)務員將收購合同打印出來經(jīng)部門經(jīng)理簽署蓋章后正式生效, 并傳真寄給供應商。4.7 外合同正式生效后, 業(yè)務員應將整套資料備齊二套, 一套交給部門經(jīng)理, 一套自行留存. 經(jīng)辦業(yè)務員負責跟進和執(zhí)行該合同, 部門經(jīng)理負責督促執(zhí)行。4.8 當客戶提出更改合同時, 業(yè)務員應向有關經(jīng)理詳細說明更改的原因, 更改后的細節(jié), 以及客戶更改合同的文件如傳真, 等并執(zhí)行4.1-4.34.9 合同更改后業(yè)務員必須及時通知相關的部門和供應商。4. 10 當出現(xiàn)以下情況時，業(yè)務員要會同部門經(jīng)理一同洽談并及時向主管經(jīng)理匯報：4.10.1 合

17、同金額超過50萬美元。4.10.2 顧客特殊并且換匯水平較高。 4.10.2.1 顧客特殊可以理解為已經(jīng)長期與我司合作, 信譽良好并有意與我司繼續(xù)合作下去的顧客。4.10.3涉及使用公司資金巨大和必須向生產(chǎn)廠預付較大貨款的（如工廠要求預付一定比例的貨款為啟動資金）。5.0 相關的文件及記錄： 顧客資信評估 出口成本預算表 出口銷售合同 貿銷售合同客戶資信評估程序1.0 目的：通過對客戶資信評估，確定客戶的資信情況，提高銷售、購貨合同的履約率，降低風險。2.0 適用圍：本程序適用于評估進出口業(yè)務中的客戶。3.0 職責：對客戶資信評估，將資信責任細化到各級崗位。3.1 業(yè)務員：負責對客戶的資信材料

18、進行調查、收集和整理，編制客戶資信評估表，建立客戶的電子檔案，參與年度評估。3.2 部門副經(jīng)理：負責對客戶資信評估表進行初步評估，并對客戶的資信給予量化，檢查客戶電子檔案材料的有效性，參與年度評估。3.3 部門經(jīng)理：負責批準客戶資信評估表在目前公司客戶審批表中加上必要容，“客戶資信調查表”（信用額度按合同審批權限），參與年度評估。3.4 財務部：負責審核客戶資信評估表相關數(shù)據(jù)的真實性，并將審核結果反饋給業(yè)務部及主管副總經(jīng)理。3.5 主管副總經(jīng)理：按合同審批權限的圍負責審核批準客戶資信評估表。3.6 經(jīng)理辦：負責建立企業(yè)客戶檔案，建立分類和相關資料檢索數(shù)據(jù)庫，尤其要注意收集共享的客戶信息，并將相

19、關機會和風險信息及時反饋給有關部門。4.0 工作程序：4.1初始評估：4.1.1對所有的客戶都應進行初始資信調查與評估，調查方式可以為：4.1.1.1在與客戶洽談、函電來往過程中了解客戶的經(jīng)營圍、規(guī)模大小和貿易方式。4.1.1.2委托咨詢機構進行調查。4.1.1.3要求客戶提供最新財務報表和銀行資信。4.1.1.4向同行、我國駐外機構了解客戶基本狀況。4.1.2通過評估的條件是：4.1.2.1能保證履行雙方約定的合同，有固定的經(jīng)營場所，具體的經(jīng)營商品，一定的年銷售額等。4.1.2.2財務狀況良好，有足夠的支付能力按雙方約定的條件支付貨款及應付的費用。4.1.3在調查完成后，將有關信息登記在客戶

20、資信評估表中，并做出評估結論，即是否作為認可客戶，如果作為認可客戶，則應通過主管會計、本部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理的批準。4.1.4對于通過認可的客戶，各業(yè)務部門經(jīng)理建立本部門的認可客戶。4.1.5凡是通過了資信認可的客戶，在下次交易時，可以免于做客戶資信的初試評估，只要查閱認可客戶和客戶資信評估表即可，但合同情況特殊時除外。4.2.客戶資信的更新：4.2.1對于通過認可的客戶，當其資信發(fā)生變化時，由相關業(yè)務部門及時修改客戶資信評估表，并在認可客戶上做出標注。4.2.2對于資信變差或在交易中發(fā)生不良信用的客戶，則應納入不良信用客戶，凡在此上的客戶，在簽定合同時應予以特別對待。4.3 定期評估：各業(yè)

21、務部每年對所有客戶的資信進行總結和清理，檢查的主要容為本年度的客戶信用情況、有無在交易中違約或發(fā)生基本情況的變更等等，決定是否需要將其納入不良信用客戶。檢查結果應記錄在客戶資信年度評估表中。5.0 相關文件及記錄客戶資信評估表不良信用客戶客戶資信年度評估表客戶資信評估表名稱：通信地址：郵政編碼：傳真：網(wǎng)址：法人代表：企業(yè)性質：1. 公司主要產(chǎn)品：（經(jīng)營圍）2. 公司主要最終客戶：3. 公司經(jīng)營規(guī)模、年限：4. 公司主要貿易方式：5. 開戶銀行：6.公司員工總數(shù)：行政管理人數(shù)：7. 與我司的交易紀錄：8 評估結論認可 不認可 評估人： 9批準（必須經(jīng)過主管會計、部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理批準）客戶資

22、信年度評估表客戶名稱本年度交易及履約狀況客戶基本情況的變更(即客戶的基本情況是否發(fā)生了變化,是否對資信產(chǎn)生影響)評估結論認可客戶 不良信用客戶評估人確認 審批（必須經(jīng)過主管會計、部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理批準）供應商評估程序1.0 目的通過對供應商進行評估與選擇，保證供應上具有滿足本公司、顧客的要求提供產(chǎn)品的能力。2.0 適用圍本程序適用于評估進出口業(yè)務過程中提供原材料、出口產(chǎn)品以及提供輔助服務（如倉儲、報關、貨代等）的供應商。3.0 職責3.1 業(yè)務員：負責收集供應商資料、組織評估產(chǎn)品、服務供應商，填寫供應商評估表，建立供應商檔案。負責對產(chǎn)品的檢驗，并評估其質量是否符合本公司及顧客要求。并負責反

23、饋顧客對產(chǎn)品、服務的投訴，參加年度評估。3.2 業(yè)務部經(jīng)理：負責批準供應商評估表，供應商年度評估報告。3.3 辦公室：建立供應商檔案。4.0 工作程序4.1 供應商分類4.1.1 A類供應商：向本公司提供原輔材料的供應商。4.1.2 B類供應商：向本公司提供出口產(chǎn)品4.1.3 C類供應商：提供輔助服務（如倉儲、報關、貨代等）的供應商4.2 合格供應商的條件4.2.1 具有良好的質量保證系統(tǒng)，產(chǎn)品能符合本公司的進出口合同中的質量規(guī)定，并且質量穩(wěn)定。（適用于A、B類供應商）4.2.2 能保證如期提供產(chǎn)品。4.2.3 價格合理。4.2.4 具有良好的供應能力和售后服務。4.2.5 具有有效的證明文件

24、。4.3 評估方式。4.3.1 對供應商的調查或現(xiàn)場評估。4.3.2 對產(chǎn)品樣品的檢驗或由顧客認可。4.3.3 綜合供應商的行業(yè)信譽及有關證明文件。4.4 A、B類供應商的評估。4.4.1 由業(yè)務部組織有關人員對供應商進行現(xiàn)場考察，填寫供應商質量體系調查表。對于無法去現(xiàn)場考察的供應商，由業(yè)務部向供應商發(fā)出供應商質量體系調查表，由供應商填寫后交給業(yè)務部進行評估。4.4.2 由業(yè)務員向供應商索取樣品及產(chǎn)品技術資料。4.4.3 業(yè)務員按照合同的質量標準進行檢驗；或必要時由認可的檢驗機構進行檢驗。4.4.4 合同規(guī)定或顧客要求由顧客認可的，并由顧客出具認可文件，必要時已對認可的樣品進行封樣。4.4.5

25、 檢驗不合格或不被顧客認可時，業(yè)務員應通知供應商改進，依然達不到要求時，終止評估。4.4.6 業(yè)務員依據(jù)供應商質量體系調查表、樣品檢驗結果或認可的檢驗機構出具的檢驗報告、或顧客認可文件的結論，填寫供應商評估表，經(jīng)所在業(yè)務部經(jīng)理批準后，納入認可供應商。4.5 C類供應商的評估4.5.1 對提供運輸服務的供應商由業(yè)務員負責向供應商收集有關的證明文件（營業(yè)證書、書等）。4.5.2由業(yè)務員結合以往的合作經(jīng)驗做出評估，并報所在部門的經(jīng)理批準后成為合格供應商。4.6 認可供應商只進行定期評估，詳見4.9。4.7 通過上述評估合格的供應商，可與其簽訂采購合同或服務合同。4.8 當供應商提供的產(chǎn)品存在質量問題

26、或服務問題（合同執(zhí)行過程）需要改進時，由相關業(yè)務員填寫質量改進通知單，經(jīng)所業(yè)務部經(jīng)理審批后知會供應商作出補救措施。供應商在規(guī)定期限沒有做出反應的，由業(yè)務員再次發(fā)出質量改進通知單知會供應商，若依然沒有按要求及時采取相應的措施的或經(jīng)驗證改進達不到要求時，可以終止采購合同，取消認可供應商資格，必要時追索供應商的相關賠償。4.9 對認可供應商的定期評估。4.9.1 業(yè)務部應定期組織對認可供應商的評估，一般每年進行一次評估。當供應商提供的產(chǎn)品的質量或供貨能力發(fā)生較大波動時，業(yè)務員可提出縮短評估的周期，評估容為：當期的質量、服務和價格狀況。4.9.2 業(yè)務員評估時填寫供應商年度評估報告，參與評估人員簽字，

27、報所在業(yè)務部經(jīng)理批準。4.9.3 若評估合格則保留其繼續(xù)為合格供應商的資格，否則則從認可供應商中將其刪除。評估結果報經(jīng)理辦備案5.0相關文件及紀錄認可供應商供應商質量體系調查表供應商評估表（A、B類）供應商年度評估報告C類供應商年度評估報告產(chǎn)品質量改進通知單出口貿易過程控制程序1.0 目的： 確保出口貿易全過程的順利完成。2.0 適用圍： 本程序適用于各種出口貿易過程。3.0 工作職責：3.1 總經(jīng)理: 監(jiān)督出口貿易在各業(yè)務部門的運作。3.2 經(jīng)理辦: 配合業(yè)務部門辦理有關貿易過程中的手續(xù)。3.3 財務部: 負責出口貿易過程中的成本控制, 資金收付等財務工作。3.4 業(yè)務部門：負責執(zhí)行整個出口

28、貿易過程。3.4.1 業(yè)務員:3.4.1.1 與客戶洽談, 達成外銷合同。3.4.1.2 安排樣品和大貨的生產(chǎn), 保證按時, 按質, 按量交貨。3.4.1.3 根據(jù)合同, 審核有關信用證的條款的合理性。3.4.1.4 繕制貿易過程中的文件, 跟蹤收匯情況。3.4.1.5 安排向供應商付款, 協(xié)助辦理外匯核銷, 退稅工作。3.4.1.6 與客戶, 工廠保持良好的合作關系。3.4.1.7 業(yè)務全過程的任何環(huán)節(jié)必須有明確的標志, 使工作具有可追溯性, 參見標識與可追溯性控制程序。3.4.2 單證員:3.4.2.1 繕制運輸出運, 及收匯所需要的各類文件, 保證及時, 安全的收匯。3.4.2.2 根據(jù)

29、合同和(或)信用證打制出貨, 收匯文件。3.4.2.3 協(xié)助業(yè)務員辦理出口清關, 海關手冊核銷。3.4.2.4 了解有關運價的變動和趨勢。3.4.3 財務人員:3.4.3.1 跟蹤每份合同的收匯情況。3.4.3.2 根據(jù)業(yè)務員提供的支付憑證, 審核其合法性, 有效性, 并提供建議。3.4.3.3 根據(jù)業(yè)務員提供的支付憑證, 辦理有關資金的支付, 并及時向業(yè)務員反饋。3.4.3.4 辦理退稅憑證的整理, 并呈交財務部。3.4.3.5 對部門的財務狀況提供建議。3.4.4 部門經(jīng)理: 監(jiān)督, 審核本部門業(yè)務運作, 資金使用, 人員管理等, 為本部門的良性發(fā)展提供計劃和環(huán)境。3.4.4.1 根據(jù)業(yè)務

30、員提供的客戶資信評審, 供應商評估, 對有關客戶和供應商進行審核。3.4.4.2 審核每宗合同的合法性, 合理性, 可操作性。3.4.4.3 審核每筆預付款/ 貨款/ 加工款, 進行成本控制, 費用支出控制, 調配部門資金。3.4.4.4 監(jiān)督合同的執(zhí)行, 隨時掌握合同進度, 跟蹤收匯情況。4.0 工作程序4.1 出口貿易的分類：4.1.1 A類: 一般貿易4.1.2 B類: 來料/進料加工4.1.3 C類: 代理出口貿易4.2 合同成交的前期工作：4.2.1 業(yè)務員與顧客進行聯(lián)系，進行商務洽談（參照顧客溝通程序）, 收集客戶資料和信息, 對客戶資信進行評審, 進入顧客資信評估程序。4.2.2

31、 選擇供應商,進入 供應商評估程序.4.2.3 根據(jù)客戶要求, 安排樣品生產(chǎn), 進入 樣品控制程序。4.3 外貿合同的成交: 根據(jù)客戶資信評估程序, 對顧客的資信和可能的發(fā)展前景進行估計。4.3.1 洽談外銷合同: 適用于A類貿易.4.3.1.1 根據(jù)合同評審程序，業(yè)務員與客戶擬訂外銷合同, 同時必須附有相應的成本預算表。4.3.1.2 由部門經(jīng)理審核，或經(jīng)總經(jīng)理審批，決定是否簽約。如果已正式簽約且采用信用證的支付形式的，信用證容須由業(yè)務員、單證員審查后， 交部門經(jīng)理審核。4.3.2 洽談（對外）加工合同: 適用于類貿易.4.3.2.1 工作程序與4.3.1.1相同. 根據(jù)合同評審程序, 業(yè)務

32、員與顧客洽談后擬訂（對外）加工合同。在加工合同中須注明來料/進料部分是否由顧客作價提供；如果作價提供，要在貨款中扣除來料/進料款項；由公司支付外匯購買的，落實是否需要開信用證給國外。具體情況須詳細在合同中注明。4.3.2.2 由部門經(jīng)理審核，或總經(jīng)理審核通過后執(zhí)行。4.3.3 洽談代理出口協(xié)議: 適用于C類貿易.4.3.3.1 根據(jù)合同評審程序, 業(yè)務員與委托方洽談代理出口貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、付款方式、代理出口時間、代理手續(xù)費等，經(jīng)雙方確認后，擬定代理出口協(xié)議.4.3.3.2 部門經(jīng)理審核代理協(xié)議。合同未通過評審的， 主管經(jīng)理向業(yè)務員說明原因， 提出意見， 由業(yè)務員重新與委托方

33、商談。合同評審通過后，呈送總經(jīng)理審批通過，合同蓋章生效，由業(yè)務員傳真給委托方確認。4.4 外貿合同的執(zhí)行4.4.1 洽談采購合同/（國）加工合同: 適用于A、B類貿易.4.4.1.1 在外貿合同簽訂后，業(yè)務員根據(jù) 供應商評估程序, 采購控制程序采購成品, 洽談并簽訂貿合同（適用于A類貿易）或（國）加工合同（適于B類貿易）。4.4.1.2 由部門經(jīng)理審核，或總經(jīng)理審核, 完成貿合同（適用于A類貿易）或（國）加工合同（適于B類貿易）。4.4.1.3 （國）加工合同應注明公司提供給供應商的原材料/輔料是否作價，非作價須規(guī)定原材料/輔料使用的損耗率，超出正常損耗的， 由工廠按照市場價向公司購買。4.4

34、.2 辦理海關手冊: 適用于B類貿易。4.4.2.1 在簽訂/外加工合同后，經(jīng)經(jīng)理辦評審，送交有關部門（外經(jīng)貿局、海關等）辦理相應的海關手冊。4.4.2.2 涉及到進口原材料/輔料的, 如果在（對外）加工合同中注明須由公司開具信用證給國外的，根據(jù)進口貿易過程控制程序開具信用證，辦理進口手續(xù)。不作價的原材料/輔料，或者是作價但在貨款中扣除的，則在國外原材料/輔料運到進倉后, 由業(yè)務員進行檢驗及核對，合格無誤后， 填寫原材料/輔料檢驗合格單， 并送往供應商。4.4.2.3 涉及國原材料/輔料采購的, 進入采購控制程序采購原材料. 原材料進倉後, 由業(yè)務員進行檢驗及核對，合格無誤后， 填寫原材料/輔

35、料檢驗合格單， 并送往供應商。4.4.2.4 需要將原材料/輔料進出馬務倉的, 引入 進倉管理程序和出倉管理程序。4.4.2.5 供應商必須在合理期限， 檢收公司提供的原材料/輔料的品質、數(shù)量， 并在送貨單上簽收。若供應商在合理期限不提出異議， 視為原材料/輔料合格無誤， 此后出現(xiàn)的問題由供應商負責。4.4.3 生產(chǎn)/加工產(chǎn)品。4.4.3.1 對A、B類貿易，業(yè)務員根據(jù)采購控制程序, 及外合同安排監(jiān)督供應商生產(chǎn)/加工產(chǎn)品，控制生產(chǎn)加工貨期。若供應商無法按期完成生產(chǎn)， 業(yè)務部必須向供應商詢問原因， 并及時通知客戶， 以便作相應的安排。4.4.3.2 根據(jù)供應商具體情況, 決定是否需要向供應商支付

36、預付款. 需預付款的，由業(yè)務員提交申請, 經(jīng)部門經(jīng)理同意, 財務部、公司總經(jīng)理審核后, 財務人員執(zhí)行支付.4.4.3.3 對A、B類貿易，根據(jù)驗貨控制程序, 執(zhí)行驗貨,如果有不合格的，則將情況反饋給供應商, 安排供應商改進缺陷。4.4.3.4 需要有客戶指定的公證機構驗貨的, 應提早與指定公證機構聯(lián)系, 以免影響貨期. 4.4.3.5 對C類貿易，業(yè)務部在委托方通知備貨完畢后，對產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量進行檢驗核對，審核有無違反國家和海關規(guī)定的產(chǎn)品。4.4.4 產(chǎn)品的交付: 4.4.4.1 對所有類別的出口的貿易，業(yè)務部對產(chǎn)品的海關稅號進行審核。 需要出具商檢證書的商品，須提前向商檢局申請辦理。

37、4.4.4.2 如果顧客有指定特別機構（如SGS等）查驗及出具特別證書的，業(yè)務員須及時聯(lián)系有關機構辦理。4.4.4.3 業(yè)務員制作八聯(lián)單及裝箱單交單證員，單證員制作托運單。4.4.4.4 選擇提供運輸服務的承運商或根據(jù)客戶/信用證要求的承運商, 將產(chǎn)品交到指定地點。4.4.4.5 成品需要進出馬務倉的, 參見進倉管理程序和出倉管理程序。4.4.5 出口報關:4.4.5.1 業(yè)務員, 單證員備妥所有報關文件交報關員，如果出口產(chǎn)品需要出口許可證或出口配額，業(yè)務部須提前向有關機構申請獲取。 4.4.5.2 報關員向海關審報出口產(chǎn)品，取回出口報關單、核銷單。4.4.5.3 單證員, 報關員或業(yè)務員要及

38、時跟進裝船情況, 及時從承運商取回提單。4.4.5.4 單證員, 報關員或業(yè)務員要及時跟進海關出口報關單退稅聯(lián)的進度, 以便盡早辦理出口退稅。4.4.5.5 對B類貿易，在每次出口清關后，報關員須對海關手冊進行核銷。4.4.5.6 有關費用, 業(yè)務員、 單證員, 或報關員申請費用支付, 部門經(jīng)理審核后, 予以報銷。4.4.6 出口收匯4.4.6.1 需要客戶投保的，業(yè)務員要及時通知客戶裝運日期，以便客戶購買保險；由我公司購買保險的，業(yè)務部應及時聯(lián)系有關部門，選擇保險公司，購買相關的保險。4.4.6.2 對應不同的付款方式，單證員根據(jù)業(yè)務員提供的八聯(lián)單、 裝箱單、 合同等資料, 編制各類單據(jù)，由

39、業(yè)務員協(xié)助, 審核無誤后交銀行收匯。4.4.6.3 業(yè)務員應及時將提單、 發(fā)票等文件傳真給客戶, 催促客戶付款。 4.4.6.4 合理期限尚未收到客戶付款的, 業(yè)務員要及時向客戶詢問, 并向部門經(jīng)理說明原因, 尋求解決方法, 確保順利收匯。4.4.7 支付供應商貨款/加工款, 完成貿合同。4.4.7.1 原則上, 收到客戶貨款后, 向供應商支付貨款/加工款. 外匯到帳后，財務部憑銀行水單通知業(yè)務部, 業(yè)務員進行審核并作記錄。4.4.7.2 業(yè)務員通知供應商根據(jù)報關單上申報的貨物名稱開具發(fā)票, 并檢查發(fā)票是否正確無誤。4.4.7.3 A、C類貿易中小規(guī)模納稅人且出口產(chǎn)品不作退稅的供應商，或B類貿

40、易中來料加工的供應商開具普通發(fā)票。4.4.7.4 A、C類貿易中屬一般納稅人并出口產(chǎn)品作退稅的供應商，B類貿易中進料加工產(chǎn)品作退稅的供應商，開具增值稅發(fā)票和繳款書。4.4.7.5 業(yè)務員填制出口商品成本核算請款表, 連同供應商提供的普通發(fā)票/增值稅發(fā)票和繳款書申請付款，由部門經(jīng)理審核，并經(jīng)財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，財務部安排資金, 財務人員辦理。4.4.8 申請退稅: 4.4.8.1 業(yè)務員備齊出口報關單退稅聯(lián), 增值稅發(fā)票及繳款書, 出口收匯核銷單等文件, 交給本部門財務人員.4.4.8.2 財務人員核對單證齊備、 正確后, 交給財務部, 向退稅處申辦退稅。4.4.8.3 若退稅過程發(fā)現(xiàn)

41、疑問, 業(yè)務員要配合財務人員, 財務部, 及時向供應商查詢, 做出適當?shù)男拚?.5 整理并歸檔: 將合同的有關往來信函, 文件整理并歸檔. 參見標識與可追溯性控制程序。4.6 參照顧客資信評估程序和供應商評估程序更新客戶和供應商信息。4.7 定期進行客戶滿意度調查。 參見 客戶滿意度調查評價程序。5、相關文件及記錄:合同評審程序顧客資信評估程序供應商評估程序采購控制程序進口貿易過程控制程序樣品控制程序標識與可追溯性控制程序驗貨交付控制程序驗貨控制程序不合格控制程序進倉管理程序出倉管理程序資金風險控制程序驗貨交付程序1.0目的通過對產(chǎn)品進行檢驗或驗證，確保其質量符合規(guī)定要求和客戶的要求，并使產(chǎn)

42、品能順利交付給船務公司或運輸車隊，確保產(chǎn)品能順利準時安全地到達客戶手里。2.0適用圍本程序適用于從QC或業(yè)務員到工廠或指定地點按照有關要求對產(chǎn)品進行檢驗或驗證到將產(chǎn)品交付給船務公司或運輸車隊。3.0職責業(yè)務員和QC：組織產(chǎn)品的檢驗，并保存相關記錄。4.0工作程序4.1在下列情況下應進行驗貨：² 顧客要求驗貨的；² 進口或出口單批貨值在10萬元以上（含10萬元）的；² 供應商有不良記錄的² 主管業(yè)務員認為需要檢驗的。² 該客戶為新客戶4.2驗貨時機業(yè)務員在生產(chǎn)期中、期末與供應商確定驗貨時間、地點和驗貨人員和方式等相關事項。4.3驗貨依據(jù)如果合同中

43、有具體的質量要求，則按合同質量標準檢驗；如果沒有就依次按下面各項選取一項作為檢驗依據(jù)。4.3.1雙方封樣或雙方共同確認的樣板；4.3.2產(chǎn)品檢驗通用標準；4.3.3供應商的質量標準。4.4 驗貨方法可以采用下列任何一種方法進行驗貨：4.4.1我方業(yè)務員在現(xiàn)場監(jiān)督生產(chǎn)廠家QC驗貨（驗貨報告由廠家簽字）。4.4.2如果客戶要求自驗貨，則按客戶要求驗，保留客戶的驗貨記錄。4.4.3當客戶要求在供應商現(xiàn)場驗證時，由我方在采購合同中加以說明，并按客戶的要求安排到現(xiàn)場驗證。其產(chǎn)品的放行權限由客戶決定。4.5 我方應保留檢驗報告的副本。驗貨產(chǎn)品合格，驗貨結束，可跳過4.6進入4.7。4.6驗貨不合格按不合格

44、控制程序執(zhí)行。4.7驗貨合格后，業(yè)務員要選定船務公司，運輸車隊或聯(lián)系客戶指定的船務公司。4.8業(yè)務員填寫<<出口貨物托運單>>，傳真到船務公司訂艙位。 4.9貨物送達船務公司，有以下三種情況：4.9.1 當散貨入倉時，業(yè)務員要從船務公司取得<<貨物進倉通知單>>，由供應商或我司派員送散貨到船務公司指定的倉庫，要求倉庫出具已簽名的<<進倉單>>。4.9.2 當我司自拖柜入倉時，業(yè)務員要從船務公司取得放柜通知書并聯(lián)系運輸車隊，由運輸車隊拖柜入倉。4.9.3船務公司派車到工廠提貨。4.10供應商按實際出貨情況填寫<<

45、裝箱單>>或<<裝柜記錄單>>。業(yè)務員（單證員）根據(jù)該<<裝箱單>>或<<裝柜記錄單>>填寫出口報關單證交給船務公司，并應要求船務公司簽收<<出口收匯核銷單>>等。4.11裝柜或送貨入倉后，業(yè)務員要密切跟船務公司聯(lián)絡，追蹤報關情況, 若船務公司通知海關已將貨物通關放行，業(yè)務員應積極與船公司核準裝船期和核對提單，在五個工作日向客戶發(fā)<<裝船通知書>>。4.12提單核對無誤,要求船公司交付正本提單。4.13取得正本提單，準備其它結匯單證連同提單一起交銀行議付或按商定的

46、方式交給客戶。4.14業(yè)務員要追蹤并取回已報關出口的<<出口收匯核銷單>>和<<出口貨物報關單>>出口結匯專用聯(lián)及出口退稅專用聯(lián)。交付程序結束。4.15業(yè)務員把<<商業(yè)發(fā)票>>，<<裝箱單>>，<<進倉單>>，<<裝船通知書>>，<<提單副本>>歸入合同檔案。50 相關文件或記錄<<驗貨報告>>不合格控制程序<<出口貨物托運單>><<核銷單簽收記錄>><

47、;<進倉單>><<商業(yè)發(fā)票>><<裝箱單>><<裝船通知書>><<提單副本>>顧客投訴處理程序1.0目的：通過對顧客投訴的處理，消除顧客對公司的誤解、減低顧客對公司的不滿意度，并根據(jù)分析結果改善質量體系，不斷提高顧客的滿意水平。2.0適用圍：本程序適用于公司外貿業(yè)務客戶的投訴處理。3.0職責：3.1 相關業(yè)務部及公司任何部門：負責接收顧客投訴并記錄在顧客投訴表。3.2 經(jīng)理辦同與投訴有關的業(yè)務部：負責處理顧客的投訴。3.3 主管副總經(jīng)理：負責審批并做出處理決定。4.0運作程序：4.

48、1 相關業(yè)務部及公司任何部門負責接收顧客投訴、記錄在顧客投訴表并復印一份轉經(jīng)理辦。4.2 經(jīng)理辦接到顧客投訴表后進行分類：包括本公司服務問題，產(chǎn)品質量問題，外界因素問題。4.2.1 本公司服務問題：經(jīng)理辦會同被投訴的業(yè)務部進行分析投訴原因及制定改進措施。4.2.2 產(chǎn)品質量問題：如果是代理貿易，則協(xié)助顧客與產(chǎn)品供應商聯(lián)系；如果是自營，與被投訴業(yè)務部進行分析投訴原因及制定改進措施；如果顧客提出索賠要求，則轉入不合格處理程序。4.2.3 外界因素：如果非本公司的責任，將情況向顧客解釋清楚。4.3 主管副總經(jīng)理對針對投訴制定的改進措施進行審批，確定是否需要啟動糾正和預防措施控制程序。4.3.1如不需

49、啟動糾正和預防措施控制程序，由被投訴業(yè)務部將改進后的情況反饋顧客。4.3.2如需啟動糾正和預防措施控制程序，由經(jīng)理辦公室會同相關的業(yè)務部填寫糾正和預防措施申請表，按糾正和預防措施控制程序執(zhí)行，并將改進情況反饋顧客，以取得共識。4.4 相關文件及記錄由經(jīng)理辦公室保存。5.0 相關文件及記錄：顧客投訴表糾正和預防措施控制程序糾正和預防措施申請表顧 客 投 訴 表顧客名： 聯(lián)絡人： 已發(fā)生投訴次：投訴日期： 要求回答日期： 實際答復日期：投訴容 記錄人： 日期：原 因 分 析 分析人： 日期：改 進 措 施實施時期： 完成時期：審批意見 審批人： 時期：反饋顧客后意見 記錄人： 日期：糾正和預防措施

50、申請表 序號：糾正和預防措施申請理由：申請部門：申請人/日期：審核人/日期：以上容由申請部門填寫完成后交分管總經(jīng)理（副總經(jīng)理）是否同意糾正和預防措施申請 不同意 不同意的理由： 同 意 參與糾正和預防措施會議人員：原因分析：建議采取的措施：糾正和預防措施責任部門：限定完成時間：批準（分管總或副總經(jīng)理）：日期：以上容由審批者填寫后交責任部門采取措施：填寫人：日期：以上容由責任部門填寫后交分管總或副總經(jīng)理驗證情況結 果 糾正預防措施已完成且有效 尚在進行 尚未實施或實施后無效驗證人：日期：數(shù)據(jù)分析與利用程序1目的收集、匯總、分析、利用各類數(shù)據(jù)，掌握公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，提高公司管理水平。2適用圍本程序適用于公司/項目部各類數(shù)據(jù)的收集、分析、利用及傳遞管理。3術語與定義本程序引用質量手冊中的有關術語與定義。4職責公司辦公室、人力資源部、工程管理部、機電物資部、國際工程管理部、安全質量環(huán)保部、市場合同部、科技部、財務部、項目部負責其職責圍相關數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用和傳遞。5工作程序5.1數(shù)據(jù)分析與利用流程圖5.2項目部作業(yè)層數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞項目部作業(yè)層負責質量、安全、物資材料消耗、成本、施工進度等基礎數(shù)據(jù)的采集，分類匯總