會議接待程序

1、會議接待流程一、銷售部接待程序1、及時與會務方負責人進行聯絡 1清楚了解會議性質接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉 賓參加等及內容包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、 形式、交通及其他特殊要求等 。2假設屬大型、 重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后， 應及時向部門主管領導匯報情況， 由部門主管領導召開協(xié)調會議， 統(tǒng) 籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數量在會議洽談協(xié)商的過程中， 應和會務方具體負責人詳細討論有關的會 議細節(jié)，做好記錄， 尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客 房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā) 出預留場地及房間的通知書。3

2、、商談價格當確認場地及客房的安排沒有問題后， 應根據實際情況給客戶提供清 晰的價格。 如該活動涉及多項內容， 應會同有關部門對某些價格進行 調整及平衡 .價格政策是相對固定的， 如超出自己的權限， 應及時向主管領導請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當會務方已確認所有會議細節(jié)后， 雙方應根據要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金。5、會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后， 根據雙方協(xié)商的具體內容和有關細節(jié)， 填寫會議 接待通知單，經核對無誤，下發(fā)至各部門 ,并保存該次會議的檔案。6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后， 需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持 聯系，協(xié)調會場的布置，跟蹤會議進

3、程7、會議結賬 會議結束，假設客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收， 餐飲部給予協(xié)助。8、會議送別 恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受。9、會議結束 會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見 反應至相關部門， 同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作； 對有新聞 價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、前廳部接待程序 房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：1、會議接待的前期工作1熟悉、了解會議接待通知單的內容，包括會議內容、人數、抵 店時間、離店時間、會場使用情況、所需房間數量等。2了解結算方式，收費工程、聯系人和費用簽單人3落實是否需要安排會議

4、用房及用房數量和時間，了解房間是否 需要開通長途 、撤酒水、加床 4落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等 5落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達 6負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等2、會議排房按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情 況下，房間安排力求集中， 同時也可選擇安排同類客房中處于最正確 狀態(tài)的房間。3、會議訂房 確認會議定房， 落實好具體房間后， 將預定內容輸入電腦并確定房號4、會議嘉賓入住1在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核 實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作 2會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表；對于重 要客人

5、，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂 副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)3當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦 理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。假設遇問題，及時與 銷售部會議接待負責人聯系5、會議嘉賓離店1禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李2前臺收銀處快速結賬3協(xié)助客人安排好車輛6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料三、客房部接待程序1、接到會議通知單，了解會議內容、人數、抵店時間、離店時間、 會場使用情況，所需房間數量等。2、與總臺接待處聯系，確定會議用房量及房號，了解會議負責人情 況。3、根據會務組要求布置會場，主管檢查落

6、實情況。 會場擺放、其它 要求、音響效果等4、檢查房間準備情況，協(xié)助總臺做好調房工作。5、檢查房間衛(wèi)生及設施設備情況，保證會議期間衛(wèi)生達標，設施設 備完好。6、提前半小時進入會場，做好會場效勞準備工作。 備茶水、開音響 等7、客人進入會場，效勞員第一時間奉上茶水，會議期間每隔二十分 鐘巡視是否需要添加茶水，并注意觀察客人要求。8、注意撤換煙缸， 一般要求兩個煙頭以上的煙缸必須撤換，撤換時， 將干凈的煙缸覆蓋在臟煙缸之上，撤下臟煙缸后再放置干凈的煙缸， 注意輕拿輕放。9、注意調節(jié)空調濕度，保證會場溫度適中，會場通風。10、客人離開會場后，注意檢查是否有燃燒的煙頭及客人遺留物品。11、會議期間，與

7、會議負責人保持聯系，處理客人提出意見，即使改良效勞。12、會議結束后，與會議負責人送別，以示感謝。四、餐飲部接待程序 餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：1、會議接待前期工作1做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、 時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐 級傳遞。2根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場。3由宴會主管按賓館效勞標準和客戶要求檢察會前準備情況 會 議通道是否暢通、 會議設施的擺放與清潔、 電源音響設備的功能狀態(tài)、 會場的布置質量、效勞人員的精神面貌等 ，發(fā)現問題立即整改，力 求沒有疏漏。4提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議。用餐餐 標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。2、會議接待中1安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前4 0分鐘到場，引領參會嘉 賓。2跟進會議效勞及協(xié)助客人處理會間特殊事項。3協(xié)助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務， 準 備與會務方負責人結賬。3、會議結束1宴會效勞人員跟進會議結帳工作。2幫助會議客人整理會議遺留物品。4、會議用餐及送別1引領會議客人用餐，并提供優(yōu)