公司公務接待流程細則

1、公司公務接待流程細那么第一條 前期準備工作一、接待任務下達后， 由總經理選定接待組具體成員， 并部署相關接待任務；二、由辦公室接待人員負責收集、核對以下信息：一來賓單位、人數、性別、職務、住宿天數、抵達時間；二主賓飲食忌口及生活習慣；三會務是否公開是否需要拍照或錄像 ；四與各部門做好溝通， 要求各部門做好配合 包括在接待期間減少噪音、 走動等方面。三、由辦公室接待人員負責根據來賓情況制作公司 PPT匯報材料并收集相關 數據，匯報材料選擇：一對外披露型材料及數據；二開展預測型材料及數據。 相關材料必須送分管副總審核、 主要接待領 導批準；四、由辦公室接待人員負責制作如下材料：一 來訪客人行程單，

2、包括會務、用餐、住宿、參觀、歡迎等方面的具 體時間安排及接待保障人員的通訊方式；二接機/車地的迎接牌，正面為“XX單位XX領導等一行或者“XXX, 反面為來賓的航班號、車次及聯系 ；三會議席卡；四制作歡迎詞標牌五準備好公司宣傳冊五、由辦公室接待人員負責準備、采購以下方面的內容：一按照要求預訂用餐點、餐標；二預訂住宿酒店客房；三預訂會議室或接待室；四根據需求采購酒水、香煙、水果、糕點、糖果、鮮花、茶葉、飲用水 等；五根據需求準備好餐具、茶具等接待保障用品；六準備好日常用藥品及急救包；七按要求采購禮品。六、由辦公室駕駛員負責保障好接送車輛：一車輛清洗；二車輛狀況檢測；三車輛加油；四接送點現場及線路

3、踏勘。七、由辦公室負責對公司大樓進行清潔。八、由辦公室接待人員做好工作餐的各項準備， 包括采購和餐具、 熱毛巾等 方面的準備，包房清潔、燈光及設備檢查等。第二條 接機 / 接車一、由辦公室主任牽頭組織好現場接機 / 接車的領導及陪同人員；二、全體接待人員統一按要求著裝：一相關領導著正裝；辦公室接待人員著工作服；二駕駛員著西服、系領帶、黑色皮鞋、帶白手套。、駕駛員及接待車輛的要求：一來賓攜帶隨從的，應當派遣 2 輛以上車輛迎接；二公司中高檔車輛應當服從調遣和調配；三駕駛員不得在車內吸煙或做無關事宜，車輛音響音量不得超過 10 標 刻；四根據來賓的人數備好飲用水，其中， 10月份至次年 4 月期間

4、的接待， 應當為客人備常溫及熱飲， 7至 9月應當為客人備常溫及冰飲；五主要來賓應乘坐于駕駛員后排位置， 主陪領導應坐于副駕駛座后排位 置，辦公室接待人員應坐于副駕駛位置；六迎接客人上車時，應當盡可能將車的左側面對客人，以便客人上車；七客人上車時，駕駛員應當下車為客人開啟車門并防止客人進車時撞頭；八因道路原因車輛右側面對客人時， 駕駛員應當下車引導車人從車輛后 側繞到上車位置；九辦公室接待人員要負責將來賓行李放至車輛后備箱內；十兩輛以上車輛接送客人的， 首車駕駛員應當放慢車速， 照應后車距離， 盡可能形成車隊行駛。1、后車不得超越首車行駛；2、凡遇紅燈，首車駕駛員預估后車無法通過的，應當在停車

5、線等候；3、一旦后車落伍，首車駕駛員應當放慢車速，等候后車跟上；4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應當保證車輛行駛平 穩(wěn)及車隊隊形完好。四、現場接機 / 接車時的工作標準：一由辦公室接待人員持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待員站立位置應 當在領導右后側 1 步距離；二賓客抵達時，迎接領導應主動上前握手并作自我介紹，標準用語是：“XX領導，歡迎來到XX我是XXXX職務XX您一路旅途辛苦了，請允許我為 您此次行程效勞。；三辦公室接待人員應主動上前幫助來賓拿行李，并尾隨領導步行；四上車后，辦公室接待人員應在自我介紹后，向來賓遞交行程單；五車隊從機場 / 車站出發(fā)后， 由辦公室接待人員通

6、過 短信將來賓情況 報告公司總經理。第三條 迎接來賓進入公司一、由辦公室接待人員負責對大院車輛進行清場， 嚴禁一切車輛不按規(guī)定停 放，公司大門口不得停放機動車和非機動車； 要事先對樓梯、 走道及會議室全部 檢查一遍；二、由辦公室接待人員將歡迎詞板放置于公司 1 樓大門口；三、接待接機 / 車人員反應的信息后，辦公室通知相關領導進行現場迎接：一根據賓客規(guī)格，相關迎接人員應當著正裝在一樓等候來賓車輛；二來賓車輛?？亢?， 由駕駛員負責為來賓開車門， 并防止客人下車時撞 頭；三公司主要接待領導上前與來賓打招呼， 特別重要的來賓由辦公室接待 人員負責上前送花；四公司接待領導應在在來賓右后側方位， 距來賓

7、半步距離， 并負責引導 來賓進入公司；五公司前臺應在客人來訪前將大廳中的燈光翻開， 調節(jié)空調的溫度， 營 造光亮舒適的環(huán)境； 當賓客進入大門時， 要站立向來賓鞠躬致意， 并使用標準用 語：“歡迎蒞臨XX公司！ 六接待來賓期間， 總部各部門職工應當減少樓道內走動， 正面遇到來賓 時，應主動為來賓讓路，并侍立向來賓半鞠躬，同時使用標準用語： “歡迎光臨 XX公司；七辦公室接待人員在來賓下車時應當提前進入大樓， 以提前一層的速度 為來賓開路、開門；八進入會場或貴賓室時，應當指引來賓進入主座。主座應面對大門。第四條 會務接待一、由辦公室接待人員負責在客人來訪前將鮮花、 席卡、水果、糖果、糕點、 熱毛巾

8、、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊等準備好。相關物品的擺放 要整齊統一。賓客未到前應準備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外， 要提醒我方領導攜帶的名片。二、來賓入座時，現場倒茶，茶水倒至 7 分滿。行政部接待人員根據來賓規(guī) 格予以現場茶水保障，原那么上首次 5 分鐘續(xù)水， 1 小時內每 15 分鐘續(xù)水，加水 實際情況根據來賓飲水習慣作適當調整。加水人員應當站立于賓客的左手位置。 重要貴賓，辦公室應派 2 名接待員應現場侍立保障，侍立位置為會場對角線， 1 人保障來賓， 1 人保障公司領導。三、辦公室器材保障人員應根據接待規(guī)格和領導要求， 做好現場器材的管理 及攝錄工作。四、辦公室秘

9、書根據領導要求負責匯報材料的點擊。第五條 接待用餐一、根據行程確認單確定用餐標準、用餐地點公司餐廳 / 外部餐廳、用餐 時間、用餐人數、酒水和飲料數量、香煙數量等；二、提前預定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便 席間走動溝通；三、菜單確定根據來賓不同口味、 風俗習慣、 生活忌諱和特殊需要進行菜品 選擇；四、接待人員在來賓入席前半小時檢查用餐用品是否準備齊全： 餐具、水杯、 紅酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等五、用餐期間注意環(huán)節(jié)一來賓入席1、當來賓進入餐廳時，接待人員主動協助迎賓員安排訪客入座；2、接待人員協助迎賓員掛來賓衣帽；3、提醒來賓保管

10、好貴重物品。二席間督辦1、待來賓坐定后，效勞員撤去多余餐具，取出餐巾展開鋪在客人膝上并脫 去筷套；2、根據來賓要求斟倒酒水或飲料；3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點心、水果；如 有外國客人，可在冷菜之后上湯，多道點心安排在菜與菜之間；4、待來賓杯中酒水只剩 1/3 時及時斟倒，根據現場需要開啟酒水或飲料；5客人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時及時抽換；6煙灰缸有兩個以上煙頭時及時撤換；7當來賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時及時處理；8上菜過程中假設不小心把湯汁灑在餐桌或來賓身上上，迅速用干凈餐巾 墊上或擦干凈； 以上幾點在用餐餐廳效勞未及時到位時，接待人員應催促效勞 人員及時處理

11、。三離席1、接待人員在用餐即將完成時，一般在上水果的時間段至餐廳柜臺結賬， 收集好財務報銷單據 , 并安排車輛等待來賓離席；2、來賓走出餐廳時，接待人員協助效勞員及時準確地將衣帽取遞給本人；3、接待人員在離席的同時檢查有無來賓遺留的物品，如有應及時歸還；4、接待人員引領來賓上車至下一目的地；5如有醉酒的來賓，根據性別安排臨時接待人員送至住宿酒店安置。第六條來賓住宿一、住宿前期工作準備一根據行程確認單確定酒店住宿標準、人數、具體入住日期、天數等；二行政部提前為賓客預訂好酒店房間等待賓客入住三一級接待標準需提前在房間內放好如：水果、鮮花、香煙等物品。二、入住一接待人員迎接或陪同來賓至預定酒店，主動

12、幫來賓提行李；二接待人員將訪客引領至酒店大廳座位休息等待；三接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺辦理入住手續(xù)；四接待人員辦理好入住手續(xù)后，記錄訪客對應的房間號以便行程時間安 排及時溝通；五接待人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領至入住房間；六接待人員告訴客人：有無保險箱，飲水方式，早餐時間，餐廳位置等, 并詢問是否還有其他需要；七接待人員確認賓客第二天的叫醒時間八接待人員再次留下自己的聯系方式以備訪客在行程中及時溝通；九確認訪客的行李已送到訪客的房間；十接待人員至酒店總臺落實第二天叫醒時間。三、退房一訪客行程結束離開酒店時，接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏， 主要是 ，充電器，有效證件等二接待人員主動幫訪客提行李至接待車輛放置；三接待人員邀訪客上車入座并隨行至機場、 車站，視情況準備相應的禮 品，并請賓客對此次接待工作提出意見或建議本條適用于一級接待；四接待人員至酒店柜臺結賬，收集好本次接待工作的各類單據憑證。第七條參觀接待一、至公司廠部參觀一事先告知相關廠部做好接待工作；二重要貴賓派員至現場指導、協助；三賓客從總部出發(fā)時，通知相關