好客CRM采購(gòu)管理解決方案

1、好客CRM采購(gòu)管理解決方案采購(gòu)管理解決方案實(shí)施目標(biāo)：建立統(tǒng)一、共享的信息收集、流轉(zhuǎn)技術(shù)支持平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息流與業(yè)務(wù)流同步。采購(gòu)管理中幾乎所有的突出問(wèn)題都是由于缺乏基礎(chǔ)的信息平臺(tái)而直接或間接造成的。如：大部分業(yè)務(wù)處理手工操作，浪費(fèi)大量人力物力；或者是采用單機(jī)操作，把計(jì)算機(jī)當(dāng)作是個(gè)打字和存儲(chǔ)工具，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息交換和共享；采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單紙面?zhèn)鬟f、層層審批，效率低下；采購(gòu)合同的質(zhì)量要求沒(méi)有直接的傳遞手段，影響計(jì)量和檢驗(yàn)；計(jì)量、質(zhì)量數(shù)據(jù)滯后，影響采購(gòu)品入庫(kù)、使用、結(jié)算；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分散、割裂，造成財(cái)務(wù)處理不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)；供應(yīng)商沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，供應(yīng)商評(píng)價(jià)缺乏客觀依據(jù)；無(wú)法編制一體化

2、從銷售到生成、采購(gòu)的貫穿企業(yè)產(chǎn)、供、銷的一級(jí)計(jì)劃；采購(gòu)部門無(wú)法快速掌握實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)庫(kù)存、在途庫(kù)存情況，采購(gòu)活動(dòng)的計(jì)劃性不強(qiáng)，常有緊急采購(gòu)發(fā)生；計(jì)劃、采購(gòu)、結(jié)算、運(yùn)輸、質(zhì)檢等跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)困難，效率低下；采購(gòu)過(guò)程不透明，難以加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的控制和監(jiān)督；所以，通過(guò)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)信息收集、流轉(zhuǎn)、共享的支持平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息流驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流，是采購(gòu)創(chuàng)新和取得采購(gòu)績(jī)效改善的一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作。一、建立統(tǒng)一、完善的編碼體系建立采購(gòu)信息系統(tǒng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作是整理、優(yōu)化整個(gè)仕通化工的物資編碼。編碼統(tǒng)一、合理化不僅涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)，還涉及生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、庫(kù)存管理等方方面面，要在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中把物資編碼的編制工作作為一項(xiàng)首要的、重

3、點(diǎn)工作來(lái)作。二、建立和完善面向流程的控制體系在現(xiàn)行的運(yùn)行過(guò)程中，由于缺乏技術(shù)手段的支持和傳統(tǒng)職能管理模式的種種弊端，造成控制和決策機(jī)制僵化，效率低。上述問(wèn)題產(chǎn)生的重要原因之一是在傳統(tǒng)科層制職能模式下，對(duì)業(yè)務(wù)流程橫向沒(méi)有統(tǒng)一控制和協(xié)調(diào)，部門和員工只對(duì)局部職能負(fù)責(zé)，沒(méi)有人對(duì)整個(gè)流程的效率和效益負(fù)責(zé)，效率較低。建立和完善面向流程的控制體系，增強(qiáng)對(duì)橫向流程的控制和協(xié)調(diào)，設(shè)立流程過(guò)程績(jī)效指標(biāo)和流程結(jié)果績(jī)效指標(biāo)相結(jié)合的采購(gòu)績(jī)效體系，能夠有效提高流程的運(yùn)作效率，提高采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)市場(chǎng)和客戶的反映速度，在控制和效率之間取得最佳的平衡。三、提高供應(yīng)商管理水平供應(yīng)商管理是采購(gòu)業(yè)務(wù)中的最重要內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理觀

4、念側(cè)重于對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)、監(jiān)控等，將供應(yīng)商關(guān)系視作簡(jiǎn)單的買賣關(guān)系，將供應(yīng)商視作交易對(duì)手。基于戰(zhàn)略采購(gòu)理念的供應(yīng)商關(guān)系管理則包含更多的內(nèi)容，如根據(jù)不同的采購(gòu)執(zhí)行策略確定不同的供應(yīng)商關(guān)系特點(diǎn)和合作程度等。提高供應(yīng)商管理水平不僅要提高供應(yīng)商信息管理的水平，更重要的是建立和完善適應(yīng)采購(gòu)執(zhí)行策略的供應(yīng)商管理策略。具體而言，就是改變過(guò)去與供應(yīng)商簡(jiǎn)單的供求關(guān)系，根據(jù)需要與供應(yīng)商建立程度不同的合作關(guān)系，建立配套的研發(fā)、計(jì)劃、供應(yīng)、生產(chǎn)、運(yùn)輸、服務(wù)體系，與供應(yīng)商展開全面合作。在保障供應(yīng)、降低成本和長(zhǎng)期合作方面與供應(yīng)商取得雙贏的結(jié)果。采購(gòu)管理涉及采購(gòu)策略、采購(gòu)組織、采購(gòu)流程、采購(gòu)績(jī)效、物資管理、供應(yīng)商管理、計(jì)

5、劃、交易、結(jié)算、供應(yīng)等等，采購(gòu)管理創(chuàng)新可以從多方面入手，但應(yīng)有一個(gè)整體思路和計(jì)劃。利用信息系統(tǒng)的手段，簡(jiǎn)化和透明化采購(gòu)流程，控制風(fēng)險(xiǎn)，提高效率和效益；通過(guò)對(duì)采購(gòu)的整合和優(yōu)化，降低整體采購(gòu)成本；通過(guò)戰(zhàn)略聯(lián)盟和戰(zhàn)略供應(yīng)商管理，確保關(guān)鍵物資的供應(yīng)；通過(guò)與關(guān)鍵供應(yīng)商的協(xié)同設(shè)計(jì)/生產(chǎn)/倉(cāng)儲(chǔ)/供應(yīng)，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；采購(gòu)創(chuàng)新可以通過(guò)分析采購(gòu)物資品類特點(diǎn)、分析供應(yīng)商和市場(chǎng)狀況、制定采購(gòu)策略、執(zhí)行采購(gòu)流程、分析采購(gòu)績(jī)效和優(yōu)化采購(gòu)策略的循環(huán)過(guò)程不斷改進(jìn)。四、通過(guò)采購(gòu)支出分析確定物料分類，執(zhí)行不同采購(gòu)策略采購(gòu)支出分析是一種被廣泛應(yīng)用的采購(gòu)策略分析方法。在國(guó)際國(guó)內(nèi)各行業(yè)企業(yè)的采購(gòu)實(shí)踐中有很多成功的案例。根據(jù)采購(gòu)物資合

6、計(jì)金額與物資復(fù)雜程度的組合分析，將采購(gòu)物資分為四類，在每類物資的采購(gòu)業(yè)務(wù)中采用差異化的策略，包括重點(diǎn)關(guān)注績(jī)效指標(biāo)、供應(yīng)商管理方式、組織方式、交易方式、決策分權(quán)等；新的采購(gòu)執(zhí)行策略針對(duì)價(jià)值和復(fù)雜度的組合，對(duì)于不同特點(diǎn)的采購(gòu)物資，分別重點(diǎn)關(guān)注保障供應(yīng)、降低成本、合并采購(gòu)量、戰(zhàn)略聯(lián)盟等不同的績(jī)效重點(diǎn)，使得采購(gòu)業(yè)務(wù)績(jī)效得以有效提升。五、建立不同層次的供應(yīng)商合作關(guān)系為配合差異化的采購(gòu)執(zhí)行策略，必須建立差異化的供應(yīng)商管理策略。具體而言，就是針對(duì)不同的采購(gòu)物資和績(jī)效重點(diǎn)，確立與供應(yīng)商的合作關(guān)系層次、管理模式、流程和采購(gòu)運(yùn)作方式。1對(duì)于總價(jià)值不高、技術(shù)復(fù)雜程度不高、對(duì)生產(chǎn)重要程度一般的采購(gòu)物資，應(yīng)與供應(yīng)商建立

7、一般層次的供應(yīng)合作關(guān)系：2對(duì)于總價(jià)值較高、或技術(shù)復(fù)雜程度較高、或?qū)ιa(chǎn)重要程度較高的采購(gòu)物資，應(yīng)與供應(yīng)商建立較高層次的供應(yīng)合作伙伴關(guān)系：3對(duì)于總價(jià)值很高、且技術(shù)復(fù)雜程度高、或?qū)ιa(chǎn)重要程度高的采購(gòu)物資，應(yīng)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)固的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系：企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同的需求建立不同層次的合作關(guān)系，不適宜的合作關(guān)系層次可能會(huì)浪費(fèi)資源或損失價(jià)值。六、優(yōu)化采購(gòu)執(zhí)行流程優(yōu)化采購(gòu)執(zhí)行流程，包括計(jì)劃、審批、詢報(bào)價(jià)、招投標(biāo)、發(fā)貨、接收、質(zhì)檢、入庫(kù)、結(jié)算、付款等流程，在采購(gòu)操作層面提高執(zhí)行效率，降低管理成本。減少過(guò)度控制去除不增值環(huán)節(jié)消除重疊環(huán)節(jié)加速信息流轉(zhuǎn)增強(qiáng)數(shù)據(jù)透明增強(qiáng)部門協(xié)調(diào)七、完善采購(gòu)績(jī)效體系完善的采購(gòu)績(jī)效體系

8、是采購(gòu)策略得以執(zhí)行、業(yè)務(wù)流程得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，可以從庫(kù)存資金占用、采購(gòu)計(jì)劃兌現(xiàn)率、船運(yùn)比等多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行績(jī)效評(píng)審。采購(gòu)過(guò)程的績(jī)效評(píng)價(jià)體系僅僅是公司綜合績(jī)效的一個(gè)部分，可以通過(guò)采購(gòu)流程的指標(biāo)提高去帶動(dòng)和提高其他流程的指標(biāo)，從而使公司整體平衡的發(fā)展和運(yùn)作。附一：供應(yīng)商管理 采購(gòu)管理系統(tǒng)的供應(yīng)商管理系統(tǒng)應(yīng)用的主要目標(biāo)就是為了使企業(yè)能夠更好得與供應(yīng)商進(jìn)行合作，優(yōu)化供應(yīng)環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)費(fèi)用。下圖為供應(yīng)商管理系統(tǒng)的總體框架：供應(yīng)商管理系統(tǒng)框架根據(jù)以上框架，軟件系統(tǒng)在供應(yīng)商管理主要從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的管理采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)提供比較全面的供應(yīng)商信息檔案管理，能夠記錄供應(yīng)商的基本信息

9、（名稱，編碼，聯(lián)系人，電話，地址等）、付款信息（付款方式，開戶行，銀行帳戶等），供應(yīng)商的規(guī)模大小，生產(chǎn)能力等其他信息，同時(shí)針對(duì)一個(gè)供應(yīng)商有多個(gè)業(yè)務(wù)地點(diǎn)的情況，系統(tǒng)應(yīng)提供分層信息的管理，也即在地點(diǎn)層也能同時(shí)記錄這些信息，較好的支持同一個(gè)供應(yīng)商下的多個(gè)實(shí)體同時(shí)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的需求。同時(shí)還提供了多個(gè)供應(yīng)商相互關(guān)聯(lián)，供應(yīng)商合并等其他一些特殊功能。供應(yīng)商的分類管理對(duì)于仕通化工來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)供應(yīng)商供貨的不同類型，所處的不同行業(yè)，供貨量的大小等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，系統(tǒng)應(yīng)提供這方面的支持，通過(guò)在系統(tǒng)中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，采購(gòu)人員可以很方便的完成對(duì)分類供應(yīng)商信息的查詢，匯總等日常業(yè)務(wù)，這為以后的分析創(chuàng)造條件。

10、供應(yīng)商的評(píng)估和考核采購(gòu)管理系統(tǒng)可以通過(guò)對(duì)一段時(shí)間內(nèi)對(duì)供應(yīng)商訂單執(zhí)行，交貨情況等信息的分析匯總，以查詢或報(bào)表的形式向采購(gòu)人員反映供應(yīng)商交貨期的準(zhǔn)確率，送貨的合格率、退貨率、總的采購(gòu)量、金額、產(chǎn)品、價(jià)格等信息，并以此對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和考核，例如：供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析報(bào)表供應(yīng)商交貨情況分析報(bào)表供應(yīng)商供貨量分析報(bào)表供應(yīng)商的控制在系統(tǒng)中應(yīng)可以根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估的結(jié)果來(lái)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行控制。供應(yīng)商的狀態(tài)控制和已審核的供應(yīng)商列表就是其中的兩種主要的方法。系統(tǒng)可以針對(duì)仕通化工管理的需要定義供應(yīng)商的不同狀態(tài)，同時(shí)規(guī)定不同狀態(tài)下對(duì)供應(yīng)商各項(xiàng)業(yè)務(wù)的限制，通過(guò)這種方法就可以根據(jù)對(duì)供應(yīng)商評(píng)估的情況，來(lái)控制供應(yīng)商的各項(xiàng)活動(dòng)，

11、防止同未通過(guò)評(píng)估的供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)等情況出現(xiàn)。供應(yīng)商列表可以建立某種采購(gòu)物資同供應(yīng)商的關(guān)系，也即通過(guò)已審核供應(yīng)商列表的建立來(lái)限定某種物料的供應(yīng)只限于供應(yīng)商列表中的這幾家供應(yīng)商，這樣在發(fā)生實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)就可以控制物資的供應(yīng)來(lái)源。供貨來(lái)源的優(yōu)化配置對(duì)于仕通化工這種企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)于某些戰(zhàn)略物資的采購(gòu)一般宜采用多家同時(shí)供應(yīng)，設(shè)定分配比例進(jìn)行配額制采購(gòu)的方法，這樣就能防止因?yàn)椴豢深A(yù)見(jiàn)的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，某一家的供貨中斷而導(dǎo)致的戰(zhàn)略物資短缺，影響生產(chǎn)的正常開展，所以就需對(duì)供貨來(lái)源根據(jù)設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行優(yōu)化配置。系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)已審核供應(yīng)商列表，供貨來(lái)源規(guī)則等多種有效機(jī)制的綜合運(yùn)用保證了這一需求的較好實(shí)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)某些物資供貨

12、來(lái)源，不同來(lái)源的分配比例等規(guī)則的定義，可以在發(fā)生實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，自動(dòng)根據(jù)這些規(guī)則對(duì)供貨來(lái)源進(jìn)行優(yōu)化配置，而無(wú)需人為的進(jìn)一步干預(yù)。附二：采購(gòu)業(yè)務(wù)流程對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)管理來(lái)說(shuō)，最核心的便是采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與控制，這里指的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是從采購(gòu)計(jì)劃的生成，采購(gòu)申請(qǐng)的處理，采購(gòu)訂單的創(chuàng)建，審核和下達(dá)，一直至采購(gòu)物料的接收，檢驗(yàn)，入庫(kù)，財(cái)務(wù)的發(fā)票處理，應(yīng)付帳款的結(jié)算這一完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。目前，原輔料的采購(gòu)都是由車間部門根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行提報(bào)，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有量進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃平衡處理，然后由采購(gòu)部根據(jù)平衡后的采購(gòu)計(jì)劃向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。根據(jù)仕通化工公司的實(shí)際情況，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和管理可以按以下從以下幾個(gè)方面

13、進(jìn)行考慮： 1、采購(gòu)計(jì)劃的生成對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃的制訂，主要需要考慮如何生成采購(gòu)計(jì)劃,如何提高計(jì)劃制定的準(zhǔn)確性和相對(duì)最優(yōu)。首先，結(jié)合采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，然后通過(guò)在系統(tǒng)動(dòng)態(tài)的維護(hù)采購(gòu)提前期，安全庫(kù)存、采購(gòu)批量等，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次， 對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行分類，根據(jù)不同的分類，采用不同的方式建立采購(gòu)計(jì)劃：對(duì)生產(chǎn)性物資，如大宗原燃料，一般由物料需求計(jì)劃的運(yùn)算來(lái)驅(qū)動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)最終產(chǎn)品的生產(chǎn)量（或銷售預(yù)測(cè)的數(shù)量），對(duì)物料的需求進(jìn)行分解，在形成采購(gòu)建議的過(guò)程中，考慮預(yù)先定義的安全庫(kù)存，經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量、采購(gòu)提前期、已建立的采購(gòu)計(jì)劃、在途庫(kù)存和當(dāng)前庫(kù)存等，當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)算得出生產(chǎn)基本需量后，還可考慮市場(chǎng)

14、等各類因素對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于一些穩(wěn)定消耗的生產(chǎn)性物資也可考慮采用重新定貨點(diǎn)和最小-最大庫(kù)存計(jì)劃的方式來(lái)形成采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于一些不經(jīng)常需求，不定期消耗，不需要進(jìn)行儲(chǔ)備（如特定設(shè)備，儲(chǔ)備金額高，需嚴(yán)格按需求采購(gòu)）或只需要小量?jī)?chǔ)備的物資，一般通過(guò)人為干涉，直接在系統(tǒng)中提交采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于非生產(chǎn)性的常用物資，可建立安全庫(kù)存或最大-最小庫(kù)存量，通過(guò)庫(kù)存計(jì)劃驅(qū)動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃。建議取消用料單位自備庫(kù)存，庫(kù)存集中管理和集中計(jì)劃，保證計(jì)劃流程的通暢，去除不必要的環(huán)節(jié)。2、采購(gòu)申請(qǐng)的處理根據(jù)以上采購(gòu)計(jì)劃的處理原則，主要原材料的采購(gòu)計(jì)劃通過(guò)根據(jù)物料需求計(jì)劃的運(yùn)行來(lái)生成，出于采購(gòu)人員對(duì)某些相關(guān)因素的考慮，例如供應(yīng)商的供

15、貨能力，物流運(yùn)輸能力等，可以在下達(dá)計(jì)劃訂單時(shí)進(jìn)行修改，或者直接在采購(gòu)申請(qǐng)單中對(duì)原料的采購(gòu)數(shù)量、要求到貨期等進(jìn)行一定修改。一般對(duì)于這部分采購(gòu)申請(qǐng)，沒(méi)有必要設(shè)立過(guò)多的審批層次進(jìn)行在線審批，因?yàn)檫@個(gè)結(jié)果是根據(jù)產(chǎn)品需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、能力計(jì)劃、物料需求計(jì)劃整個(gè)計(jì)劃體系綜合平衡計(jì)算后，并考慮其它相關(guān)因素的一個(gè)較為準(zhǔn)確的結(jié)果，所以設(shè)立過(guò)多的審批層次對(duì)提升整個(gè)采購(gòu)流程的效率并沒(méi)有什么益處和幫助。這部分采購(gòu)申請(qǐng)的審批通過(guò)后，可以直接生成采購(gòu)訂單，進(jìn)入下一部的業(yè)務(wù)處理。對(duì)于某些供貨來(lái)源相對(duì)比較固定，彼此合作相對(duì)較穩(wěn)定的大宗原料的供應(yīng)來(lái)說(shuō)，完全可以根據(jù)我們先前所提到對(duì)供貨來(lái)源的控制和優(yōu)化配置的方法通過(guò)系統(tǒng)直接生成

16、針對(duì)不同供應(yīng)商的，不同配比的采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)中對(duì)一段時(shí)間內(nèi)供應(yīng)商相關(guān)采購(gòu)價(jià)格的查詢和績(jī)效評(píng)估，完全可以減少一些供應(yīng)商選擇，詢價(jià)，報(bào)價(jià)，比價(jià)的相關(guān)商務(wù)環(huán)節(jié)。對(duì)于設(shè)備、備件或輔料這種消耗量相對(duì)不固定，供貨來(lái)源相對(duì)較廣的物資來(lái)說(shuō)，一般可以根據(jù)庫(kù)存計(jì)劃（如最大最小，再訂貨點(diǎn)）自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)，或直接在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)申請(qǐng)，對(duì)于這類采購(gòu)申請(qǐng)的審批，同樣建議沒(méi)有必要設(shè)立過(guò)多的審批層次，一般到申請(qǐng)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)這一層次即可，對(duì)于這一點(diǎn)的考慮主要是因?yàn)樵谙乱画h(huán)節(jié)的采購(gòu)訂單中，又可以通過(guò)相應(yīng)的審批層次，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)行為的控制。對(duì)于這部分物資的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人員也可以自行選擇是在系統(tǒng)中完整的處理詢價(jià)，報(bào)價(jià)，

17、比價(jià)這一典型的商務(wù)流程，還是直接根據(jù)供應(yīng)商選擇和商務(wù)談判的結(jié)果，直接在采購(gòu)申請(qǐng)單中選定供應(yīng)商?？傮w原則還是取決于?？撇少?gòu)業(yè)務(wù)的控制需求。3、采購(gòu)訂單的創(chuàng)建、審批和下達(dá)采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過(guò)審批后，就可以直接創(chuàng)建生成采購(gòu)訂單。對(duì)采購(gòu)訂單而言，由于采購(gòu)什么，采購(gòu)多少，什么時(shí)候要，向誰(shuí)采購(gòu)這些信息都可以直接從采購(gòu)申請(qǐng)單的處理中就已經(jīng)確立并取得，所以在創(chuàng)建采購(gòu)訂單只需錄入最終確認(rèn)的單價(jià)，具體的交貨日期，數(shù)量等其它少量信息后，就可以提交審批。系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單其實(shí)類似于同供應(yīng)商確認(rèn)后的一個(gè)正式的采購(gòu)合同（或者也可稱為一個(gè)確認(rèn)書）。采購(gòu)系統(tǒng)的訂單審批控制采用工作流和文檔流轉(zhuǎn)的機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)較為復(fù)雜的審批層次控制，通過(guò)

18、采購(gòu)訂單審批層次，審批人審批權(quán)限，文檔流轉(zhuǎn)控制規(guī)則等系統(tǒng)參數(shù)的定義，可以很方便的做到多層次的審批控制。例如：可以定義某類采購(gòu)訂單必須先通過(guò)甲領(lǐng)導(dǎo)再經(jīng)乙領(lǐng)導(dǎo)的兩層審批后，才能下達(dá)給供應(yīng)商，在甲領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)可以由丁和丙代為處理，對(duì)于10萬(wàn)元以下的小訂單，甲可以直接審批通過(guò)，而無(wú)需轉(zhuǎn)交給乙領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于10萬(wàn)元以上的訂單，則必須再通過(guò)乙領(lǐng)導(dǎo)的審批。這只是一個(gè)較為簡(jiǎn)單的例子，實(shí)際中比這個(gè)例子更復(fù)雜的情況采購(gòu)系統(tǒng)都可以加以實(shí)現(xiàn)。在采購(gòu)訂單的審批中，可能還要一些附屬文件共同流轉(zhuǎn)，例如某些采購(gòu)物料的技術(shù)規(guī)范，實(shí)物照片等，只要通過(guò)將這些文件電子化，并作為文檔附件附加到采購(gòu)訂單上，就可以在審批過(guò)程中隨采購(gòu)訂單一起流轉(zhuǎn)

19、，實(shí)現(xiàn)完全電子化的審批處理。訂單類型有標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單、計(jì)劃采購(gòu)訂單、一攬子采購(gòu)協(xié)議、合同采購(gòu)協(xié)議，可以根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際情況，采用不同的訂單類型進(jìn)行操作。4、采購(gòu)物料的接受、檢驗(yàn)和入庫(kù)采購(gòu)系統(tǒng)和庫(kù)存系統(tǒng)應(yīng)完全集成，對(duì)倉(cāng)庫(kù)人員來(lái)說(shuō)，每天都可以方便的通過(guò)系統(tǒng)查詢某個(gè)時(shí)間段預(yù)計(jì)的到貨，從而做好倉(cāng)庫(kù)接收的準(zhǔn)備。物料接收時(shí)，倉(cāng)庫(kù)人員根據(jù)到貨情況錄入收料單，記錄到貨的品種，數(shù)量，批號(hào)，車皮號(hào)，車皮數(shù)量等到貨信息，同時(shí)將收料單同采購(gòu)訂單相關(guān)聯(lián)，這樣采購(gòu)訂單的到貨情況自動(dòng)更新，對(duì)采購(gòu)人員而言，也無(wú)需不時(shí)向倉(cāng)庫(kù)詢問(wèn)到貨情況，而只需在系統(tǒng)中查詢一下訂單的到貨記錄即可。在物料接收后，一般必須經(jīng)過(guò)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)，檢驗(yàn)通過(guò)后才

20、能辦理入庫(kù)。在系統(tǒng)中，質(zhì)量系統(tǒng)同采購(gòu)和庫(kù)存系統(tǒng)完全集成，質(zhì)檢部門根據(jù)收料單的到貨批次，進(jìn)行取樣，抽檢，并錄入檢驗(yàn)結(jié)果，打印質(zhì)檢報(bào)告，完成質(zhì)量檢驗(yàn)工作。在質(zhì)檢部門完成檢驗(yàn)工作后，檢驗(yàn)結(jié)果立即反映的收料單上，通過(guò)檢驗(yàn)的可以根據(jù)規(guī)定立即辦理相應(yīng)的入庫(kù)手續(xù)，如對(duì)檢驗(yàn)質(zhì)量合格的辦理正常接收入庫(kù)，對(duì)檢驗(yàn)質(zhì)量不合格的做讓步接收或者退貨，同時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行對(duì)應(yīng)的入庫(kù)事務(wù)處理操作。 整個(gè)接收，檢驗(yàn)，入庫(kù)流程非常標(biāo)準(zhǔn)化，可以適應(yīng)絕大部分企業(yè)的需求。對(duì)于具體情況來(lái)說(shuō)，由于不同物料以不同的運(yùn)輸方式進(jìn)廠時(shí)候，根據(jù)業(yè)務(wù)范圍，計(jì)量過(guò)磅、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)可能略微復(fù)雜一點(diǎn)，例如涉及到汽運(yùn)以質(zhì)量部稱重為準(zhǔn)、火運(yùn)的入庫(kù)重量以廠內(nèi)檢斤為準(zhǔn)，

21、結(jié)算數(shù)量以軌道衡為準(zhǔn)，入庫(kù)數(shù)量以廠內(nèi)檢斤為準(zhǔn)，這些都要分別處理。系統(tǒng)本身要有較好的可擴(kuò)展性，同時(shí)考慮到接收，檢驗(yàn)，入庫(kù)流程還是具有相當(dāng)?shù)撵`活性，可以通過(guò)靈活的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)整個(gè)接收過(guò)程的自動(dòng)化。5、采購(gòu)與應(yīng)付帳款業(yè)務(wù)的集成仕通化工從信息化角度來(lái)看，還沒(méi)有達(dá)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的程度，導(dǎo)致在一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)上信息傳輸不流暢、信息傳輸過(guò)程中信息失真、財(cái)務(wù)人員工作重復(fù)等問(wèn)題。系統(tǒng)應(yīng)是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的系統(tǒng)，能將企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)通過(guò)接口進(jìn)行無(wú)縫集成。主要是通過(guò)選取采購(gòu)訂單、收料單、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票之間的交叉匹配校驗(yàn)，進(jìn)行物料、數(shù)量、金額的核對(duì)，從而對(duì)入庫(kù)驗(yàn)收、發(fā)票校驗(yàn)、付款等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制，加強(qiáng)付款的準(zhǔn)確性和可控性。同時(shí)對(duì)采購(gòu)員來(lái)說(shuō)，可以方便的通過(guò)系統(tǒng)查詢，了解采購(gòu)訂單的付款，發(fā)票和所欠供應(yīng)商的余額等信息，方便對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的全面管理。采購(gòu)系統(tǒng)與庫(kù)存系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)等集成，通過(guò)采購(gòu)模塊的實(shí)施，能夠做到：進(jìn)一步優(yōu)化組織架構(gòu)和管理模式，提高整體運(yùn)行效率；建立完善的供應(yīng)商管理體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和合作；建立透明、通暢、高效率的采購(gòu)流程，變“單據(jù)驅(qū)動(dòng)”為“信息驅(qū)動(dòng)”；采購(gòu)、計(jì)量、質(zhì)量各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)