中美檔案事業(yè)管理體制的異同分析

1、中美檔案事業(yè)管理體制的異同分析      檔案事業(yè)管理體制一般可以分為分散式和集中式兩種類型。兩種管理體制各有優(yōu)缺點，各國究竟適宜采用何種管理體制，應當從各國的不同國情出發(fā)，選擇適合本國國情的檔案事業(yè)管理體制。本文通過對中美兩國檔案事業(yè)管理體制進行比較和分析，找出美國檔案管理體制對我國檔案事業(yè)發(fā)展具有的借鑒意義。    一、中國檔案管理體制    1.中國檔案管理體制的特點。我國檔案事業(yè)管理體制特點之一是國家檔案局對全國檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，國家檔案行

2、政管理部門對全國企事業(yè)檔案工作實行宏觀調控，制定和完善企事業(yè)檔案工作法規(guī)、制度和標準，各專業(yè)主管部門負責管理本行業(yè)的檔案工作，地方各級檔案行政管理部門負責管理本地區(qū)的企事業(yè)檔案工作，結合本地區(qū)特點進行組織協(xié)調。黨政檔案實行統(tǒng)一管理，這是我國檔案管理體制的另一大特點。我國是由中國共產黨領導的社會主義國家。國家政府的各級檔案管理機構既是黨的機構，又是政府的機構。1993年，中央檔案館與國家檔案局合并，由中央辦公廳管理，國家檔案局統(tǒng)一管理全國的檔案事務。改革之后“局館合一”，我國的檔案局既是國家的行政機構，又是國家的事業(yè)單位。    2.中國檔案管理體制的優(yōu)點

3、。第一，由于有全國性的檔案管理機構國家檔案局，可以制定適用于全國的檔案法規(guī)，實現(xiàn)檔案工作原則在全國的推行與普及195。在國家統(tǒng)一政策引導之下，能在全國的視野之下，宏觀把握國家的檔案工作，確保國家的檔案事業(yè)按照社會主義國家的要求向前推進。第二，因為檔案局受政府領導，因此檔案部門的聯(lián)系和交流以政府行政管理的方式為主，政府部門之間上級對下級的管理，有濃厚的領導和監(jiān)督色彩。在這種行政體制下，保證了檔案部門之間的聯(lián)系極為密切。第三，在國家檔案局宏觀控制下，對檔案館接收的檔案進行指導和監(jiān)督，可以避免檔案館對檔案的重復收集，優(yōu)化館藏。同時還可以防止珍貴檔案的散失，保護檔案資源，保護國家的文化財富。第四，檔案

4、工作標準化容易實現(xiàn)。通過中央政府制定對全國行之有效的檔案工作標準化政策，促使全國的檔案工作方式和整理標準統(tǒng)一化，有利于充分開發(fā)利用檔案資源，最大限度地實現(xiàn)檔案資源開放和共享，為社會的經濟文化建設提供利用服務。    3.中國檔案管理體制的缺點。這些不足之處，有些是集中統(tǒng)一管理體制本身的限制，有些則是受我國具體國情影響。第一，我國檔案館往往會位于政府大院內，出入不便，借閱檔案的手續(xù)也極為繁瑣，導致不能及時查閱檔案。在民族的傳統(tǒng)心理的影響下，民眾往往不愿意與政府機構打交道，這些因素都極大地影響了檔案資源的開放與利用程度。第二，在目前這種管理體制下，我國檔案資

5、源主要是保存在檔案室和檔案館中。保存在檔案室的檔案一般只提供給本單位內部利用，其他單位和個人很難利用得到。保存在檔案館中的檔案雖然主要是供社會公眾利用，但由于受接收檔案的類型、接收單位級別等的限制，事實上能夠被接收進館的檔案只是整個社會檔案資源的很小一部分214，而且一些半現(xiàn)行的文件沒有合適的保管機構，保留在形成單位，會造成其工作壓力，保存在檔案館，又造成機關利用不便。第三，檔案機構作為政府機關，管理較為嚴格，往往對機關檔案工作干預過多，使得檔案部門失去了自主權和獨立性。有些部門為了自身的利益，不愿意將檔案向公眾開放，影響國家檔案事業(yè)的正常發(fā)展。    

6、二、美國檔案事業(yè)管理體制    1.美國檔案管理體制的特點。美國檔案體制的最大特點便是三類檔案部門構成了美國的檔案系統(tǒng)的體系框架。第一，聯(lián)邦政府的檔案機構是國家檔案與文件管理署，對聯(lián)邦政府形成的檔案進行集中管理。聯(lián)邦政府只有一個檔案館，即美國國家檔案館。所有聯(lián)邦政府機構(包括軍隊)產生的檔案，都要向它移交。美國國家檔案館在全國各地設有十一個分館，分區(qū)接收聯(lián)邦政府在五十個州內所設分支機構的檔案。這些分館與首都華盛頓的總館不論是經費還是編制上都屬一體，管理方法也是統(tǒng)一的336。第二，美國各州縣市的檔案機構是非聯(lián)邦檔案的保管機構，主要保管和人民生活密切相關的檔

7、案資料。在體制上，有些隸屬于州政府，有些則附屬于歷史協(xié)會或州圖書館。第三，公私企業(yè)和非營利組織檔案機構。這類檔案機構主要包括各類大學、科研機構以及企業(yè)的檔案收藏機構。美國法律中關于財產歸屬權的規(guī)定，公司與非營利組織的檔案歸這些機構所有并保存，國家檔案與文件管理署無權過問。大學和科研機構一般設有圖書檔案館，保存和管理自己的歷史資料檔案440。    2.美國檔案管理體制的優(yōu)點。美國各州和地方檔案機構與聯(lián)邦政府沒有隸屬關系，使得各種檔案機構獲取了極大的自主性，無需接受全國統(tǒng)一性的法律與政策指導，可以依據(jù)自身的實際情況開展檔案工作，只需整理和保管有利用價值的檔

8、案，無需盲目追求館藏數(shù)量，優(yōu)化館藏。同時也極大地提高各個檔案機構的積極性，因地制宜地制定工作制度。    3.美國檔案管理體制的缺點。在分散式的管理體制下，造成各種檔案工作無法統(tǒng)一、協(xié)調，各種檔案機構各自為政，雖然對于某一固定的檔案機構而言，可以因地制宜地優(yōu)化館藏。但從全國的角度觀察，有可能導致部分檔案的重復保管或者是部分檔案沒有機構保管，造成珍貴檔案的散失，對于公共檔案館在收集具有國家歷史意義的重要檔案時亦有難度。由于可以自行制定相關標準，造成眾多檔案館之間的資源整合和共享存在困難，聯(lián)邦政府也無法制定一套可以貫徹全國的檔案工作標準。 

9、0;  三、中美檔案事業(yè)管理體制的比較分析    1.中美檔案事業(yè)管理體制的相同點。在我國，國家檔案局負責全國的檔案工作，制定檔案的總體規(guī)劃，組織、協(xié)調、管理、監(jiān)督和指導全國檔案工作。國家檔案館對全國各級檔案館進行行政監(jiān)督與業(yè)務指導556。美國聯(lián)邦政府對聯(lián)邦級檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，在全國設立了多個分館，形成了一個聯(lián)邦檔案館網。中國在國務院下設國家檔案局，美國則在聯(lián)邦政府下設國家檔案與文件管理署，都是對政府的檔案機構進行集中統(tǒng)一的管理。    2.中美檔案事業(yè)管理體制的不同點。檔案管理制度不同

10、。美國實行的是分散式，而中國則是集中式。這是中美兩國檔案管理體制的根本差異。美國聯(lián)邦政府檔案的業(yè)務管理機關國家檔案與文件署與各州檔案機構沒有隸屬關系，對各州檔案和檔案工作并不起任何領導、指導和監(jiān)督作     用。聯(lián)邦政府、州政府與地方政府之間不存在直接的領導關系，因此全國范圍內沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)則，各州政府可以根據(jù)實際情況制定相應的檔案法律法規(guī)以及檔案工作標準等，是真正的分級管理。我國的檔案事業(yè)管理體制為集中式管理，是執(zhí)政黨和政府的檔案、檔案工作集中統(tǒng)一管理原則下的管理體制，在全國各級政府機構設立檔案行政管理部門，分級統(tǒng)一掌管全國檔案事務。 

11、   檔案機構設置不同。美國的文件中心是介于單位和檔案館之間的中介機構，是檔案移交過程中的過渡性檔案管理機構，主要保管企事業(yè)單位的半現(xiàn)行文件。文件中心保存了機關的絕大多數(shù)文件，這樣就減少了成文機關管理檔案的負擔，也減輕了檔案館的館藏壓力，檔案館有更多的精力對具有永久保存價值的檔案進行整理和維護。中國保管檔案的機構主要是機關檔案室和檔案館兩種類型。其中，機關檔案室主要保管現(xiàn)行文件和對機關仍有利用參考價值的半現(xiàn)行文件，檔案館主要保管具有永久保存價值的檔案，檔案室定期向檔案館移交檔案。檔案室是機關的內設機構，不如文件中心方便快捷。   &#

12、160;檔案機構權限不同。美國的檔案管理機構可以介入和參與檔案文件的形成過程，使得檔案從形成到歸檔的整個過程都在檔案管理機構的監(jiān)督與指導之下640，這樣做就確保了整個機關單位檔案工作的科學化與標準化。檔案館接收的便是經過科學整理的檔案材料，減輕了其工作負擔。但中國檔案館只負責接收檔案，政府機構則按照自己制定的工作標準收發(fā)文件，這種形式導致檔案館接收的檔案形式凌亂，不利于檔案的歸檔保管。    檔案機構交流方式不同。美國各種檔案館之間的協(xié)調工作主要由美國檔案工作者協(xié)會、國家文件管理協(xié)會和地區(qū)性專業(yè)協(xié)會等檔案專業(yè)團體負責，因此全美檔案工作者協(xié)會自發(fā)設立了企業(yè)

13、檔案工作處，每年不定期召開檔案工作會議，交流經驗，加強各檔案館的聯(lián)系與協(xié)作，檔案工作者協(xié)會的紐帶作用顯得尤為突出。但中國沒有這種制度，跨行業(yè)的檔案管理部門之間的交流比較少。    檔案鑒定體制的不同。在美國，檔案材料的鑒定標準普遍采用的是美國檔案學家謝倫伯格的雙重價值鑒定論。美國國家檔案館直接承擔美國聯(lián)邦政府機關的文件鑒定工作。通常由行政單位的行政官員擬定問價處置期限表，送交檔案當局審查，最后通過文件審查委員會的批準，從而形成一個法律文件。而中國并沒有特定的檔案鑒定思想和鑒定體制。馬克思主義是我國各項工作建設的指導思想。因此在鑒定檔案價值時，應當堅持辯證

14、唯物主義和歷史唯物主義的觀點，正確分析鑒定檔案內容的現(xiàn)實價值和歷史價值，根據(jù)本機關的需要和國家社會建設的要求，全面確定檔案的保管價值。    3.美國檔案事業(yè)管理體制對我國的借鑒意義。(1)變革檔案管理體制。我國應該在堅持集中式管理體制不變的情況下，放寬對檔案部門的管制。政府只需從整體上宏觀控制全國檔案事業(yè)，具體檔案工作可由地方檔案機構以及企事業(yè)單位的檔案機構靈活處置。充分發(fā)揮檔案機構自主性，因地制宜地采用符合自身情況的管理方式。(2)簡化檔案利用手續(xù)。檔案工作的根本目的便是提供利用服務。美國國家檔案館規(guī)定同年滿十六歲的公民，持有效身份證明即可辦理為期三年的利用證，查閱檔案。而中國的檔案利用手續(xù)繁瑣，應當簡化利用手續(xù)，不人為地設置障礙。(3)完善檔案鑒定體制。根據(jù)我國當前的實際情況，制定一個適用于全國的檔案鑒定理論，設置一個程序化、完整的檔案鑒定體制，不斷發(fā)展和完善檔案鑒定制度。確保我國的檔案鑒定工作有明確的參照標準，能夠依靠固定的檔案鑒定流程鑒定檔案的價值。只有科學的、合理的檔案鑒定體制才可以保證國家的珍貴檔案財富得到良好的保管，才能從根本上優(yōu)化檔案館藏