檔案信息化建設(shè)

1、檔案信息化建設(shè)檔案信息化建設(shè)郝偉斌郝偉QQQ：435211025435211025 所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。 換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。 這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。怎么理解檔案信息化信息化公式：（數(shù)字化+網(wǎng)絡(luò)化信息共享）=信息化 檔案信息化工作是

2、以檔案信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸為紐帶，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享為目的。檔案信息化要做什么？ 檔案本身的信息化 （編目、著錄、掃描、電子文件管理等）檔案各項業(yè)務(wù)流程的信息化 （收集、利用、整理等圍繞檔案信息開展的工作，工作方式和技術(shù)手段的信息化。）其它業(yè)務(wù)工作 （庫房管理、溫濕度監(jiān)控、安全防范、檔案修復(fù)等等工作。）行政管理工作 （領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、計劃、考核、人事等等。）后勤保障工作 （財務(wù)、物資等等。）檔案信息化的三大任務(wù)檔案信息的數(shù)字化工作檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè) 目錄數(shù)據(jù)的管理與檢索 全文數(shù)據(jù)的管理與檢索 多媒體數(shù)據(jù)的管理與檢索 硬件網(wǎng)絡(luò)化軟件網(wǎng)絡(luò)化檔案信息

3、化諸要素之間的關(guān)系（如下圖所示）。11 匡定發(fā)：檔案信息化建設(shè)理論結(jié)構(gòu)模型素描，檔案學(xué)通訊2002年第6期。信息化與檔案工作6公安信息化其他部門信息化政府信息化建設(shè)城建信息化交通信息化檔案信息化電子政務(wù)檔案信息化的相對位置l檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運行、項目臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)驗收、運行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié);需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項長期的工作任務(wù)。1.建設(shè)內(nèi)容(1) 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)(2)信息資源建設(shè) (3)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) (4)

4、 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) (5)人才隊伍建設(shè)(6) 安全保障體系建設(shè) 配置信息處理設(shè)備 計算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等 建設(shè)和完善檔案網(wǎng)絡(luò) 檔案局、館內(nèi)部的局域網(wǎng) 連接政府各部門的政務(wù)網(wǎng) 連接公眾的外部互聯(lián)網(wǎng) 1.1 1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 硬件和軟件建設(shè)是數(shù)字檔案館（室）的基礎(chǔ)和前提條件。 從全國來看，目前還有相當(dāng)數(shù)量的檔案館（室）在硬件、軟件建設(shè)方面存在“硬件不硬、軟件很軟”的狀況，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)離檔案信息化的要求還有相當(dāng)距離。構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的主要設(shè)備構(gòu)成信息網(wǎng)絡(luò)的主要設(shè)備信息化與檔案工作12交換機(jī)集線器路由器服務(wù)器線路光纖雙絞線其他線路交換機(jī)集線器路由器服務(wù)器線路光纖雙

5、絞線其他線路檔案館、室的局域網(wǎng)檔案館、室的局域網(wǎng)信息化與檔案工作13 OA系統(tǒng)系統(tǒng)MailExcelWord檔案管理信息化與檔案工作14檔案館室局域網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)檔案館室局域網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)的聯(lián)通的聯(lián)通局域網(wǎng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)檔案目錄中心建設(shè)（區(qū)域檔案文獻(xiàn)機(jī)讀目錄中心）電子文件歸檔管理檔案的數(shù)字化 信息化與檔案工作151.2.1.2.信息資源建設(shè)信息資源建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與推廣基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)數(shù)字檔案館建設(shè) 信息化與檔案工作16 1. 3.3.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)檔案信息化法制建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè) 信息化與檔案工

6、作171.41.4檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)信息化與檔案工作181.5.1.5.檔案信息化人才隊伍建設(shè)檔案信息化人才隊伍建設(shè)信息化與檔案工作191.6 1.6 檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)檔案信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)2.建設(shè)步驟建設(shè)步驟檔案信息化建設(shè)一般分項目規(guī)劃與立項、項目招投標(biāo)、項目實施、運行維護(hù)等幾個步驟進(jìn)行。（1 1）項目規(guī)劃與立項）項目規(guī)劃與立項 根據(jù)社會信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出檔案信息化建設(shè)項目。成立由檔案部門主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組，對本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文件狀況

7、、黨委政府各部門和公眾對檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研，研究提出項目可行性報告，向主管部門提出立項申請。在與相關(guān)主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對項目可行性報告進(jìn)行論證。 （2）項目招投標(biāo) 項目經(jīng)立項批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國家有關(guān)項目管理規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。充分征求檔案館各業(yè)務(wù)部門、相關(guān)專家的意見，對數(shù)字檔案館的功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成功能需求方案。功能需求方案應(yīng)既符合檔案管理的實際需要，又便于計算機(jī)編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。 （3）項目實施）項目實施 按照建設(shè)目標(biāo)、總體內(nèi)容和項目可行性研究報告立項批復(fù)的要求，制訂詳細(xì)的項目建設(shè)實施方案，明確項目建設(shè)的內(nèi)容、進(jìn)度和時間安排，有計劃地推進(jìn)

8、系統(tǒng)開發(fā)與調(diào)試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項目監(jiān)理，確保項目建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。 （4）運行維護(hù)l 項目驗收后，應(yīng)適時調(diào)整、明確檔案管理系統(tǒng)各功能模塊的管理職責(zé)，加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)，l 建立業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務(wù)管理工作為主線、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機(jī)制。l 要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會外包服務(wù)保障為依托運行與維護(hù)體系。3.管理系統(tǒng)功能要求n 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利收集、管理、保存、利用用”四項基木業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。n 檔案管理系

9、統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。n 檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。4.應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建主要內(nèi)容主要內(nèi)容 檔案管理系統(tǒng)軟件的選型 數(shù)字化輔助軟件的后期研發(fā) 其他支撐軟件的選型部署 檔案管理系統(tǒng)軟件的選擇原則第一、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性第二、靈活性第三、可擴(kuò)充性第四、安全性第五、開放性第六、易用性 輔助軟件的后期研發(fā)輔助軟件的后期研發(fā)數(shù)字化掃描過程中的圖像處理軟件：糾偏、去污、亮度調(diào)節(jié)、合并文檔等。報表樣式二次設(shè)計軟件：目錄表、檔案盒脊頁等報表樣式的二次設(shè)計制作。光盤生

10、成軟件：部分電子文件利用發(fā)布成光盤，可脫機(jī)檢索查閱。 其他支撐軟件的選型部署其他支撐軟件的選型部署服務(wù)器操作系統(tǒng)軟件的選型購買：windows server 2003/2008、Linux server等數(shù)據(jù)庫平臺軟件的選型購買：Microsoft SqlServer、Oracle9i等終端計算機(jī)安全軟件：殺毒軟件、軟件防火墻等軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖硬件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件檔案管理軟件輔助軟件安全軟件操作系統(tǒng)軟件市場上較為活躍的幾款檔案管理軟件珠海泰坦4.14.1應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)l 鼓勵各地區(qū)各部門統(tǒng)一開發(fā)或購置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復(fù)開發(fā)，降低應(yīng)用成木。l 應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)當(dāng)遵循整體性、開放性、穩(wěn)定

11、性等原則。鼓勵軟件開發(fā)公司應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開發(fā)。l （1）整體性。系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺環(huán)境，選擇恰當(dāng)?shù)拈_發(fā)工具和技術(shù)路線，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系，形成一個整體。l （2）開放性。系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。l （3）穩(wěn)定性。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)采用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。4.24.2服務(wù)平臺建設(shè)服務(wù)平臺建設(shè) l （1 1）基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺）基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺l 局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)平臺。局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺

12、應(yīng)當(dāng)具備館藏數(shù)字檔案傳榆、交換、存儲、安全防護(hù)的功能，承擔(dān)檔案館“收集、管理、保存、利用”四項基木功能，滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需耍。局域網(wǎng)通常還要承擔(dān)輔助檔案實體管理的功能。l （2 2）基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺）基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺l 政務(wù)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺是數(shù)字檔案館連接本級各黨政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺。它依托本級政務(wù)網(wǎng)，能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務(wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)的檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲服務(wù)。l （3 3）基于公眾網(wǎng)的檔

13、案服務(wù)）基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)l 公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺，如公共檔案信息服務(wù)平臺，是檔案館實現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現(xiàn)館際檔案信息交流。檔案服務(wù)平臺建設(shè)當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:l （1） GB50174-2008 電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計規(guī)范;l （2） GB/Z24294-2009 信息安全技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)信息安全實施指南。4.3軟硬件設(shè)備配置l4.3.1系統(tǒng)軟件選型l 數(shù)字檔案館系

14、統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。l 操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況來選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統(tǒng);服務(wù)器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務(wù)量、并發(fā)用戶、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。l l數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求，并充分考慮技術(shù)和管理成本;其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持;再次要考慮其開放性和擴(kuò)展性，為將來系統(tǒng)的升級、遷移免除后顧之憂。l數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見的將來采用的軟件，并充分考慮今后幾年

15、數(shù)據(jù)量的要求。l在前期規(guī)劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設(shè)計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);不僅需?？紤]當(dāng)前存儲和管理的數(shù)據(jù)信息類型，還要考慮將要接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)信息類型。 其他軟件配置。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)運行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)交換、OCK、格式轉(zhuǎn)換、非線性編輯、全文檢索等方面的軟件。4.4.3 3. .2 2 硬件設(shè)備配置硬件設(shè)備配置l 檔案信息化建設(shè)硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、終端、服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲及其他配套設(shè)備網(wǎng)絡(luò)、存儲及其他配套設(shè)備。l 系統(tǒng)中每個獨立任務(wù)應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)器來承擔(dān)處理任務(wù)。服務(wù)

16、器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，可以分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類。l 主服務(wù)器主要承擔(dān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲和管理以及應(yīng)用系統(tǒng)的運行，主服務(wù)器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。輔助服務(wù)器包括輔助應(yīng)用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、文件服務(wù)器等，承擔(dān)系統(tǒng)中非核心功能的處理任務(wù)。l 一個數(shù)字檔案館系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨立的服務(wù)器，可根據(jù)財力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問量等，合理選定。互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)網(wǎng)局域網(wǎng)物理隔離物理隔離應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)：根據(jù)軟件部署情況對服務(wù)器進(jìn)行品牌、性能的選型及后期維護(hù)，服務(wù)器主要包括：檔案管理系統(tǒng)軟件服務(wù)器、辦公自動化服務(wù)器、檔案信息網(wǎng)站服務(wù)器等

17、數(shù)據(jù)海量存儲設(shè)備建設(shè)：對存儲架構(gòu)（DAS、NAS、SAN）的選型，存儲容量的確定購買，后期容量擴(kuò)展和數(shù)據(jù)容災(zāi)維護(hù)等。RAID 1允許損壞一塊硬盤數(shù)據(jù)不丟失 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備主要句括傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等。 雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質(zhì)，物理上分散的多臺計算機(jī)只有通過傳輸介質(zhì)才能連接在一起形成網(wǎng)絡(luò); 集線器可以放大傳輸信號，主要用于小型網(wǎng); 交換機(jī)是一種基于點對點發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，具有網(wǎng)絡(luò)流量控制等性能，是大型網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)的必需設(shè)備; 要使網(wǎng)絡(luò)之間互連，則必須配備路由器; 光電轉(zhuǎn)換設(shè)備是實現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質(zhì)的信號轉(zhuǎn)換的設(shè)備。 存儲設(shè)備主要包括磁盤、光盤、磁帶等。應(yīng)根

18、據(jù)數(shù)字檔案館的存儲架構(gòu)而選擇存儲設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等。l終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備，通常是指獨立工作的計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。l各項業(yè)務(wù)的開展必須依托這些設(shè)備，通過終端訪問網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，完成信息處理工作。l一個數(shù)字檔案館終端設(shè)置應(yīng)考慮三種用戶，即社會用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請的數(shù)據(jù)加工和處理人員。5.數(shù)字檔案資源建設(shè)數(shù)字檔案資源建設(shè) 數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。 數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資

19、源庫等建立各類資源庫等內(nèi)容。數(shù)字檔案資源建設(shè)A、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化B、電子文件歸檔和電子檔案接收C、重要數(shù)字信息資源的采集把紙張、磁帶等載體保存的模擬信息通過專用設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。通過網(wǎng)絡(luò)將其他檔案室或辦公自動化傳送來的電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行接收檔案館記憶工程；對某些單位發(fā)布的有價值的數(shù)字信息光盤，磁盤隨時進(jìn)行征集（1）主要內(nèi)容）主要內(nèi)容檔案管理系統(tǒng)ABC目錄數(shù)據(jù)庫原文數(shù)據(jù)庫多媒體數(shù)據(jù)庫最終目的：數(shù)字資源獲取方式圖示數(shù)字資源獲取方式圖示其他數(shù)據(jù)庫5.1電子文件接收電子文件接收l應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。l在范圍

20、上，在范圍上，除了參照紙質(zhì)檔案接收要求，還應(yīng)針對電子文件多樣性、形象性的特點，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄;在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件。應(yīng)當(dāng)明確電子文件移交的方式和時限。l移交方式移交方式可以是在線也可以離線移交，但不論何種移交方式，以安全、高效、準(zhǔn)確為原則。l與紙質(zhì)文件對應(yīng)電子文件的移交和接收之前，應(yīng)要求和督促立檔單位建立正確無誤的對應(yīng)關(guān)系，并保證其內(nèi)容的一致性。l應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進(jìn)行質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等。電子文件的接收與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)

21、規(guī)范:(1)GB/Tl 8894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范;(2) DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則; (3) DA/T46-20文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案; (4) DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求; (5) DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范。5.25.2檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化l 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。l 檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。l 應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整理

22、、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。l 如果對館藏檔案無法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實施。數(shù)字化的原則和注意事項數(shù)字化的原則和注意事項原則：原則：利用優(yōu)先、分布實施數(shù)字化策略：數(shù)字化策略：第一、實用性。優(yōu)先選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化， “方便利用”為首要目的。第二、開放性。優(yōu)先選擇開放的檔案進(jìn)行數(shù)字化。第三、特色性。優(yōu)先選擇有館藏特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化。第四、價值性。優(yōu)先選擇一些珍貴、易損壞的檔案進(jìn)行數(shù)字化。l 數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。l自主加工自主加工是檔案部門自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力

23、開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。l委托加工委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案部門所委托加工的公司必須是具有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)公司。l 檔案數(shù)字化工作之前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有:l （1） DA/T31.2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范;l （2）DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。 5.35.3資源整理資源整理 在對信息資源進(jìn)行有序、有效管理之前，必須進(jìn)行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查等。應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案信息進(jìn)行有序排列，當(dāng)前國家尚未制訂針對數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則，在檔案信

24、息化建設(shè)中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。l電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，必須進(jìn)行開放利用的鑒定工作，并通過技術(shù)檢查，譬如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信思。l檔案信息網(wǎng)上提供利用檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對涉及國家秘密、知識產(chǎn)權(quán)或個人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布;內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)(包括政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等)使用;開放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開放鑒定是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。 5.4建立數(shù)字檔案資源庫 運用計算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等?；蛟獢?shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。目錄數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計算機(jī)中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字