合同管理程序知識分享

1、LAGM/YW-03合同管理程序1 目的 為明確審批資格及合同管理權責，規(guī)范合同管理流程，防范和化解經(jīng)營風險， 有效維護公司合法權益，特制定本程序。2 范圍適用于公司本部、 專業(yè)子(分)公司對外簽訂的各類合同、 協(xié)議的全過程管理。3 職責3.1 專業(yè)子(分)公司 負責各自職責和授權范圍內(nèi)非標準文本合同的草擬， 組織本公司業(yè)務范圍內(nèi)的常規(guī)合同談判和履行。3.2 綜合管理部a) 負責制定、修訂公司主營業(yè)務格式合同的標準文本；b) 組織合同簽訂前的評審；c) 對重大合同評審，參與重大合同的談判，防范法律風險；d) 歸口管理經(jīng)濟合同糾紛、仲裁及訴訟等法律事務；e) 管理合同臺賬、檔案、合同專用章。3.

2、3 商務運營部a) 負責組織戰(zhàn)略合作框架協(xié)議、重大合同的談判；b) 組織供銷集體定價及業(yè)務合同執(zhí)行的全程監(jiān)管；c) 負責外貿(mào)合同的翻譯，外文版合同的草擬。3.3 財務管理部 負責對合同中財務風險條款評審，負責合同預算執(zhí)行控制。3.4 風險管理部 負責合同管理全過程風險控制措施的監(jiān)管。3.5 人力資源部 負責確定合同管理相關人員的崗位要求，組織合同管理人員的培訓及調(diào)整。3.6 黨政工作部 負責公司辦公品及低值易耗品等采購合同的簽訂。4 程序4.1 合同管理人員4.1.1 合同經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人，并有責任保證合同 最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。4.1.

3、2 人力資源部制定合同管理員崗位說明書識別合同管理崗位所需的管 理技能、經(jīng)驗、培訓、工作經(jīng)歷，監(jiān)督、調(diào)整公司合同管理崗位，保證不相容崗位 的設置，并根據(jù)需要加以調(diào)整。4.1.3 公司對外合同的簽訂應由法定代表人或其授權的人簽章，按公司法人 授權委托管理辦法分級授權，未經(jīng)授權崗位不得參與合同管理。4.2 合同文本擬定4.2.1 綜合管理部制定合同文本編制審核流程對合同編制前對方的資格審 查、內(nèi)容談判和文本擬定進行規(guī)范，明確合同文本管理權責、流程，確保合同文本 行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失。4.2.2 各專業(yè)子（分）公司擬定合同過程中， 與合同對方充分溝通， 必要

4、時按合 同談判流程組織相應規(guī)格的談判，在合同談判過程中，談判人應認真了解對方當 事人的情況，包括對方的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力和資信情況等信息，保留 談判記錄。4.2.3 合同分常規(guī)合同和特殊合同，常規(guī)合同指業(yè)務正常運行的批次合同；特 殊合同指除常規(guī)合同外的重大合同，如大型業(yè)務合同、新開發(fā)業(yè)務合同、戰(zhàn)略合作 業(yè)務合同（協(xié)議）、涉外合同等。4.2.4 常規(guī)合同應使用綜合管理部審批后的統(tǒng)一標準合同文本， 未經(jīng)公司審批， 任何人無權變更合同文本。特殊合同由各專業(yè)子 （ 分） 公司根據(jù)合同文本編制審核 流程的規(guī)定草擬合同文本，經(jīng)綜合管理部審核，總經(jīng)理批準后，擬定正式合同文 本。4.3 合同評審4.

5、3.1 合同評審的組織形式a）各專業(yè)子（分）公司擬定的正式合同文本，在正式簽訂前由綜合管理部組 織合同評審。b）特殊合同必須實行內(nèi)部評審、會簽制。4.3.2 合同評審的部門及其職責a) 商務運營部負責對各專業(yè)子(分)公司提供的談判資料和調(diào)研報告以及合同 對方提供的資信調(diào)查資料進行審核。b) 風險管理部負責對屬本部門審核范圍內(nèi)的事項進行合法性和合規(guī)性的審核以 及確定與本部門業(yè)務相關的風險是否能被規(guī)避或有效降低。c) 財務管理部負責對合同是否符合財稅法規(guī)和公司財務制度，以及合同支付條 款是否合理、可行進行審核。d) 綜合管理部負責對合同條款的合規(guī)性、完備性、嚴密性、合法性和準確性進 行審核，確定合

6、同是否有利于我方以及法律風險是否被有效降低或避免。4.3.3 合同評審記錄 合同內(nèi)部評審、會簽前，綜合管理部將合同文本及相關文件以紙質(zhì)或電子版發(fā) 至相關部門，并作會議紀要詳細記錄部門評審意見，參會人員在合同審批表中 簽署意見。4.3.4 合同評審意見處置4.3.4.1 合同評審參加部門全部通過時，報總經(jīng)理批準后，簽訂合同。4.3.4.2 合同評審中，參加部門提出異議或修訂意見時，合同擬定部門應：a) 按合同文本編制審核流程修訂合同；b) 按合同談判流程與合同對方溝通或組織談判，協(xié)商條款內(nèi)容；c) 終止合同4.3.4.3 合同擬定部門修訂合同后，綜合管理部需再次組織評審，直至評審部 門全部通過后

7、方可提交總經(jīng)理審批。4.4 合同簽訂 法人代表或法人授權委托人按合同登記流程簽訂合同，按合同專用章管 理制度加蓋公司合同專用印章 , 合同簽訂完畢后， 綜合管理部合同管理員填寫 合 同專用章登記表。4.5 合同履行監(jiān)管 合同簽訂后，相關部門負責人及合同經(jīng)辦人要及時監(jiān)督本部門合同的履行情況。4.5.1 法律監(jiān)管綜合管理部實時檢查合同履行情況，各合同經(jīng)辦人負責定期匯報合同的履行情 況。財務監(jiān)管合同訂立后由財務人員按照合同約定條款辦理財務手續(xù)、收付款項并作月度資金報表以及收益分析，對每項合同履行的財務狀況監(jiān)管。業(yè)務監(jiān)管商務運營部按業(yè)務調(diào)度程序及經(jīng)營分析例會制度定期對業(yè)務進展監(jiān)管， 填寫業(yè)務調(diào)度記錄。

8、風險監(jiān)管風險管理部按風控制度對合同的可控風險進行監(jiān)管，定期出具業(yè)務監(jiān)控報告。4.6合同變更、違約等法律事項處理合同在履行期間發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、中止、解除等情形時，應向綜合管理部法律 顧問進行咨詢。在合同履行中，合同變更、違約管理按合同變更、違約管理制度執(zhí)行。4.7合同關閉合同關閉要求合同履行結(jié)束，各專業(yè)子（分）公司對照合同文件和公司相關程序文件來關閉 合同，核實或確認合同各方已按要求執(zhí)行完畢，對合同項下所有項目的合同文件進 行整理歸檔，執(zhí)行合同關閉制度條款要求。合同關閉階段合同關閉通常分兩階段進行：初始關閉和最終關閉。各專業(yè)子（分）公司在完 成合同各方面主要義務，尚有未完成結(jié)算或未盡法律事項之前

9、須進行初始關閉，待 全部合同義務和合同執(zhí)行糾紛結(jié)束后，可進行最終關閉，執(zhí)行合同關閉制度條 款要求。若合同存在法律糾紛或未盡事宜按合同法律糾紛處理流程執(zhí)行，留有法律 糾紛的合同不予關閉。合同關閉考核綜合管理部每季度對各專業(yè)子（分）公司的合同關閉進行考核，按照合同關閉制度的要求執(zhí)行。4.8合同保密公司合同的密級分為 “絕密”、“機密”和“秘密”三級，涉及合同管理 的人員按合同保密管理制度對合同采取保密措施，防止機密泄露。綜合管理部按合同保密管理制度考核合同保密工作，作為考核專業(yè) 項目之一。4.9合同檔案管理合同檔案的接收、移交、保管、發(fā)放和借閱按合同檔案管理制度規(guī)范合同檔案管理，合同管理員填寫合同

10、管理臺帳保留合同管理記錄。5相關文件公司法人授權委托管理辦法合同文本編制審核制度合同談判流程合同登記流程合同專用章管理制度合同變更、違約管理制度合同關閉制度合同法律糾紛處理流程（需法務人員到崗編制）合同保密管理制度合同檔案管理制度6相關記錄合同審批表業(yè)務調(diào)度記錄業(yè)務監(jiān)控報告合同專用章登記表合同管理臺帳合同管理流程合同管理流程與風險控制不相容責任部門/責任人的職責分工與審批權限劃分業(yè)務風險總經(jīng)理綜合管理部各專業(yè)子（分）相關部門階外部單位段公司進行合同文件資料保存匯總提交 合同資料文 件D3秘密泄露或因 合同不進行檢 查，導致合同承 辦部門不按相 關制度開展合 同管理，進而可 能造成合同執(zhí) 行或簽訂違法、 違規(guī)合同管理流程控制表合同管理流程控制控制事項詳細描述及說明階D11 財務管理部對合同中有關付款的條款進行審核，并提岀審核意見段D22 合同簽訂后，各專業(yè)子（分）公司將合同交綜合管理部進行編號、備案控制D33綜合管理部作為合同的專門管理部門，需