學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題探討

1、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題探討摘 要 檔案管理是任何單位部門都無法缺少的工作之一，而對于學(xué)校來說，檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展也起到一定的影響，然而傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式已經(jīng)出現(xiàn)了太多的漏洞和不足。本文針對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行分析。關(guān)鍵詞 信息化建設(shè) 學(xué)校檔案管理 有效運(yùn)用隨著我國經(jīng)濟(jì)、科技的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)逐漸的應(yīng)用到各行各業(yè)以及各個家庭中。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對我們的生活和工作起到了巨大的變化，對于學(xué)校檔案管理中來說，信息技術(shù)就對其工作起到了重要的影響。一、檔案信息化的概念和主要內(nèi)容檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對

2、檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化的內(nèi)容包括：第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是通過推進(jìn)運(yùn)用計算機(jī)管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高學(xué)校檔案管理信息化水平；第二，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，包括加強(qiáng)數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和目錄中心建設(shè)、推進(jìn)數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)，包括管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)；第四，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，著力打

3、造一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才；第五，檔案信息安全保障體系建設(shè)，必須組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效；加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴６n案管理信息化建設(shè)問題探析（一）檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足首先，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到教職工，甚至從事檔案管理的工作人員對學(xué)校檔案管理工作在思想上不夠重視。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面地把精力和眼光投入到學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益和教學(xué)管理上，對學(xué)校檔案管理工作關(guān)心甚少，支持不夠。其次，一些人沒有正確

4、認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯誤地認(rèn)為信息化即單純的數(shù)字化。（二）檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有待加強(qiáng)在我國，檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還相對處于較低水平，檔案信息的服務(wù)能力和共享性較差。我國的高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，行政主管部門之間缺少協(xié)調(diào)，多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的障礙。各機(jī)構(gòu)之間各自為政，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式不一，通用性低。由于應(yīng)用技術(shù)系統(tǒng)不斷更新、換代和標(biāo)準(zhǔn)不斷變化加大了檔案管理信息化建設(shè)的難度。（三）檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)保障相對缺乏首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)偏向于簡單的檔案載體的轉(zhuǎn)換，很多學(xué)?；ㄙM(fèi)大量人力、物力、財力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描存儲，而不考慮或者很少考慮有效的歸檔管理，

5、造成嚴(yán)重的檔案積壓。其次，檔案管理信息化構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，電子文件信息的安全、保密問題，維護(hù)電子文件原始性和真實(shí)性的問題，電子簽名的認(rèn)定問題，電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)等都需要強(qiáng)有力的技術(shù)保障。（四）檔案管理信息化人員素質(zhì)有待提高在檔案管理人員配置上，目前很多學(xué)校沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，工作人員偏少。一些學(xué)校甚至沒有配備專門的檔案管理人員，由從事其他工作的教職工兼管檔案。在人才結(jié)構(gòu)上，既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。三、檔案管理信息化建設(shè)問題的對策針對信息化建設(shè)過程中存在的諸多方面的問題，學(xué)

6、校應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。（一）面向未來，提高認(rèn)識大力宣傳檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，積極為信息化建設(shè)提供服務(wù)。首先，領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步重視檔案信息化工作，檔案工作人員也要主動積極地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題，宣傳學(xué)校檔案的重要性，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，把檔案管理工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。加大對檔案管理工作的投入力度，改善檔案管理工作的環(huán)境。同時，增強(qiáng)廣大師生的檔案意識，利用各種各樣的方式和途徑宣傳檔案，介紹檔案和檔案法規(guī)，從而擴(kuò)大檔案工作的影響力。其次，要切實(shí)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配置計算機(jī)設(shè)備和信息采集設(shè)備；遵循“規(guī)范

7、、先進(jìn)、實(shí)用”的原則選擇符合檔案部門實(shí)際工作需要的檔案管理軟件，建起網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；保證網(wǎng)絡(luò)支持，以滿足信息化建設(shè)的需要。（二）統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)第一，宏觀調(diào)控。檔案行政管理部門要立足于大局和長遠(yuǎn)的發(fā)展，在已有檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)并加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，使檔案信息化建設(shè)有章可循，這樣從宏觀上避免了各單位之間的不協(xié)調(diào)性。第二，內(nèi)部協(xié)調(diào)。學(xué)校檔案部門要積極參與電子校務(wù)建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)在電子校務(wù)建設(shè)的過程中注意檔案關(guān)系系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的有效銜接，這樣既可以方便電子檔案信息的收集，也可以借助網(wǎng)絡(luò)共享為其他部門提供高效率的服務(wù)。要達(dá)成這樣的功能，離不開標(biāo)準(zhǔn)和

8、規(guī)范。因此，學(xué)校在內(nèi)部的各部門之間要切實(shí)按照國家已經(jīng)頒布并執(zhí)行的檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定相關(guān)的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)等。（三）加強(qiáng)技術(shù)支撐和安全保障首先，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會對檔案信息的需求，同時要深化檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，豐富室藏資源。要通過加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，建立資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次，為了確保檔案的安全性，檔案管理人員在認(rèn)真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級和開放范圍的同時，必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)，使用通過國家認(rèn)證的技術(shù)、管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺等進(jìn)行嚴(yán)格管理。此外，檔案管理人員還應(yīng)樹立高度的安全意

9、識，注意防護(hù)黑客攻擊，注意防毒殺毒，確保計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全，以維護(hù)檔案的安全。再次，要做好硬件保護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作，做到處理故障后能快速恢復(fù)工作。最后，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙。（四）努力培養(yǎng)信息化的檔案管理人才學(xué)校要加強(qiáng)對專、兼職檔案人員的在職培訓(xùn)，使他們的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。為此，必須努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，鼓勵在職檔案管理人員進(jìn)行深造學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)；加強(qiáng)和同行之間的經(jīng)驗(yàn)交流；引入鼓勵和競爭機(jī)制，鼓勵檔案工作人員刻苦鉆研，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)為學(xué)校檔案管理工作開辟了新的視野和平臺，但是也對學(xué)校管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。要做好學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，必須要提高認(rèn)識，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從軟件和硬件等方面著