記錄管理程序

1、東風(fēng)汽車有限公司環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系程序文件文件名稱：記錄管理程序文件編號(hào)：DFL1CP0362編寫部門：安技環(huán)保部編 寫 人：李 偉 日期：2005年6月20日審核：高本忠 日期：2005年8月10日批準(zhǔn)： 日期：2005年9月7日會(huì)簽表部門會(huì)簽人日期部門會(huì)簽人日期東風(fēng)汽車有限公司環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系程序文件記錄管理程序文件編號(hào)：DFL1CP0362第2版修訂狀態(tài)：第1頁 共3頁1 目的和范圍1.1 目的通過對(duì)管理體系記錄進(jìn)行有效控制，達(dá)到記錄規(guī)范化，確保環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系有效運(yùn)行、并為實(shí)現(xiàn)可追溯性以采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)，特制定本程序。1.2 范圍

2、本程序適用于東風(fēng)汽車有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系覆蓋的單位。2 相關(guān)文件文件編號(hào) 文件標(biāo)題東有司發(fā)200443號(hào) 東風(fēng)汽車有限公司管理體系文件編寫規(guī)則DFL1C-P007-2 文件管理程序 安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)3 術(shù)語3.1 記錄：是有關(guān)環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系策劃、實(shí)施與運(yùn)行、檢查與糾正、管理評(píng)審全過程的真實(shí)記載。4 職責(zé)4.1 安技環(huán)保部是記錄管理的主管部門，負(fù)責(zé)公司級(jí)記錄的統(tǒng)一編制和管理。4.2 各職能部門、各工廠（子公司）負(fù)責(zé)本單位使用的記錄的編制、填寫、保管與銷毀等管理工作。5 工作流程及控制要點(diǎn)5.1環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄的分類: 體系策劃記錄

3、:a.識(shí)別環(huán)境因素/危險(xiǎn)源清單以及評(píng)價(jià)出的重要環(huán)境因素/重大危險(xiǎn)源清單；b.適用于公司的環(huán)境/職業(yè)健康安全法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求的清單等； 實(shí)施與運(yùn)行紀(jì)錄:a.環(huán)境/職業(yè)健康安全培訓(xùn)記錄；b.信息交流與協(xié)商、相關(guān)方投訴及處理記錄；c.文件管理記錄；d.運(yùn)行控制記錄；e.應(yīng)急響應(yīng)演練記錄；f.供方、承包方等合同文本及相關(guān)記錄等； 檢查與改進(jìn)紀(jì)錄:a.特種設(shè)備、防雷裝置檢驗(yàn)記錄；b.作業(yè)環(huán)境檢測(cè)記錄；c.環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄；東風(fēng)汽車有限公司環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系程序文件記錄管理程序文件編號(hào)：DFL1CP0362第2版修訂狀態(tài)：第2頁 共3頁d.員工健康及職業(yè)病檢查記錄；e.事故、事件調(diào)查處

4、理記錄；f.不符合、糾正與預(yù)防措施記錄；g.內(nèi)審記錄；h.管理評(píng)審記錄；i.監(jiān)測(cè)、檢驗(yàn)儀器、儀表校驗(yàn)記錄；j.體系日常檢查的各種記錄等。 安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)中使用的各種記錄。5.2 記錄管理原則5.2.1 記錄實(shí)行公司和工廠兩級(jí)管理。5.2.2 記錄必須明確標(biāo)識(shí)其名稱、編號(hào)、記錄內(nèi)容、使用或填寫部門、記錄人、記錄日期等，確保從標(biāo)識(shí)上能夠易于識(shí)別。記錄表單的編號(hào)按東風(fēng)汽車有限公司管理體系文件編寫規(guī)則執(zhí)行。體系日常檢查的自制各種記錄和安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)中使用的各種記錄由各工廠（子公司）依據(jù)東風(fēng)汽車有限公司管理體系文件編寫規(guī)則的規(guī)定執(zhí)行。5.2.3 記錄能體現(xiàn)可追溯性。明確管理和保存記錄的責(zé)

5、任部門或責(zé)任人。5.3 記錄表式樣的制定5.3.1公司級(jí)記錄的表單式樣由安技環(huán)保部制定，規(guī)定保存期限和編號(hào)，發(fā)至各職能部門、各工廠（子公司）使用。5.3.2工廠級(jí)記錄的表單式樣由各職能部門、各工廠（子公司）根據(jù)需要制定，規(guī)定保存期限和編號(hào)，發(fā)至各作業(yè)崗位使用。5.4 記錄的填寫5.4.1記錄填寫應(yīng)及時(shí)、完整、真實(shí)、清楚。5.4.2記錄填寫錯(cuò)誤后不可涂抹，可以杠改。即可在錯(cuò)誤處劃一道橫杠，將正確內(nèi)容填寫在附近。5.5 記錄的歸檔和保存5.5.1公司級(jí)記錄，由安技環(huán)保部負(fù)責(zé)建立記錄清單，由規(guī)定的職能部門或各工廠（子公司）負(fù)責(zé)歸檔和保存。5.5.2 工廠級(jí)記錄以及各工廠（子公司）采用的公司級(jí)記錄，由

6、本單位安技環(huán)保部門建立記錄清單，由本單位相應(yīng)部門負(fù)責(zé)使用、歸檔和保存。5.5.3凡歸檔的記錄按要求填寫記錄歸檔登記表。5.5.4所有記錄按規(guī)定期限由責(zé)任部門或責(zé)任人負(fù)責(zé)保存。 記錄可以呈任何形式（紙質(zhì)、軟盤、光盤等）保存，其保管方式應(yīng)便于存取和檢索，保管設(shè)施應(yīng)有良好的環(huán)境條件，以防止記錄損壞、變質(zhì)和丟失。東風(fēng)汽車有限公司環(huán)境/職業(yè)健康安全一體化管理體系程序文件記錄管理程序文件編號(hào)：DFL1CP0362第2版修訂狀態(tài)：第3頁 共3頁5.5.6各職能部門、各工廠（子公司）的記錄每年進(jìn)行一次整理、分類、編碼、裝訂后歸檔。5.5.7 查閱記錄要由記錄保存責(zé)任部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.5.8 記錄保存期限按程序文件規(guī)定執(zhí)行。5.6 記錄的修改、更新、作廢、銷毀管理按DFL1C-P007-2文件管理程序執(zhí)行。6 記錄記錄編號(hào) 記錄名稱 保存期限D(zhuǎn)FL1C-G044-2 記錄歸檔登記表 長(zhǎng)期DFL1C-G045-2 記錄清單 長(zhǎng)期7更改記錄表更改情況序號(hào)更改單編號(hào)更改人日 期更改處數(shù)更改標(biāo)記東風(fēng)汽車有限公司記錄歸檔登記表部門： 編號(hào)：DFL1