會(huì)議室管理辦法

1、會(huì)議室管理辦法會(huì)議室管理辦法目錄1. 目的22. 適用范圍23. 術(shù)語(yǔ)和定義24. 引用文件25. 職責(zé)26. 管理內(nèi)容和規(guī)定27. 業(yè)務(wù)/管理流程48. 記錄49. 附則410. 附件4附加說(shuō)明：6會(huì)議室管理辦法1. 目的為規(guī)范公司會(huì)議室管理，規(guī)范會(huì)議室服務(wù)，使會(huì)議室資源得到合理、高效利用，保證各項(xiàng)會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本辦法。2. 適用范圍本規(guī)定適用于公司辦公區(qū)所屬會(huì)議室的管理。3. 術(shù)語(yǔ)和定義3.1. 會(huì)議室：會(huì)議室分為專用會(huì)議室和一般會(huì)議室。包括公司辦公區(qū)的各類公共會(huì)議室、報(bào)告廳、培訓(xùn)室和接待室。3.2. 專用會(huì)議室：召開(kāi)公司級(jí)重要會(huì)議及重要活動(dòng)的會(huì)議室。3.3. 一般會(huì)議室：除公司專

2、用會(huì)議室外的其他會(huì)議室。4. 引用文件無(wú)5. 職責(zé)5.1. 綜合部負(fù)責(zé)公司專用會(huì)議室的日常管理工作，其中包括會(huì)議室預(yù)訂管理、會(huì)議服務(wù)、運(yùn)維管理、會(huì)議室設(shè)備維護(hù)等。5.2. 工程部負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的工程改造施工工作，其中包括室內(nèi)改造、空調(diào)改造維修及線路改造等。5.3. 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的照明設(shè)施的維護(hù)及改造。5.4. 各部門負(fù)責(zé)公司專用會(huì)議室的預(yù)訂申請(qǐng)和其他使用相關(guān)事宜的配合；負(fù)責(zé)部門屬地區(qū)域劃分的一般會(huì)議室的日常管理工作，包括預(yù)訂管理、設(shè)備維護(hù)等。6. 管理內(nèi)容和規(guī)定6.1. 會(huì)議室的預(yù)定6.1.1. 專用會(huì)議室預(yù)定：各部門可通過(guò)綜合管理部查詢公司專用會(huì)議室的使用情況并進(jìn)行預(yù)定，預(yù)定時(shí)應(yīng)提供

3、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、參會(huì)人數(shù)、會(huì)務(wù)需求、預(yù)定人姓名、聯(lián)系電話。按照先預(yù)定先使用的原則，在會(huì)議安排沖突時(shí)按照重要會(huì)議優(yōu)先的原則，由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行協(xié)調(diào)，并告知 相 關(guān) 部 門 。 6.1.2一般會(huì)議室預(yù)定：會(huì)議室申請(qǐng)部門或個(gè)人可直接與會(huì)議室責(zé)任部門進(jìn)行預(yù)定，填寫會(huì)議室使用預(yù)約登記表（附件二）。一般會(huì)議室按申請(qǐng)的先后順序預(yù)約使用。特殊情況下，經(jīng)各會(huì)議室申請(qǐng)人協(xié)商后可以調(diào)整先后使用順序。6.1.3. 各部門或個(gè)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開(kāi)前 24 小時(shí)進(jìn)行預(yù)定。6.1.4. 同一會(huì)議室相鄰兩場(chǎng)會(huì)議之間預(yù)定間隔應(yīng)不少于 15 分鐘，以便下一場(chǎng)會(huì)議的準(zhǔn)備。6.2. 會(huì)議服務(wù)6.2.1. 公司一級(jí)會(huì)議（如經(jīng)營(yíng)管理類

4、、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類、重大研發(fā)項(xiàng)目、重要投資等），提供茶水、會(huì)議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.2. 各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的二級(jí)會(huì)議或其他會(huì)議，不提供茶水與會(huì)議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.3. 公司級(jí)外部接待活動(dòng)根據(jù)需求提供茶水、飲品、會(huì)議服務(wù)人員等相服務(wù)。6.3. 會(huì)議室使用規(guī)定6.3.1. 會(huì)議室使用期間，申請(qǐng)部門有權(quán)合理使用會(huì)議室相關(guān)設(shè)施，包括投影儀、視頻會(huì)議設(shè)備等， 使用方需自帶筆記本電腦，若需借用筆記本電腦、投影儀等設(shè)備，應(yīng)填寫會(huì)議用品借用登記表（附件三）。會(huì)服人員根據(jù)會(huì)議使用需求提供麥克風(fēng)、音響、投影傳輸線、接線板等會(huì)議器材， 并在前對(duì)相關(guān)設(shè)備調(diào)試連接，確保狀態(tài)穩(wěn)定，符合使用要求。6.3.2. 使用方要

5、保持會(huì)議室整潔，尊重會(huì)議服務(wù)人員的勞動(dòng)，愛(ài)惜設(shè)備設(shè)施。在使用設(shè)備過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)告知會(huì)議服務(wù)人員進(jìn)行設(shè)備調(diào)整、修復(fù)。6.3.3. 綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室合理布局，使用方不得隨意改動(dòng)，不得擅自搬挪會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、家具等。如需移動(dòng)，需提前與綜合管理部聯(lián)系，經(jīng)同意后方可挪動(dòng)，使用結(jié)束后應(yīng)立即復(fù)位。6.4會(huì)議室運(yùn)維管理6.4.1. 專用會(huì)議室：綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室內(nèi)的家具及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行日常的維護(hù)保養(yǎng)。定期對(duì)設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)進(jìn)行處理，最大限度地保障會(huì)議室的正常使用。6.4.2. 一般會(huì)議室：各部門應(yīng)設(shè)立兼職會(huì)議室管理人員，負(fù)責(zé)責(zé)任區(qū)內(nèi)會(huì)議室日常管理工作。（1） 愛(ài)護(hù)會(huì)議用桌椅，規(guī)范布設(shè)

6、會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議室整潔；（2） 會(huì)后清點(diǎn)會(huì)議室設(shè)備設(shè)施，并做記錄，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修；（3） 假期期間鎖門關(guān)窗、切實(shí)做好防火、防盜等安全工作。6.4.3. 會(huì)議室內(nèi)應(yīng)張貼統(tǒng)一樣式的資產(chǎn)種類、資產(chǎn)數(shù)量、責(zé)任部門和責(zé)任人標(biāo)識(shí)。6.4.4. 會(huì)議室內(nèi)設(shè)備、家具等物品的損壞、丟失，如無(wú)法確定責(zé)任人，應(yīng)由會(huì)議室責(zé)任部門承擔(dān)。6.4.5. 綜合管理部對(duì)各會(huì)議室的使用和維護(hù)進(jìn)行定期檢查。發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，將要求相關(guān)部門進(jìn)行改正。7. 業(yè)務(wù)/管理流程無(wú)8. 記錄9. 附則9.1 .本制度自發(fā)布之日起施行。9.2.本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋。10. 附件附件一：會(huì)議室管理職責(zé)劃分 附件二：會(huì)議室使用預(yù)定登記表附件三：

7、會(huì)議用品借用登記表附件一：會(huì)議室管理職責(zé)劃分會(huì)議室類別會(huì)議室號(hào)碼A10-04A10-05 A10-08A09-08專用會(huì)議室A09-09一層報(bào)告廳 工廠 101 會(huì)議室（有投影儀）A09-13會(huì)議室、培訓(xùn)室10A08-11會(huì)議室、培訓(xùn)室20A08-10會(huì)議室、培訓(xùn)室14A07-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14A07-07會(huì)議室、培訓(xùn)室14工廠 102 會(huì)議室會(huì)議室功能視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀）VIP 接待室會(huì)議室、培訓(xùn)室視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室（有投影儀） 多功能會(huì)議室（有投影儀）多功能會(huì)議室、培訓(xùn)室VIP 接待室視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室可容納人數(shù)42121034142001248責(zé)任部門A0

8、7-09 A06-09A06-07 A06-06 A05-08A05-06一般會(huì)議室A05-05A04-06 A04-07多功能會(huì)議室40（有投影儀）多功能會(huì)議室36（有投影儀）會(huì)議室、培訓(xùn)室14會(huì)議室、培訓(xùn)室14多功能會(huì)議室22（有投影儀）會(huì)議室、培訓(xùn)室14會(huì)議室、培訓(xùn)室14會(huì)議室、培訓(xùn)室14（有投影儀）A04-10會(huì)議室、培訓(xùn)室20A04-15會(huì)議室、培訓(xùn)室14A03-05會(huì)議室、培訓(xùn)室14A03-06會(huì)議室、培訓(xùn)室14A03-08多功能會(huì)議室（有投影儀）36A03-19會(huì)議室、培訓(xùn)室25A03-20會(huì)議室、培訓(xùn)室28A02-01會(huì)議室、培訓(xùn)室14視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室36附件二：會(huì)議室使用預(yù)約登記表會(huì)議室使用預(yù)約登記表表號(hào)：生效日期： 順序號(hào)：序號(hào)會(huì)議名稱申請(qǐng)部門使用日期1234567891011121314151617181920預(yù)約時(shí)間申請(qǐng)聯(lián)系方式備注開(kāi)始結(jié)束人1. 會(huì)議室由所轄部門統(tǒng)一管理，若沒(méi)有預(yù)約登記，任何部門和個(gè)人不得擅自使用會(huì)議室、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。說(shuō)明2. 使用人應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，關(guān)好門窗，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理，附件三：會(huì)議用品借用登記表會(huì)議用品借用登記表表號(hào)：生效日期：順序號(hào)：借用部門會(huì)議