WORD處理技巧參考模板

1、目錄一、自動(dòng)生成文章目錄的操作：1二、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置1三、調(diào)節(jié)表格線2四、格式調(diào)節(jié)2五、其他功能5六、自動(dòng)編號(hào)6注：按住CTRL,并點(diǎn)擊目錄項(xiàng)目，可直接跳至鏈接內(nèi)容。1 / 20一、自動(dòng)生成文章目錄的操作： 1、設(shè)置標(biāo)題格式 （1）選中文章中的所有一級(jí)標(biāo)題； （2）在“格式”工具欄的左端，“樣式”列表中單擊“標(biāo)題1”。 仿照步驟1、2設(shè)置二、三級(jí)標(biāo)題格式為標(biāo)題2、標(biāo)題3。 2、自動(dòng)生成目錄 （1）把光標(biāo)定位到文章第1頁(yè)的首行第1個(gè)字符左側(cè)（目錄應(yīng)在文章的前面）； （2）執(zhí)行菜單命令“插入/引用/索引和目錄”打開“索引的目錄”對(duì)話框； （3）在對(duì)話框中單擊“目錄”選項(xiàng)卡，進(jìn)行相關(guān)設(shè)置后，單擊“確定

2、”按鈕，文章的目錄自動(dòng)生成完成。 3、目錄頁(yè)碼應(yīng)該與正文頁(yè)碼編碼不同。 （1）把光標(biāo)定位在目錄頁(yè)末，執(zhí)行“插入/分隔符/下一頁(yè)/確定”操作，在目錄與正文之間插入分頁(yè)符； 執(zhí)行“視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，把光標(biāo)定位到正文首頁(yè)的頁(yè)腳處，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“鏈接到前一個(gè)”按鈕正文頁(yè)腳與目錄頁(yè)腳的鏈接； （2）執(zhí)行“插入/頁(yè)碼”命令，在“格式”中選擇頁(yè)碼格式、選中“起始頁(yè)碼”為“1”，單擊“確定。 至此完成正文的頁(yè)碼插入。（3）目錄如果是多頁(yè)，插入頁(yè)碼時(shí)可以選擇與正文頁(yè)碼不同的頁(yè)碼格式。當(dāng)然，如果目錄只有一頁(yè)，沒(méi)有必要插入頁(yè)碼。4、對(duì)齊目錄右邊的頁(yè)碼（1）畫表格，然后把頁(yè)碼都放到一個(gè)格子里靠右

3、或居中，然后讓表格的線條消隱就可以了，打印出來(lái)就很整齊。二、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置1、每一章設(shè)置不同的頁(yè)眉（1）在插入分隔符里，選插入分節(jié)符，可以選連續(xù)的那個(gè)，（2）下一頁(yè)改頁(yè)眉前，按一下“同前”鈕，再做的改動(dòng)就不影響前面的了。（3）分節(jié)符使得它們獨(dú)立了。這個(gè)工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過(guò)是圖標(biāo)的形式，把光標(biāo)移到上面就顯示出”同前“兩個(gè)字來(lái)了2、合并兩個(gè)WORD文檔，不同的頁(yè)眉需要先寫兩個(gè)文件，然后合并。（1）頁(yè)眉設(shè)置中，選擇奇偶頁(yè)不同/與前不同等選項(xiàng)3、設(shè)置奇偶頁(yè)不同（1）插入節(jié)分隔符，與前節(jié)設(shè)置相同去掉，再設(shè)置奇偶頁(yè)不同4、首頁(yè)沒(méi)有頁(yè)眉，頁(yè)腳（1）插入-頁(yè)面頁(yè)腳。編輯頁(yè)眉/頁(yè)腳，選首頁(yè)

4、不同。（2）頁(yè)碼-設(shè)置頁(yè)碼格式-起始頁(yè)頁(yè)碼-輸入“0”，那么第二頁(yè)頁(yè)碼從1開始。（3）選中首頁(yè)頁(yè)眉中的小箭頭，格式邊框和底紋，選擇無(wú)，這個(gè)只要在“視圖”“頁(yè)眉頁(yè)腳”，其中的頁(yè)面設(shè)置里，不要整個(gè)文檔，就可以看到一個(gè)“同前”的標(biāo)志，不選，前后的設(shè)置情況就不同了。5、如何從第三頁(yè)起設(shè)置頁(yè)眉（1）在第二頁(yè)末插入分節(jié)符，在第三頁(yè)的頁(yè)眉格式中去掉同前節(jié)，如果第一、二頁(yè)還有頁(yè)眉，把它設(shè)置成正文就可以了（2）在新建文檔中，菜單視圖頁(yè)腳插入頁(yè)碼頁(yè)碼格式起始頁(yè)碼為0，確定；（3）菜單文件頁(yè)面設(shè)置版式首頁(yè)不同，確定；（4）將光標(biāo)放到第一頁(yè)末，菜單文件頁(yè)面設(shè)置版式首頁(yè)不同應(yīng)用于插入點(diǎn)之后，確定。第2步與第三步差別在于

5、第2步應(yīng)用于整篇文檔，第3步應(yīng)用于插入點(diǎn)之后。這樣，做兩次首頁(yè)不同以后，頁(yè)碼從第三頁(yè)開始從1編號(hào)，完成。6、刪除頁(yè)眉自動(dòng)出現(xiàn)一根直線（1）格式從“頁(yè)眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄最左邊；（2）選中頁(yè)眉文字和箭頭，格式邊框和底紋設(shè)置選無(wú)7、將頁(yè)眉的“-”單線改成雙線（1）選中頁(yè)眉的文字，包括最后面的箭頭（2）格式邊框和底紋（3）選線性為雙線的（4）在預(yù)覽里，點(diǎn)擊左下小方塊，預(yù)覽的圖形會(huì)出現(xiàn)雙線，確定上面和下面自己可以設(shè)置，點(diǎn)擊在預(yù)覽周圍的四個(gè)小方塊，頁(yè)眉線就可以在不同的位置 8、刪除腳注及其格式（1）切換到普通視圖，菜單中“視圖”“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。（2）在尾注

6、的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。（3）再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長(zhǎng)橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。（4）切換回到頁(yè)面視圖。三、調(diào)節(jié)表格線1、微調(diào)表格豎線讓上下對(duì)齊（1）選定上下兩個(gè)單元格，然后指定其寬度就可以對(duì)齊了，再怎么拉都行（2）按 Alt，打開繪圖，其中有個(gè)調(diào)整坐標(biāo)線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調(diào)到最小值即可。打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網(wǎng)格里設(shè)置，把水平和垂直間距設(shè)置得最小。四、格式調(diào)節(jié)1、調(diào)整字距老是變動(dòng)，有時(shí)候自動(dòng)隔得很開，有時(shí)候進(jìn)入下一行的時(shí)侯，上一行的字距又自動(dòng)變大了。（1）是因?yàn)樽詣?dòng)對(duì)齊的功能，格式段落對(duì)齊方式可以選。還

7、有允許斷字的功能如果check上，就不會(huì)出現(xiàn)上述情況了。2、去掉如標(biāo)題1、標(biāo)題2之類的樣式前面的黑色方塊。（1）“視圖”“顯示段落標(biāo)志”，把前面的勾去掉。3、格式設(shè)置（1）設(shè)置段落對(duì)齊方式：段落對(duì)齊是指段落相對(duì)于某一個(gè)位置的排列方式，word2007提供了左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中對(duì)齊、分散對(duì)齊、兩端對(duì)齊等對(duì)齊方式，分別對(duì)應(yīng)“開始”選項(xiàng)卡中的下圖圖標(biāo)；操作：選中文本，分別單擊相應(yīng)的按鈕即可，要取消則再按一次該按鈕即可（2）設(shè)置段落縮進(jìn)：段落縮進(jìn)是指文本與頁(yè)邊距之間的距離，其中頁(yè)邊距是指文檔與頁(yè)面邊界之間的距離；操作：“開始”選項(xiàng)卡-“段落”-單擊對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕，彈出“段落”對(duì)話框。（3）在“段落”

8、對(duì)話框中，常規(guī)方式則為上面介紹的集中對(duì)齊方式；縮進(jìn)功能可以選擇向左、向右縮進(jìn)N個(gè)字符。其中特殊格式選項(xiàng)卡內(nèi)有：首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)方式。一般地對(duì)于普通文檔，我們選擇首行縮進(jìn)：2字符，點(diǎn)擊確認(rèn)后，我們可以看到文本首行縮進(jìn)了2個(gè)字符。（4）在“段落”對(duì)話框中，還有一個(gè)常用的設(shè)置選項(xiàng)框，行距：行距即為行與行之間的距離，可以手工編輯設(shè)定，也可以按系統(tǒng)設(shè)定的單倍、1.5倍、2倍等行距；具體設(shè)定值由字號(hào)和編輯的內(nèi)容決定，這里沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；一般地，對(duì)應(yīng)小四號(hào)的字體，選用1.5倍行距會(huì)有比較舒服的閱讀感（5）設(shè)置分欄：分欄可以將一段文本分為并排的幾欄顯示在一頁(yè)中，也是段落設(shè)置的一個(gè)常用的操作，常見(jiàn)于報(bào)紙、雜志

9、等的頁(yè)面顯示；操作：“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡-分欄，按需要點(diǎn)擊分欄數(shù)即可。五、其他功能1、自動(dòng)斷詞得功能（1）在工具語(yǔ)言斷字自動(dòng)斷字，勾上2、將繁體字改為簡(jiǎn)化字（1）工具語(yǔ)言中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換3、刪除分頁(yè)符（1）先在工具 選項(xiàng) 視圖 格式標(biāo)記，選中全部，然后就能夠看到分頁(yè)符，delete就ok了4、將所有大寫字母轉(zhuǎn)為小寫（1）格式-更改大小寫-小寫5、在存盤的時(shí)候，出現(xiàn)磁盤已滿或打開文件過(guò)多，不能保存（1）把word文檔全選，然后復(fù)制，然后關(guān)掉word，電腦提示你粘貼板上有東西，要不要用于別的程序，選是，然后，再重新打開word，然后粘貼，然后，保存。6、將WORD里面的表格原樣粘貼到PPT中（1）比較好

10、的方法是：先把表格單獨(dú)存為一WORD文件，然后插入 對(duì)象，選由文件創(chuàng)建，然后選中上面的WORD文件，確定；（2）還可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，這個(gè)也是比較好的辦法；（3）可以先做成文本框，再粘貼過(guò)去；（4）復(fù)制粘貼，但是在PPT中不能粘在文本框里面；（5）拷屏，做成圖片，再弄到PPT里面。7、將PPT的文字拷入WORD（1）只要以.rtf格式另存即可。8、不顯示回車換行符（1）把視圖-顯示段落標(biāo)記的勾去掉或工具-選項(xiàng)-視圖-段落標(biāo)記。9、去掉WORD里的軟回車（1）查找替換，按CTRL+H；查找框輸入“l(fā)”，替換框不輸入。六、自動(dòng)編號(hào)在word中使用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，

11、如果一級(jí)編號(hào)是2，想讓其后面的二級(jí)編號(hào)自動(dòng)編號(hào)為2.1、2.2，三級(jí)編號(hào)自動(dòng)編號(hào)為2.1.1、2.1.2；且在該一級(jí)編號(hào)調(diào)整為3時(shí)，后面的二級(jí)編號(hào)和三級(jí)編號(hào)的第一位自動(dòng)調(diào)整為3，而無(wú)須任何手動(dòng)調(diào)整，可以通過(guò)“定義新多級(jí)列表”來(lái)實(shí)現(xiàn)。1、用鼠標(biāo)左鍵單擊選擇段落選項(xiàng)卡上第一排第三個(gè)按鈕“多級(jí)列表”工具，在彈出多級(jí)列表下拉菜單，如圖1所示；圖1 多級(jí)列表下拉菜單圖2、用鼠標(biāo)左鍵單擊選擇下拉菜單下方的“定義新的多級(jí)列表”選項(xiàng)，彈出“定義新多級(jí)列表”對(duì)話框，如圖2所示；若彈出“定義新多級(jí)列表”對(duì)話框?yàn)閳D3所示，則用鼠標(biāo)左鍵單圖3左下角的“更多”按鈕即可得到如圖2所示對(duì)話框。圖2定義新多級(jí)列表對(duì)話框全景圖

12、圖3 定義新多級(jí)列表對(duì)話框半景圖3、在新定義各級(jí)標(biāo)題對(duì)話框中，按照無(wú)錫地鐵運(yùn)營(yíng)技術(shù)規(guī)章編寫格式管理辦法規(guī)定的各級(jí)標(biāo)題格式對(duì)本文檔中各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行設(shè)置。3.1 用鼠標(biāo)左鍵單擊選擇“定義新多級(jí)列表對(duì)話框”左上角處“標(biāo)題級(jí)別框”中的阿拉伯?dāng)?shù)字“1”，選中一級(jí)標(biāo)題；再將對(duì)話框右上角處的“將級(jí)別鏈接到樣式”欄設(shè)置為“標(biāo)題1”；將“要在庫(kù)中顯示的級(jí)別”欄設(shè)置為“級(jí)別1”，如圖4所示。圖4 章標(biāo)題的樣式和級(jí)別設(shè)置圖3.2 用鼠標(biāo)左鍵單擊編號(hào)格式欄中“字體”按鈕，在彈出的按照無(wú)錫地鐵運(yùn)營(yíng)技術(shù)規(guī)章編寫格式管理辦法規(guī)定章標(biāo)題的字體格式，設(shè)置一級(jí)標(biāo)題的字體格式，如圖5所示。其中，切記圖5紅色框中的“西文字體框”需選擇

13、“（使用中文字體）”，因?yàn)檗k法要求格式后設(shè)置一個(gè)空格符，因此若“輸入編號(hào)的格式”框中編號(hào)后無(wú)空格，需手動(dòng)輸入一個(gè)空格符，這樣在后期文本編制的時(shí)候就無(wú)需在每個(gè)自動(dòng)編號(hào)后手動(dòng)輸入一個(gè)空格符號(hào)，若該框選擇西文樣式，則自動(dòng)編號(hào)后的空格符號(hào)為半角顯示，寬度不符合要求。圖5 編號(hào)字體格式設(shè)置圖3.3 設(shè)置編號(hào)字體格式完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回到“定義新多級(jí)編號(hào)對(duì)話框”，按照辦法中要求格式設(shè)置“位置”欄格式；之后再重點(diǎn)將對(duì)話框左下角的“編號(hào)之后”欄設(shè)置為“不特別標(biāo)注”(因?yàn)檗k法中要求自動(dòng)編號(hào)后的空格符已經(jīng)在上一步中輸入，因此無(wú)需再添加制表符)，如圖圖6 編號(hào)位置格式設(shè)置圖3.4 按照3.1至3.3的步驟依

14、次設(shè)置節(jié)標(biāo)題為二級(jí)標(biāo)題，條段標(biāo)題為三級(jí)標(biāo)題。由于辦法中運(yùn)營(yíng)使用四級(jí)標(biāo)題“1.1.1.1、1.1.1.2”和五級(jí)標(biāo)題“a）、b）”，因此在此按照正文的格式設(shè)置四級(jí)標(biāo)題和5級(jí)標(biāo)題。3.5 全部編號(hào)格式設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回word文檔，可以看到word2010“開始”主選項(xiàng)卡的“樣式”組中標(biāo)題1至標(biāo)題5的字體格式已經(jīng)設(shè)置為辦法中要求的章標(biāo)題字體格式，如圖7所示。圖7 多級(jí)列表設(shè)置后標(biāo)題1至標(biāo)題5字體格式顯示圖3.6用鼠標(biāo)右鍵單擊“樣式”組中的“標(biāo)題1”，彈出對(duì)話框如圖8所示，再鼠標(biāo)左鍵單擊選中“修改”項(xiàng)，彈出如圖9所示修改樣式對(duì)話框。圖8圖93.7將修改樣式對(duì)話框中樣式屬性的“后續(xù)段落樣

15、式”選項(xiàng)修改為當(dāng)前樣式的同一級(jí)標(biāo)題，即“標(biāo)題1”（修改該處后，在自動(dòng)編號(hào)的段落后采用Enter鍵換行時(shí)，下一段落會(huì)自動(dòng)生成相同級(jí)別編號(hào)），如圖10所示。3.8 按照辦法中規(guī)定格式修改章標(biāo)題中除編號(hào)外字體的格式，并選中預(yù)覽框下方的“自動(dòng)更新”選項(xiàng)，如圖10所示。圖103.10 用鼠標(biāo)左鍵單擊“修改樣式”對(duì)話框左下角的“格式”按鈕，彈出上拉菜單中選擇“段落”選項(xiàng)后彈出“段落”對(duì)話框，按照辦法中規(guī)定設(shè)置章標(biāo)題的段落格式如圖11所示。設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕返回“樣式修改”對(duì)話框，再單擊“確定”按鈕返回word文檔。圖113.11 按照3.6至3.10中的步驟修改標(biāo)題2至標(biāo)題5的樣式。至此，多級(jí)自動(dòng)

16、編號(hào)設(shè)置完成。4、多級(jí)標(biāo)題操作快捷鍵4.1 在同一級(jí)創(chuàng)建下一個(gè)標(biāo)題就用回車鍵Enter即可，若要切換到下一級(jí)標(biāo)題級(jí)別，只需在回車后按下Tab鍵即可；若要接下來(lái)創(chuàng)建上一級(jí)別的標(biāo)題，連續(xù)按壓兩次回車鍵Enter；或回車鍵后再按住Shift+Tab組合鍵即可。4.2 若要將某個(gè)標(biāo)題向上移動(dòng)至上一標(biāo)題之前，先將光標(biāo)定位至該標(biāo)題，然后使用組合鍵Alt+Shift+ 即可；同理，若要將當(dāng)前的標(biāo)題向下移動(dòng)，只需按下組合鍵Alt+Shift+ 即可。4.3 如果您要在標(biāo)題下方輸入一些具體內(nèi)容，而內(nèi)容是不需要編號(hào)的，那么您就需要暫停自動(dòng)編號(hào)啦。很簡(jiǎn)單，不要直接回車，而是使用Shift+Enter組合鍵，這樣就創(chuàng)建了一個(gè)能夠暫停編號(hào)的人工換行符了，它也具有回車符的功能切換到下一行。5、多級(jí)標(biāo)題的操作注意事項(xiàng)5.1盡量避免使用格式刷改變文本中標(biāo)題級(jí)別，格式刷易引起被修改文本原來(lái)標(biāo)題樣式的格式變動(dòng)。5.2 若使用中由于各種原因引起文本中某級(jí)標(biāo)題的格式變動(dòng)，重新設(shè)置標(biāo)題樣式的格式即可恢復(fù)原來(lái)格式，無(wú)需逐條修改。5.3如需改變某級(jí)標(biāo)題中的單條文本格式，可以通過(guò)“字體工具欄”的直接修改，而無(wú)需修改本級(jí)標(biāo)題樣式的格式。5.4某頁(yè)下方出現(xiàn)大片空白區(qū)域的處理由于W