對獨立學院教學秘書職業(yè)現(xiàn)狀的思考和建議

1、對獨立學院教學秘書職業(yè)現(xiàn)狀的思考和建議    摘要作為獨立學院教學管理工作的重要組成部分，教學秘書工作的重要性不容忽視，本文結合教學秘書的工作職責和崗位特點，分析了這支重要管理隊伍的職業(yè)現(xiàn)狀和隊伍建設過程中存在的問題，并提出建議。 關鍵詞獨立學院 教學秘書 職業(yè)現(xiàn)狀 建議 隨著國家對教育事業(yè)投入的逐步增大，高等教育發(fā)展也日漸多元化，獨立學院作為一支重要的社會辦學力量也廣受關注，而作為獨立學院一支重要的管理隊伍教學秘書隊伍的管理和建設也不容忽視。原教育部副部長、現(xiàn)中國高等教育學會會長周遠清同志在第一次全國普通高校教學工作會議上講話中指出：“教學管理并不僅僅

2、是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政管理雙重職能的一門科學，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的學問，沒有一支過硬的教學管理隊伍不可能有一流的教學水平和教學質量。”1 教學秘書作為基層教學管理人員，直接參與一線教學和管理工作，是教學管理工作的組織者、執(zhí)行者，各項教學任務的傳達、執(zhí)行、落實和歸整都要通過教學秘書來完成，在處理上下級別、左右層面和前后期工作上起著不可忽視的樞紐作用，而面對時效強、任務雜、責任大、節(jié)奏快的工作，教學秘書的工作現(xiàn)狀和隊伍建設并不樂觀，因而研究和解決教學秘書隊伍建設，改善工作現(xiàn)狀，對強化獨立學院教學管理有著不可估量的作用。 一、獨立學院教學秘書職業(yè)現(xiàn)狀 由于獨立學院是利

3、用非國家財政性經費舉辦的實施本科學歷教育的高等學校，與公辦大學的顯著區(qū)別決定了獨立學院教學管理人員在人員配置和機構設置上更側重于精簡、高效和高能，進而衍生出一系列諸如人員配置不足、工作量分配不均、職責不明確、工作壓力過大等問題。 1.工作頭緒繁雜、工作強度高，疲于應付常規(guī)工作 教學秘書的工作對象包括各級領導、教師、學生、輔導員和職員；面向各級職能部門和教務處、學工部、圖書館等多個部門，工作上的交叉是教學秘書工作頭緒繁雜的重要原因，也在一定意義上說明了教學秘書工作復雜性的特點。 教學秘書的工作幾乎涵蓋了教學過程的各個環(huán)節(jié)，從教學任務、教學資源、課程、教材、學籍、考試、考務、成績等的管理，到教師授

4、課、調補課、考核、工作量計算等，再到資料員、檔案員、資產管理員等兼職工作，都被視作是教學秘書的常規(guī)工作，當然這還不包括許多無法量化和評價的隱性的、臨時性工作。當前獨立院校無論是職能部門還是基層教學單位，在教學秘書的設立上明顯數(shù)量不足，繁瑣的工作、復雜的關系、高強度的工作壓力，已經使教學秘書只能停留在疲于應付常規(guī)工作上，無暇言及工作的創(chuàng)新和自身發(fā)展，更不用說提升專業(yè)知識水平和素養(yǎng)。 2.身兼多重職務，工作效率與工作質量難以兼顧 目前，教學秘書身兼多職在獨立學院教學管理體系中并不少見，除了做好本職工作外還要額外完成其他的兼職工作。教學秘書的工作職責概括來說是協(xié)助部門和領導完成好教學任務，做好教學管

5、理工作，保障教學工作的正常運行。然而由于獨立學院“精、簡、效、能”的運營機制和教學秘書的工作特點，一般教學秘書還會兼任檔案管理員、資料室管理員、資產管理員、網絡信息員等多種職務，工作時效性強和時間上的疊加，讓教學秘書常常應接不暇，只能分工作的輕重緩急來完成規(guī)定時間內必須完成的工作任務，這樣就不可避免的出現(xiàn)了工作效率和工作質量難以兼顧的矛盾。 3.教學秘書職業(yè)地位不受重視，發(fā)展空間小 受傳統(tǒng)管理理念和模式影響，長期以來教學秘書常被簡單看作是教學事務的“零雜工”和工作指令的“跑腿員”，工作沒有技術含量，甚至這樣的崗位都無法提升到管理臺面上來，加之目前教育主管部門在高校評估指標體系中著重考量教師教學

6、和科研水平，教學秘書所涉及的管理工作從上至下無一例外的被忽視，職業(yè)地位甚至不及教輔人員，筆者調查發(fā)現(xiàn)教學秘書普遍對個人發(fā)展前景感覺模糊，認為沒有可提升的發(fā)展空間，職業(yè)地位低、無政策依靠、有責無權、高風險低收入等問題已經成為教學秘書職業(yè)發(fā)展的瓶頸。 4.心理壓力大，精神高度緊張，情緒煩躁 通過長期實踐和觀察不難看出，與其他管理工作相比，教學管理工作更突出時效性、精確性、周期性和連續(xù)性，大量的教學事務要在短時間內，保質保量，無差錯的完成，使教學秘書無論在心理上還是精神上都承受著巨大的壓力，一旦某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，不但可能造成嚴重的教學事故，還會被通報、批評，甚至是誡勉、辭聘，所以在別人看來是一件微

7、不足道的工作，教學秘書卻不得不反復檢查、核實，確保萬無一失，長期處于高度工作壓力下，情緒勢必會煩躁，嚴重的甚至導致心理疾病。 獨立學院的學生個性強且自立能力相對較差，遇到一點小事都要找教學秘書來解決；職能部門與職能部門、職能部門與基層教學單位間缺乏溝通和協(xié)作，往往一項簡單的工作，教學秘書卻要花費大量的時間和精力，克服重重困難，反反復復幾次才能完成；制度的不完善和職責不明確，常常把原本不屬于教學秘書本職上的工作推由教學秘書來完成，等等諸如此類問題，在高強度的工作壓力下，帶給教學秘書的是更多額外的工作負擔。 二、教學秘書職業(yè)困境原因分析 1.對教學秘書管理崗位的認識和重視程度不夠 教學秘書往往扮演

8、的是幕后英雄的角色，工作苦累不為人知，職業(yè)聲望不高常常讓師生產生偏見，甚至不為領導層和管理層理解和認可。目前獨立學院教師有教師職稱序列、輔導員有教輔職稱序列、實驗員有實驗序列，唯獨身在教學一線，掌握著大量一線教學數(shù)據和經驗的教學秘書沒有職稱序列；另一方面教育部門和校方在政策上也沒有考慮到教學秘書崗位的特殊性，致使教學秘書一無政策依靠，二無制度保障，對前途發(fā)展產生懷疑和焦慮的同時，也沒有了工作積極性，久而久之形成惡性循環(huán)，不利于教學管理水平的整體提高，我們再次呼吁社會和辦學方能在崗位尊重程度和職業(yè)聲望方面建立必要的政策和制度保障體系。 2.多頭管理、權責分化 教學秘書在獨立學院的結構設置中常處于

9、多重“被領導”的尷尬地位。首先從部門職能劃分來說，基層教學單位的教學秘書從行政體制上屬于二級學院管轄，而在業(yè)務上又受教務處領導，一方面需要考慮到部門領導下達的工作指令，另一方面還要兼顧教務處的工作任務，由于溝通和交流不到位，很多時候教學秘書常被置身于兩難的尷尬境地。其次從所在部門內部來說，由于教學秘書面向的群體較廣，不但要考慮主管領導的工作指令，還受到教研室主任、教師、辦公室主任等人員的影響。 教學秘書處于行政與教學的樞紐位置，最了解教學過程中存在的問題。因而對于教學秘書，應按工作時期、工作階段和充當角色的不同應當賦予相應的職權，如在協(xié)助領導和教研室完成宏觀政策修訂時應賦予一定的建議權，處理突

10、發(fā)和偶發(fā)事件時應當有決策權，對教師、輔導員甚至領導進行績效評價時有考核權等等，而在實際工作中，教學秘書只承擔著相應的責任，不具有該有的權利。責、權分化只能讓教學秘書的工作更被動，只有責、權真正意義上的統(tǒng)一，才會避免一旦工作出現(xiàn)紕漏，首先問責的是教學秘書的情況發(fā)生。 3.考核偏頗，抑制工作的積極性和主動性 教學秘書崗位特點決定了其能及時、真實、準確的掌握和了解一線教學、管理過程中存在的問題，在相關績效評價中更具有發(fā)言權，應成為其他群體的評價主體。但在實際工作中，由于其崗位的特殊性及身兼多職的原因，他們與教務處、院系領導、教師、學生，甚至院系書記、輔導員都有著千絲萬縷的聯(lián)系，他們往往成為其他群體的

11、評價對象，只要某個環(huán)節(jié)發(fā)生失誤，就會影響他們的整體考核結果，也必然會給他們增加思想負擔，甚至影響工作的積極性與主動性。因而學校在考核教學秘書時，應適當考慮該崗位特殊的工作性質。 4.人力資源高效利用與辦學成本節(jié)約之間的矛盾 獨立學院是利用非國家財政性經費舉辦的實施本科學歷教育的高等學校。因為大多數(shù)獨立學院沒有國家的財政支持，僅僅依靠學生的學費進行辦學，辦學經費不充分。獨立學院只能從各個方面節(jié)約開支，包括人力資源方面。獨立學院希望聘用較少的人員，實現(xiàn)較大的收益，因而教學秘書只能身兼多職、高效工作。 5.過于強調服務職能，忽略了教學秘書專業(yè)素質培養(yǎng)和隊伍專業(yè)化建設 管理能促進教學水平提高，教學又反

12、過來影響管理水平，兩者相互促進，協(xié)調發(fā)展，缺一不可。教學秘書本職就是服務師生、服務教學、服務管理，可以說是服務理念的踐行者。然而服務理念是指導思想或者說精神狀態(tài)，而非主體工作，一旦兩者的位置顛倒，產生的后果是不可估計的。相比之下，真正意義上建立一支專業(yè)的教學管理團隊，提升團隊成員的專業(yè)水平，才能更好踐行服務理念。因此打造一支專業(yè)化的教學秘書管理團隊，不但能從根本上提升教學管理水平，而且在獨立學院的整體發(fā)展中也有著不可替代的積極作用，強調服務理念的同時，更要注重教學秘書專業(yè)素質的培養(yǎng)和隊伍專業(yè)化建設。 三、擺脫教學秘書職業(yè)困境的建議 1.要充分認識教學秘書工作的重要性 認識教學秘書工作的重要性，

13、不只是一句口號，是要我們的領導層和管理層在充分認識教學秘書專業(yè)隊伍建設的重要性的基礎上，根據獨立學院的實際發(fā)展特點，切實制定出適合教學秘書發(fā)展的政策，改變教學秘書崗位是無技術含量崗位的想法。一方面切實做好人員的選聘、培養(yǎng)、晉升工作，提高教學秘書的薪資待遇和職業(yè)聲望，拓其發(fā)展出路，給其發(fā)展空間，真正意義上提升教學秘書的工作熱情；另一方面賦予教學秘書崗位一定的管理權限，制定適合教學秘書發(fā)展的職稱序列，建立一套公平、公正、科學、合理的績效評價機制，在對教學秘書崗位進行有效監(jiān)控基礎上，激發(fā)每個管理成員的積極性和工作熱情，從根本上保證教學管理水平的整體提高。 2.明確權責、規(guī)范管理 在要求教學秘書完成一

14、定工作、承擔一定責任的同時，應該賦予相應的職權，讓他們有權調動相關的人力、財力、物力資源。在制定相應的教學管理制度時，也應給予一定的建議權，使教學管理制度更加符合實際。只有在責任與權利對等時，才能促進其主動工作、高效工作，也只有讓教學秘書真正參與到教學和管理中，走到教學管理團隊中去，才算真正意義上形成了一支有機的、完整的管理團隊。 3.采用積極的、更加人性化的考核措施 在對教學秘書進行考核時，一方面要考慮到該崗位的特殊性，他們面對的群體廣、接觸的事情多，考核時不能以偏概全，要綜合、全面地考量他們的業(yè)績；另一方面，要采用積極的評價措施，考核的目的不在于發(fā)生失誤時，如何懲治，而在于如何促進教學秘書

15、更積極地工作。 4.為教學秘書分擔職責，充分調動所有職員的積極性 獨立學院的辦學經費緊張，不愿在人力資源方面開支較大，造成了教學秘書必須承擔更多的工作。獨立學院的教學秘書不同于公辦院校的教學秘書。獨立學院的其他員工的工作職責與工作態(tài)度也不應效仿公辦院校。獨立學院的基層領導，如教學副主任、教研室主任、辦公室主任也必須承擔一定的工作，甚至是具體操作性的工作，而不是只行使自己的管理職能。既然獨立學院的職員較少，就應該更多地參照工作量來制定工作職責，而不能僅僅考慮工作的性質，這樣才能充分調動各方面的積極性，分擔教學秘書的工作量。 5.提升教學秘書職業(yè)發(fā)展空間，建設專業(yè)化的教學秘書隊伍 樹立教學管理專業(yè)化的理念，擁有專業(yè)化的教學管理隊伍，必須擺脫“事務型”、“經驗型”的老觀念，使教學秘書走向專業(yè)化。首先，給予教學秘書更多的學習機會。讓他們學習教育學、心理學等方面的知識，同時結合自己的工作經驗，才能更好地把握教學規(guī)律，使工作更加科學、合理；讓他們學習計算機方面的知識，促使工作更加高效、便捷。其次，在職稱評定、職級晉升方面給予一定的制度傾斜，帶著希望、帶著目標去工作，才能更有積極性、主動性。最后，在學校教學管理制度的制定中，充分參考他們的意見，了解制度在