企業(yè)采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

1、淺析企業(yè)采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)防范【摘要】合同是企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與其他市場(chǎng)主體間發(fā)生經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系的重要紐帶。為了提示企業(yè)防范和控制采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)，本文針對(duì)采購(gòu)合同簽訂前、簽訂中及簽訂后三個(gè)環(huán)節(jié)簡(jiǎn)單介紹一下風(fēng)險(xiǎn)防范問(wèn)題?！娟P(guān)鍵詞】合同；法律風(fēng)險(xiǎn)；防范合同是企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與其他市場(chǎng)主體間發(fā)生經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系的重要紐帶。采購(gòu)合同是合同法上買(mǎi)賣合同中我方作為買(mǎi)方的一種表現(xiàn)形式，尤其對(duì)于新產(chǎn)品處于研發(fā)試驗(yàn)階段或即將批量生產(chǎn)的企業(yè)，采購(gòu)合同更是大量生成。從合同產(chǎn)生、履行到終止，都充滿著諸多風(fēng)險(xiǎn)，如企業(yè)在簽訂、履行合同過(guò)程中不注意防范和控制，將會(huì)引發(fā)諸多的合同糾紛，甚至給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)不可估量的損失

2、。一、采購(gòu)合同存在的主要風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，是指企業(yè)在訂立、履行采購(gòu)合同的過(guò)程中，未來(lái)實(shí)際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)發(fā)生差異而給企業(yè)造成損害的可能性。它往往是由于合同主體外部的合同法律環(huán)境發(fā)生變化，或由于作為合同主體的企業(yè)及其員工未按照法律法規(guī)的規(guī)定或合同的約定行使權(quán)利、履行義務(wù)而造成的。目前企業(yè)采購(gòu)合同主要存在對(duì)方當(dāng)事人締約能力風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)方當(dāng)事人履約能力風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)合同的內(nèi)容中出現(xiàn)漏洞、惡意履行、招標(biāo)法律風(fēng)險(xiǎn)等，這些風(fēng)險(xiǎn)潛伏于采購(gòu)合同從項(xiàng)目立項(xiàng)到合同履行完畢的整個(gè)過(guò)程中。二、采購(gòu)合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)及其防范（一）審查相對(duì)方主體資格采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行認(rèn)真審查，判斷對(duì)方當(dāng)事人是否具有相應(yīng)民事行

3、為能力。主體分為自然人和法人兩類。對(duì)自然人而言，須查驗(yàn)其身份證確認(rèn)其具有完全民事行為能力。對(duì)于公司法人，要查驗(yàn)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、特殊行業(yè)的資質(zhì)許可證書(shū)以及有效的合同簽訂授權(quán)證明等。特別要專注其基本信息，如法人代表、地址及年檢情況。如發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生偽造資質(zhì)證明、虛報(bào)注冊(cè)資本或已被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照等可能影響供應(yīng)商履約能力的情況，應(yīng)到工商局等部門(mén)查詢?cè)撈髽I(yè)的基本狀況。（二）調(diào)查相對(duì)方履約能力在合同簽訂前，須通過(guò)各種方式和渠道對(duì)對(duì)方的資信情況進(jìn)行調(diào)查，掌握對(duì)方的履約能力，如調(diào)查該企業(yè)的行業(yè)地位，商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品的銷售渠道和市場(chǎng)份額，企業(yè)的履約記錄、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表上體現(xiàn)的盈利能力、是否

4、受到任何行政處罰及處罰是否影響企業(yè)的商譽(yù)或履約能力等，為避免合同風(fēng)險(xiǎn)提供有力保障。對(duì)于金額較大的合同，最好要求對(duì)方提供擔(dān)保。（三）規(guī)范招投標(biāo)管理為體現(xiàn)公開(kāi)、公正、公平原則，抑制腐敗等，往往采取招標(biāo)方式進(jìn)行，但也存在如掌控市場(chǎng)信息不足、信息不對(duì)稱、采購(gòu)企業(yè)信息泄露、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)等法律風(fēng)險(xiǎn)。因企業(yè)采購(gòu)招標(biāo)法律風(fēng)險(xiǎn)后果非常嚴(yán)重，可以通過(guò)以下努力來(lái)降低和控制：1.充分認(rèn)識(shí)自身資源、承接能力，量力而為，堅(jiān)持“有所為，有所不為”的競(jìng)爭(zhēng)心態(tài)。企業(yè)決策時(shí)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要采取合理的方式如公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)、邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)、兩階段招標(biāo)采購(gòu)等。2.應(yīng)在招標(biāo)文件中盡量排除可能預(yù)見(jiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)，準(zhǔn)確、全面、合理地表達(dá)采購(gòu)人的需求。

5、3.加強(qiáng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理，完善相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。加大對(duì)招標(biāo)委托代理公司管理力度，制定科學(xué)的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法；引入招標(biāo)委托代理機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制；建立并完善評(píng)標(biāo)專家?guī)臁Ｈ?、采?gòu)合同簽訂過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程實(shí)際是合同雙方談判并編寫(xiě)合同條款的過(guò)程。主要涉及以下幾個(gè)方面：（一）審查合同主體及授權(quán)代表是否明確首先應(yīng)審查合同中企業(yè)名稱表述是否與實(shí)際名稱一致。如合同中雙方的企業(yè)名稱表述出現(xiàn)錯(cuò)誤，則被錯(cuò)誤表述的一方可能會(huì)被認(rèn)定為不是合同的一方當(dāng)事人，將無(wú)法要求其承擔(dān)合同義務(wù)。審查合同還應(yīng)審查法定代表人是否為營(yíng)業(yè)執(zhí)照上登記的法定代表人，授權(quán)代表人是否為企業(yè)授權(quán)委托書(shū)所委托授權(quán)的代理人。如主體為自然人，姓名應(yīng)當(dāng)

6、與其身份證上的姓名一致，同時(shí)寫(xiě)上身份證號(hào)碼。（二）審查合同名稱和內(nèi)容是否一致合同法規(guī)定，合同類型不同，適用的法律規(guī)則不同，最后的法律效果可能完全不同。對(duì)于某些根據(jù)合同文本可能會(huì)對(duì)合同的類型和性質(zhì)做出兩種以上判斷的情況，合同名稱的準(zhǔn)確尤為重要。因此，審查合同必須保證合同的名稱與合同的內(nèi)容完全一致。（三）審查標(biāo)的物是否明確且免于權(quán)屬爭(zhēng)議合同中對(duì)標(biāo)的物的約定是否具體明確決定合同是否有效，審查合同時(shí)應(yīng)當(dāng)明確包括標(biāo)的物的名稱、性能、成分、適用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、大小、重量、面積、形狀、單價(jià)和總價(jià)、折扣等。須明確約定產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容，盡可能把產(chǎn)品的各項(xiàng)屬性寫(xiě)進(jìn)合同。購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)

7、品還須注意對(duì)方是否是該產(chǎn)品商標(biāo)的合法持有者，并在合同條款中要求對(duì)方保證其提供的產(chǎn)品或服務(wù)不得侵犯他人的商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、專利權(quán)或其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)，且一旦出現(xiàn)侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)造成己方損害的情況，應(yīng)要求對(duì)方予以全額賠償。（四）審查質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確在合同中，為防止質(zhì)量方面的爭(zhēng)議發(fā)生，首先應(yīng)在合同中約定所適用的客觀標(biāo)準(zhǔn)，如約定有幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的情況時(shí)，應(yīng)明確在幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的要求不一致時(shí)哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先的問(wèn)題。如果沒(méi)有具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)在合同中具體詳細(xì)地約定合同產(chǎn)品的質(zhì)量要求，并盡量避免以某一方的主觀判斷為標(biāo)準(zhǔn)。在供應(yīng)商為外商的情況下，更應(yīng)明確約定依照哪國(guó)國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)橐粐?guó)國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)（如果有）僅約束國(guó)內(nèi)企業(yè)，對(duì)國(guó)外

8、企業(yè)并無(wú)直接約束力。（五）審查違約責(zé)任是否明確全面違約責(zé)任是保證合同權(quán)利得到救濟(jì)的主要條款，應(yīng)在采購(gòu)合同中做出較為詳盡的規(guī)定。審查違約責(zé)任條款應(yīng)注意審查有無(wú)不平等的違約責(zé)任條款和加重己方責(zé)任的違約責(zé)任條款。在約定責(zé)任承擔(dān)方式時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確約定一方不履行合同具體條款或者不在約定的時(shí)間內(nèi)履行的，對(duì)方應(yīng)承擔(dān)多少違約金或約定明確的違約金計(jì)算方式。合同中一般只能在違約金和經(jīng)濟(jì)損失中選擇其中一種，否則可能難以得到法院的支持。比如約定定金條款，應(yīng)注意定金與“訂金”的區(qū)別。“訂金”在法律上，不具有擔(dān)保功能，不能要求雙倍返還的，還應(yīng)注意定金與違約金不能相競(jìng)合，否則這樣的約定會(huì)因?yàn)榕c法律相抵觸而導(dǎo)致無(wú)效。（六）審查

9、爭(zhēng)議解決條款的約定是否對(duì)我方有利訴訟是最常見(jiàn)的爭(zhēng)議解決方式，合同如沒(méi)有爭(zhēng)議解決條款將自動(dòng)適用訴訟方式解決。我國(guó)民事訴訟法規(guī)定，合同當(dāng)事人可以在書(shū)面合同中協(xié)議選擇人民法院管轄合同糾紛。因此，采購(gòu)方可選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地等對(duì)自己有利的法院管轄合同爭(zhēng)議。但也應(yīng)注意不可違反級(jí)別管轄和專屬管轄的規(guī)定。如約定仲裁，仲裁條款應(yīng)包括以下內(nèi)容：請(qǐng)求仲裁的意思表示、仲裁事項(xiàng)、選定的仲裁委員會(huì)。合同中必須明確約定由何仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，特別注意國(guó)內(nèi)仲裁委并非按照行政區(qū)劃劃分，如上海仲裁委員會(huì)仲裁不能寫(xiě)成“上海市仲裁委員會(huì)”，否則約定不明，仲裁機(jī)構(gòu)將不予受理仲裁爭(zhēng)議。（七）審查商

10、業(yè)秘密保護(hù)條款是否完備如合同履行涉及技術(shù)資料的交換，建議在合同文本中增加商業(yè)秘密保護(hù)條款，規(guī)定雙方互相對(duì)方承擔(dān)保密責(zé)任，而且保密責(zé)任期限一般應(yīng)持續(xù)到合同終止或因任何原因解除后的一定期限，如是關(guān)鍵技術(shù)秘密，還應(yīng)承擔(dān)終身保密的責(zé)任。四、采購(gòu)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制很多企業(yè)重視合同簽訂，但對(duì)合同履行重視不夠，導(dǎo)致合同簽訂與執(zhí)行脫節(jié)。為防止上述情況出現(xiàn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，筆者建議企業(yè)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理：（一）建立健全采購(gòu)合同管理的機(jī)構(gòu)與制度企業(yè)應(yīng)配備管理采購(gòu)合同的專門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)管理合同，制定采購(gòu)合同管理的制度，建立健全采購(gòu)合同計(jì)劃、采購(gòu)合同登記、匯報(bào)檢查制度，統(tǒng)一保管合同，統(tǒng)一監(jiān)督和

11、檢查合同的執(zhí)行情況。利用erp管理軟件等電子技術(shù)手段管理合同，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。（二）建立合同履約預(yù)警機(jī)制對(duì)合同量較大的企業(yè)，依靠專人跟蹤合同履行的效果是無(wú)法保證的，合同履行的每個(gè)節(jié)點(diǎn)不可能做到無(wú)一遺漏。因此，需要采用有效的信息化手段對(duì)合同的履行進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)履行節(jié)點(diǎn)化預(yù)警管理，即對(duì)未按照合同約定履行的，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，相關(guān)人員可以及時(shí)掌控信息，及早采取措施，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。（三）合同履行過(guò)程中往來(lái)函件的保存有些采購(gòu)合同文本并不是單一的一張紙或完整的合同文本，而是由合同雙方當(dāng)事人之間協(xié)商往來(lái)的各種函電、郵件等構(gòu)成，合同管理員應(yīng)在合同審核的

12、基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)合同進(jìn)行整理，按照合同的業(yè)務(wù)種類和履行期限進(jìn)行歸檔，登記入冊(cè)，開(kāi)列出合同履行的備忘錄。（四）合同核對(duì)與合同履約臺(tái)賬管理采購(gòu)合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)認(rèn)真審核合同，一方面是審查合同文本在法律上是否存在錯(cuò)誤或疏漏，如有，要及時(shí)告知企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人，以免造成損失；一方面要檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯(cuò)誤或筆誤，告知企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人，與合同另一方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，重新修訂合同文本，消除筆誤。負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門(mén)應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬，對(duì)雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書(shū)面登記，并實(shí)時(shí)更新，同時(shí)保存好能夠證明合同履約的原始憑證。五、關(guān)于加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范的幾點(diǎn)建議加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范要做到合同風(fēng)險(xiǎn)涉

13、及到哪一層級(jí)，法律風(fēng)險(xiǎn)防范就要延伸到哪一層級(jí)；合同業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展到哪里，法律風(fēng)險(xiǎn)防范就要跟到哪里。要自上而下完善組織體系，形成上下聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制。首先，企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)合同管理部門(mén)，統(tǒng)一歸口審核和管理，形成各業(yè)務(wù)部門(mén)（各單位）分口管理的模式。合同管理部門(mén)對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各部門(mén)（單位）作為合同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門(mén)（單位）的合同簽訂和履行，并向法律顧問(wèn)定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。其次，建立健全企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度。企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定各

14、項(xiàng)合同管理制度對(duì)企業(yè)合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反制度的行為及時(shí)制止、糾正，并嚴(yán)格考核，對(duì)合同管理中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題進(jìn)行分析研究，不斷修改、完善各項(xiàng)合同管理制度。第三，加強(qiáng)對(duì)外簽署合同的審批流程。一般情況下，一份合同的簽署，應(yīng)該由以下幾個(gè)步驟組成：（1）業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方初步洽商、草擬合同；（2）業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理審核業(yè)務(wù)可行性、風(fēng)險(xiǎn)；（3）法律部門(mén)審核法律風(fēng)險(xiǎn)，出具法律意見(jiàn)書(shū)；（4）財(cái)務(wù)部分出具分析意見(jiàn)；（5）分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（6）董事長(zhǎng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略角度進(jìn)行取舍、審批；（7）簽署合同；（8）登記存檔；（9）履行合同。第四，注意合同管理臺(tái)賬問(wèn)題。企業(yè)建立健全合同管理臺(tái)賬，記錄公司合同簽

15、訂、履行、變更和終止等狀況，反映企業(yè)合同關(guān)系變化，保證實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。建立合同基本情況臺(tái)賬（總賬）、合同簽訂、變更、解除、終止臺(tái)賬、企業(yè)各部門(mén)簽約情況的臺(tái)賬、非訴處理的合同糾紛臺(tái)賬、訴訟處理的合同糾紛臺(tái)賬、其他專項(xiàng)合同或者協(xié)議臺(tái)賬（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、投資、擔(dān)保、貨物、服務(wù)等類別）。第五，推行項(xiàng)目法律顧問(wèn)全程參與模式。擬定合適的項(xiàng)目法律顧問(wèn)工作方案，采用項(xiàng)目跟進(jìn)和部門(mén)派駐縱橫結(jié)合的工作方式，持續(xù)向前沿業(yè)務(wù)部門(mén)派駐專門(mén)法律顧問(wèn)，緊密配合項(xiàng)目業(yè)務(wù)開(kāi)展，提供一線法律支持。項(xiàng)目法律顧問(wèn)要從項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)過(guò)程的法律分析到合同項(xiàng)目談判、合同簽訂、合同法律審核、合同履行，進(jìn)行全過(guò)程全方位跟進(jìn)。力爭(zhēng)通過(guò)項(xiàng)目法律顧問(wèn)的全程參與加快項(xiàng)目進(jìn)度，把控法律風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目的合規(guī)性，有效發(fā)揮法律顧問(wèn)的保障作用。總之，企業(yè)如能參照本文所述，做到認(rèn)真審查供貨商的資質(zhì)，簽訂內(nèi)容明確、合法有效的采購(gòu)合同，同時(shí)加強(qiáng)合同管理，依法及時(shí)處理合同糾紛，并在合同管理的過(guò)程中不斷完善深層次機(jī)制，一定