會(huì)中組織與服務(wù)培訓(xùn)課件(共88頁).ppt

1、 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織1【 學(xué)習(xí)目標(biāo)】學(xué)習(xí)目標(biāo)】會(huì)中組織與服務(wù)是秘書會(huì)務(wù)工作的中堅(jiān)環(huán)節(jié)， 直接決定會(huì)議的成功與否， 加之會(huì)議舉行期間的工作頭緒繁雜、 內(nèi)容甚多， 會(huì)中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會(huì)中組織與服務(wù)， 關(guān)鍵是做好會(huì)議接待、 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)、 會(huì)議文件管理、 會(huì)議后勤服務(wù)、 會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會(huì)議的突發(fā)事件處理工作。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織2【 知識(shí)目標(biāo)】知識(shí)目標(biāo)】了解會(huì)議接待的規(guī)格與禮儀， 理解會(huì)議接待的原則掌握接待不同身份的參會(huì)人員的特點(diǎn)與注意事項(xiàng)掌握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的程序與注意事項(xiàng)【 能力目標(biāo)】能力目標(biāo)】具備進(jìn)行會(huì)議接待策劃的能力， 學(xué)會(huì)撰寫會(huì)議

2、接待方案能夠策劃及組織會(huì)中的旅游、 參觀、 宴會(huì)等活動(dòng)掌握預(yù)防和應(yīng)對(duì)各種會(huì)中突發(fā)事件的策略 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織3任務(wù)一會(huì)議接待任務(wù)一會(huì)議接待一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案會(huì)議接待方案是指安排參會(huì)人員的迎送、 食宿、 交通、 游覽、 娛樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的方案。會(huì)議接待方案屬于會(huì)議專題策劃方案， 可以包含在會(huì)議總體方案中， 也可以單獨(dú)擬寫作為會(huì)議總體方案的附件。制定會(huì)議接待方案能夠有效保障會(huì)議接待工作有序開展。接待方案的主要內(nèi)容包括： 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織4一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案接待方案的主要內(nèi)容包括：（ 一） 接待對(duì)象會(huì)議的接待對(duì)象

3、眾多， 包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、 政府官員、 協(xié)辦單位、 支持單位、 特邀嘉賓、 參會(huì)人員（ 正式和列席） 以及媒體記者等； 有以政府代表團(tuán)的名義來參會(huì)的， 也有聯(lián)合組團(tuán)參會(huì)的， 還有以個(gè)人身份參會(huì)的。因此， 每一種接待方案一定要分門別類地寫清楚具體的接待對(duì)象， 同時(shí)， 需簡(jiǎn)要說明為何接待， 即接待的緣由、 目的和意義。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織5一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案（ 二） 接待方針接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針不是一成不變的， 而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議主辦方對(duì)接待工作的要求以及主要參會(huì)對(duì)象的具體情況而定。一般情況下， 會(huì)議接待工作應(yīng)本著“ 熱情誠懇

4、、 細(xì)致周到、 照章辦事、 講究禮儀” 的十六字方針來展開。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織6一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案（ 三） 接待規(guī)格接待規(guī)格是依據(jù)主要來賓的職位與主要陪同人員的職位之間的對(duì)比關(guān)系來確定的，分為高規(guī)格接待、 對(duì)等接待和低規(guī)格接待三種。高規(guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。高規(guī)格接待表明對(duì)來訪者的重視和友好， 但它會(huì)占用主陪人很多時(shí)間， 任務(wù)過于頻繁會(huì)影響主陪人的正常工作， 且會(huì)造成一定程度的資源費(fèi)。對(duì)等接待是指主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟?是最常用的接待方式。低規(guī)格接待是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待 出版社 社文分社

5、 會(huì)議策劃與組織7一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案此外， 與這三種接待規(guī)格相匹配的是不同等級(jí)的宴請(qǐng)、 食宿、 禮品贈(zèng)送標(biāo)準(zhǔn)。一般來說， 高規(guī)格接待的宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)也比較高、 陪同人員比較多、 食宿條件比較優(yōu)越、 禮品也較為貴重。在具體執(zhí)行過程中， 各單位的接待標(biāo)準(zhǔn)不同， 要視具體情況而定。接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)， 秘書僅提供參考意見。接待規(guī)格定下之后， 秘書應(yīng)當(dāng)把會(huì)議主辦方主要陪同人員的姓名、 身份以及日程安排告知參會(huì)單位， 征求對(duì)方的意見， 得到對(duì)方的認(rèn)可。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織8一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案（ 四） 接待內(nèi)容和程序接待內(nèi)容包括接站、 食宿安

6、排、 歡迎儀式、 宴請(qǐng)、 探望、 翻譯服務(wù)、 參觀游覽、 聯(lián)歡娛樂、預(yù)訂票務(wù)、 返程送別等。具體的接待程序如表所示： 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織9 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織10 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織11 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織12一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案（ 五） 接待日程會(huì)議接待日程是指各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。（ 六） 接待部門（ 人員） 職責(zé)不同的接待部門（ 人員） 具有不同的職責(zé)， 一般會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)總的統(tǒng)籌、 協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工作； 后勤組負(fù)責(zé)按時(shí)安排迎客車輛， 預(yù)先為參會(huì)人員準(zhǔn)備好客房及膳食， 提供票務(wù)預(yù)訂服務(wù)； 接待組負(fù)責(zé)布置接待環(huán)境， 迎

7、來送往； 宣傳組負(fù)責(zé)安排迎送條幅、 路標(biāo)、 紀(jì)念品的派送及宣傳材料的準(zhǔn)備； 報(bào)到組負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到、 登記； 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織13一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案財(cái)務(wù)組負(fù)責(zé)收取或清退參會(huì)人員的會(huì)費(fèi)、 旅游觀光費(fèi)、 住宿餐飲費(fèi)， 開具相關(guān)發(fā)票， 與酒店進(jìn)行清賬結(jié)算等； 文秘組負(fù)責(zé)撰寫好歡迎詞、 祝酒詞等文稿， 并在接待工作結(jié)束后， 負(fù)責(zé)相關(guān)文件的整理歸檔。大型會(huì)議還可專門設(shè)置觀光組、 票務(wù)組等， 分別負(fù)責(zé)參會(huì)人員的觀光旅游、 返離時(shí)的票務(wù)訂退等工作。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織14一、一、 制訂會(huì)議接待方案制訂會(huì)議接待方案（ 七） 接待費(fèi)用會(huì)議接待費(fèi)用包括： 住

8、宿費(fèi)用； 餐飲費(fèi)用： 包括宴會(huì)、 三餐、 酒水及服務(wù)費(fèi)、 會(huì)場(chǎng)茶歇、招待會(huì) 舞會(huì) 聯(lián)誼會(huì)場(chǎng)地、 飲品、 輔助設(shè)施等用； 交通費(fèi)用： 包括出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用、 會(huì)議期間交通費(fèi)用、 歡送交通（ 即住宿地至機(jī)場(chǎng)、 車站、 港口的交通） 及返程交通費(fèi)用； 接待室 廳費(fèi)用： 包括接待室 廳場(chǎng)地租金， 會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用， 接待室 廳布置費(fèi)用， 其他支持性費(fèi)用； 視聽設(shè)備租賃費(fèi)； 娛樂項(xiàng)目、 主持人、 演員費(fèi)用（ 此項(xiàng)費(fèi)用如無必要亦可省去） ； 其他雜費(fèi)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織15二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接二、 參會(huì)人員的迎接（ 一） 接待前的準(zhǔn)備工作 會(huì)議的報(bào)到日期一經(jīng)確定，

9、 會(huì)務(wù)主管就要讓負(fù)責(zé)接待的會(huì)務(wù)工作人員全面了解參會(huì)人員的以下情況：（ ） 參會(huì)人員的姓名、 性別、 民族、 單位、 職務(wù)、 聯(lián)系電話等。（ ） 了解參會(huì)人員是否在指定酒店入住， 是否參加全程的會(huì)議， 有無其他特殊要求等。（ ） 參會(huì)人員到達(dá)的日期和具體時(shí)間、 所乘車次或航班， 是否需要接站或接機(jī)， 需要哪個(gè)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)主陪等。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織16二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接 接待室的環(huán)境應(yīng)該整潔、 明亮、 安靜、 幽雅， 同時(shí)， 應(yīng)配備沙發(fā)、 茶幾、 茶水、 水果等， 室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點(diǎn)綴一些清雅花卉或綠色盆栽， 可以放置幾份會(huì)議主辦方和承辦方的內(nèi)刊和宣傳材料， 供參會(huì)人員

10、翻閱。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織17二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接（ 二） 參會(huì)人員的迎接迎接參會(huì)人員是跨地區(qū)會(huì)議、 全國性會(huì)議和國際性會(huì)議接待工作的第一環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)的迎接服務(wù)會(huì)給參會(huì)人員帶來極大的方便， 對(duì)初次到訪的參會(huì)人員來說尤其如此。對(duì)一些有偏見或?qū)?huì)議心存疑慮的參會(huì)人員， 優(yōu)質(zhì)的迎接服務(wù)能在一定的程度上減少他們的偏見， 消除他們的疑慮。迎接工作是否到位直接影響參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織方的第一印象。做好迎接工作要做好以下幾點(diǎn)： 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織18二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接 接待人員應(yīng)依據(jù)參會(huì)人員的身份和重要性擬定接待規(guī)格， 上報(bào)會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)小組， 如有

11、重要領(lǐng)導(dǎo)或外賓前來參加會(huì)議， 會(huì)議組織方應(yīng)當(dāng)派有一定身份的人士前往機(jī)場(chǎng)、 碼頭、 車站迎接。 參會(huì)人員集中抵達(dá)時(shí)， 應(yīng)在接站處樹立醒目的接待標(biāo)志， 如該會(huì)議的會(huì)標(biāo)， 或懸掛歡迎標(biāo)語和橫幅， 以便參會(huì)人員辨識(shí)。接站現(xiàn)場(chǎng)較大又比較嘈雜時(shí)， 還應(yīng)準(zhǔn)備好手提式擴(kuò)音器。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織19二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接 接待人員要事先掌握抵達(dá)的參會(huì)人員名單和人數(shù)， 特別要留意因飛機(jī)、 火車晚點(diǎn)而延遲抵達(dá)的參會(huì)人員， 避免漏接。同時(shí)， 要注意那些事先并未發(fā)回執(zhí)的參會(huì)人員的人數(shù)， 及時(shí)與會(huì)議總指揮部或相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系， 幫他們補(bǔ)訂房間、 增印會(huì)議材料。 參會(huì)人員到達(dá)時(shí)， 接待人員應(yīng)主

12、動(dòng)迎上前自我介紹， 并與其握手以示歡迎。如果領(lǐng)導(dǎo)親自前去迎接重要的參會(huì)人員， 且雙方是初次見面， 可由接待人員或翻譯人員進(jìn)行介紹。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織20二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接 與參會(huì)人員一同乘車時(shí)要注意座位次序。一般而言， 小轎車的座位次序通常為“ 右為上、 左為下； 后為上、 前為下” ， 即轎車的后排右位為上座， 安排坐主賓； 后排左位為次座， 安排坐主陪領(lǐng)導(dǎo)； 接待人員一般坐在司機(jī)旁的座位。 如果參會(huì)人員抵達(dá)時(shí)間不集中， 且會(huì)議組織方不設(shè)專車接機(jī) 接站，那么在機(jī)場(chǎng)行李認(rèn)領(lǐng)處或火車站出站口一側(cè)設(shè)有一個(gè)接待處， 并有專人解答參會(huì)人員提出的各種問題， 這也會(huì)給參

13、會(huì)人員帶來極大的幫助， 使之對(duì)會(huì)議產(chǎn)生良好的印象。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織21二、二、 參會(huì)人員的迎接參會(huì)人員的迎接 面臨參會(huì)人員提出的各種問題， 接待人員要與會(huì)議總指揮部（ 或相關(guān)負(fù)責(zé)人） 保持信息暢通， 以防止出現(xiàn)接待人員無法解答來賓問題， 或無法將最新信息準(zhǔn)確通知來賓等情況的發(fā)生。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織22三、三、 會(huì)議期間對(duì)參會(huì)人員的探訪會(huì)議期間對(duì)參會(huì)人員的探訪參會(huì)人員報(bào)到后， 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)去住地探訪來自各地的參會(huì)人員， 實(shí)地檢查會(huì)議生活服務(wù)方面的情況， 征詢參會(huì)人員對(duì)生活服務(wù)工作的意見， 發(fā)現(xiàn)問題， 及時(shí)糾正， 或在力所能及的情況下加以改善， 同時(shí)也

14、是出于待客的禮節(jié)， 表示對(duì)參會(huì)人員的尊重和關(guān)心。探訪參會(huì)人員的方式主要有以下幾種： 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織23三、三、 會(huì)議期間對(duì)參會(huì)人員的探訪會(huì)議期間對(duì)參會(huì)人員的探訪（ ） 會(huì)務(wù)組主管專門拜訪層次較高的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、 貴賓等；（ ） 有選擇地探訪某些行業(yè)、 部門的參會(huì)人員；（ ） 探訪全體參會(huì)人員。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織24四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 一） 貴賓接待許多會(huì)議都會(huì)邀請(qǐng)貴賓出席， 借助于貴賓的知名度可提高會(huì)議受關(guān)注的程度， 擴(kuò)大會(huì)議的影響力。既然是貴賓， 自然要受到特殊的優(yōu)待。接待貴賓應(yīng)注意以下幾個(gè)問題： 一旦貴賓確定要參加會(huì)議， 會(huì)議組織方就要安

15、排專門的工作人員進(jìn)行一對(duì)一的貴賓接待， 接待人員負(fù)責(zé)迎送、 安排貴賓的住宿、 餐飲等。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織25四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待 為了表示對(duì)貴賓的熱烈歡迎， 可組織歡迎隊(duì)伍到機(jī)場(chǎng)、 車站、 碼頭等地方迎接貴賓的到來。但在組織歡迎之前要向當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)， 同時(shí)附上現(xiàn)場(chǎng)管理控制方案、 應(yīng)急預(yù)案等。 接待貴賓， 一般都會(huì)安排獻(xiàn)花， 獻(xiàn)花必須注意： 一是要獻(xiàn)鮮花、 花束必須整齊； 二是給外籍貴賓獻(xiàn)花要尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣； 三是獻(xiàn)花者一般為少年兒童或女青年； 四是獻(xiàn)花一般安排在主客雙方見面、 介紹和握手之后。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織26四、四、 特殊人員的接

16、待特殊人員的接待 一般情況， 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)安排貴賓室來接待貴賓和發(fā)言人。貴賓室一般安排在離主會(huì)場(chǎng)較近的房間， 且貴賓室和主席臺(tái)之間有專門的通道。貴賓室內(nèi)的服務(wù)也要周到， 如茶點(diǎn)、 水果、 飲料的供應(yīng)等一定要服務(wù)到位。 作為公眾人物的貴賓， 其任何行蹤都是新聞媒體關(guān)心的話題， 這就要求會(huì)議組織方要事先聯(lián)系好新聞媒體， 將貴賓出席的具體時(shí)間、 地點(diǎn)告知新聞媒體，做好采訪準(zhǔn)備， 并在媒體采訪過程中負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)和溝通引導(dǎo)等工作。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織27四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待 會(huì)議組織方一般會(huì)為貴賓準(zhǔn)備一些禮品， 以示感謝。禮品選擇一定要慎重。一般而言， 贈(zèng)送小型紀(jì)念品最

17、為實(shí)際， 因?yàn)榇笮投Y品不方便攜帶， 同時(shí)， 地方特產(chǎn)也是不錯(cuò)的選擇， 能起到宣傳推廣會(huì)議主辦方或承辦方組織形象的作用。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織28四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 二） 媒體記者的接待媒體記者到會(huì)一般有兩種情況： 一種是會(huì)議本身影響力較大， 媒體記者主動(dòng)駐會(huì)采訪； 另一種是會(huì)議主辦方主動(dòng)邀請(qǐng)媒體記者來參會(huì)。無論是哪種情況， 對(duì)媒體記者的接待工作都不容小視 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織29四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 三） 陪同人員的接待陪同人員是指陪同參會(huì)人員到會(huì)的非參會(huì)人員， 一般為參會(huì)人員的配偶、 子女或其他親友。據(jù) 會(huì)議與例會(huì) 中的最新會(huì)

18、議市場(chǎng)報(bào)告， 目前每年約有 萬配偶出席各類大會(huì)及公司會(huì)議， 因此， 陪同人員的接待也是會(huì)議組織者不能忽略的問題 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織30四、四、 特殊人員的接待特殊人員的接待（ 三） 陪同人員的接待陪同人員是指陪同參會(huì)人員到會(huì)的非參會(huì)人員， 一般為參會(huì)人員的配偶、 子女或其他親友。據(jù) 會(huì)議與例會(huì) 中的最新會(huì)議市場(chǎng)報(bào)告， 目前每年約有 萬配偶出席各類大會(huì)及公司會(huì)議， 因此， 陪同人員的接待也是會(huì)議組織者不能忽略的問題 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織31任務(wù)二會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理任務(wù)二會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理一、一、 組織會(huì)議簽到組織會(huì)議簽到為及時(shí)、 準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)， 會(huì)議簽到環(huán)節(jié)必不可

19、少。況且， 如代表大會(huì)等會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開， 否則會(huì)議通過的決議無效。因此， 會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)務(wù)工作。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織32一、一、 組織會(huì)議簽到組織會(huì)議簽到（ 一） 會(huì)議簽到的方式會(huì)議簽到主要有簿式簽到、 證卡簽到、 會(huì)務(wù)工作人員代為簽到、 座次表簽到、 電腦簽到等方式。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織33 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織34 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織35一、一、 組織會(huì)議簽到組織會(huì)議簽到（ 二） 簽到應(yīng)注意的事項(xiàng) 會(huì)前要將簽到的相關(guān)工具、 設(shè)備準(zhǔn)備好， 如簽到簿、 簽到卡、 花名冊(cè)、 座次表和簽到機(jī)等， 且準(zhǔn)備的數(shù)量要充足。還需準(zhǔn)

20、備記事本、 簽字筆等必備文具。 會(huì)務(wù)人員要事先安排好簽到處， 并提前在簽到處等候。如果簽到時(shí)同時(shí)發(fā)放會(huì)議文件， 則應(yīng)將有關(guān)材料袋裝好， 以免代表簽到時(shí)等候， 顯得手忙腳亂。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織36一、一、 組織會(huì)議簽到組織會(huì)議簽到 統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)是一項(xiàng)細(xì)致工作， 領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)在開會(huì)前一兩分鐘向會(huì)務(wù)工作人員要到會(huì)人數(shù)、 缺席人數(shù)及其名單， 這就需要會(huì)務(wù)工作人員以最快的速度統(tǒng)計(jì)并且不能出現(xiàn)差錯(cuò)。 大型會(huì)議的簽到工作比較麻煩， 這就需要會(huì)務(wù)秘書耐心細(xì)致， 熱情服務(wù)， 不能因?yàn)楹灥降娜藬?shù)眾多而降低服務(wù)質(zhì)量。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織37二、二、 發(fā)放會(huì)議文件發(fā)放會(huì)議文件會(huì)議文件的發(fā)放

21、是會(huì)議的一項(xiàng)最基本的工作， 大中型會(huì)議要發(fā)送的文件很多， 包括論文集、 日程、 參會(huì)須知、 禮品和資料包等， 這就要求會(huì)務(wù)工作人員了解發(fā)放會(huì)議文件的基本要求， 及時(shí)、 準(zhǔn)確地把會(huì)議文件發(fā)放到參會(huì)者手中。會(huì)議文件的發(fā)放主要有三種形式： 即在參會(huì)人員簽到時(shí)發(fā)放或由會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)場(chǎng)入口處分發(fā)給參會(huì)人員； 也可以把材料在開會(huì)前按要求擺放在每位參會(huì)人員的座位上。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織38二、二、 發(fā)放會(huì)議文件發(fā)放會(huì)議文件中發(fā)放的文件材料一般是會(huì)中討論、 交流產(chǎn)生的文件， 或者是會(huì)前不便發(fā)放的機(jī)密文件。會(huì)中發(fā)放材料， 會(huì)務(wù)組可把工作人員分成小組， 分頭負(fù)責(zé)某中文件的發(fā)放和回收。 即在代表簽到

22、時(shí)發(fā)給代表領(lǐng)取會(huì)議文件的票證， 代表們?cè)跁?huì)前憑票領(lǐng)取。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織39三、三、 引導(dǎo)參會(huì)人員入座引導(dǎo)參會(huì)人員入座參會(huì)人員事先可能不熟悉會(huì)場(chǎng)， 因此， 會(huì)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)將參會(huì)者引導(dǎo)到相應(yīng)的座位，這樣既方便參會(huì)人員， 又維持了會(huì)場(chǎng)秩序。一些大中型會(huì)議更需要會(huì)務(wù)人員引導(dǎo)參會(huì)人員入座。采用印刷座次表的引導(dǎo)方式， 即在會(huì)場(chǎng)上設(shè)立指示標(biāo)記、 在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式， 能讓參會(huì)人員順利找到自己的座次， 同時(shí)也可以減輕會(huì)務(wù)工作人員的負(fù)擔(dān)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織40四、四、 安排開幕式安排開幕式（ 一） 開幕式的形式開幕式的形式主要有兩類： 一類是以致辭為主； 另

23、一類是以文藝演出為主。現(xiàn)在很多大型會(huì)議的開幕式是兼有致辭和文藝演出。（ 二） 開幕式的時(shí)間會(huì)議的開幕式可以安排在會(huì)議正式開始的前一天晚上， 也可以安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。國際會(huì)議開幕式的時(shí)間安排不盡相同， 通常是由東道國來決定。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織41四、四、 安排開幕式安排開幕式（ 三） 開幕式的地點(diǎn)開幕式地點(diǎn)的選擇取決于參加開幕式的人數(shù)。（ 四） 開幕式的程序“ 好的開始是成功的一半” ， 開幕式作為會(huì)議的第一步， 對(duì)整個(gè)會(huì)議起著非常重要的作用。許多大型會(huì)議， 尤其是國際會(huì)議， 在開幕式上都會(huì)邀請(qǐng)國家領(lǐng)導(dǎo)人出席并致辭， 這已成為世界各國舉辦會(huì)議的一種潮流。 出版社 社

24、文分社 會(huì)議策劃與組織42五、五、 安排會(huì)議發(fā)言安排會(huì)議發(fā)言會(huì)議發(fā)言人的安排一般是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定， 但會(huì)務(wù)工作人員可能被委托提出安排意見，供領(lǐng)導(dǎo)審定。有的會(huì)議盡管事先已經(jīng)安排好發(fā)言者， 但由于種種原因， 需要臨時(shí)更換發(fā)言者， 這也需要會(huì)務(wù)工作人員及時(shí)掌握情況， 迅速做好更換發(fā)言人的工作。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織43五、五、 安排會(huì)議發(fā)言安排會(huì)議發(fā)言（ 一） 注意國家、 地區(qū)或部門的平衡一些大型的國際會(huì)議， 安排發(fā)言者應(yīng)考慮到參會(huì)國家所屬的區(qū)域。在國際會(huì)議上， 既要安排來自發(fā)達(dá)歐美國家的代表發(fā)言， 又要重視來自亞洲發(fā)展中國家的代表， 同時(shí)還要安排不發(fā)達(dá)的非洲國家的代表發(fā)言， 體現(xiàn)全球經(jīng)濟(jì)

25、一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的精神。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織44五、五、 安排會(huì)議發(fā)言安排會(huì)議發(fā)言（ 二） 注意高層領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)（ 或普通會(huì)議代表） 的平衡高層領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言， 可能站位高、 內(nèi)容全面、 理論性較強(qiáng)； 而基層領(lǐng)導(dǎo)或做具體工作的參會(huì)人員的發(fā)言， 可能內(nèi)容具體， 材料豐富生動(dòng)。將兩種發(fā)言者的發(fā)言適當(dāng)穿插安排， 可使會(huì)議發(fā)言有起有落， 避免單調(diào)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織45五、五、 安排會(huì)議發(fā)言安排會(huì)議發(fā)言（ 三） 注意主題平衡每個(gè)發(fā)言者的主題要符合會(huì)議主題， 但要避免重復(fù)。除非為達(dá)到某種效果， 最好不要安排內(nèi)容相同的會(huì)議發(fā)言。這就要求會(huì)務(wù)工作人員提前熟悉發(fā)言者的發(fā)言稿， 提示發(fā)

26、言者應(yīng)在同一主題的統(tǒng)領(lǐng)下反映不同的風(fēng)格， 避免單調(diào)乏味。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織46六、六、 組織分組討論組織分組討論在大、 中型會(huì)議中， 許多議題往往是先放到小組中討論， 形成初步意見， 然后經(jīng)大會(huì)通過。所以， 組織分組討論是會(huì)議中的一項(xiàng)重要工作。一般來說， 對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行分組有兩種方法： 一是按地區(qū)分組； 二是按專業(yè)分組。不管以哪種方法分組都要事先召集人和確定記錄員。為了及時(shí)了解各小組的討論情況， 可派會(huì)務(wù)工作人員分別下到各組了解討論動(dòng)態(tài)、 進(jìn)展情況等， 及時(shí)反映到會(huì)務(wù)組， 從而更快地解決所討論的問題。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織47七、七、 做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄會(huì)議記

27、錄是記錄原始情況和具體內(nèi)容的文字材料， 是會(huì)后研究工作、 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或編寫會(huì)議紀(jì)要的重要依據(jù)， 它具有原始性和客觀性。每場(chǎng)會(huì)議都需要記錄， 并要妥善保管以備查考。在一些法定會(huì)議中， 會(huì)議記錄經(jīng)發(fā)言者和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人簽字后， 具有法律效力。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織48七、七、 做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄（ 一） 會(huì)議記錄的要求秘書人員在進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)， 要遵循以下要求： 會(huì)議記錄應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議議題、 報(bào)告、 決議、 重要發(fā)言等， 尤其是關(guān)鍵問題或有分歧的意見。會(huì)議記錄要用速記的方法記錄材料， 會(huì)后應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)化成規(guī)范的文字材料以備查考。 會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)歸納總結(jié)， 做到有條有理、 重點(diǎn)突出。 會(huì)議記

28、錄的內(nèi)容要做到完整， 應(yīng)包括標(biāo)題、 議題、 散會(huì)、 結(jié)束等字樣。如果是重要會(huì)議， 記錄完畢后記錄人員和主持人要簽字。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織49七、七、 做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄（ 二） 會(huì)議記錄的基本結(jié)構(gòu)會(huì)議記錄一般由標(biāo)題、 基本情況、 主體和記錄者簽字四部分組成。標(biāo)題。會(huì)議記錄的標(biāo)題比較簡(jiǎn)單， 結(jié)構(gòu)是： 會(huì)議名稱 記錄， 如， “公司 年 月 日第 次部門經(jīng)理例會(huì)記錄” 。基本情況?；厩闆r即會(huì)議記錄的開頭部分， 要分項(xiàng)完整記錄會(huì)議的有關(guān)情況， 包括時(shí)間、 地點(diǎn)、 主持者、 出席者、 缺席者、 列席者、 記錄者七要素。主體部分。主體部分是會(huì)議記錄的核心內(nèi)容， 包括議題和發(fā)言記錄。

29、 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織50八、八、 內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作會(huì)議信息需要及時(shí)傳遞。所以， 會(huì)議過程中需要會(huì)務(wù)工作人員保持內(nèi)外聯(lián)系， 以便保證信息的暢通。具體而言， 會(huì)務(wù)秘書要掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)， 隨時(shí)向主持人匯報(bào)會(huì)議的進(jìn)展情況、 參會(huì)人員的建議要求等， 同時(shí)及時(shí)將有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主持人的意見傳達(dá)下去， 做到上通下順。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織51九、九、 安排閉幕式安排閉幕式舉辦會(huì)議要有始有終， 因此， 大型會(huì)議經(jīng)常會(huì)安排閉幕式。一來可以總結(jié)會(huì)議； 二來可以借機(jī)感謝相關(guān)人員或單位。與開幕式相比， 閉幕式的程序相對(duì)簡(jiǎn)單， 通常是由一位會(huì)議負(fù)責(zé)人代表會(huì)議組委員會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。 出版社 社

30、文分社 會(huì)議策劃與組織52十、十、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)（ 一） 攝影、 攝像服務(wù)會(huì)議不僅要留有文字性記錄資料， 而且要留有圖片聲像資料。這就需要會(huì)議主辦方提供攝影、 攝像服務(wù)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織53十、十、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)（ 二） 計(jì)算機(jī)速記服務(wù)計(jì)算機(jī)速記是使用計(jì)算機(jī)對(duì)語言、 文字等中文信息實(shí)時(shí)速記并生成電子文本的速記方法。隨著科技信息的快速發(fā)展， 計(jì)算機(jī)速記在眾多會(huì)議中成為一種潮流。目前技術(shù)最成熟、 應(yīng)用最廣泛的計(jì)算機(jī)速記是亞偉速記。與傳統(tǒng)的記錄方式相比， 計(jì)算機(jī)速記具有速度快、 效率高、 強(qiáng)度低等特點(diǎn)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織54十、十、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)（ 三）

31、 外語翻譯服務(wù)隨著國際化程度的提高， 國際會(huì)議的召開越來越頻繁， 對(duì)外語翻譯的要求也越來越大。這就要求會(huì)議組織在選擇外語翻譯時(shí)一定不能馬虎， 要注重外語翻譯服務(wù)的質(zhì)量。首先， 外語水平一定要高； 其次， 專業(yè)水平較高； 第三， 服務(wù)意識(shí)強(qiáng)。同時(shí)， 會(huì)議組織要讓翻譯人員事先熟悉會(huì)議的相關(guān)內(nèi)容和要求， 為會(huì)議的同聲傳譯做好充分準(zhǔn)備。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織55十、十、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)（ 四） 視聽設(shè)備及其他硬件服務(wù)會(huì)議的視聽設(shè)備既可以是低科技含量的支架或配套掛圖， 也可以是諸如雙投影屏幕這樣的高科技含量的裝置。其最基本的設(shè)備包括： 音響系統(tǒng)、 投影儀、 燈光和錄像等。在選擇 （ ） 設(shè)

32、備時(shí)一定要注意與會(huì)議室布局的配套使用問題， 因?yàn)闀?huì)議室或會(huì)議場(chǎng)所的布局與 設(shè)備的使用效果有緊密的聯(lián)系。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織56任務(wù)三會(huì)議食宿服務(wù)任務(wù)三會(huì)議食宿服務(wù)一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù)（ 一） 對(duì)備選會(huì)議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察1 對(duì)本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的選擇， 會(huì)議主辦方一定要根據(jù)會(huì)議的類型、 參會(huì)者的層次、 議題的重要性等， 合理確定不同參會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)和接待規(guī)格， 并以此為依據(jù)， 最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)， 以備進(jìn)一步考察。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織57一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù)2對(duì)備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)考察的重點(diǎn)包括：（ ） 在會(huì)議期間可供使

33、用的房間總數(shù)。（ ） 是否有不同的房型滿足不同參會(huì)人員的需求。（ ） 客房的配置條件。（ ） 客房的服務(wù)質(zhì)量。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織58一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù)（ 二） 會(huì)議住宿房間的預(yù)訂一旦住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)確定， 會(huì)議主辦方就要為參會(huì)人員預(yù)訂住宿房間。這就要求做好以下幾方面的工作： 會(huì)議報(bào)到之前， 無法確定準(zhǔn)確的客房數(shù)量及類型。因此， 會(huì)議主辦方應(yīng)通過以往會(huì)議住宿記錄和預(yù)計(jì)與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂客房預(yù)訂合約。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織59一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù) 對(duì)于中小型會(huì)議， 對(duì)參會(huì)人員的住宿安排比較簡(jiǎn)單， 在會(huì)議通知上直接說明為其預(yù)訂的住宿房間， 等參會(huì)

34、人員報(bào)到時(shí)再告知其具體情況。而對(duì)于一些參會(huì)人數(shù)眾多的會(huì)議， 會(huì)議主辦方需要在會(huì)議通知（ 邀請(qǐng)函）中附寄住宿登記卡（ 申請(qǐng)表） ， 根據(jù)登記表提供相應(yīng)的住宿服務(wù)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織60一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù) 收到參會(huì)人員的住宿申請(qǐng)表后， 會(huì)議主辦方或住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)為其預(yù)訂房間并將住宿確認(rèn)書寄（ 或傳真、 電話） 給參會(huì)人員。如果住宿機(jī)構(gòu)回復(fù)確認(rèn)函比較晚， 會(huì)議主辦方應(yīng)催促 會(huì)議有時(shí)需要提供特殊服務(wù)， 預(yù)訂一些特殊客房， 主要是為會(huì)議發(fā)言人、 貴賓和舉辦單位的職員準(zhǔn)備的。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織61一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù)（ 三） 參會(huì)人員入住期

35、間的住宿服務(wù) 參會(huì)人員的入住服務(wù)是會(huì)議主辦方在會(huì)議期間的重要工作之一。服務(wù)內(nèi)容包括：（ ） 早到參會(huì)人員的入住服務(wù)。（ ） 集中到達(dá)的參會(huì)人員的入住服務(wù)。 參會(huì)人員會(huì)議期間的住宿服務(wù)雖然主要是由住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)， 但作為會(huì)議舉辦方， 應(yīng)對(duì)參會(huì)人員住宿的舒適、 滿意度情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)查了解 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織62一、一、 會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿服務(wù) 很多會(huì)議在最后一天也有很多議程， 會(huì)議結(jié)束時(shí)間延長到中午 點(diǎn)以后， 或者參會(huì)人員因航班或火車要到下午或晚上才能離開， 而一般的住宿機(jī)構(gòu)都要求在 點(diǎn)前退房， 這就要求會(huì)議舉辦方與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)事先協(xié)商好退房時(shí)間， 爭(zhēng)取延遲退房時(shí)間。 出版社 社

36、文分社 會(huì)議策劃與組織63二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)期半天以上的正規(guī)會(huì)議， 除了展覽會(huì)不統(tǒng)一安排餐飲（ 特邀嘉賓或者重要客戶除外） ， 其他會(huì)議通常需要統(tǒng)一安排餐飲。一般而言， 參會(huì)人員對(duì)會(huì)議期間的餐飲服務(wù)非常重視， 因此， 辦會(huì)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好會(huì)議餐飲的服務(wù)工作， 努力為參會(huì)人員提供健康、 營養(yǎng)、 美味的餐飲， 使他們?cè)跁?huì)議期間的每一天都感到精力飽滿、 心情愉快。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織64二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)（ 一） 會(huì)議用餐地點(diǎn)、 用餐方式的安排 會(huì)議用餐地點(diǎn)應(yīng)盡量離會(huì)場(chǎng)近一些， 為了便于管理， 很多會(huì)議舉辦機(jī)構(gòu)選擇既能提供各種會(huì)議室， 又能為中大型會(huì)議提供會(huì)

37、議餐飲的酒店或會(huì)議中心。在確定用餐地點(diǎn)之前， 會(huì)議工作人員應(yīng)仔細(xì)考察用餐地點(diǎn)的具體情況 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織65二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù) 會(huì)議期間， 正式的進(jìn)餐時(shí)間為早上、 中午和晚上。會(huì)議工作人員應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員對(duì)三餐的不同要求， 安排適宜的用餐方式。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織66二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)（ 二） 每餐菜單的確定和酒水的安排 誰也不會(huì)愿意幾天重復(fù)同樣的菜肴， 因此， 會(huì)議組織方應(yīng)為參會(huì)人員精心選擇每一餐的菜單。在確定菜單時(shí)， 除了預(yù)算的因素， 還應(yīng)考慮以下方面：（ ） 菜肴的道數(shù)與分量。（ ） 花色品種多樣化。（ ） 具有地方特色。（ ）

38、 具有時(shí)令特征。（ ） 照顧參會(huì)人員的特殊用餐要求。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織67二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù) 會(huì)議用餐地點(diǎn)提供的酒水價(jià)格一般偏高， 會(huì)議組織方如果希望降低成本的話， 應(yīng)與用餐地點(diǎn)的餐飲部門商談， 要求自帶酒水。不同參會(huì)人員對(duì)酒水的消費(fèi)差別很大， 如果餐飲費(fèi)是從參會(huì)人員的會(huì)務(wù)費(fèi)里列支， 會(huì)議組織方在酒類的安排上就要考慮到公平。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織68二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)（ 三） 會(huì)議餐飲服務(wù)的其他注意事項(xiàng) 會(huì)議供餐機(jī)構(gòu)需要提前有針對(duì)性地準(zhǔn)備食物， 配備服務(wù)人員， 避免出現(xiàn)備餐不足或過多等情況。 在參會(huì)人員眾多， 且參會(huì)人員在用餐問題上變

39、數(shù)較多、 差別較大的情況下， 會(huì)議組織方可以通過發(fā)放餐券或餐卡的方式來辨認(rèn)進(jìn)餐者的身份。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織69二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù) 如果會(huì)議上午的議程沒按計(jì)劃進(jìn)行， 那么午餐會(huì)與預(yù)訂的時(shí)間脫節(jié)（ 提前或推遲） ， 這就要求會(huì)議舉辦方及時(shí)告知會(huì)議供餐機(jī)構(gòu)的服務(wù)經(jīng)理， 以便其吩咐廚房按新的時(shí)間安排調(diào)整供餐工作。 如果集中用餐的參會(huì)人員較多， 為了避免混亂， 會(huì)議工作人員除了提前安排桌次和座次， 還需要做好引導(dǎo) 對(duì)于那些因會(huì)議的原因不能按時(shí)用餐的參會(huì)人員， 會(huì)議舉辦方應(yīng)給予特別的餐飲照顧。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織70二、二、 會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)（ 四）

40、會(huì)間茶歇的安排與服務(wù)茶歇在會(huì)議中非常流行， 如何安排茶歇也是會(huì)務(wù)工作人員的工作范圍。 茶歇是為會(huì)間休息、 氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)。 準(zhǔn)備茶歇是一個(gè)非常細(xì)致的過程， 要求會(huì)議工作人員在茶歇預(yù)訂時(shí)間之前， 將點(diǎn)心、 飲品、 擺飾迅速擺放好， 對(duì)各種熱飲所需的杯子、 勺子、 盛放配料的糖罐、 牛奶罐等都安置在便于取用的地方。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織71任務(wù)四會(huì)議后勤保障服務(wù)任務(wù)四會(huì)議后勤保障服務(wù)一、一、 會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議交通服務(wù)會(huì)前會(huì)后的迎接和歡送、 會(huì)議期間的日常用車、 會(huì)議集體活動(dòng)， 都需要會(huì)議組織方提供交通服務(wù)。交通服務(wù)的主要內(nèi)容包括籌備、 調(diào)配、 停放車輛。會(huì)議交通服務(wù)是辦

41、會(huì)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)， 這就要求會(huì)議工作人員要做好這項(xiàng)服務(wù)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織72一、一、 會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議交通服務(wù)（ 一） 會(huì)議用車制度及工作人員的確定 為了會(huì)議用車科學(xué)合理， 會(huì)議舉辦方事先必須制定關(guān)于會(huì)議用車的制度， 預(yù)防職責(zé)不清、 安全隱患、 濫用車輛等問題的發(fā)生。 會(huì)議交通服務(wù)的工作安排比較復(fù)雜， 要求會(huì)議組織事先將交通服務(wù)具體工作一一列出， 力求做到周密細(xì)致。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織73一、一、 會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議用車的人員安排（ ） 安排優(yōu)秀的司機(jī)。（ ） 必要時(shí)配備隨車人員。（ ） 對(duì)司機(jī)和隨車人員的培訓(xùn)。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織7

42、4一、一、 會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議交通服務(wù)（ 二） 會(huì)議用車的組織 會(huì)議用車的類型、 數(shù)量應(yīng)根據(jù)與會(huì)人員的多少、級(jí)別等來確定 如會(huì)議主辦方車輛不夠， 需向別的單位借或租車輛和司機(jī)。 會(huì)議用車要做到合理配置， 對(duì)每類車的用途、 接載對(duì)象都要明確， 用車能固定的盡可能予以固定 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織75一、一、 會(huì)議交通服務(wù)會(huì)議交通服務(wù)（ 三） 會(huì)議車輛的停放 大、 中型會(huì)議， 應(yīng)準(zhǔn)備足夠的停車場(chǎng)地。 會(huì)議車輛停放的指揮管理（ ） 指揮車輛停放的原則。（ ） 根據(jù)不同情況指揮車輛停放。（ ） 車輛停放排列的方法。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織76二、二、 會(huì)議的安全保衛(wèi)會(huì)議的安全保衛(wèi)會(huì)議安

43、全保衛(wèi)工作規(guī)格和內(nèi)容要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、 規(guī)模、 內(nèi)容、 參加人員的級(jí)別等來確定。國際性會(huì)議、 黨和國家的重要會(huì)議、 大型會(huì)議（ 如省一級(jí)的代表大會(huì)， 市、 縣有相當(dāng)規(guī)模的群眾大會(huì)） ， 或內(nèi)容十分重要、 需要絕對(duì)保密的中小型會(huì)議， 都應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議安全保衛(wèi)工作組。 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織77二、二、 會(huì)議的安全保衛(wèi)會(huì)議的安全保衛(wèi)會(huì)議的安全保衛(wèi)工作主要包括以下內(nèi)容：（ 一） 制訂會(huì)議安全保衛(wèi)工作方案（ 二） 維持會(huì)議場(chǎng)所秩序（ 三） 保護(hù)參會(huì)人員人身安全（ 四） 保護(hù)參會(huì)人員的財(cái)產(chǎn)安全（ 五） 其他方面的安全注意事項(xiàng) 出版社 社文分社 會(huì)議策劃與組織78三、三、 會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)， 直接關(guān)系到參會(huì)人員的身體健康。因此， 建立醫(yī)療衛(wèi)生保障制度十分必要。會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生保障制度主要包括疾病醫(yī)療、 食品衛(wèi)生、 飲水衛(wèi)生、 會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、住宿衛(wèi)生、 個(gè)人衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生制度等。各種大中型會(huì)議都必須配備必