歐美國(guó)家人力資源檔案管理啟示錄

1、來自美國(guó)人力資源檔案管理的啟示山東省濟(jì)寧市技術(shù)學(xué)院魏玲如何讓人事檔案管理更好地服務(wù)于人力資源管理,最大程度地體現(xiàn)以人為本、資源最佳配置等原則,始終是我們非常關(guān)注的課題。深入了解歐美發(fā)達(dá)國(guó)家在該領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn),結(jié)合中國(guó)特色,將非常有助于我們探索出既符合中國(guó)國(guó)情、又與國(guó)際慣例接軌的人事檔案管理制度。下面,我們先全景式地掃描一番美國(guó)在人力資源檔案管理方面的做法。美國(guó)的人力資源檔案管理分為公有系統(tǒng)和私立系統(tǒng)兩大部分,再具體一些說,前者又分為現(xiàn)職與非現(xiàn)職兩單元,后者則以公司、企業(yè)、私立人員為主。美國(guó)的公有系統(tǒng)人力資源檔案采用集中管理模式,各級(jí)政府機(jī)構(gòu)以及其他公立組織的現(xiàn)職人員,均由所在機(jī)構(gòu)的人力資源部門

2、集中統(tǒng)一保管其檔案。人力資源管理總署是聯(lián)邦政府管理公務(wù)員的中樞機(jī)構(gòu),全面負(fù)責(zé)公務(wù)員的任用、考核、培訓(xùn)、晉升和退休等事宜。聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)均設(shè)有人力資源部,負(fù)責(zé)管理本單位現(xiàn)職人員的人力資源檔案。州及地方政府中也設(shè)有管理現(xiàn)職公務(wù)員人力資源檔案的相應(yīng)機(jī)構(gòu)。美國(guó)聯(lián)邦政府的雇員,其工作職責(zé)、行為準(zhǔn)則等受公務(wù)員法信息自由法隱私法及其他許多規(guī)定、條令的約束,在聯(lián)邦政府工作的人員分軍人和文職兩種,所產(chǎn)生的個(gè)人檔案分別保存在其所在單位的人事檔案室。美國(guó)國(guó)家檔案文件局在圣路易斯建立了全國(guó)軍事人員文件中心和全國(guó)文職人員文件中心。非現(xiàn)職人員的人力資源檔案,由國(guó)家人力資源文件中心集中保管。非現(xiàn)役軍人在死亡、離職或調(diào)動(dòng)工作12

3、0天后,其人力資源檔案都統(tǒng)一向軍職人員文件中心移交;其他政府雇員,在死亡、離職或調(diào)動(dòng)工作120天后,其人力資源檔案則統(tǒng)一向文職人員文件中心移交。美國(guó)私立系統(tǒng)的人力資源檔案通常采取分散的社會(huì)化管理模式。與中國(guó)的人事制度不同,美國(guó)的人事檔案不是終身制的,而是“人檔分離”,如,在大型企業(yè)或私人公司工作的雇員,其個(gè)人檔案由本單位的人事部門保管,辭職、死亡或工作調(diào)動(dòng),其檔案仍留在供職單位,一般不向某個(gè)文件中心移交,到新的單位則建立新的人事檔案;聯(lián)邦政府和州政府規(guī)定,雇主必須為雇員建立人事檔案,并在雇員離職或死亡之后為其保存一定時(shí)期。當(dāng)然,某些情況下,企業(yè)、公司或其他私立機(jī)構(gòu)也把員工檔案移交到商業(yè)性文件中

4、心寄存。美國(guó)的人事檔案,內(nèi)容一般包括工資/福利記錄(社會(huì)和醫(yī)療保險(xiǎn)交付情況、受雇日期、病假/休假和獎(jiǎng)懲記錄,等等。個(gè)人檔案袋中的資料少而精,不斷更新。例如,每年提薪的材料放入個(gè)人檔案袋后,則上一年的關(guān)于個(gè)人提薪的資料從檔案袋中抽出,以減少個(gè)人檔案袋的容積。在美國(guó),雇員的工作任務(wù)由其上司分配確定,每半年對(duì)其工作進(jìn)行評(píng)估,年底做出鑒定。上司對(duì)雇員的鑒定要與本人見面,如若雇員對(duì)該鑒定不滿,可向更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映,以取得公正的評(píng)語。美國(guó)國(guó)家人力資源檔案管理中心也保存著大量的個(gè)人重要數(shù)據(jù),如,社會(huì)保障號(hào)(Social Security Number.簡(jiǎn)稱SSN,社會(huì)安全號(hào),信用報(bào)告,等等。美國(guó)的社會(huì)保障號(hào)

5、記載了公民有無違規(guī)行為發(fā)生等情況,是公民日后獲取退休、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)等各種社會(huì)福利保障的依據(jù)性憑證。該號(hào)碼可以隨時(shí)調(diào)出,起初用于社會(huì)保障體系,后來逐漸發(fā)展成為社會(huì)共享的、全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的大型計(jì)算機(jī)微縮技術(shù)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫?？梢哉f,它超越了檔案的運(yùn)用范圍,在控制社會(huì)秩序方面具有較大的作用。所謂社會(huì)安全號(hào),即無論你怎樣流動(dòng),通過這個(gè)無法偽造的號(hào)碼,每個(gè)人便會(huì)擁有一份由信譽(yù)局做出的信用報(bào)告,任何銀行、公司或業(yè)務(wù)對(duì)象都可以付費(fèi)查詢這份報(bào)告。一旦你有不良記錄在案,那么將在諸多領(lǐng)域受到限制。正因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)號(hào)碼(SSN是唯一的,美國(guó)的許多組織和機(jī)構(gòu)也開始用這個(gè)號(hào)碼來管理員工。這并不是建立SSN的初衷,因此也帶來了許

6、多問題。一旦盜竊到了某人的社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼,罪犯就可以利用它進(jìn)行“身份盜竊”,例如使用他人的SSN獲取身份證,以他人名義建立信用卡帳號(hào)等。因此,已經(jīng)有許多機(jī)構(gòu)放棄利用SSN,轉(zhuǎn)而建立自己的身份鑒別系統(tǒng)。至于是否可以通過SSN查到某人的駕駛執(zhí)照或犯罪記錄等,這也根據(jù)各州的具體規(guī)定有所不同;以密歇根州為例,駕照和SSN是兩個(gè)完全不同的系統(tǒng),兩者之間沒有任何邏輯聯(lián)系。而某人一旦被捕,司法部門也會(huì)給他一個(gè)單獨(dú)的號(hào)碼,與SSN無關(guān)。在美國(guó),所有的人事檔案只對(duì)本人或他授權(quán)的人開放,不向公眾提供利用。以密歇根大學(xué)為例,每個(gè)雇員都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案,如工作履歷、提薪情況等。如果要查閱其他更隱私性的信息

7、,如工作申請(qǐng)、獎(jiǎng)懲記錄等,則需要去大學(xué)的人事檔案室。在美國(guó)的某些州,讓未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人看他的檔案是違法的,對(duì)執(zhí)法部門也不例外。如果聯(lián)邦調(diào)查局或當(dāng)?shù)鼐煜胍榭茨橙说臋n案,他們必須向法庭提出申請(qǐng),得到搜查證后才可查閱。概括來說,在美國(guó)想查閱某人的人事檔案,必須經(jīng)過以下必不可少的步驟:一、提交書面授權(quán)。如果是相對(duì)人本人,提交一份附有正式簽名和日期的申請(qǐng)信;如果利用者不是本人,并且相對(duì)人健在,提交相對(duì)人授權(quán)的簽名信;如果相對(duì)人死亡,提交死亡證明;如果相對(duì)人年齡已過百歲,則無需提交死亡證明。二、提交便于文件中心確認(rèn)文件所需的信息,包括相對(duì)人任職期間使用的全名、出生年月、社會(huì)保障號(hào)、任職機(jī)構(gòu)的名

8、稱、任職始離時(shí)間,等等。三、列出所需文件或信息,并說明目的。通過以上對(duì)美國(guó)人力資源檔案管理狀況的走馬觀花,再結(jié)合中國(guó)在該領(lǐng)域的現(xiàn)狀,我們會(huì)發(fā)現(xiàn)中美在人事檔案管理方面存在不少相同之處:1.立法規(guī)范人事檔案管理。2.重視人事檔案的利用價(jià)值。3.恪守保密原則。但是同時(shí),中美兩國(guó)在人事檔案管理方面也存在不同:1.檔案管理對(duì)象不同。在美國(guó),所有的人事檔案只對(duì)本人或他授權(quán)的人開放,不向公眾提供利用;反觀我國(guó),在這點(diǎn)上與美國(guó)截然不同:我國(guó)的人事檔案主體不能隨便查閱自己的檔案,而各級(jí)黨委、組織人事部門對(duì)這些檔案可以做到一覽無遺。2.檔案管理程序不同。我國(guó)人事檔案在管理程序上內(nèi)外有別。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及負(fù)責(zé)管理本

9、單位人事檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)手續(xù)可免,非上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或非組織人事部門領(lǐng)導(dǎo)查閱時(shí)則要履行審批手續(xù)和查閱登記。對(duì)于外單位,必須是黨員干部且得憑借工作證、調(diào)查介紹信、行政介紹信,并在查閱單位填寫查(借閱人事檔案審批表,得到領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。3.檔案利用實(shí)施方式不同。在美國(guó),人事檔案利用既要遵照信息自由法的規(guī)定,積極提倡保障檔案主體的知情權(quán),對(duì)人事檔案采取“依申請(qǐng)公開”的方式,只要是在法律許可的范圍內(nèi),人事檔案必須向符合條件的利用者開放,但同時(shí),又必須嚴(yán)格遵守隱私法的規(guī)定,人事檔案的提供、利用必須以尊重檔案主體的隱私權(quán)為前提,對(duì)不能開放的內(nèi)容堅(jiān)決予以保護(hù)。在我國(guó),許多單位的人事檔案管理工作還處于手工管理階段,

10、全國(guó)性的人事檔案網(wǎng)絡(luò)尚未形成。要查閱或復(fù)印人事檔案信息必得經(jīng)過一系列審批手續(xù)后,檔案管理人員才提供人事檔案原件為利用者服務(wù),而且在整個(gè)使用過程中,檔案工作人員根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的材料。導(dǎo)致中美人事檔案管理制度差異較大的原因很多,但是主要是由人事檔案管理模式以及利用條件不同引起的。通過中美兩國(guó)人事檔案管理制度與利用的比較,會(huì)發(fā)現(xiàn)我國(guó)的人事檔案管理工作還有待改善,美國(guó)對(duì)人事檔案的積極利用與審慎開放并重,以充分保障檔案主體的合法權(quán)益等做法,以及社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式值得我們借鑒。我們目前推行的傳統(tǒng)封閉式的人事檔案管理制度正在受到諸多挑戰(zhàn),因此,調(diào)整人事檔案管理模式已是刻不容緩。針對(duì)我國(guó)國(guó)情,筆者認(rèn)為,完善人事檔案管理模式的關(guān)鍵一點(diǎn)是觀念的創(chuàng)新和突破,應(yīng)樹立“以人為本、立檔為民”的指導(dǎo)思想,把尊重人、愛護(hù)人作為出發(fā)點(diǎn),賦予人事檔案主體相應(yīng)的權(quán)利,包括按照規(guī)定程序了解檔案內(nèi)容的權(quán)利、對(duì)有異議的數(shù)據(jù)信息提出申訴的權(quán)利、要求維護(hù)個(gè)人隱私的權(quán)利,等等。人事檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到,建立和管理人事檔案的根本目的是為了保障檔案主體依法享受醫(yī)療、保險(xiǎn)、晉升等各方面的權(quán)利,并非是作為限制人才流動(dòng)、就業(yè)的控制手段。盡管全社