教育資源office用戶手冊

1、教育資源教育資源 OfficeOffice用戶手冊用戶手冊目目 錄錄一、開始使用一、開始使用.11教育資源 OFFICE搜索服務(wù)管理器.12教育資源OFFICE.23注冊.34幫助.35模板.36教案課件表格 .47設(shè)置連接本機(jī)教育資源搜索服務(wù).6二、瀏覽素材二、瀏覽素材.8三、搜索素材三、搜索素材.91關(guān)鍵字搜索.92高級搜索.103熱鍵搜索.12四、使用素材四、使用素材.131預(yù)覽素材.162插入素材.163下載并插入鏈接.164下載素材.165檢查新操作.16五、實(shí)用工具五、實(shí)用工具.161文檔導(dǎo)出（僅在WORD中存在）.172插入公式（僅在 WORD中存在）.183計(jì)算器.184造字.

2、195日期/時(shí)間 .206插入FLASH（僅在 POWERPOINT中存在）.21六、設(shè)置六、設(shè)置.231讀取默認(rèn)設(shè)置.232保存默認(rèn)設(shè)置.233資源搜索服務(wù)設(shè)置.234重新連接服務(wù).245幫助.24七、七、OFFICE 使用技巧使用技巧.251WORD 使用技巧 .252POWERPOINT使用技巧.46八、常見問題解答八、常見問題解答.721騰圖工具條被禁止載入到OFFICE后如何恢復(fù)？.722在對素材進(jìn)行操作時(shí)，點(diǎn)擊預(yù)覽素材，遇到動畫、視頻、音頻等素材系統(tǒng)無法打開預(yù)覽？.733安裝完第一次運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)，出現(xiàn)連接資源搜索服務(wù)失??？.734騰圖教育資源搜索服務(wù)無法安裝成功？.735教育資源 O

3、FFICE 增強(qiáng)工具無法安裝成功？.746騰圖教育資源搜索服務(wù)未找到？.747. 服務(wù)搜索總是失??？.798. 搜索后，不能預(yù)覽或插入資源?.829. 搜索結(jié)果中圖形資源無縮略圖？.8210為什么關(guān)鍵字查詢結(jié)果不正確？.8211在 WIN2003 下 IIS 或ASP.NET被禁用？.8212當(dāng)瀏覽素材時(shí)，數(shù)據(jù)庫顯示已經(jīng)連接，但搜索結(jié)果顯示騰圖教育資源搜索服務(wù)無響應(yīng)？.8313安裝有 WINDOWS SHAREPOINT SERVICES和 SHAREPOINT PORTAL SERVER的機(jī)器，能否在安裝教育資源 OFFICE?.8314連接服務(wù)器失敗的幾種原因？.8315在實(shí)用工具中點(diǎn)擊插

4、入公式按鈕，為什么會彈出對話框提示不能打開呢？.83一、開始使用一、開始使用1 1教育資源教育資源 OfficeOffice 搜索服務(wù)管理器搜索服務(wù)管理器系統(tǒng)安裝完成后，點(diǎn)擊開始菜單程序教育資源 office教育資源搜索服務(wù)管理器，就會看到如圖 2.1 所示的界面。圖 2.1 用戶點(diǎn)擊“啟動服務(wù)” ，教育資源 Office 服務(wù)器啟動。會在計(jì)算機(jī)屏幕的右下角出現(xiàn)一個(gè)小圖標(biāo)“” ，表示教育資源 Office 的服務(wù)器啟動。以后每次重啟機(jī)器，該服務(wù)器會自動啟動。用戶點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)置” ，出現(xiàn)如下界面：用戶可以修改資源的安裝路徑以及搜索服務(wù)的端口號。2 2教育資源教育資源 officeoffice系統(tǒng)

5、安裝完成后，點(diǎn)擊開始菜單程序教育資源 office教育資源 office，就會看到如圖 2.2 所示的界面。圖 2.2這部分主要提供了教師對教育資源 office 各個(gè)部分的快速訪問，以及注冊和幫助功能。3 3注冊注冊此系統(tǒng)在使用前需要注冊，點(diǎn)擊圖 2.2 上的注冊圖標(biāo)，系統(tǒng)會自動取出機(jī)器碼，在這里輸入軟件注冊號，系統(tǒng)方可使用。如圖 2.3圖 2.34 4幫助幫助點(diǎn)擊圖 2.2 上的幫助圖標(biāo)，會自動彈出幫助窗口，幫助用戶使用軟件。5 5模板模板模板提供了教師常用的各種類型的課件模板和教案模板。教師可以從一個(gè)模板上開始教學(xué)備課功能點(diǎn)擊圖 2.2 上的模板圖標(biāo)，如圖 2.4圖 2.46 6教案教案

6、 課件課件 表格表格分別點(diǎn)擊圖 2.2 上的教案課件表格圖標(biāo)，系統(tǒng)會自動打開office2003 的教案課件表格。以下分別是教案課件表格打開的樣子。WordExcelPowerPoint運(yùn)行 office2003 的教案課件表格會在工具條上增加一個(gè)騰圖工具條如圖 2.5。圖 2.5騰圖工具條包括選擇服務(wù)下拉框 、 瀏覽條件下拉框 、 瀏覽素材 、 高級搜索 、 實(shí)用工具 、 設(shè)置六部分功能按鈕。7 7設(shè)置連接本機(jī)教育資源搜索服務(wù)設(shè)置連接本機(jī)教育資源搜索服務(wù)打開一個(gè) Word 文檔（以 Word 舉例） ，在設(shè)置中點(diǎn)擊資源搜索服務(wù)設(shè)置 ，系統(tǒng)會彈出教育資源 Office 搜索服務(wù)設(shè)置窗口，用戶在

7、資源搜索服務(wù)器地址中輸入本機(jī)的名稱（或者 IP 地址）加端口號 8091，例如：localhost:8091，點(diǎn)擊新增按鈕，這樣用戶就可以連接到本機(jī)的資源搜索服務(wù)。如上圖所示，點(diǎn)擊確定按鈕，資源搜索服務(wù)添加成功。如果用戶在局域網(wǎng)內(nèi)使用代理服務(wù)器，需要連接外網(wǎng)時(shí)，就需要輸入代理的用戶名和密碼。連接本機(jī)的教育資源搜索服務(wù)設(shè)置完成后，點(diǎn)擊確定。二、瀏覽素材二、瀏覽素材在選擇服務(wù)下拉框中選擇騰圖教育資源搜索服務(wù)，鏈接完成后，會在瀏覽條件下拉框中顯示出年級、科目、版本。如圖 3.1圖 3.1在年級、科目、版本的下拉框中選擇所要瀏覽的條件，然后點(diǎn)擊瀏覽素材按鈕，搜索結(jié)果就會顯示在 word（以 word

8、為例）窗口右側(cè)的信息檢索欄中,但是首先要輸入在資源服務(wù)系統(tǒng)中建立的用戶名和密碼，如圖 3.2。圖 3.2輸入完成后，點(diǎn)擊登錄按鈕，搜索出的資源在信息檢索欄中顯示。如圖 3.3圖 3.3三、搜索素材三、搜索素材1 1關(guān)鍵字搜索關(guān)鍵字搜索word（以 word 為例）窗口右側(cè)的信息檢索欄中，在搜索框中輸入搜索的關(guān)鍵字，例如：花，點(diǎn)擊按鈕進(jìn)行搜索。如圖 4.1圖 4.12 2高級搜索高級搜索騰圖教育資源搜索服務(wù)鏈接完成后，點(diǎn)擊騰圖工具條的高級搜索按鈕。會彈出高級搜索的條件輸入框。如圖 4.2圖 4.2輸入相應(yīng)的高級搜索條件后，點(diǎn)擊搜索按鈕。根據(jù)輸入的搜索條件，搜索結(jié)果會顯示在 word（以 word

9、 為例）窗口右側(cè)的信息檢索欄中。如圖 4.3圖 4.33 3熱鍵搜索熱鍵搜索當(dāng)使用過一次教育資源檢索以后，此功能才能使用。在word（以 word 為例）窗口中，選中文字灰雀 ，然后用Alt+鼠標(biāo)左鍵 ，就能搜索出與文字灰雀相關(guān)的資源，如圖 4.4圖 4.4四、使用素材四、使用素材進(jìn)行瀏覽素材、關(guān)鍵字搜索、高級搜索、熱鍵搜索時(shí)，搜索結(jié)果都會顯示在信息檢索欄中。如圖 5.1圖 5.1點(diǎn)擊任意一個(gè)資源會瀏覽到這個(gè)資源的簡介，簡介包括資源的名稱、類型、大小、描述。如圖 5.2圖 5.2要想瀏覽一個(gè)資源的詳細(xì)信息并使用它，需要點(diǎn)擊這個(gè)資源下方的操作按鈕如圖 5.3。圖 5.3操作按鈕功能包括：預(yù)覽素材

10、 、 插入素材 、 下載并插入鏈接 、 下載素材 、 檢查新操作 。1 1預(yù)覽素材預(yù)覽素材 點(diǎn)擊操作下拉列表的預(yù)覽素材 ，系統(tǒng)則打開資源的詳細(xì)內(nèi)容，為用戶提供預(yù)覽窗口。2 2插入素材插入素材點(diǎn)擊操作下拉列表的插入素材 ，系統(tǒng)直接將選中的資源插入到正在編輯的文件中。3 3下載并插入鏈接下載并插入鏈接點(diǎn)擊操作下拉列表的下載并插入鏈接 ，系統(tǒng)將選中的資源下載到本機(jī)并將素材的鏈接插入到正在編輯的文件中。4 4下載素材下載素材點(diǎn)擊操作下拉列表的下載素材 ，系統(tǒng)將選中的素材直接下載到本機(jī)。5 5檢查新操作檢查新操作 點(diǎn)擊操作下拉列表的檢查新操作 ，系統(tǒng)會自動檢測在騰圖教育資源搜索服務(wù)中對操作按鈕新添加的操

11、作功能，如有新操作功能被添加系統(tǒng)會自動更新到本機(jī)。五、實(shí)用工具五、實(shí)用工具教育資源 Office 提供了專門針對教育行業(yè)的增強(qiáng)應(yīng)用工具，提高教師的備課效率。點(diǎn)擊騰圖工具條的實(shí)用工具按鈕，在下拉列表中包括文檔導(dǎo)出 、 插入公式 、 計(jì)算器 、 造字 、 日期/時(shí)間 、 插入flash等實(shí)用工具如圖 6.1圖 6.11 1文檔導(dǎo)出（僅在文檔導(dǎo)出（僅在 wordword 中存在）中存在）普通版 Offic2003 中帶有指向本地文件鏈接的 word 文檔，復(fù)制到其他機(jī)器時(shí)超鏈接失效。根據(jù)教師教學(xué)實(shí)際需要，教育資源 Office 新增文檔導(dǎo)出功能，把文檔和文檔超鏈接文件同時(shí)導(dǎo)出到指定的目錄，保證了文檔

12、的完整性點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的文檔導(dǎo)出按鈕，彈出文擋要保存的路徑窗口，選擇要將文檔導(dǎo)出的路徑點(diǎn)擊保存完成。如圖 6.2圖 6.22 2插入公式（僅在插入公式（僅在 WordWord 中存在）中存在）點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的插入公式按鈕，彈出公式列表框，選擇需要插入的公式點(diǎn)擊確定完成。如圖 6.3圖 6.33 3計(jì)算器計(jì)算器點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的計(jì)算器按鈕，系統(tǒng)彈出計(jì)算器界面。進(jìn)行需要的數(shù)學(xué)計(jì)算。如圖 6.4圖 6.44 4造字造字 點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的造字按鈕，系統(tǒng)彈出造字界面，根據(jù)需要可自己造字如圖 6.5圖 6.55 5日期日期/ /時(shí)間時(shí)間點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的日期/時(shí)間按鈕，系統(tǒng)彈出日

13、期/時(shí)間界面，可以修改系統(tǒng)的時(shí)間和日期如圖 6.6圖 6.66 6插入插入 flashflash（僅在（僅在 PowerPointPowerPoint 中存在）中存在）提供了在 PowerPoint 中插入 Flash 動畫的功能。點(diǎn)擊實(shí)用工具下拉列表的插入 flash按鈕,可以選擇你要插入的flash。如圖 6.7圖 6.7六、設(shè)置設(shè)置點(diǎn)擊騰圖工具條的設(shè)置按鈕，在下拉列表中包括讀取默認(rèn)設(shè)置 、 保存默認(rèn)設(shè)置 、 資源搜索服務(wù)設(shè)置 、 重新連接服務(wù) 、幫助 。如圖 7.1圖 7.11 1讀取默認(rèn)設(shè)置讀取默認(rèn)設(shè)置 系統(tǒng)提供了教師科目的默認(rèn)設(shè)置。用戶設(shè)置后每次打開時(shí)均為教師設(shè)置的科目和年紀(jì)。點(diǎn)擊讀

14、取默認(rèn)設(shè)置 ，在瀏覽條件下拉框中會顯示出用戶上次所保存的搜索條件，如圖 7.2圖 7.22 2保存默認(rèn)設(shè)置保存默認(rèn)設(shè)置 點(diǎn)擊保存默認(rèn)設(shè)置 ，系統(tǒng)保存用戶本次自定義的搜索條件，以便下次讀取。3 3資源搜索服務(wù)設(shè)置資源搜索服務(wù)設(shè)置點(diǎn)擊資源搜索服務(wù)設(shè)置 ，系統(tǒng)會彈出教育資源 Office 搜索服務(wù)設(shè)置窗口，在這里用戶可以添加、刪除資源搜索服務(wù)器地址。任何一臺機(jī)器上安裝有騰圖教育資源搜索服務(wù)，用戶都可以把這臺機(jī)器的機(jī)器名和 IP 地址輸入后，點(diǎn)擊添加按鈕，那么一個(gè)搜索服務(wù)就被添加成功了。在資源搜索服務(wù)器地址中輸入安裝有資源服務(wù)系統(tǒng) 5.5 的機(jī)器 IP 地址或機(jī)器名(注意這里不需要端口)，點(diǎn)擊新增按鈕

15、來增加搜索服務(wù)，這樣用戶就可以訪問資源服務(wù)系統(tǒng) 5.5 的資源了。選擇一個(gè)服務(wù)名，點(diǎn)擊刪除按鈕，這個(gè)服務(wù)被刪除。如果用戶在局域網(wǎng)內(nèi)使用代理服務(wù)器，需要連接外網(wǎng)時(shí)，就需要輸入代理的用戶名和密碼。如圖 7.3圖 7.34 4重新連接服務(wù)重新連接服務(wù)如果教育資源 office 與騰圖教育資源搜索服務(wù)連接失敗，那么就可點(diǎn)擊重新連接服務(wù)按鈕，進(jìn)行再次連接。5 5幫助幫助點(diǎn)擊幫助按鈕，彈出系統(tǒng)幫助窗口。七、七、OfficeOffice 使用技巧使用技巧1 1WordWord 使用技巧使用技巧1)1) 解決解決“公式編輯器公式編輯器”調(diào)入速度慢的問題調(diào)入速度慢的問題在Word中，公式編輯器是需要占用很多系統(tǒng)

16、資源的，使用公式編輯器時(shí)用戶常常會感覺到計(jì)算機(jī)速度變慢了。有一個(gè)辦法可以間接解決這個(gè)問題。 當(dāng)要編輯或者插入公式時(shí)，首先打開一個(gè)新的Word文件，在新的文件中調(diào)入“公式編輯器”編輯公式，然后定義公式塊，按CtrlC組合鍵拷入剪貼板，再按AltTab組合鍵返回原先的Word文檔，或者從“窗口”菜單中選擇原來編輯的文件，再按CtrlV組合鍵把公式粘貼到文本中。當(dāng)需要再一次插入或者編輯公式時(shí)，只要按AltTab回到“公式編輯器”即可，保留前面的公式可讓用戶在“公式編輯器”中拷貝公式中的相同部分，從而加快了編輯速度。2)2) “文本框文本框”也能輸入多重冪指數(shù)也能輸入多重冪指數(shù)經(jīng)常需要使用數(shù)學(xué)公式及數(shù)

17、學(xué)符號的用戶一定知道Word的公式編輯器，它可以輕松的完成多重冪指數(shù)這一數(shù)學(xué)公式，但是在這里我們介紹一個(gè)更加通俗的辦法“文本框法” ?！拔谋究颉币彩荳ord中的一個(gè)強(qiáng)有力的工具，通過它也可以達(dá)到我們的目的，單擊“插入文本框橫排” ，插入一個(gè)文本框，并在其中輸入X，然后調(diào)整其大小和位置，并設(shè)置文本框的底色和線條色皆為無，指數(shù)y也可以使用文本框的方法輸入，即可完成冪指數(shù)的輸入。3)3) 怎樣關(guān)閉拼寫錯(cuò)誤標(biāo)記怎樣關(guān)閉拼寫錯(cuò)誤標(biāo)記Word中有個(gè)相當(dāng)不錯(cuò)的拼寫和語法檢查功能，通過它用戶可以對鍵入的文字進(jìn)行正確檢查。系統(tǒng)默認(rèn)是實(shí)時(shí)檢查的，因而在編輯文檔時(shí)會產(chǎn)生許多標(biāo)示錯(cuò)誤語句的紅色或綠色的波浪線，有時(shí)候會

18、影響用戶的工作，這時(shí)可以將其隱藏，待編輯完成后再進(jìn)行檢查，方法如下。右鍵單擊右狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“隱藏語法錯(cuò)誤”項(xiàng)后，錯(cuò)誤標(biāo)記便會立即消失了。如果要進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)定，可以執(zhí)行上圖菜單中“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”對話框中進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置，如拼寫和語法檢查的方式、自定義辭典和寫作方式等項(xiàng)。4)4) 附加段落格式的去除附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我們可以使用一組快捷鍵CtrlQ。此時(shí)，如果對某個(gè)使用了正文樣式的段落進(jìn)行了手動調(diào)節(jié)，增加了左右的縮進(jìn)，那么增加的縮進(jìn)值就屬于附件的樣式信息。若想去除這類信息，可以將光標(biāo)置于該段落中，并按CtrlQ快捷鍵即可

19、。如有多個(gè)段落需做類似調(diào)整，可以首先選定這多個(gè)段落然后再使用上述的快捷鍵。5)5) 附加字符格式的去除附加字符格式的去除有的人喜歡在自己編輯的文檔中試驗(yàn)各種字符外觀，比如加粗、斜體、下劃線，甚至空心、陰文、陽文等等。這是與專業(yè)的字符排版原則相違背的。專業(yè)的字符排版原則中，正文的字體及樣式都會被限制在很有限的種類之內(nèi)。如果你想去除這些附加字符格式，不必一個(gè)一個(gè)的查找與更正，Word為此提供了快捷鍵。不過要注意的是，這里有兩組功能相同的快捷鍵。一個(gè)是CtrlSpace；另一個(gè)是CtrlShiftZ。前一組對于中文Windows的用戶是無效的。CtrlSpace，是中文Windows中用于切換中英文

20、輸入法的快捷鍵。所以，我們可以選擇使用CtrlShiftZ來完成這一工作。6)6) 在在WordWord中插入當(dāng)前的日期和時(shí)間中插入當(dāng)前的日期和時(shí)間用戶可以隨時(shí)使用快捷鍵在Word文檔中插入當(dāng)前的日期或時(shí)間。方法很簡單，只需要將光標(biāo)置于需要插入日期或時(shí)間的位置，按下Alt+Shift+D組合鍵即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入當(dāng)前時(shí)間。用戶也可以執(zhí)行“插入”菜單上的“日期和時(shí)間”來完成同樣的工作。7)7) 鎖定插入的日期和時(shí)間鎖定插入的日期和時(shí)間在上面的例子中，我們介紹了如何插入“日期和時(shí)間” ，如果在插入日期和時(shí)間的時(shí)候在“日期和時(shí)間”對話框中選擇了“自動更新”的話，則每次打開

21、該文檔時(shí)日期和時(shí)間都會變成當(dāng)前的日期和時(shí)間。如果用戶并需要日期和時(shí)間的自動更新，可以單擊時(shí)間和日期處，按下Ctrl+F11組合鍵，這樣就可以鎖定時(shí)間和日期了。還有一種一勞永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9組合鍵使時(shí)間和日期變?yōu)檎５奈谋荆匀痪筒粫詣痈铝恕?)8) 利用合并字符功能設(shè)置上下標(biāo)利用合并字符功能設(shè)置上下標(biāo)用戶在編輯文檔的時(shí)候，有時(shí)會遇到某個(gè)字符同時(shí)具有上下標(biāo)，例如X10 、10+2-1，公式編輯器可以輕松的完成任務(wù)，但是如果在安裝Office時(shí)沒有安裝公式編輯器該怎么辦呢？在工具欄里添加“合并字符”按鈕，鍵入有上下標(biāo)的字母，依次鍵入上標(biāo)、下標(biāo)，然后同時(shí)選中上下標(biāo)，最

22、后按下合并字符按鈕，接著會彈出對話框，進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置后，就完成了上下標(biāo)的輸入。需要提醒用戶注意的是，如果上下標(biāo)對不齊的話可以嘗試加空格，另外此方法只適用上下標(biāo)不超過6個(gè)字符的情況。9)9) 利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁在復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容時(shí)，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來打開Word程序，進(jìn)行“粘貼”。其實(shí)還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。10)10) 利用不間斷空格使兩個(gè)單詞保持在同一行文字里利用不間斷空格使兩個(gè)

23、單詞保持在同一行文字里用戶在錄入一段文字時(shí)，經(jīng)常會遇到這樣的情況，一個(gè)由多個(gè)單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個(gè)不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法很簡單,選中詞組中每個(gè)單詞（除最后一個(gè)單詞）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。11)11) 讓光標(biāo)在段落間快速移動讓光標(biāo)在段落間快速移動在編輯Word文檔的時(shí)候，如果需要在段落之間移動，可以使用Word提供的一個(gè)快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標(biāo)依次向上或向下移動一個(gè)段落。12)12) 在在WordWord中用另類方法復(fù)制文本中用另類方法復(fù)制

24、文本選定需要復(fù)制的文字，按下Shift+F2組合鍵，這時(shí)狀態(tài)欄上會顯示“復(fù)制到何處”的字樣，然后將光標(biāo)移動到目標(biāo)處并按下回車鍵即可完成復(fù)制。13)13) 快速插入一對大括號快速插入一對大括號將光標(biāo)置于需要插入大括號的地方，然后按下Ctrl+F9組合鍵，就可以快速在插入點(diǎn)插入一對大括號，并且將輸入光標(biāo)置于大括號中。14)14) 禁用智能標(biāo)記禁用智能標(biāo)記雖然智能標(biāo)記大大方便了用戶的操作，不過可能也有些朋友不喜歡它們，因?yàn)椴粫r(shí)的彈出菜單太煩人了。那就將它們?nèi)∠耸?，方法很簡單，仍然打開圖36所示對話框，取消“使用智能標(biāo)記標(biāo)識文字”和“顯示智能標(biāo)記操作按鈕”兩個(gè)復(fù)選框就行了，如果你仍想使用某個(gè)智能標(biāo)記

25、，那就在“識別器”清單中個(gè)別設(shè)置就行了。15)15) WORDWORD字體隨身攜帶字體隨身攜帶在日常辦公中，常常要在另一臺電腦上打印本機(jī)Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認(rèn)的字體，在另一臺電腦上打印當(dāng)然不會有什么問題，可是如果本機(jī)采用的是另外安裝的字體，而另一臺電腦上又未安裝該字體，那么打印時(shí)就會變成宋體了。要想即不在另一臺電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行 “工具選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，選中“嵌入TrueType字體” ，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺電腦上打開此文檔時(shí)，仍可用這些字

26、體來查看和打印文檔。注意：如果想實(shí)現(xiàn)此目的，必須對該文檔使用一種新的樣式；你想嵌入的字體只能是True Type字體；這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時(shí)選中“只嵌入所用字符”選項(xiàng)；在另一臺電腦上打開該文檔時(shí)，不能對嵌入的字體文本進(jìn)行修改，否則會使嵌入的字體丟失。1616） 巧用多級列表功能編號巧用多級列表功能編號實(shí)際上多級列表與加項(xiàng)目符號或編號列表相似，但是多級列表中每段的項(xiàng)目符號或編號根據(jù)段落的縮進(jìn)范圍而變化。多級列表是在段落縮進(jìn)的基礎(chǔ)上使用Word格式中項(xiàng)目符號和編號菜單的多級列表功能自動地生成最多達(dá)九個(gè)層次的符號或編號。使用方法如下：把需要編號的段落輸入到Word中，并且采

27、用不同的縮進(jìn)表示不同的層次。第一層不要縮進(jìn)。從第二層開始縮進(jìn)，可以使用格式工具中的“增加縮進(jìn)量”和“減小縮進(jìn)量”按鈕。從實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)來說，縮進(jìn)量的掌握是一個(gè)問題：層次間的縮進(jìn)量應(yīng)該是一致的，否則使用多級列表時(shí)可能會出現(xiàn)錯(cuò)誤的編號。所以，可以把第二層縮進(jìn)調(diào)到標(biāo)尺1的位置，把第三層調(diào)到標(biāo)尺2的位置，依此類推，使層次間的縮進(jìn)保持為標(biāo)尺上1的距離。然后選擇列表。在“格式”菜單中選擇“項(xiàng)目符號和編號” ，單擊“多級符號”命令。 在預(yù)先規(guī)定的多層次編號樣式中選擇需要的多級列表樣式，如果需要接著文章前邊的段落編號應(yīng)該選擇“繼續(xù)前一列表” ，需要單獨(dú)編號則選擇“重新開始編號” ，選擇確定，1717）快速輸入大

28、寫中文數(shù)字）快速輸入大寫中文數(shù)字在一些特殊領(lǐng)域，例如銀行等金融部門，經(jīng)常需要輸入中文的數(shù)字，一次兩次可以，但是輸入次數(shù)多了未免太麻煩了，這里介紹一種快速輸入中文數(shù)字的方法：執(zhí)行“插入”菜單上的“數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框中輸入需要的數(shù)字，如輸入1231291，然后在“數(shù)字類型”里面選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁. ” ，單擊“確定” ，中文數(shù)字式的“壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹”就輸入好了，1818）將姓名按姓氏筆劃排序）將姓名按姓氏筆劃排序在舉辦會議或者進(jìn)行評比時(shí)，需要對相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進(jìn)行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個(gè)姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車”換行，選中

29、所有需要排序的姓名，執(zhí)行“表格”菜單上的“排序”命令。在“排序文字”對話框里， “排序依據(jù)”項(xiàng)選擇“段落數(shù)” ，“類型”項(xiàng)里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃” 、 “數(shù)字” 、 “日期”、 “拼音”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定” ，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了，1919）使用）使用以上的數(shù)字序號以上的數(shù)字序號以前在Word中輸入10以帶圈序號非常困難，現(xiàn)在Word XP 中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號。點(diǎn)擊工具欄上的字按鈕，在“文字(T)”欄輸入“11” ， “圈號(Q)”欄中選“” ，點(diǎn)“確定”即可完成，2020）巧用）巧用“選擇性

30、粘貼選擇性粘貼”中的中的“無格式文本無格式文本”用戶在制作文檔時(shí)經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時(shí)會出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“無格式文本” ，如圖。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。2121） 增加、刪除和顯示全部菜單命令增加、刪除和顯示全部菜單命令在默認(rèn)情況下，Word只在菜單中顯示最常用與最

31、近使用過的命令。如果需要像從前Word 97那樣一次顯示全部命令，則需禁用個(gè)性化菜單。單擊“工具”菜單中的“自定義” ，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，清除“菜單中首先顯示最近使用過的命令”復(fù)選框，然后選擇關(guān)閉就可以了。執(zhí)行“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“命令”標(biāo)簽，從“類別”列表中選擇需要增加的命令所在的菜單，從“命令”列表中選擇增加的命令，然后將命令拖放到菜單欄中合適的位置即可。如果需要?jiǎng)h除某個(gè)菜單命令，只須保持“自定義”對話框的打開狀態(tài)，選中菜單中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖離菜單即可。當(dāng)然，我們還可以用更簡便的方法：按下Ctrl+Alt+“-”組合鍵，這時(shí)鼠標(biāo)光標(biāo)將變成粗減號(按E

32、sc鍵可以取消)，在要?jiǎng)h除的菜單命令上單擊就可以將它刪除。2222）摒棄）摒棄“智能菜單智能菜單”功能功能Office 2000新增的“智能菜單”功能可以只顯示最近使用過的命令，而不是像傳統(tǒng)菜單一次就把所有項(xiàng)目全拉出來，節(jié)省了許多視覺空間。但若是用慣了Office 97，可能會對這種“智能”的菜單顯示方式感到有些不太習(xí)慣。不過沒關(guān)系，我們可以通過簡單的設(shè)置讓它恢復(fù)成傳統(tǒng)的菜單方式。單擊“工具”菜單欄，選擇“自定義”命令，在彈出的“自定義”對話框中選擇“選項(xiàng)”標(biāo)簽卡，并將其中的“菜單中首先顯示最近使用過的命令”項(xiàng)前的對勾取消掉，然后按下“關(guān)閉”按鈕即可讓W(xué)ord菜單恢復(fù)到傳統(tǒng)的顯示方式了，同時(shí)O

33、ffice 2000其他所有的組件，如PowerPoint、Excel等也會恢復(fù)到傳統(tǒng)的菜單顯示方式，2323）添加更多的智能標(biāo)記）添加更多的智能標(biāo)記所謂智能標(biāo)記，是指能被識別和標(biāo)記為特殊類型的數(shù)據(jù)。當(dāng)出現(xiàn)“智能標(biāo)記”按鈕時(shí)，我們可以快速調(diào)整在Office 程序中粘貼信息的方式或自動更改的方式，例如將文本從 Microsoft Word粘貼到Microsoft PowerPoint中時(shí)，在文本旁將出現(xiàn)一個(gè)按鈕，單擊該按鈕即可以看到一個(gè)用于微調(diào)粘貼文本格式的選項(xiàng)列表：保留源格式、匹配目標(biāo)格式、僅保留文本、應(yīng)用格式或樣式等，當(dāng)然這里出現(xiàn)的智能標(biāo)記及其相關(guān)的選項(xiàng)會根據(jù)每個(gè)Office程序而有所不同。

34、常見的智能標(biāo)記有自動更正選項(xiàng)、粘貼選項(xiàng)，當(dāng)然還有人名、日期、時(shí)間、地址、地點(diǎn)、電話號碼等（可惜僅針對英文有效） ，而且只有在Outlook中向某個(gè)用戶發(fā)送了電子郵件（或者地址簿中有該用戶的地址）后，該用戶名才能被自動識別。如果你覺得Word XP中自帶的智能標(biāo)記功能還不夠用，那么可以打開“工具自動更正選項(xiàng)”對話框，選擇“智能標(biāo)記”標(biāo)簽頁，如圖所示，點(diǎn)擊“其他智能標(biāo)記”按鈕，系統(tǒng)就會自動啟動IE登錄相關(guān)更新站點(diǎn)下載新的智能標(biāo)記，以后就可以使用了。24）不在任務(wù)欄上顯示多余文檔圖標(biāo)不在任務(wù)欄上顯示多余文檔圖標(biāo)默認(rèn)情況下，Word將使用個(gè)別文檔界面，也就是說你打開的每一個(gè)文檔都將使用一個(gè)單獨(dú)的新窗口

35、打開，在任務(wù)欄下會顯示相應(yīng)的文檔圖標(biāo)，用戶點(diǎn)擊任務(wù)欄的文檔圖標(biāo)即可快速切換到不同的文檔窗口。不過，如果你打開的文檔太多，那么任務(wù)欄上就會顯得非常零亂，假如你不希望如此，可以從“工具”菜單進(jìn)入“選項(xiàng)”窗口，在“視圖”標(biāo)簽頁中清除“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選項(xiàng)，以后就可以從 “窗口”菜單中選擇需要顯示的文檔窗口，任務(wù)欄上就不會再顯示亂七八糟的各個(gè)文檔圖標(biāo)了。2525）自動滾動，我可以）自動滾動，我可以如果你還未使用內(nèi)置滾輪的鼠標(biāo)，那么在查看一篇長文檔時(shí)，一定會感覺到不停點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵或拖動滑塊的煩惱，其實(shí)Word XP中提供了一個(gè)“自動滾動”的功能，為什么不利用一下呢？從“工具自定義”下打開圖所示的“自定

36、義”窗口，從左側(cè)窗口中選中“工具”類別，然后在右側(cè)“命令”下拉列表框中找到“自動滾動”項(xiàng)，再將這個(gè)項(xiàng)目拖放到Word界面中，隨便找一個(gè)地方放置即可，只要你覺得醒目就行了。以后，即使你沒有滾輪鼠標(biāo)，也可以使用“自動滾動”功能來查看長長的文檔，當(dāng)然如果你想閱讀電子文檔那就更方便了。 ，假如你覺得滾動速度太快，上下移動鼠標(biāo)可以自行調(diào)節(jié)，不需要滾動時(shí)只要左擊或右擊均可，相當(dāng)于給你的兩鍵鼠標(biāo)增加了一個(gè)免費(fèi)的滾輪呢。2626）讓）讓W(xué)ordWord XPXP的啟動隨心所欲的啟動隨心所欲Word XP的啟動也可以隨心所欲，你只需要在“開始運(yùn)行”框中找到Word XP的可執(zhí)行程序，一般是C:Program F

37、ilesMicrosoft OfficeOfficeWinword.exe，然后為它添加一個(gè)相應(yīng)的啟動參數(shù)即可，然后為它在桌面上創(chuàng)建一個(gè)快捷方式，以后使用就方便多了。啟動開關(guān) 含義 示例/t 模板名稱 啟動 Word，并打開基于非Normal模板（Normal 模板：可用于任何文檔類型的共用模板?？尚薷脑撃０?，以更改默認(rèn)的文檔格式或內(nèi)容）的新文檔 /t Myfax.dot/a 啟動 Word 并防止自動加載加載項(xiàng)（加載項(xiàng)：為 Microsoft Office 提供自定義命令或自定義功能的補(bǔ)充程序。 ）和共用模板（包括 Normal 模板） 。開關(guān) /a 還鎖定設(shè)置文件。 /l 加載項(xiàng)路徑 啟動

38、 Word，然后加載指定的 Word 加載項(xiàng) /lSales.dll/m 啟動 Word 時(shí)不運(yùn)行任何 AutoExec 宏 /m 宏名 啟動 Word，然后運(yùn)行指定的宏，該 /m 開關(guān)還可防止 Word 運(yùn)行任何 AutoExec 宏 /mSalelead/n 啟動一個(gè)新的 Word 實(shí)例，并且不打開任何文檔 /w 啟動一個(gè)含有空白文檔的新的 Word 實(shí)例2727）繪圖技巧）繪圖技巧A.不打折畫直線技術(shù)畫一般直線：點(diǎn)擊繪圖工具欄上的“直線”命令，然后按住Shift鍵拖動；畫極短直線（例如坐標(biāo)軸上的刻度線段）：單擊繪圖工具欄上的“矩形”命令，按住鼠標(biāo)左鍵拖出矩形，然后選中矩形，單擊鼠標(biāo)右鍵，

39、在彈出的菜單欄中單擊“設(shè)置自選圖形格式”命令，將“高度”設(shè)為0，寬度設(shè)為0.1，B.旋轉(zhuǎn)技術(shù)：選中對象，單擊工具欄的“自由旋轉(zhuǎn)”命令，用環(huán)型箭頭指針套住一綠控點(diǎn)，牽引對象繞其質(zhì)心旋轉(zhuǎn)，如圖 Word -2若需以 15為角度改變單位旋轉(zhuǎn)，可在牽引同時(shí)按住 Shift 鍵。C.微移技術(shù)：為更輕松地繪出細(xì)節(jié)，或控制對象以極微小步距移動，可以采用下面的方法：按住 Alt 鍵拖動；將“水平間距”和“垂直間距”將鼠標(biāo)指針移動速度調(diào)小。2828）綜合利用各種藝術(shù)效果）綜合利用各種藝術(shù)效果Word中提供了多種藝術(shù)字格式，為用戶創(chuàng)建漂亮的文檔提供了幫助。如果將“藝術(shù)字”功能與“三維 ”及“陰影”功能相結(jié)合，會使

40、藝術(shù)字的形式更多樣。具體操作方法為：首先把鼠標(biāo)移動到需要插入藝術(shù)漢字的位置處，單擊“插入”菜單欄，選擇“圖片” ，單擊“藝術(shù)字”命令，如圖在編輯界面中插入需要的藝術(shù)字；接著再用鼠標(biāo)單擊藝術(shù)字讓藝術(shù)字處于選中狀態(tài)，然后將藝術(shù)字作為圖片進(jìn)行編輯，例如對藝術(shù)字進(jìn)行三維或陰影效果處理，是不是比直接使用藝術(shù)字效果要好?。咳绻蠹覍θS效果的深度、照明角度及表面效果或陰影的位置、 顏色等不滿意，可點(diǎn)擊三維（陰影）效果按鈕，并選擇三維（陰影）設(shè)置。2929）自定義新符號）自定義新符號雖然Word中有很多符號可以直接挑選使用，但總是感覺不夠用，例如要作弧線 ，這時(shí)就只有通過自己來定做了。定做新符號實(shí)際上就是使

41、用Word圖片來進(jìn)行創(chuàng)作，具體操作起來還是比較簡單的，本文以定做弧線為例簡單地說明其過程。首先單擊“插入”菜單欄，選擇“對象” ，然后在彈出的對話框中選擇“新建” 欄中的“Microsoft Word圖片”項(xiàng)，單擊“確定” ，如圖，這樣就到了圖片的編輯區(qū)中，下面就可以直接在該區(qū)中繪制一段圓弧。在圓弧下面做一個(gè)文本框?qū)懮弦獙懙膱A弧文字，然后將圖片調(diào)整到合適的大小就可以了。另外，在選擇制作Word圖片時(shí)，最好將“浮于文字上方”這個(gè)復(fù)選框取消掉。依此方法就可以自己定義各種比較特殊而又要用到的符號了。如果該符號需經(jīng)常用到，也可以加入到自動圖文集中或者將上述過程用宏的方式記錄下來并放到工具欄中，以后想用

42、的時(shí)候就可以直接在工具欄中選取了。3030）2 2字變字變1313字的進(jìn)化字的進(jìn)化在文檔中輸入需要定義為自動圖文集的所有內(nèi)容如“中華人民共和國中央人民政府” 。小提示：自動圖文集既可包含文字，又可包含圖形、表格以及它們的組合。將那些希望定義為自動圖文集的文本或圖形、表格及它們的組合定義為塊。單擊“插入”菜單欄，選擇“自動圖文集”子菜單中的“新建”命令，打開“自動更正”對話框，如圖單擊“自動圖文集”選項(xiàng)卡；此前用戶在文檔中所定義的塊就會出現(xiàn)在“自動圖文集”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽”框中，在“請?jiān)诖随I入自動圖文集詞條”框中輸入自動圖文件的名稱如“中央” ；在“有效范圍”欄中選擇“所有活動模板”選項(xiàng)，以便今后

43、可在任何情況下使用該自動圖文集；復(fù)選“顯示有關(guān)自動圖文集和日期的記憶式鍵入提示”選項(xiàng)， 該選項(xiàng)的作用在于，只要用戶在文檔中輸入了某個(gè)自動圖文集的名稱，系統(tǒng)就會顯示出該自動圖文集的完整內(nèi)容，并允許用戶快速將其插入到Word文檔中，這就可加快在文檔中插入自動圖文集的速度。用戶若不選擇該選項(xiàng)，則只能通過菜單命令插入自動圖文集，這就喪失了用自動圖文集加快操作速度的初衷） ；單擊“添加”按鈕，將“中央”自動圖文集添加到系統(tǒng)的自動圖文件列表中；單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“自動更正”對話框；這樣，我們就定義了一個(gè)以“中央”命名的自動圖文集。此后我們只需在文檔中輸入“中央”字樣，系統(tǒng)就會彈出一個(gè)浮動顯示框，將該自

44、動圖文集的全部內(nèi)容“中華人民共和國中央人民政府”顯示出來，如圖，我們只需按下回車（或F3）鍵即可將它們插入到文檔中（按下其它各個(gè)鍵可繼續(xù)輸入其他內(nèi)容而不插入自動圖文集） 。另外我們也可利用“插入”菜單“自動圖文集”子菜單中的相應(yīng)命令來達(dá)到同樣的目的，操作非常方便。2 2PowerpointPowerpoint 使用技巧使用技巧1)1) 選定表格中的項(xiàng)目選定表格中的項(xiàng)目表格是演示文稿中最重要的對象之一，下面的這些技巧可以讓用戶快速的選定表格中的項(xiàng)目：如果用戶想要選擇下一個(gè)單元格，請按 Tab；如果要選擇前一個(gè)單元格，請按 Shift+Tab；如果要選中多行、多列或整個(gè)表格，請拖動鼠標(biāo)跨越行、列或

45、整個(gè)表格；如果要選中列，請指向列的頂部邊框外側(cè)，并在指針變?yōu)橄蛳碌募^時(shí)單擊；若要選擇單元格，請單擊該單元格。2)2) 創(chuàng)建播放列表并從創(chuàng)建播放列表并從 PowerPointPowerPoint 播放器中運(yùn)行它播放器中運(yùn)行它PowerPoint播放器支持播放列表，用戶可以自己創(chuàng)建播放列表來使播放器按順序自動運(yùn)行演示文稿。在記事本中分行鍵入每篇演示文稿的文件名，然后按照下列指導(dǎo)規(guī)則進(jìn)行操作： 對于與播放列表保存在同一文件夾中的文件，鍵入文件名和文件擴(kuò)展名（例如，鍵入“Demo.ppt” ） 如果文件名中有空格，請為文件名加上引號（例如，鍵入“Demo 1.ppt” ） 對于不與播放列表保存在同一

46、文件夾中的文件，鍵入文件位置的完整路徑。例如，鍵入“C:My DocumentsDemo.ppt” 。 在“記事本”窗口中執(zhí)行“文件”菜單上的“保存”命令，在彈出對話框中選擇保存播放列表的文件夾，在“文件名”框中鍵入名稱，鍵入“.lst”作為文件擴(kuò)展名，再單擊“保存” 。 如果用戶需要運(yùn)行播放列表，只需要打開播放軟件“Ppview32” ，選擇“文件類型”下拉列表中的“Playlists” ，然后選擇列表文件，再單擊“Show”就可以播放了。小提示：用戶想要編輯播放列表的時(shí)候，請用鼠標(biāo)右鍵單擊它，執(zhí)行快捷菜單中的“Edit”命令就可以了。3)3) 用參數(shù)來控制播放器的使用用參數(shù)來控制播放器的使

47、用PowerPoint播放器的主程序文件名為ppview32.exe，巧妙利用參數(shù)可以靈活控制這個(gè)播放器的使用，實(shí)現(xiàn)某些特殊功能，例如實(shí)現(xiàn)循環(huán)播放、禁用他們停止播放等，使用時(shí)只需從資源管理器中找到ppview32.exe文件，然后為它創(chuàng)建一個(gè)快捷方式，右擊該快捷方式，如圖-1所示，在“目標(biāo)”文本框中加入使用參數(shù)及需要控制的演示文檔名即可。下面就簡單介紹一下：/a：實(shí)現(xiàn)演示文稿的自動播放，如果需要自動播放的演示文稿有多個(gè)，只要以空格間后繼續(xù)添加即可。/r=n-m：自行設(shè)置幻燈片的播放范圍，這里的“n-m”表示數(shù)字。/w：在窗口中播放演示文稿 。/l：實(shí)現(xiàn)循環(huán)播放。/k：設(shè)置鎖定密碼，這樣就可以在

48、無人值守時(shí)防止他人誤操作而導(dǎo)致幻燈片的停播。4)4) 在段落中另起新行而不用制表位在段落中另起新行而不用制表位縮進(jìn)和制表位有助于對齊幻燈片上的文本。對于編號列表和項(xiàng)目符號列表，五層項(xiàng)目符號或編號以及正文都有預(yù)設(shè)的縮進(jìn)。但有時(shí)用戶可能要在項(xiàng)目符號或編號列表的項(xiàng)之間另起一個(gè)不帶項(xiàng)目符號和編號的新行。這個(gè)新行仍然是它上面段落的一部分，但是它需要獨(dú)占一行。這時(shí)用戶只需要按 Shift+Enter，即可另起新行。用戶要注意，一定不能直接使用Enter，這樣軟件會自動給下一行添上制表位。5)5) 在大綱視圖中拖動文本在大綱視圖中拖動文本如果用戶要拖動項(xiàng)目符號或幻燈片圖標(biāo)旁邊的選定段落，請指向該項(xiàng)目符號或幻

49、燈片圖標(biāo)，四向箭頭出現(xiàn)后可以任意拖動。拖動的同時(shí)鼠標(biāo)指針會變成垂直或水平的雙向箭頭，并且出現(xiàn)標(biāo)記文本目標(biāo)的線條。6)6) 將將WordWord文件導(dǎo)入文件導(dǎo)入PowerPointPowerPointPowerPoint中有一種簡單的方法可以讓用戶快速將Word文件轉(zhuǎn)化成可供演示的PowerPoint文件。用戶只需要先將Word文件轉(zhuǎn)換為大綱視圖，設(shè)置好各級的標(biāo)題，然后在PowerPoint中執(zhí)行“插入”菜單中的“幻燈片（從大綱） ”命令，在彈出的對話框中選擇想要要轉(zhuǎn)換為幻燈片的WORD文檔就可以了。7)7) 在在PowerPointPowerPoint活用項(xiàng)目符號和編號活用項(xiàng)目符號和編號用戶在

50、powerpoint中經(jīng)常會用到項(xiàng)目符號和編號，常用的無非是“(、(、(”等符號，實(shí)際上用戶可以執(zhí)行“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號和編號”命令，在彈出對話框中使用“項(xiàng)目符號項(xiàng)”選項(xiàng)卡，然后單擊“自定義” ，用戶就可以在新彈出對話框中選擇多種多樣的項(xiàng)目符號，如“(、(、(、(” ，將這些符號運(yùn)用到幻燈片中，使內(nèi)容更加豐富多彩。8)8) 控制文件的大小控制文件的大小有時(shí)候同樣的兩份三四十頁的PowerPoint的文件，都包括差不多數(shù)量的圖片，但文件大小卻相差很懸殊。為什么？這時(shí)要仔細(xì)檢查圖片的格式和大小。如果原圖片尺寸很大，最好用圖形處理工具先壓縮一下，而且盡量存成JPG等占用磁盤空間較少的格式。9)

51、9) 在在PowerPointPowerPoint中插入一個(gè)幻燈片模板中插入一個(gè)幻燈片模板PowerPoint 2002的新特性之一就是用戶可以在單個(gè)演示文稿中使用多個(gè)幻燈片母版?；脽羝赴媸谴鎯π畔⒌脑O(shè)計(jì)模版元素，包括風(fēng)格、占位符和配色方案。有了這個(gè)特性，用戶就可以對演示文稿中的所有幻燈片做全面更改例如替換一種字體風(fēng)格。 在使用多個(gè)幻燈片母版時(shí)，請記住如果用戶要全面更改自己的演示文稿，就需要改變每一個(gè)幻燈片母版。如果用戶想要插入一個(gè)幻燈片母版：首先在“視圖”菜單中，將鼠標(biāo)指到“母版” ，然后執(zhí)行子菜單中“幻燈片母版”命令。然后如果用戶要插入使用PowerPoint默認(rèn)風(fēng)格的幻燈片母版，在“幻

52、燈片母版視圖”工具欄中，點(diǎn)擊“插入新幻燈片母版”按鈕。如果用戶要通過添加新的設(shè)計(jì)模版來插入幻燈片母版，在“格式”工具欄中，點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”按鈕，指向需要的設(shè)計(jì)，點(diǎn)擊箭頭，并在快捷方式菜單中選擇其中的一個(gè)選項(xiàng)。10)10) 使用幻燈片搜索器復(fù)制其他演示文稿中的幻燈片使用幻燈片搜索器復(fù)制其他演示文稿中的幻燈片用戶可以使用“幻燈片搜索器”工具來快速從其他演示文稿中復(fù)制幻燈片。首先在普通視圖的“幻燈片”選項(xiàng)卡上，選中要將復(fù)制的幻燈片插入到后面的幻燈片縮略圖。執(zhí)行在“插入”菜單中的“幻燈片(從文件)”命令。在彈出“幻燈片搜索器”對話框中，單擊“瀏覽”查找文件，在“瀏覽”對話框中選擇文件，再單擊“打開” 。

53、如果用戶希望幻燈片能夠保持當(dāng)前的格式，在“幻燈片搜索器”對話框中選中“保留源格式”復(fù)選框。如果清除了這個(gè)復(fù)選框，復(fù)制的幻燈片將采用將其插入時(shí)前一張幻燈片使用的格式。 如果用戶只是想要插入選定的幻燈片，請單擊要插入的幻燈片，再單擊“插入” ；如果要插入所有的幻燈片，請單擊“全部插入” 。完成以后單擊“關(guān)閉”關(guān)閉對話框。11)11) 打開或關(guān)閉自動更正選項(xiàng)打開或關(guān)閉自動更正選項(xiàng)如果用戶想要打開或者關(guān)閉自動更正中的一些內(nèi)容，也是非常方便的。點(diǎn)擊“工具自動更正選項(xiàng)” ，在彈出菜單中使用“自動更正”選項(xiàng)卡。如果用戶想要打開或關(guān)閉大寫選項(xiàng)，請選中或清除這些復(fù)選框：* 更正前兩個(gè)字母連續(xù)大寫? * 句首字母

54、大寫 * 表格單元格的首字母大寫 * 星期中的某天大寫 * 更正意外使用大寫鎖定鍵產(chǎn)生的大小寫錯(cuò)誤 如果要打開或關(guān)閉拼寫錯(cuò)誤及排印錯(cuò)誤的文本條目，請選中或清除“鍵入時(shí)自動替換”復(fù)選框。完成以后單擊“確定”返回。12)12) 創(chuàng)建自動更正項(xiàng)的例外創(chuàng)建自動更正項(xiàng)的例外PowerPoint的自動更正功能能夠自動更正單詞首字母的大寫，但對于某些特定的單詞，用戶卻希望保持輸入原始狀態(tài)不進(jìn)行更正。這時(shí)用戶可以設(shè)置自動更正的例外。具體設(shè)置方法是：點(diǎn)擊“工具自動更正選項(xiàng)” ，在彈出對話框中使用“自動更正”選項(xiàng)卡，然后單擊“例外項(xiàng)” ，系統(tǒng)彈出“自動更正例外項(xiàng)”對話框。接著如果用戶想要?jiǎng)?chuàng)建單詞首字母大寫的例外，

55、請使用“首字母”選項(xiàng)卡，在“其后不大寫”之下，鍵入不希望帶有大寫字母的單詞或縮寫。再單擊“添加” 。 如果用戶希望創(chuàng)建更正兩個(gè)首字母大寫的例外，則要使用“前兩個(gè)字母連續(xù)大寫”選項(xiàng)卡，在“不更正”之下，鍵入不希望自動更正修改的單詞和短語。之后單擊“添加” 。設(shè)置完所有的例外后，單擊“確定”關(guān)閉對話框，然后在文稿中輸入例外單詞時(shí)，就不會被系統(tǒng)自動更正了。13)13) 在幻燈片的任何位置上添加日期、時(shí)間在幻燈片的任何位置上添加日期、時(shí)間我們都知道，可以在幻燈片的頁眉頁腳里添加日期、時(shí)間。實(shí)際上，幻燈片中的任意一個(gè)位置，用戶都可以添上時(shí)間和日期。首先在在幻燈片上，定位占位符或文本框內(nèi)的插入點(diǎn)。點(diǎn)擊“插

56、入日期和時(shí)間” ，系統(tǒng)彈出“日期和時(shí)間”對話框，用戶可以選擇自己喜歡的時(shí)間格式。選完以后單擊“確定”就可以了。如果用戶希望在每次打開幻燈片的時(shí)候，日期和時(shí)間都自動更新為當(dāng)前機(jī)器上設(shè)置的日期、時(shí)間，請選中“自動更新”復(fù)選框。14)14) 將圖片文件用作項(xiàng)目符號將圖片文件用作項(xiàng)目符號一般情況下，用戶使用的項(xiàng)目符號都是1、2、3，a、b、c之類的，其實(shí)，我們還可以使用圖片文件來作為項(xiàng)目符號。首先請用戶選擇要添加圖片項(xiàng)目符號的文本或列表。點(diǎn)擊“格式項(xiàng)目符號和編號” ，在“項(xiàng)目符號項(xiàng)”選項(xiàng)卡中單擊“圖片” ，調(diào)出剪輯管理器，用戶可以選擇圖片項(xiàng)目符號。在“圖片項(xiàng)目符號”對話框中，單擊一張圖片，再單擊“確定

57、” 。小提示小提示：若要將自己的圖片添加到此對話框中，請單擊“導(dǎo)入” ，再選擇所需的文件，然后單擊“添加” 。如果用戶的計(jì)算機(jī)上沒有安裝剪輯管理器，則在“項(xiàng)目符號和編號”對話框中單擊“圖片”后會顯示“插入圖片”對話框，用戶只需要選擇自己希望的圖片就可以了。15)15) 更改了更改了“空白空白”演示文稿的默認(rèn)設(shè)計(jì)后再回到原始樣式演示文稿的默認(rèn)設(shè)計(jì)后再回到原始樣式如果用戶更改了默認(rèn)的“空白”設(shè)計(jì)模板，卻又希望重新將原始默認(rèn)設(shè)計(jì)應(yīng)用于演示文稿。這時(shí)，請執(zhí)行以下操作：首先打開要應(yīng)用默認(rèn)設(shè)計(jì)的演示文稿。在工具欄上，單擊“設(shè)計(jì)”按鈕。在“可供使用”之下，單擊第一項(xiàng)“默認(rèn)設(shè)計(jì)模板” 。用戶請注意用戶請注意，

58、如果希望對所有的新演示文稿都應(yīng)用原始默認(rèn)設(shè)計(jì)，可以重命名 blank.pot 文件或刪除它。1616）快速在窗格之間移動）快速在窗格之間移動用戶可以用下列方法快速在PowerPoint的各個(gè)窗格中移動定位，按F6可以順時(shí)針方向在普通視圖窗格之間移動；Shift+F6可以按逆時(shí)針方向在普通視圖窗格之間移動；按下Ctrl+Shift+Tab在普通視圖中“大綱與幻燈片”窗格的“幻燈片”和“大綱”選項(xiàng)卡之間切換。1717）測量對象之間的精確距離）測量對象之間的精確距離用戶可以在PowerPoint中利用參考線，來測量對象之間的距離。操作方法是：首先打開參考線，單擊“視圖網(wǎng)格和參考線” ，在彈出菜單中選

59、中 “屏幕上顯示繪圖參考線”復(fù)選框，單擊“確定”關(guān)閉對話框。將參考線定位在要開始測量的位置，然后按下 Shift 鍵，將參考線拖動到停止測量的位置。拖動的同時(shí)，測量值出現(xiàn)在參考線中箭頭的上方。釋放鼠標(biāo)按鈕后測量值會自動消失。1818） 向向“位置列表位置列表”添加快捷方式添加快捷方式用戶可以自由給向“位置列表”中添加文件夾的快捷方式，比如添加一個(gè)自己一直用來保存演示文稿的文件夾（比如d:myppt）的快捷方式。單擊“文件打開” ，系統(tǒng)彈出“打開”對話框，在“查找范圍”列表中，單擊選擇D盤myppt文件夾。接著單擊“工具” ，執(zhí)行彈出菜單中“添加到我的位置 ”命令。完成之后，用戶快捷方式將出現(xiàn)在

60、文件夾和文件列表的左邊的“位置列表”中。下次用戶再想要打開d:myppt文件夾，只需要單擊“位置列表”中的快捷方式了。1919）將程序設(shè)置為運(yùn)行演示文稿時(shí)打開）將程序設(shè)置為運(yùn)行演示文稿時(shí)打開用戶可以在幻燈片放映的過程中打開任何其他程序，例如 Microsoft Excel 或Internet Explorer。而且程序是在 Microsoft PowerPoint外部打開的，不會嵌入演示文稿中。具體方法是：首先在幻燈片中，選擇用于打開程序的文本或?qū)ο螅瑘?zhí)行“幻燈片放映”菜單中的“動作設(shè)置”命令。如果用戶想要在幻燈片放映過程中通過單擊選定對象的方法來打開程序，請使用“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡；如果希望在