科技檔案管理技術(shù)規(guī)范-《2、整理規(guī)則》2016

1、山東泉利置業(yè)有限公司檔案管理技術(shù)規(guī)范科技檔案（ 6-10 大類）2整理規(guī)則按照一定的原則和規(guī)律， 經(jīng)過分類、 組卷、 編號(hào)、 排列、編目等整理，移交到檔案管理部門集中保管和提供利用的文件材料。2.1 收集工作2.1.1 一般原則凡辦理完畢并能反映與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)、經(jīng)營管理等有關(guān)重要職能活動(dòng)，對(duì)今后各項(xiàng)工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料（紙質(zhì)及其他載體的） ，均需進(jìn)行收集。而事務(wù)性、臨時(shí)性、重復(fù)性且無查考利用價(jià)值的則不需要進(jìn)行收集。2.1.2 確定“歸檔范圍”和“保管期限”為了避免將具備有保存價(jià)值的文件材料漏掉散失，同時(shí)防止“有文必檔”等現(xiàn)象，需要遵循界定科

2、技文件材料收集范圍原則基礎(chǔ)上，根據(jù)國家及房地產(chǎn)行業(yè)有關(guān)規(guī)定和結(jié)合房地產(chǎn)專業(yè)特點(diǎn)（ 山東泉利置業(yè)有限公司基建工程檔案管理辦法 ） ，首先做好對(duì)已形成、積累的科技文件材料的鑒別和篩選工作，確定歸檔范圍和劃分其保管期限，以保證收集歸檔的文件材料的齊全、完整和保存年限的準(zhǔn)確性。2.1.2.1 確定歸檔范圍(1)立項(xiàng)審批全過程形成的科技文件材料：項(xiàng)目立項(xiàng) 申請(qǐng)報(bào)告書、項(xiàng)目建議書或項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地 的權(quán)屬文件或建設(shè)項(xiàng)目用地預(yù)審意見書、項(xiàng)目建設(shè)投資概算、 銀信部門由示的資金證明、資質(zhì)證明、項(xiàng)目地形圖等。(2)規(guī)劃設(shè)計(jì)全過程形成的科技文件材料：設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、 概念設(shè)計(jì)、規(guī)劃方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)

3、計(jì)、景觀設(shè) 計(jì)、樣板層精裝修設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)階段報(bào)批報(bào)建等。(3)竣工驗(yàn)收過程形成的科技文件材料：工程竣工驗(yàn) 收申請(qǐng)表、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、勘察、設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào) 告、工程質(zhì)量保修書、公安、消防、環(huán)保、防雷、電梯等 部門由具的驗(yàn)收意見書或驗(yàn)收合格證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、 住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書等。(4)建設(shè)項(xiàng)目全過程形成的科技文件材料：按工程階 段進(jìn)行劃分，歸檔范圍主要包括(紙質(zhì)及其他載體的)：工程前期項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù) 文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、科研項(xiàng)目文件、涉外文件、生 產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試生產(chǎn)文件、財(cái)務(wù)和器材管理文件、竣工驗(yàn)收文件。(5)設(shè)備資料：大型設(shè)備

4、廠家提供的說明書(安裝、 維護(hù)、使用說明書)、安裝圖、合格證、由廠試驗(yàn)報(bào)告、隨機(jī)設(shè)備清單、計(jì)算書、試驗(yàn)報(bào)告、檢修記錄、臺(tái)帳。2.1.2.2 劃分保管期限由于科技文件材料利用價(jià)值不同，因此，需對(duì)不同價(jià)值的文件材料作出各種不同留存年限的劃分。國家檔案局規(guī)定了檔案的三種保存期限，即永久、長期、短期。（ 1）永久：無限期保存；（ 2）長期：30 年；（ 3）短期：10 年。2.2 整理工作2.2.1 定義按照一定的原則對(duì)科技檔案實(shí)體進(jìn)行分類、 組卷、 排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。2.2.2 原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的相互聯(lián)系，便于保管和利用。2.2.3 程序2.2.3.

5、1 檔案實(shí)體分類要求及方法（ 1）定義根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。（ 2）方法科技檔案按照修訂山東泉利置業(yè)有限公司企業(yè)檔案分類及保管期限表（69）大類對(duì)生產(chǎn)、基建、設(shè)備等文件 資料進(jìn)行分類。（3）要求分類細(xì)致，分到四級(jí)類目檔號(hào)準(zhǔn)確：由目錄代號(hào)、分類號(hào)（分到四級(jí)類目）、同類號(hào)下的案卷小流水號(hào)組成。目錄號(hào)（代號(hào)）一律采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，其中“6房地產(chǎn)經(jīng)營”、“7科學(xué)技術(shù)研究”類采用年度標(biāo)識(shí)，跨 年度的科研項(xiàng)目，標(biāo)識(shí)項(xiàng)目完成年度；“8基本建設(shè)”和“ 9設(shè)備”類共用系統(tǒng)目錄號(hào)（代號(hào)），前兩位數(shù)用“工期”，后 兩位數(shù)用“00”；檔案材料歸屬機(jī)組明確的， 前兩位數(shù)用

6、“工 期”，后兩位數(shù)用“項(xiàng)目”，各期工程項(xiàng)目連續(xù)編制。同一期 工程2批以上項(xiàng)目（不包括全部項(xiàng)目）共用一套系統(tǒng)的，前 兩位數(shù)用“工期”，后兩位數(shù)采用首批項(xiàng)目序號(hào)，同時(shí)在工 程檔案編制說明中注明。例1 :0 1 0 0共用系統(tǒng)1期工程例2:0 1 0 1 8 0 3 0xxx xx 卷內(nèi)文件順序號(hào)（用 0199 標(biāo)識(shí)） 案卷號(hào)（用001999標(biāo)識(shí)） 四級(jí)類目號(hào)（征租地文件） 三級(jí)類目號(hào)（工程管理型文件） 二級(jí)類目號(hào)（綜合） 一級(jí)類目號(hào)（基建）目錄代號(hào)（1期工程共用系統(tǒng)）2.2.3.2 組卷要求及方法（1）定義根據(jù)科技文件材料形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，便于保管和利用的過程。（2）方

7、法1）組卷：在確定科技文件材料歸屬的類目和保管期限 地基礎(chǔ)上，需將互有聯(lián)系的文件材料進(jìn)行組合。組成案卷的 薄厚需適度，便于利用。同目錄號(hào)（第一段號(hào)），4級(jí)類目相同，保管期限相同，文件多時(shí)，可組成若干同目錄號(hào)、同分 類號(hào)、同期限的案卷。2）排列案卷和卷內(nèi)文件順序6 9)案卷排列順序按照山東泉利置業(yè)有限公司企業(yè)檔案分類表（大類中的類目設(shè)置的先后順序進(jìn)行排列。案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序管理性文件材料：按問題的重要程度和事項(xiàng)、事務(wù)發(fā)展過程的先后順序排列。文字和圖紙：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮捻樞蚺帕?。譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。（ 3）要求1）組卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保

8、持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求，并區(qū)分不同價(jià)值，便于檔案的保管和利用。2） 案卷內(nèi)的文件材料必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、 科研、 基建、設(shè)備和有關(guān)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。凡是有文字和圖表（ 包括原圖目錄 ）的卷內(nèi)文件材料，均需編寫頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄 （ 不包括原圖紙目錄 ） 、卷內(nèi)備考表不編頁號(hào)。3）科技檔案文字材料及圖紙?jiān)诿宽摰挠蚁陆蔷帉戫撎?hào)，背面在左下角編寫頁號(hào)，圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外；不裝訂的文件材料或圖紙?jiān)诿宽摰挠疑戏郊由w檔號(hào)章。檔案檔號(hào)章樣式：（長50MM高20MM)351-4）成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其它科技文 件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料的最后，將其作為 一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)，可在備注中注 明總頁數(shù)。5）引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不