制作投標書的步驟

1、相品用。3制作投標書的步驟一、 投標書的基本要求：二、商務投標書的主要內(nèi)容：1 .商務投標書的組成2 .技術投標書的組成三、如何設計一個漂亮的標書1 .整體上的一般要求2 .摘要說明3 .目錄結構4 .標書編寫禁忌：四、標書設計舉例：某網(wǎng)絡集成項目五、投標書制作的幾個階段1 .準備階段2 .標書制作階段3 .收尾階段：一、投標書的基本要求：l .幫助與你的標書讀者溝通。從這個角度上來講，標書是一篇針 對用戶需求的論文，邏輯結構和語言一定要清晰、可讀?？紤]到評標 專家一般都具有較好的學術經(jīng)驗，其中很多還是教授、博導，投標的 語言要針對讀者的閱讀習慣為好。2 .表現(xiàn)你整理過后的思路和想法。如果對整

2、個方案的思路不清晰,是不能寫好一個標書的。在投標之前一定要理清楚整體思路及各部分 的關系，必要的頭腦風暴和預評審也是需要的，以便更加清晰地表示。對于沒有結論或者困惑爭議的地方， 不要指望能夠糊弄過去，如實地 分析甚至放在重要的地方重點把可能的困難和解決方案以及選擇的 過程描述出來，往往會增加勝算。3 .對招標書作出反應。要非常注意投標需求書的細節(jié)要求， 一般甲 方不會隨便寫出某種要求的，出現(xiàn)這種情況一般是甲方非常需要或者 有競爭對手說服甲方提出這種需求。 對于特別的、違反常規(guī)的要求尤 其要注意，在標書中一定要有回應?；貞臅r候不要直接反駁，應該 用比較委婉態(tài)度和明確的結論給出建議和意見、結論。

3、4 .對客戶需求做出反應。有很多客戶的需求并沒有體現(xiàn)在標書文件 中，這個時候如果說明非常詳細和具有針對性，對于評標專家是非常 具有說服力的。二、商務投標書的主要內(nèi)容：投標書分為商務部分和技術部分，有些投標要求分為商務標書和技術 標書。1. 商務投標書的組成(1)投標的主體內(nèi)容(按邀標書格式)。需要提醒的是，評標專家在 現(xiàn)場進行評標，需要閱讀大量的文字，這個時候一定要嚴格按照邀標 書的格式進行，必要的時候要專門以不同紙張或者標簽的形式進行部 分區(qū)分，以便于專家在不同服務商之間進行對比。(2)投標報價及產(chǎn)品清單。如果邀標書給定了投標報價單，按照標 準報價單進行填寫，如果沒有，需要仔細進行設計。一個

4、好的報價單 有助于專家進行對比和篩選，也有利于服務商進行價格談判。比如， 比較細致合理的報價就不容易被價格談判的時候大幅度降價。另外， 如果報價單比較復雜和篇幅長，需要對各部分報價進行小結、需要有 一個明晰的各部分報價總計。報價單要注意核算，不要計算錯誤和重 復、缺項，尤其是用excel進行自動計算的時候，一定要用另外的辦 法驗算。(3)資質證明。仔細注意邀標書要求的資質證明，另外，可能的競 爭對手可能提供的用戶報告、資質、案例等要仔細對待；盡可能提供 高于邀標文件的資質；對于聯(lián)合投標，需要提供雙方或者多方的資質， 對于要求具有“本地服務隊伍”要求的，需要提供證據(jù)文件；對于設 計的產(chǎn)品，要提供

5、必要的證書和文件；對于使用關聯(lián)公司(例如集團 公司)的資質，要特別注意法律一致性的要求。(4)項目團隊介紹。項目團隊的介紹要實事求是，不一定非要公司 高管介入項目過程；對于團隊中人員資歷的介紹，要注意角色分工、 年齡搭配和資質要求；要突出團隊成員類似項目的成功經(jīng)驗。(5)公司簡介。公司簡介要針對性地進行縮寫或者改寫，將與項目 密切相關的內(nèi)容突出出來。(6)公司售后服務體系及培訓體系簡介。一般這一條比較容易和技 術表述中的相應部分混淆，要非常注意放在哪個部分，如果商務部分 和技術部分都需要，側重點各是什么；往往評分標準中都有這一條， 因此，應該仔細描述自己公司的項目管理、售后服務和培訓體系，要相

6、品用口"-符合用戶的標書要求，還要符合主流的國際、國內(nèi)標準。(7)設備簡介。設備簡介要將設備的案例、使用情況、證書等進行 提交。(8)行業(yè)典型(成功)應用案例。成功案例中要特別注意將類似的 項目經(jīng)驗放在比較前面的位置。(9) 一切對本次投標有利的資料。有些單位會提交獲獎證書、專利、 知識產(chǎn)權證書、橫向和縱向課題承擔證明等與項目關聯(lián)的證明信息。2. 技術投標書的組成(1)標書摘要說明。摘要說明不僅僅是各個部分的概括，更應該是 投標方體現(xiàn)自己思想的首頁闡述， 應該花很大的精力去重視的，也是 爭取專家非常重要的地方。(2)背景介紹。項目背景要從行業(yè)、用戶基本情況等方面論述和解 釋項目的必要

7、性及考慮，這是體現(xiàn)標書針對性非常重要的地方。(3)主要設計標書。項目的設計是標書的主要部分，考慮到專家未 必對所牽涉的標書的技術非常清楚，這一部分的邏輯關系非常重要， 應該從技術方向、產(chǎn)品方向、產(chǎn)品選型、性能價格比較等多方面進行 邏輯論述，站在中立的立場上為甲方選擇適合的解決方案的“示意” 非常重要。(4)項目實施計劃。項目實施計劃要可行、符合要求。這也是經(jīng)常 的打分點，實施計劃盡量使用專業(yè)工具(比如 project )，項目管理 的體系架構要非常清晰，比如ISO9000,CMMg,標書要求的資質要和 項目實施的技術體系相吻合，比如資質特別要求CMMW目管理的計 劃就應該根據(jù)CMMS進行計劃。

8、(5)風險控制和質量控制計劃。風險控制措施要實在，質量體系要 清晰和符合邀標書要求。(6)售后服務計劃。售后服務計劃往往是評分點，應該盡可滿足邀 標要求；對于重要的服務承諾和期限，應該以黑體或者表格的形式突 出出來。(7)產(chǎn)品介紹。產(chǎn)品介紹應該放在不突出的地方，比如附錄；產(chǎn)品 的重要性能可以提前或者突出；必要的時候，可以將廠家的產(chǎn)品說明 彩頁裁減放進標書裝訂。三、 如何設計一個漂亮的標書1. 整體上的一般要求(1)全局觀-標書各個部分自成體系又相互依托。技術可行，敘述簡潔明了。產(chǎn)品清單正確目錄結構清晰一(代表思路清晰) 。整篇文字 敘述條理分明，風格統(tǒng)一。既迎合讀者心理習慣又有創(chuàng)新性。例如，

9、如果一個綜合的解決方案標書需要很多部分，我們就可以再畫一章各 個部分的邏輯關系圖并進行簡要論述， 便于專家評審。下圖就是一個 具有6個部分的標書的邏輯結構圖。2. 摘要說明摘要說明是一個標書的整體說明，不僅僅要反映各個部分的簡要內(nèi)容，更要反映投標方的整體思路和思想， 有時候叫做總經(jīng)理摘要或者 特別闡述，它包含以下內(nèi)容：一 標書目標：相品- 戰(zhàn)略建議：- 注意事項：- 標書優(yōu)點：- 其他需要吸引讀者眼球的東西3 .目錄結構目錄不僅僅是自動生成就可以了，更重要的是要反映整體的邏輯結構，評標專家也往往通過目錄來得到標書的第一印象。 一個好的目錄 應該反映縝密的思維和清晰的內(nèi)容，專家還從中得到重要的特

10、色和投 標方的主要知識技能基本信息。因此，投標方如果整合多個廠家的方 案，在目錄上要重新進行融合和調(diào)整。4 .標書編寫禁忌：(1)標書中出現(xiàn)其他項目或其他客戶名稱。很多標書采用其它案例的資料，忘記了改正用戶，這在評標現(xiàn)場非常容易被排斥和認為不認 真，因此需要專人進行檢查。(2)拓撲設計錯誤。拓撲圖和邏輯圖是專家評審重點關注的地方， 千萬不要出現(xiàn)結構性錯誤，更不要出現(xiàn)名稱上的錯誤(例如很多投標 方將邏輯圖寫成拓撲圖)。圖的標志要清晰，最好制圖、審定人要明 確標記。(4)標書敘述前后矛盾。很多標書由不同的人完成，出現(xiàn)前后敘述 不一致一定要改正。最好安排有人在投標之前閱讀統(tǒng)稿、 安排專門的 評審會議

11、。(5)目錄結構混亂，無邏輯、各自為政。(6)套話、廢話太多，語言啰嗦、言之無物。這種情況很容易出現(xiàn)在摘抄網(wǎng)絡上的信息的時候，應予以注意。(7)遣詞造句，用語不當。錯別字是小事，但很容易引起專家反感，尤其在摘要、重要場所和多次出現(xiàn)的時候。四、標書設計舉例：某網(wǎng)絡集成項目下面是一個網(wǎng)絡集成項目的標書舉例，這樣一個標書就比直接將產(chǎn)品 堆砌上來強得多。當然，如果項目再大一些、復雜一些，還可以再優(yōu) 化。1. 網(wǎng)絡規(guī)劃：網(wǎng)絡規(guī)劃的思想方法從網(wǎng)絡核心入手，發(fā)散到網(wǎng)絡邊緣；從網(wǎng)絡接入入手，集中到網(wǎng)絡核心；思想方法多樣化。網(wǎng)絡規(guī)劃的目的對網(wǎng)絡建設具有先期的指導性；使用戶對所建設的網(wǎng)絡有一個全面的了解；對以后的

12、網(wǎng)絡實施和驗收提供依據(jù)。2. 網(wǎng)絡設計思路： 用戶需求分析； 網(wǎng)絡流量分析； 網(wǎng)絡分類設計； 網(wǎng)絡分層設計；相品用口"- 網(wǎng)絡設備選擇； 網(wǎng)絡地址規(guī)劃。1) 需求分析：a) 需求分析的目的 - 為網(wǎng)絡規(guī)劃提供依據(jù) - 使方案設計個性化，更有競爭力b) 基本需求： 用戶投資和網(wǎng)絡規(guī)模 了解業(yè)務類型和分布 分析目前技術與用戶需求的異同 現(xiàn)有網(wǎng)絡分析，保護用戶投資c) 需求來源,-決策者的建設思路 -用戶提供的歷史資料和行業(yè)資料 -用戶技術人員的細節(jié)描述 -普通用戶對網(wǎng)絡的要求d) 收集方法 -會談紀要法 -關鍵人物接觸,-用戶訪談e) 重點需要了解的：l商業(yè)需求，資金投入，網(wǎng)絡規(guī)模現(xiàn)有網(wǎng)

13、絡的狀況l網(wǎng)絡覆蓋的物理區(qū)域，信息點的數(shù)量及分布l業(yè)務分類、分布及對網(wǎng)絡功能的需求l網(wǎng)絡帶寬和業(yè)務量的需求l網(wǎng)絡可靠性的需求l網(wǎng)絡安全性的需求l網(wǎng)絡管理方面的需求f) 需求分析小結：l- 技術不是問題，主要看投資和服務l- 用戶投資保護- 高性價比一使用戶的投資收取最好的效果- 兼容性一保護用戶對網(wǎng)絡的原始投資- 擴展性一1證未來5-8年可用不過時l - 服務- 向用戶提供優(yōu)良的服務可能比只提供優(yōu)良的網(wǎng)絡更有意義l重點投資要放到重點的位置上2) 網(wǎng)絡流量分析：3) 標書結構：1.五、投標書制作的幾個階段準備階段- 仔細閱讀邀標書（招標文件）- 按照招標文件制作標書，內(nèi)容可以增加，不能減少- 制

14、定標書編寫日程安排表，嚴格遵守，注意預留標書審查修改時 間。絕大多數(shù)公司容易犯的一個錯誤就是不樣兒遵守項目的日程，總是加班到最后一個晚上，這樣反而容易出錯誤；另外，更多的單位還 在最后一天晚上由銷售收集用戶或者競爭者的信息倉促調(diào)整犯下致 命錯誤；這樣的錯誤還容易出現(xiàn)投標遲到現(xiàn)象。 最好的方式是預定好 時間和標書調(diào)整策略，嚴格按照策略執(zhí)行，這個時候，召開項目啟動 會達成共識非常重要。2. 標書制作階段- 在投標書中，最重要的是價格、服務和一切可以吸引用戶眼球的 內(nèi)容（即使邀標書上沒有要求的內(nèi)容）。- 投標書中最大的忌諱是出現(xiàn)諸如錯字、錯頁、漏印、價格不統(tǒng)一、價格大寫錯誤、太過時的內(nèi)容及出現(xiàn)與項目

15、不相干的內(nèi)容（如A項目的投標書的頁眉還是 B項目的名稱）3. 收尾階段：l 如何印刷標書- 關鍵圖表的印刷。一個好的圖表，非常容易超越競爭對手和吸 引專家進行探討或者注意，有必要可以制作一個非常大的圖夾在標書 中間。- 報價單的打?。ㄈ绾伪阌诓殚啠?。2如何裝訂標書相品- 封面的設計。標書的封面要顯示專業(yè)和高貴，不要花哨，必要的公司、理念和標示可以恰當?shù)胤胖谩? 使用標簽頁。有時候標書很厚，應該在側邊增加標簽符號，最 好打印簡要說明便于查閱；還可以附加使用不同顏色的紙張區(qū)分不同 的章節(jié)和部分。- 整體的觀感。標書裝訂要體現(xiàn)公司的價值，很多公司舍得聘請員工卻不舍得花錢設計和裝訂標書，在經(jīng)濟上非常不合算。3標書封裝（或遵照邀標書要