文件控制程序文件

1、KLCW.2-01-2017天龍偉業(yè)航空航天科技有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制程序1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了質(zhì)量管理體系文件的分類、管理職責(zé)、工作程序和相 應(yīng)的質(zhì)量記錄要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于質(zhì)量管理體系文件的管理。2引用文件KLCW.2-02記錄控制程序KLCW.2-08設(shè)計(jì)和開發(fā)控制程序 3文件分類3.1 公司質(zhì)量管理體系文件分為技術(shù)文件、管理文件和外來(lái)文件三大類 別。3.2 技術(shù)文件包括企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、工藝文件等。3.3 管理文件包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、支持性 文件（如質(zhì)量計(jì)劃、操作規(guī)程）、質(zhì)量記錄等。3.4 外來(lái)文件包括來(lái)自國(guó)家、上級(jí)部門的質(zhì)量法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，來(lái) 自顧客

2、的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、顧客要求等技術(shù)和管理文件。4職責(zé)4.1 本標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)量管理、科研、技術(shù)部門主管，相關(guān)單位協(xié)助管理。4.2 質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的管理，科研部門負(fù)責(zé)科研產(chǎn)1品技術(shù)文件、工藝文件和相應(yīng)外來(lái)文件的管理，技術(shù)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)產(chǎn)品 技術(shù)文件、工藝文件和相應(yīng)外來(lái)文件的管理，公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)上 級(jí)來(lái)文、外來(lái)公文及公司行政文件中的質(zhì)量管理要求進(jìn)行識(shí)別、傳遞和控制，各職能部門負(fù)責(zé)與其業(yè)務(wù)相關(guān)的文件管理。4.3 檔案部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)管理。5外來(lái)文件控制程序5.1 有關(guān)質(zhì)量法律法規(guī)文件由質(zhì)量管理部門識(shí)別、收集、登記、保持和 發(fā)放使用。5.2 檔案部門組織公司有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件的識(shí)別、收集、

3、登記、保持和發(fā)放 使用，并識(shí)別和跟蹤其標(biāo)準(zhǔn)的修訂狀態(tài)。5.3 各職能部門和技術(shù)部門所接收的顧客文件（含軟件和知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等）應(yīng)分類登記，并安排專人進(jìn)行保持、借閱、使用和歸還的管理；借 閱和使用應(yīng)在顧客允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。需要時(shí)可轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件進(jìn)行管理。5.4 采購(gòu)部門識(shí)別、收集、登記和保持供方提供的有關(guān)文件；需要時(shí)， 向有關(guān)部門和單位提供、借閱。6質(zhì)量記錄控制程序各單位按KLCW.2-02的規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量記錄的管理。7質(zhì)量管理體系文件控制工作程序7.1 工作流程質(zhì)量管理體系文件控制工作流程見圖1。劃編制審批4發(fā)放和使用修改歸檔和處置圖1質(zhì)量管理體系文件控制工作流程7.2 策戈IJ7.2.1 質(zhì)

4、量管理部門應(yīng)識(shí)別質(zhì)量管理體系文件更新時(shí)機(jī)，策劃質(zhì)量管理 體系所需管理類文件的編制工作；各職能部門依據(jù)公司質(zhì)量管理體系文 件編制安排，策劃所主管業(yè)務(wù)的程序文件和相應(yīng)支持性文件（如操作規(guī)程、管理細(xì)則等）的編制；各單位根據(jù)質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)際情況，策劃本單 位質(zhì)量活動(dòng)所需的支持性文件。7.2.2 各單位對(duì)質(zhì)量活動(dòng)管理類文件進(jìn)行策劃時(shí)應(yīng)遵循質(zhì)量管理八項(xiàng)原 則，貫徹預(yù)防為主的管理思想，按過(guò)程方法對(duì)質(zhì)量管理體系活動(dòng)進(jìn)行詳 盡而周密的策劃。7.2.3 當(dāng)無(wú)支持性文件而有可能產(chǎn)生不利影響時(shí)，應(yīng)確定和策劃編制支 持性文件。7.3 編制7.3.1 質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量管理部門編制，程序文件由各主管職能部門編制，支持性文件由各

5、主管職能部門組織編制或各單位進(jìn)行編制。7.3.2 各單位組織文件編制時(shí)應(yīng)遵循下列編制原則，展開質(zhì)量管理體系 文件的編制工作：a）滿足質(zhì)量管理體系有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求；b）適應(yīng)公司發(fā)展，適應(yīng)產(chǎn)品和顧客的要求；c）工作程序流暢、高效；d）控制措施適宜、有效；e）具有較強(qiáng)的可操作性和可檢查性；f）與相關(guān)管理規(guī)定整體協(xié)調(diào)，全面控制；g）識(shí)別和確定質(zhì)量記錄，所需表格由主管職能部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)和發(fā)放；h) 文件以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式編制 ， 其格式 、 編號(hào)等符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求 。1.1.3 文件編寫內(nèi)容1.1.3.1 質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)一般包括如下內(nèi)容：a) 目次， 各質(zhì)量活動(dòng)描述所在的頁(yè)次；b) 前言；c) 公司質(zhì)量方

6、針和質(zhì)量目標(biāo)；d) 質(zhì)量管理體系的范圍 ， 公司質(zhì)量管理體系所覆蓋的部門和單位 ， 包括任何刪減的細(xì)節(jié)和正當(dāng)?shù)睦碛?；e) 質(zhì)量管理體系程序文件的引用 ；f) 部門職責(zé)和權(quán)限；g) 質(zhì)量管理體系所需的過(guò)程及資源配置、 相互間作用及監(jiān)視和測(cè)量的表述 ；h) 有關(guān)的附錄資料；i) 更改控制的記錄表格；j) 發(fā)布日期等。1.1.3.2 程序文件程序文件的內(nèi)容一般包括：a) 文件的名稱、 標(biāo)準(zhǔn)編號(hào) ；b) 范圍；c) 引用文件和術(shù)語(yǔ)；d) 職責(zé)；e) 工作程序和對(duì)質(zhì)量活動(dòng)的控制要求( 對(duì)質(zhì)量活動(dòng)的程序、 資源 配置和要求進(jìn)行詳細(xì)描述，并盡可能按流程的順序進(jìn)行）；f）質(zhì)量記錄（質(zhì)量活動(dòng)所涉及的質(zhì)量記錄及

7、保持單位、保持期、 表格的設(shè)計(jì)單位等）等。1.1.3.3 支持性文件支持性文件的內(nèi)容一般包括：a）文件名稱（文件所描述質(zhì)量活動(dòng)控制的名稱）；b）職責(zé)（與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)單位和人員的職責(zé)）；c）對(duì)關(guān)鍵質(zhì)量活動(dòng)的實(shí)施要求、規(guī)定（對(duì)活動(dòng)的過(guò)程、資源和要 求進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，并盡可能按流程進(jìn)行描述）；d）質(zhì)量記錄（對(duì)質(zhì)量記錄的控制要求等）；e）發(fā)布日期等。1.1.4 文件和質(zhì)量記錄的標(biāo)準(zhǔn)化格式、編號(hào)統(tǒng)一在檔案部門的指導(dǎo)下確aE。7.4 審批7.4.1 質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量管理部門編制、校核和審查，檔案部門標(biāo)查，管理 者代表審定，總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.4.2 程序文件程序文件由各主管職能部門編制、審查，填寫 或件審

8、批表報(bào)質(zhì)量 管理部門初審，相關(guān)主管部門會(huì)簽審查，質(zhì)量管理部門審定，管理者代 表批準(zhǔn)，質(zhì)量管理部門組織校對(duì)、出版。7.4.3 支持性文件由各單位編制、校對(duì)和批準(zhǔn)，并加蓋編制部門、單位印章。7.4.4 質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄隨文件進(jìn)行審批。7.5 發(fā)放和使用7.5.1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的發(fā)放范圍由質(zhì)量管理部門確定， 經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 ， 檔案部門進(jìn)行發(fā)放的控制 。7.5.2 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件發(fā)放前應(yīng)識(shí)別文件的控制狀態(tài)。 公司內(nèi)部使用和向質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件均應(yīng)加蓋 “受控 ”印記 ， 并進(jìn)行唯一性編號(hào)。7.5.3 支持性文件由各單位建立臺(tái)帳， 組織發(fā)放 。7.5.4 質(zhì)量管理體系

9、文件是公司的財(cái)產(chǎn) ， 持有人員調(diào)動(dòng) 、 調(diào)離均應(yīng)交回 原單位 ； 需要時(shí) ， 應(yīng)辦理單位間的轉(zhuǎn)交手續(xù) 。7.5.5 受控文件不得擅自復(fù)制 。7.5.6 質(zhì)量管理體系文件是公司質(zhì)量管理的基本法規(guī)， 凡與產(chǎn)品生產(chǎn) 、質(zhì)量控制相關(guān)的單位和各級(jí)各類人員 ， 均應(yīng)按其規(guī)定執(zhí)行， 使公司的質(zhì)量工作形成法治， 以確保產(chǎn)品質(zhì)量滿足顧客要求。7.5.7 質(zhì)量管理體系文件是質(zhì)量審核、 質(zhì)量控制 、 質(zhì)量監(jiān)督的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn) ， 質(zhì)量管理部門應(yīng)監(jiān)督、 指導(dǎo)和考核文件的執(zhí)行情況。7.5.8 質(zhì)量管理體系文件是質(zhì)量教育的教材， 各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際 ， 按崗位組織文件的學(xué)習(xí) ， 使員工對(duì)崗位職責(zé)、 標(biāo)準(zhǔn)要求 、 工作程序達(dá)到

10、“崗位三清楚 ”， 能熟練掌握、 自覺執(zhí)行質(zhì)量管理體系程序文件 。7.5.9 質(zhì)量手冊(cè)是公司現(xiàn)有質(zhì)量保證能力的證據(jù)， 有關(guān)部門和單位進(jìn)行涉外活動(dòng)時(shí)可將質(zhì)量手冊(cè)對(duì)外進(jìn)行展示 ， 以增進(jìn)與顧客的交流和合作。7.5.10 文件在使用中出現(xiàn)破損 、 短缺 、 字跡模糊等， 影響正確使用 、識(shí)別的， 文件的持有者應(yīng)及時(shí)要求更換， 文件發(fā)放人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換性發(fā)放。7.6 修改7.6.1 各單位發(fā)現(xiàn)和認(rèn)為執(zhí)行中的文件需修改時(shí)， 請(qǐng)及時(shí)收集并書面轉(zhuǎn)達(dá)文件編制單位。7.6.2 各文件編制單位對(duì)已執(zhí)行的文件進(jìn)行意見收集、評(píng)審，識(shí)別和組織編制需要修改的文件，以適應(yīng)實(shí)際和變化的需求。7.6.3 支持性文件的更改應(yīng)履

11、行原審批程序進(jìn)行審批。7.6.4 文件更改由編制單位辦理更改手續(xù)。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件更改 時(shí)，填寫體系文件修改單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后（質(zhì)量手冊(cè)更改由 總經(jīng)理批準(zhǔn)，程序文件更改由管理者代表批準(zhǔn)）送交檔案部門，由檔案 部門轉(zhuǎn)發(fā)體系文件修改單，各文件持有人按更改要求進(jìn)行更改或換頁(yè)，并在更改記錄表中進(jìn)行登記。7.6.5 屬小幅度修改時(shí)，按修改單內(nèi)容用雙實(shí)線劃去原內(nèi)容，在鄰近的 空白處填寫新內(nèi)容，并在修改處做出修改序號(hào)標(biāo)識(shí)（如、等）；修改幅度大時(shí)，應(yīng)采取換頁(yè)形式進(jìn)行。檔案部門應(yīng)跟蹤文件的修 改和收舊換新，保證受控版本的一致性。7.6.6 當(dāng)由于標(biāo)準(zhǔn)換版或其它原因質(zhì)量手冊(cè)和程序文件需換版更換時(shí)，應(yīng)由質(zhì)量管理部門組織原編寫單位按照新要求編寫新版體系文件并履行 原審批程序，按8.5條要求進(jìn)行發(fā)放和使用管理。7.6.7 各單位的工作現(xiàn)場(chǎng)不允許有已作廢的舊版文件在使用。文件的持有者不得保存已作廢版本的文件和整頁(yè)換下作廢的文件。對(duì)需要保存的舊版本文件，應(yīng)進(jìn)行作廢”標(biāo)識(shí)后方允許保存。7.7 歸檔和處置7.7.1 檔案部門對(duì)未發(fā)出的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件進(jìn)行妥善管理，各單位 對(duì)未發(fā)出的支持性文件進(jìn)行妥善管理。7.7.2 檔案部門對(duì)已作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件至少應(yīng)歸檔保存2套，并加蓋作廢”標(biāo)記。7.7