房地產(chǎn)企業(yè)合同管理程序

1、NFDC-QP-PR-019 / 61. 目的通過對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除和保管程序的規(guī)定，維護(hù)公司利益，減少法律風(fēng)險(xiǎn)。2. 適用范圍公司作為一方當(dāng)事人的所有合同。包括設(shè)計(jì)委托合同、工程承包或分判合同、物資采購合同、監(jiān)理合同、咨詢委托合同、廣告整合合同、銷售代理等營(yíng)銷類合同（不含購房合同） 、辦公用設(shè)備采買合同、與工程及企業(yè)品牌宣傳、后勤相關(guān)的行政類合同。3. 術(shù)語和定義3.1. 合同類別3.1.1. 前期合同：勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)3.1.2. 工程合同3.1.2.1. 工程承包或分判合同3.1.2.2. 物資采購合同3.1.2.3. 監(jiān)理、造價(jià)咨詢委托合同3.1.3. 營(yíng)銷合同：廣告整合

2、合同、銷售代理、企劃等營(yíng)銷類合同（不含購房合同） 。3.1.4. 行政管理合同：辦公用設(shè)備采買合同、與工程及企業(yè)品牌宣傳、后勤等相關(guān)行政類合同。4. 職責(zé)4.1. 合約管理部4.1.1. 經(jīng)辦合同范圍中公司授權(quán)的所有合同，包括合同草擬、合同洽談、合同評(píng)審及合同簽署。4.1.2. 所有合同編號(hào)并建立合同（含委托書）簽署一覽表 。4.1.3. 對(duì)于經(jīng)辦的合同進(jìn)行合同評(píng)估。4.1.4. 負(fù)責(zé)工程承包和分判、物質(zhì)采購、造價(jià)咨詢委托、設(shè)計(jì)類標(biāo)準(zhǔn)、廣告代理、銷售代理標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立。4.1.5. 負(fù)責(zé)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本向法律顧問進(jìn)行法律咨詢；4.1.6. 負(fù)責(zé)合同索賠。4.2. 總工程師室4.2.1. 參與

3、設(shè)計(jì)類標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立。4.2.2. 參與設(shè)計(jì)類合同的洽談、評(píng)審及評(píng)估。4.3. 預(yù)結(jié)算部4.3.1. 參與工程承包和分判、造價(jià)咨詢委托標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立。4.3.2. 參與工程承包和分判合同、造價(jià)咨詢委托合同的洽談。4.3.3. 參與工程合同的評(píng)審、評(píng)估。4.3.4. 參與合同索賠。4.4. 項(xiàng)目管理部4.4.1. 參與工程承包和分判標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立；4.4.2. 參與工程合同的評(píng)審、評(píng)估。4.5. 工程管理部4.5.1. 參與工程承包和分判標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立；4.5.2. 參與工程承包和分判合同、監(jiān)理合同、物資采購合同的洽談；4.5.3. 參與工程合同的評(píng)審、評(píng)估。4.6. 市場(chǎng)策劃部

4、4.6.1. 參與廣告代理合同、銷售代理合同標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立4.6.2. 參與營(yíng)銷類合同的洽談、評(píng)審及評(píng)估。4.7. 人力資源部4.7.1. 參與辦公設(shè)備采買合同與其它行政類合同的洽談。4.8. 財(cái)務(wù)部4.8.1. 參與標(biāo)準(zhǔn)合同文本的建立；4.8.2. 負(fù)責(zé)參與合同的評(píng)審及評(píng)估。4.9. 總裁辦4.10. 采購供應(yīng)部4.11. 綜合業(yè)務(wù)部5. 工作程序5.1. 合同標(biāo)準(zhǔn)文本的建立5.1.1. 在招標(biāo)（招標(biāo)文件附件）及合同簽署時(shí)，工程承包或分判合同、物質(zhì)采購合同、設(shè)計(jì)委托合同及廣告代理合同、銷售代理合同應(yīng)盡量采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。5.1.2. 工程承包合同標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容應(yīng)盡量采用 FIDIC （國(guó)際

5、咨詢工程師聯(lián)合會(huì)）條款模式，內(nèi)容分為協(xié)議條款、通用條款、補(bǔ)充條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對(duì)象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補(bǔ)充條款則由合約管理部在具體經(jīng)辦合同時(shí)補(bǔ)充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜。5.1.3. 如當(dāng)?shù)赜袕?qiáng)制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行， 但必須通過補(bǔ)充條款等方式充分補(bǔ)充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。5.1.4. 如公司尚未制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本，可以沿用以往的合同作范本， 但合約管理部應(yīng)聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)部門如總工程師室、市場(chǎng)策劃部、 工程管理部、預(yù)結(jié)算部、項(xiàng)目管理部、總裁辦公室、財(cái)務(wù)部、采購供應(yīng)部、綜合業(yè)務(wù)部盡快制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同。5.1.5. 當(dāng)

6、客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時(shí)， 業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出與合約管理部共同修改。5.2. 確定合作方5.2.1. 合作方按照采購管理程序的規(guī)定來選擇；5.3. 合同訂立5.3.1. 合同草擬5.3.1.1. 由合約管理部進(jìn)行合同的草擬，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本；5.3.1.2. 采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款。5.3.1.3. 政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的， 可采用所要求的合同文本； 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。5.3.2. 合同評(píng)審及審核5.

7、3.2.1. 與供方商談一致后，合約管理部填寫合同評(píng)審、審批表完成審批程序，各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)及時(shí)對(duì)合同提出書面修改意見，合約管理部經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。5.3.2.2. 如在審核過程中各審核部門對(duì)合同提出修改意見， 合約管理部必須重新組織與供方進(jìn)行洽商。5.3.3. 合同簽署5.3.3.1. 合同完稿后由合約管理部經(jīng)理審核簽字，再交總經(jīng)理簽署；5.3.3.2. 總裁辦公室負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)；5.3.3.3. 公司合同專用章應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管， 除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意，否則不得向任何人出借；5.3.3.4. 合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章；

8、5.3.3.5. 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章； 不能同時(shí)簽字蓋章的， 應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行；5.3.3.6. 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。5.3.3.7. 合同簽署后應(yīng)及時(shí)在合同 （含委托書 ）簽署一覽表內(nèi)登記。5.3.3.8. 在總裁辦完成蓋章手續(xù)后，交合約管理部下發(fā)相關(guān)部門。5.4. 合同履行5.4.1. 合同管理部應(yīng)根據(jù)合同的內(nèi)容填寫工程合同摘要表發(fā)送到相關(guān)部門。5.4.2. 合同訂立之后，合約管理部對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；其

9、他部門應(yīng)對(duì)合同的履行給予必要的協(xié)助；5.4.3. 項(xiàng)目管理部、總工程師室、市場(chǎng)策劃部應(yīng)分別負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的合同的履行，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行自查；5.4.4. 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，合同履行部門應(yīng)及時(shí)向合約管理部通報(bào)，合約管理部須及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，不能協(xié)商解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)總裁辦、法律顧問及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并共同商討應(yīng)對(duì)措施；5.5. 合同變更及解除5.5.1. . 合同訂立后， 因客觀條件發(fā)生變化或合同規(guī)定未盡需要變更合同內(nèi)容的，或者合作單位提出變更要求的，合約管理部應(yīng)根據(jù)合同類別及時(shí)向分管副總和總經(jīng)理請(qǐng)示報(bào)告，分管副總和總經(jīng)理同意變更的，合約管理部和相關(guān)業(yè)務(wù)部門討論后在與對(duì)方協(xié)商一致后起草變更后的條款，再按照合同訂立的程序辦理，嚴(yán)禁擅自變更合同。5.5.2. . 有關(guān)部門收到合作單位要求變更或解除合同的通知必須在兩天內(nèi)向公司相關(guān)分管副總匯報(bào)并通知合約管理部。5.5.3. . 合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化 （如不可抗力） 需要解除合同的，參照合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。5.5.4. . 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。5.6. 合同檔案的管理5.6.1. 公司要求有三份原件，合約管理部、財(cái)務(wù)部、合同履行部門各一