研究生學(xué)位檔案管理及精細(xì)化管理

1、研究生學(xué)位檔案管理及精細(xì)化管理研究生教育是高層次知識結(jié)構(gòu)人才的培養(yǎng)，在研究生教育、培養(yǎng)過程中形成的研究生學(xué)位檔案是研究生學(xué)習(xí)、科研和實(shí)踐活動的真實(shí)記載，是具有保存價(jià)值的重要?dú)v史資料，記載并反映了導(dǎo)師和研究生之間教與學(xué)活動的學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果，同時(shí)也反映了研究生管理部門的管理情況和管理水平。因此，研究生學(xué)位檔案管理作為各高等院校檔案管理工作的重要組成部分也越來越受到重視，加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案的管理具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。一、研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)（一）研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容。要做好研究生學(xué)位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容。研究生學(xué)位檔案主要是指培養(yǎng)和學(xué)位授予等活動中形成的

2、具有保存和利用價(jià)值的的文字、圖表、照片、聲像等文件材料，涵蓋了研究生培養(yǎng)的整個(gè)過程，能夠比較客觀地反映高等院校研究生培養(yǎng)的能力、水平和最終結(jié)果。具體包括：研究生學(xué)籍信息表、培養(yǎng)計(jì)劃書、開題報(bào)告書、中期考核報(bào)告、必修環(huán)節(jié)記錄（包括參加學(xué)術(shù)活動手冊、科研實(shí)踐、社會實(shí)踐報(bào)告等）、成績單（包括學(xué)位課、選修課和專業(yè)課考試成績）、學(xué)位論文評閱及答辯產(chǎn)生的一系列材料以及在學(xué)期間取得的科研成果（包括正式見刊的學(xué)術(shù)論文、著作、專利、獲獎(jiǎng)等）和最終版學(xué)位論文等等。（二）研究生學(xué)位檔案的特點(diǎn)。1.個(gè)性化。學(xué)位檔案是以每個(gè)研究生個(gè)體為單位單獨(dú)立卷，是研究生在學(xué)期間整個(gè)培養(yǎng)過程的真實(shí)記錄和教育結(jié)晶，與每個(gè)研究生的學(xué)習(xí)、

3、科研密不可分，反映了研究生個(gè)人的綜合素質(zhì)，對研究生本人求職、深造具有憑證價(jià)值。2.廣泛性和多樣性。研究生學(xué)位檔案記錄了研究生從入學(xué)到授予學(xué)位的全過程，涉及研究生、指導(dǎo)教師、教研室、論文評閱人、答辯委員會、學(xué)位評定委員會和各級研究生管理部門等，需要多方面的合作才能完成，可見其來源及形成既廣泛又復(fù)雜。由于學(xué)位檔案的內(nèi)容涉及面廣，檔案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料；既有紙質(zhì)版材料，也有電子版材料，且各自具有不同的特點(diǎn)和要求，從而使得學(xué)位檔案的內(nèi)容和形式也是多樣性的。3.階段性和連續(xù)性。研究生從入學(xué)到最后獲得學(xué)位，需要經(jīng)過學(xué)位課程的集中學(xué)習(xí)、參加臨床教學(xué)實(shí)習(xí)、社會實(shí)踐、實(shí)施科研課題、完成學(xué)位

4、論文及論文答辯、學(xué)位申請等多個(gè)階段。每一階段都隨之產(chǎn)生相應(yīng)的學(xué)位檔案材料，每一階段形成的檔案材料又是相互聯(lián)系的，貫穿于研究生培養(yǎng)和學(xué)位授予的全過程，反映了研究生專業(yè)基礎(chǔ)理論知識由淺入深、科研能力由弱到強(qiáng)的漸進(jìn)式發(fā)展全過程。4.科研性和保密性。研究生在導(dǎo)師的指導(dǎo)下完成研究課題，由此產(chǎn)生的學(xué)習(xí)成果、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)記錄、科研成就等相關(guān)材料是學(xué)位檔案的重要組成部分，代表著研究生的學(xué)術(shù)水平，對學(xué)位檔案中的個(gè)案進(jìn)行研究，可以了解到每一個(gè)研究生具備的科研素質(zhì)和能力，因此學(xué)位檔案本身就具有一定的科研價(jià)值。同時(shí)，有些優(yōu)秀的研究課題具有前瞻性、創(chuàng)造性，在研究生學(xué)位檔案中的學(xué)位論文、科研記錄等都有深刻的反映，

5、并且會提出保密申請，對涉及技術(shù)創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)或科研開發(fā)等特殊的信息資源，為了情報(bào)信息的安全性、知識經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)肅性，學(xué)位檔案管理必須具有保密意識，嚴(yán)格保密制度。而且，研究生學(xué)位檔案的形成過程也是研究生教育與管理的過程，學(xué)位檔案是研究生自我歷史的階段性記錄，有些涉及個(gè)人隱私，作為學(xué)位檔案管理者一定要嚴(yán)格遵守保密制度。二、目前研究生學(xué)位檔案管理普遍存在的問題（一）研究生學(xué)位檔案管理者意識淡薄，專業(yè)知識欠缺。大多數(shù)研究生管理者的思想意識仍限于傳統(tǒng)的管理體制，對于檔案管理的意識還較淡薄，沒有予以足夠重視。加之研究生管理的日常工作也非常繁雜，對學(xué)位檔案管理缺乏時(shí)間和精力，而且研究生管理者大多是兼職檔案管理人

6、員，知識結(jié)構(gòu)單一，檔案管理知識相對欠缺，沒有經(jīng)過專門的檔案基本業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏有效的約束機(jī)制，責(zé)任心不強(qiáng)，造成歸檔資料不齊全，整理不規(guī)范，查找利用困難。（二）研究生學(xué)位檔案管理規(guī)章制度欠缺，相關(guān)管理部門歸檔不及時(shí)。高校和培養(yǎng)單位的研究生管理者往往對如何提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量予以重點(diǎn)關(guān)注，忽視了研究生學(xué)位檔案管理的重要性。由于對研究生學(xué)位檔案的地位和作用認(rèn)識不到位，重視程度不夠，致使研究生學(xué)位檔案缺乏系統(tǒng)有效的管理制度，給歸檔的完整性和規(guī)范性帶來了一定影響。學(xué)位檔案材料涉及內(nèi)容多而廣，不僅具有多樣性和復(fù)雜性，時(shí)效性也很強(qiáng)，還具有跨年度性。但目前多數(shù)研究生學(xué)位檔案都是在研究生離校前才匆忙整理，材料內(nèi)容千

7、篇一律，不僅質(zhì)量不高，也體現(xiàn)不出學(xué)位檔案的個(gè)性化特征。（三）研究生學(xué)位檔案管理信息化程度低。目前多數(shù)高校、培養(yǎng)單位雖配備了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但并沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，研究生學(xué)位檔案管理手段仍很陳舊，大多仍采用手工作業(yè)，距檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺管理還相差甚遠(yuǎn)，許多珍貴的信息資源隨著檔案材料的歸檔被束之高閣，沒有發(fā)揮出學(xué)位檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。而且，隨著研究生招生數(shù)量的增加，檔案數(shù)量也必然隨之增多，對檔案質(zhì)量的要求也會提高，僅靠有限的檔案管理人員手工操作顯然已不合時(shí)宜，所以改變現(xiàn)行檔案管理模式，提高研究生學(xué)位檔案系統(tǒng)化、信息化管理勢在必行。三、加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理的幾點(diǎn)建議（一）增強(qiáng)研究生學(xué)位檔案

8、管理意識，加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)對檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)、研究生管理部門、導(dǎo)師和研究生本人對學(xué)位檔案重要性的認(rèn)識。首先，對研究生在入學(xué)時(shí)進(jìn)行有關(guān)檔案方面的教育，明確提出需要?dú)w檔的內(nèi)容，使其形成學(xué)位檔案的意識，明白學(xué)位檔案與個(gè)人發(fā)展息息相關(guān)的重要性。其次，提高研究生管理者的檔案管理意識，強(qiáng)化責(zé)任心，提高工作積極性，變被動為主動，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙Υ恳环菅芯可鷮W(xué)位檔案，及時(shí)做好整理和歸檔工作。再者，定期舉行專題教育培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高相關(guān)人員的檔案信息資源意識，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。最后，學(xué)位檔案是研究生培養(yǎng)的重要?dú)v史資料，檔案管理工作也是院校全局工作的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，以確保檔案工作的持續(xù)健

9、康發(fā)展。（二）建立健全研究生學(xué)位檔案長效管理機(jī)制。對于龐大而繁雜的研究生學(xué)位檔案材料，高校和培養(yǎng)單位的檔案管理部門必須要做到全面、系統(tǒng)、科學(xué)地管理和應(yīng)用，建立和運(yùn)行高效的管理機(jī)制。首先，要建立健全檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行，做到環(huán)環(huán)相扣，扎實(shí)、有效地把握好學(xué)位檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，為廣泛深入地利用奠定好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，需建立嚴(yán)格的考評機(jī)制，對各個(gè)環(huán)節(jié)的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔方式等做出明確要求和規(guī)定。以研究生個(gè)人為案卷，個(gè)人具體材料為卷內(nèi)文件，每位研究生的材料為一盒。建檔工作要與研究生教育管理工作同步進(jìn)行，不能拖延到研究生離校時(shí)再行歸檔各類材料。對于提交的檔案材料，需認(rèn)真整理、核查，如發(fā)現(xiàn)不合

10、格的，要及時(shí)修改，資料不齊全的，要及時(shí)找當(dāng)事人補(bǔ)齊。第三，要理順管理體制，加強(qiáng)部門協(xié)作。建立“研究生本人、培養(yǎng)單位研究生管理部門移交高校研究生處（院）立卷歸檔高校檔案館接收”三級歸檔模式。學(xué)位檔案形成于研究生的培養(yǎng)過程，高校下屬培養(yǎng)單位的研究生管理部門是具體從事研究生培養(yǎng)工作的業(yè)務(wù)部門，是學(xué)位檔案的建立者和組織者，學(xué)位檔案是他們對研究生進(jìn)行管理的工作成果，同時(shí)也反映出他們的研究生管理水平。高校研究生處（院）是研究生工作的行政主管部門，需要對培養(yǎng)單位的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、篩選和統(tǒng)計(jì)等。最后由高校檔案館對全校的研究生學(xué)位檔案歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和全局指導(dǎo)，并對各部門移交的檔案材料進(jìn)行集中接收和科學(xué)保管。這樣才能使研究生學(xué)位檔案管理更加完善。（三）促進(jìn)并加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，許多高校學(xué)位檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和管理仍比較落后，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日趨成熟，檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)在檔案現(xiàn)代化管理中的作用日益明顯。信息環(huán)境下的歸檔模式在規(guī)范傳統(tǒng)的手工整理工作之余，應(yīng)充分利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息與檔案實(shí)體同步歸檔