歸檔文件整理規(guī)則

1、歸檔文件整理規(guī)則實施細則1 總則為適應各級機關企業(yè)事業(yè)單位辦公自動化、管理精細化及檔案管理標準化、規(guī)范化、信息化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2015),結(jié)合我省實際，制定本細 則。本細則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應當作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有序化的過程。本細則貫徹“強化收集、簡化整理、細化

2、檢索、深化利用”的業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作。歸檔文件應當齊全完整，保管期限劃分準確。檔案進館單位應當按照國家檔案局第8 號令、 10 號令要求，執(zhí)行經(jīng)當?shù)貦n案行政管理部門批準的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表收集歸檔文件材料。本細則適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應當作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2 整理原則2.1 歸檔文件整理應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2 歸檔文件整理應當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3 歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計

3、算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應當符合國家檔案局有關檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關地方標準規(guī)范要求。2.4 歸檔文件整理應當保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3 一般要求3.1 組件3.1.1 件的構成本細則以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本、發(fā)文稿紙、定稿為一件，法規(guī)等重要文件的正文與歷次修改稿數(shù)量多的，可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，將記載修改過程的定稿與正文、發(fā)文稿紙為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件，經(jīng)過若干環(huán)

4、節(jié)、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件；介紹信存根等一本為一件；會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；同一次會議成套的會議材料各為一件。3.1.2 件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單的，文件處理單在前，

5、收文在后；有發(fā)文稿紙的，正本在前，發(fā)文稿紙和定稿依次在后。3.2 分類3.2.1 立檔單位應當對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應當保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。3.2.2 歸檔文件一般采用年度機構（問題）保管期限、年度保管期限機構（問題）等方法進行三級分類。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題年度保管期限”的方法分類。分類層次最多三層， 即年度、 期限、 機構 （問題）； 最少兩層，即年度、期限。一個單位應當保持分類方案的穩(wěn)定。a）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘斠晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度

6、的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當幾份文件為一件時，以裝訂在最前面的文件落款日期為準。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在備注項加以說明。b）按機構（問題）分類將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法與問題分類法應當選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應當根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應當按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。按問題分類，一般可分為“黨群類”、 “業(yè)務類”、 “行政類”等等，不得交叉。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分

7、類法的企業(yè)、 事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級類目，即 “黨群類”、“行政類”、“生產(chǎn)技術類”、“經(jīng)營管理類”。c）按保管期限分類。3。將文件按劃定的保管期限分類。3.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適用按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等方法進行兩級分類。3.3 排列3.3.1 歸檔文件應當在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。3.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。3.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中排列。3.3.4 因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構（問題）的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作

8、為一件（符合3.1 條件）。上述情況應當在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應當盡量避免。3.4 編號3.4.1 歸檔文件應當依照分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應當遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。3.4.2 檔號結(jié)構宜為：全宗號-檔案門類代碼年度-保管期限 - 機構（問題）代碼- 件號。上、下位代碼之間用“- ”連接。如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。3.4.3 檔號按照以下要求編制：a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用 4位阿拉伯數(shù)字或者字母與阿拉伯數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T13-1994 編制。b）檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“

9、文書”2 位漢語拼音首字母“ WS” 標識。年度為文件形成年度，以 4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2015”。參照執(zhí)行本細則整理的其他門類檔案代碼，分別由相應當?shù)臐h語拼音首字母標識，進館單位執(zhí)行前需和同級檔案行政管理部門商定。c）保管期限：保管期限分為永久、定期 30年、定期10年，分別以代碼“ Y”、“ D30”、“ D10”標識。d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用 3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BG6等。歸檔文件未按照機構（問題） 分類的， 應當省略機構（問題）代碼。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4 位阿拉伯數(shù)字標識，不足4

10、 位的，前面用“0”補足，如“0036”，實體檔號章上由手工編寫的則不需要補足。3.4.4 歸檔文件應當在首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中或其他空白位置。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應當耐久。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或者以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。3.4.5 歸檔章應當將檔號的組成部分，即全宗號、門類代碼年度、保管期限、件號， 以及頁數(shù)作為必備項，機構 （問題）作為選擇項，填入相應當欄目中（見附錄A圖A1）,歸檔章中全宗號、門類代碼年度、保管期限、件號、機構（問題） 按照

11、3.4.3 編制， 頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識。為便于識記，歸檔章保管期限使用“永久”“30 年”“10 年”簡稱或使用漢語拼音加數(shù)字“ Y” “ D30” “ D10” 標識， 機構 （問題）用“辦公室”等規(guī)范化簡稱或漢語拼音字母" BGS標識（見 附錄A圖A2、A3）,可刻于歸檔章相應當欄目中（含進館單 位的全宗號）；檔案不進館的企業(yè)科技事業(yè)單位也可用代碼表示。3.5 編目3.5.1 歸檔文件應當依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應當準確、詳細，便于檢索。3.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件的，對復文進行編目，但必須在題名欄中用“（）”注明來文，如“附請示”；若作為兩件，

12、則分別編目。同一事由形成多份文件的，應分別編目，如同一次會議形成的15 件歸檔文件，應編制15 條目錄。歸檔文件目錄設置序號、檔號、 文號、 責任者、題名、 日期、 密級、 頁數(shù)、 備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序號。一本歸檔文件目錄內(nèi)編一個流水號。b）檔號：檔號按照3.4.2-3.4.3 編制。c）文號：文件發(fā)文字號。一般由機關代字、年度、順序號組成，須填寫完整。沒有文號的，不用標識。d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。e）題名：文件標題。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件

13、有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標題，外加“ ”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內(nèi)容時附件標題可一并抄錄。外加“（ ）”補充說明。f ）日期：文件形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20150505。g）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級不標識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i ）備注：注釋文件需說明的情況。凡屬公開性文件在此欄標注“公開”。3.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4 幅面，頁面宜橫向設置（見附錄 B 圖 B1）。3.5.4 歸檔文件目錄除保

14、存電子版本外，應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應當編制封面（見附錄B 圖B2） o封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限（可選項目）、機構（問題）（可選項目），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應當使用全稱或規(guī)范簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可以每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。4 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架4.1 修整4.1.1 歸檔文件裝訂前，應當對不符合要求的文件材料進行修整。4.1.2 歸檔文件已破損的，應當按照DA/T 25-2000 予以修復；字跡模糊或易退變的，應當予復制。94.1.3 歸檔文件應當按照要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。4.1.

15、4 對于幅面過大的文件，應當在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。4.2 裝訂歸檔文件應當按件裝訂。裝訂方式可采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，可以保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應當相對統(tǒng)一。保管期限為10 年的文件材料可保持原裝訂方式不變。4.2.1 歸檔文件裝訂應當牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于保護和管理。裝訂應當盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，維持不變。4.2.2 歸檔文件的裝訂材料與保管期限要求相匹配。相同期限的歸檔文件裝訂方式應當盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應當

16、相對統(tǒng)一。4.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。4.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取不銹鋼釘書釘裝訂法或線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用質(zhì)量合格的不銹鋼釘書釘裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或紙質(zhì)封套裝訂。4.2.5 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照4.2.4 執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以使用不銹鋼訂書釘或“三孔一線”裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。4.3 編頁4.3.1 紙質(zhì)歸檔文件可以編

17、制頁碼。4.3.2 頁碼應當逐頁編制，宜用鉛筆分別標注在文件有圖文頁面的正面右上角或背面左上角的空白位置。4.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，保持原有頁碼不變。4.4 裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。4.4.1 檔案盒4.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm< 220mm（長X寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為 10mm 20 mm 30mm 40mm 50 mm等（見附錄 C 圖 C1）。4.4.1.2 檔案盒應當根據(jù)擺放方式

18、的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、 保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄 C圖C2、圖C3）其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。4.4.1.3 檔案盒應當采用無酸紙制作。4.4.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄D）。備考表不宜直接印制在檔案盒上。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或蓋章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或蓋章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。國 4.5 排架4.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應當與本單位歸檔文件分類方案一致，應當避免頻繁倒架。4.5.2 歸檔文件按年度機構（問題）保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。4.5.3 歸檔文件按年度保管期限機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。5 歸檔電子文件的整理要求5.1 歸