推進精細化管理-提升辦公室工作效能

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上推進精細化管理 提升辦公室工作效能隨著科學化、精細化管理理念不斷引入，當前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進科學化和精細化管理，加強自身建設，增強創(chuàng)新意識，使辦公室各項工作的流程更加優(yōu)化，職責更加明晰，考核更加科學，制度更加嚴密，督辦更加有力，使辦公室服務領導、機關和基層的績效更加顯著。一、當前推進辦公室精細化管理的必要性1.推進辦公室精細化管理是辦公室職能的內(nèi)在要求辦公室的主要職能是為領導決策服務、為機關基層工作服務。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點：一是工作任務重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合

2、協(xié)調(diào)、會議籌備、信息反饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務，同時，還要承擔許多臨時性、應急性和額外性的任務，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務方面，平時由于辦公室人員大量時間陷入在事務性工作中，深入實際不夠、掌握素材不多、調(diào)查研究不足、分析問題不透，導致調(diào)研工作脫離實際，無法為領導及時、準確、全面地提供調(diào)研材料，參謀助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責任大?！稗k公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作

3、的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規(guī)范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。2.推進辦公室精細化管理是提升辦公室工作效能的主要途徑用高標準來衡量，辦公室的工作還存在一些問題和不足：一是疏于政務、忙于事務。辦公室的主要精力為一些瑣碎的日常事務所牽扯，管理水平不高，領導的參謀助手作用發(fā)揮得不夠充分。二是疏于管理、責任淡化。工作流程不夠精細，崗責體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在責任不落實、工作效率不高的問題。責任心不夠強，辦文、辦會、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時出一些低級差錯，影響工作質(zhì)量和機關形象。三是疏于服務、忙于應付。主要是工作的主動性、

4、創(chuàng)造性差，成天忙于應付性的工作，“沉”得不夠。四是疏于學習、安于現(xiàn)狀。認為自己的素質(zhì)在機關還過得去，不愿意花時間、動腦筋搞學習，對本職工作得過且過。當前，只有全面推進科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質(zhì)、運轉靈活、管理有序，更好地為領導、為機關、為基層服務。二、全面推進辦公室工作科學化、精細化管理精細化管理，就是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責分工，優(yōu)化業(yè)務流程，完善崗責體系，加強協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住管理中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊

5、、抓細、抓實，不斷提高管理效能。1.更新觀念，提高認識“天下大事，必做于細”。一方面，辦公室同志必須牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的意識，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工作的自覺性、及時性、細致性、創(chuàng)造性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細致、準確，要努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領導交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規(guī)的事，思路超前一點；急辦的事，步伐加快一點；敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，

6、即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗，處事不冷靜，無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2.明確職責，細化流程首先，要依職能辦事。辦公室的主要職責，概括起來就是“履行四大職能，搞好四項服務”，即履行參謀職能，為領導決策服務；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務；履行督辦職能，為政令暢通服務；履行保障職能，為機關運轉服務。要將辦公室的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯了怎么辦”，確保崗位職責精細化；按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務，既不越位，也不缺位，確保職權人人

7、有、任務個個擔、責任人人負、事事有人干。其次，要按流程律事。要按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責任明確、標準細化的基本要求，優(yōu)化辦公室各項工作流程。辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設計工作流程。同時，要逐項建立信息調(diào)研、公文運轉、秘書事務、信訪值班、督促檢查、會議管理、信訪處理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互動。第三，靠協(xié)調(diào)成事。機關許多工作歸口辦公室管理，但又要靠各部門共同落實，需要依靠整個機關、整個系統(tǒng)的力量。因此，辦公室要正確定位，擺正位置，加強協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共

8、管的工作格局。主要做好以下“三個協(xié)調(diào)”：一是做好與領導的協(xié)調(diào)。及時領會領導意圖，把領導安排的工作準確及時地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級機關的協(xié)調(diào)。對上級機關的發(fā)文、通知、安排，及時向領導匯報，在當好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各科室之間的工作側重點和工作要求不同，不可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見，辦公室要主動做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。屬于需要領導出面協(xié)調(diào)解決的問題，及時請示匯報，做到既解決問題，又尊重各方面的意見。3.完善制度，強化考核要對辦文、辦事、辦會、信訪、督辦等辦公室規(guī)章制度進行修訂、補充和完善

9、，形成規(guī)范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規(guī)范工作運轉，使辦公室工作切實做到有章可循、井然有序、周密嚴謹。重點是要建立和完善以下制度：首先，建立工作日志制度。通過建立工作日志，提高辦公室干部統(tǒng)籌安排工作的能力和科學利用時間的水平，減少疏漏，杜絕失誤。一是日常事務日志。對相關職能部門間業(yè)務聯(lián)系的工作，外來會議通知，領導干部外出、出差、參觀、學習、考察等日常事項，建立專門日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。便于經(jīng)常性地了解和及時推進各自職責范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時工作日志。對領導交辦或其他科室、相關部門請求協(xié)助的臨時性工作建立臺帳，留存記錄，防止安排的工作多，顧此失彼

10、。其次，完善績效考核制度。一是強化目標管理。按各自所擔負的職責細化為日常性、階段性和臨時性任務目標，明確完成時限、工作程序和具體要求，實行分工負責，責任量化，年終考核。二是堅持辦公室內(nèi)部工作考核與外部服務對象評議相結合。要健全考核手段。充分運用行政管理信息系統(tǒng)，自動選取并生成相關工作指標。對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高效率。強化考核結果的運用。把考核結果與獎優(yōu)評先、行政問責有機結合起來，推動辦公室各項工作水平的提高。 三、樹立良好的工作作風辦公室工作科學化、精細化管理措施的落實，要靠扎實的作風來保證。要堅持理論聯(lián)系實際。辦公室“秀才”多，整體文化水平、理論水平較高，要深入基層，深入實際，開展調(diào)查研究，將理論轉化為推動實際工作的成果。做好一項工作，熱愛是前提，奉獻是基礎。提高辦公室工作科學化、精細化管理水平，必須要熱愛辦公室工作，并視之為崇高事業(yè)，甘于奉獻，盡職盡責，充滿激情地工作，努力在平凡的工作崗位上做出不平凡的業(yè)績。要嚴謹細致。辦公室工作無小事，辦公室的每項工作，諸如發(fā)一份文件、打一個電話，都可能對全局工作產(chǎn)生影響，因此，必須嚴格按照職責程序和規(guī)范要求，努力做到有百密而無一疏。要牢固樹立“細節(jié)決定成敗”“天下大事，必做于細”的理念，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細微之處見精神、見水平、見魅力