淺論秘書角色的多重性

1、洛陽理工學院畢業(yè)論文淺論秘書角色的多重性中文系指導老師侯娜娜李馥明-I -洛陽理工學院畢業(yè)論文-# -洛陽理工學院畢業(yè)論文社會學原理告訴我們，角色就是某一個體在社會關(guān)系中所處的地位以及這種 地位要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關(guān)系之中。秘書的角色, 是由秘書在社會活動中的內(nèi)容和活動方式規(guī)定的。秘書在社會實踐中的職責并不 是單一的，所扮演的角色也不是單一的。關(guān)鍵詞：1秘書，2角色，3多重性，4素質(zhì)On the role of the Secretary of multiplicityABSTRACTSociological theory tells us, the role is

2、an in dividual in social relati ons in which the positi on and the positi on request behavior mode. Anyone with a certa in role in social relati ons. The role of the Secretary, is a secretary in the social activities in the content and activity regulati on. Secretary in the practice of social resp o

3、n sibility is not sin gle, acted the role was not sin gle.KEY WORDS: Secretary ； Role ； Multiplicity ； Quality-# -洛陽理工學院畢業(yè)論文目錄冃 ,1一、認識秘書角色多重性的意義 2（一）有助于明確秘書的工作任務(wù)及職責2（二）有助于服務(wù)以后的工作 ，,，,，,，,，2（三）秘書之職重在參謀3二、秘書的多重角色及其應(yīng)具備的素質(zhì) 4（一）秘書的“普通員工角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)4（二）秘書的“助理角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)4（三）秘書的“作家角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)6（四）秘書的“公關(guān)角色”及應(yīng)具備的素

4、質(zhì)7三、培養(yǎng)秘書多重角色的途徑 9（一）培養(yǎng)正確的秘書服務(wù)意識，,，9（二）具備普通員工素質(zhì)的途徑10（三）具備助理角色素質(zhì)的途徑10（四）具備作家角色素質(zhì)的途徑11（五）具備公關(guān)角色素質(zhì)的途徑11結(jié)論 12謝辭 .13參考文獻 14-iii -洛陽理工學院畢業(yè)論文當前，隨著經(jīng)濟社會及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，秘書人員所面臨的挑戰(zhàn)越來越多。面臨新形勢，我們秘書怎樣才能更好地承擔起參與處理事務(wù)和 為領(lǐng)導提供服務(wù)的職能，真正起到秘書的作用？我認為很重要的一個方面 就是要具備正確的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的重要保證, 在秘書工作中，把握秘書的角色特征，調(diào)整秘書的角色定位，注重秘書角 色意識的

5、培養(yǎng)，才能更好的開展秘書工作。目前我國官方尚沒有做出明確的表述，但民間卻有著各家之說。狹義 的秘書定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施服務(wù)的人員”。廣義的秘書定義是：“位居領(lǐng)導人身邊或領(lǐng)導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導 工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的助手”。領(lǐng)導工作少不了秘書，而要做好一個秘書就必須順利完成領(lǐng)導交給的各項工作。了解秘書角色和角色 意識，注重培養(yǎng)秘書的角色意識，加深秘書對自己的認識，對開發(fā)自身潛 能，促進領(lǐng)導活動，改善機關(guān)作風，提高辦公效率，都具有很強的現(xiàn)實意 義和理論意義。-1-洛陽理工學院畢業(yè)論文、認識

6、秘書角色多重性的意義秘書在實際工作中，必然與社會公眾建立各種社會關(guān)系，隨著這些社 會關(guān)系的變化秘書的角色也會發(fā)生相應(yīng)的變化。這就要求秘書扮演好并不 失時機地變換自己的角色，充分發(fā)揮角色轉(zhuǎn)換效應(yīng)。（一）有助于明確秘書的工作任務(wù)及職責秘書的工作宗旨是做好“三服務(wù)”：為領(lǐng)導服務(wù)，為社會服務(wù)，為部門服務(wù)。秘書的主要職責有：輔助決策，溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系，保守秘密， 辦文辦會和管理事物等。相對于不同的服務(wù)對象，則扮演了不同的秘書角 色。正確地把握好所擔任的角色則能更好的清楚自己的職責以及需要解決 的問題，以適當?shù)纳矸萁巧ソ鉀Q所面對的問題。貝唯更好地完成任務(wù)和 達到更好的效果。如果不能正確把握好自己所扮演

7、的角色，則會給工作帶 來更多的問題和矛盾。（二）有助于服務(wù)以后的工作秘書工作的指導思想就是服務(wù)。服務(wù)是秘書活動內(nèi)容的實質(zhì)。秘書在 社會活動中扮演了一套角色系統(tǒng)，但在特定的時間、場合和條件下，可以 轉(zhuǎn)換為主角升為主導、支配地位。所以秘書角色具有多重性：既有配角的 一面又有主角的一面；而配角是核心是實質(zhì)，是秘書的基本角色。社會對秘書的“角色期待”或行為模式的要求，決定了秘書必然對領(lǐng) 導施加影響并予以遵從，也就是要認真領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。遵從不是表面的服 從，也不等于盲從。秘書工作者應(yīng)該有獨立的人格，對于領(lǐng)導的缺點錯誤 要敢于提出，想方設(shè)法促使其糾正。在大是大非問題上，要敢于堅持原則, 絕不唯唯諾諾，阿諛

8、奉迎。秘書正確地確定好自己的角色，貝U能更明確自己的工作目標，從而可 以從實際情況去有意識的培養(yǎng)自己所需的能力，更好的服務(wù)以后的工作。 另外如果對秘書角色的認知偏差，則會影響秘書與領(lǐng)導，米看書與部門，秘書與群眾之間的關(guān)系。（三）秘書之職重在參謀秘書參謀輔助定位主要是指圍繞領(lǐng)導者的管理目標，決策思想，隨時 有效地為領(lǐng)導者進行決策管理提供準確全面的信息，即時針對領(lǐng)導者的咨詢 給予切實明確的回應(yīng)，提出通過周密思索論證而形成的建議與方案，以及進行決 策實施中的某些協(xié)調(diào)和督察輔助，乃至為領(lǐng)導拾遺補缺，提醒勸諫。秘書參謀輔助性是秘書服務(wù)工作的根本要求，也是當今的秘書職業(yè)在 各領(lǐng)域中的根本定位。 秘書的參謀

9、輔助性也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)- 過去那種“承上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫寫報報”的事務(wù)性輔助工 作，已不能體現(xiàn)現(xiàn)代秘書工作的本質(zhì)含義。新時期的秘書不僅要熟悉國家 大政方針，掌握國內(nèi)外經(jīng)濟技術(shù)最新動向，了解企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理，而 且還要具備較強的運籌策劃、組織協(xié)調(diào)、隨機應(yīng)變和綜合分析能力，這就 對秘書的智慧、知識、能力和水準提出了更高的要求。隨時以高度的職業(yè) 敏感，從苗頭性、傾向性、超前性問題和諸多表象中，捕捉各種信息，判 斷預測事物發(fā)展的趨勢，輔助領(lǐng)導做好決策和決策的貫徹落實，這已成為 現(xiàn)代秘書工作重要標志和一切工作的出發(fā)點和歸宿。-3-洛陽理工學院畢業(yè)論文二、秘書的多重角色及其應(yīng)具備的

10、素質(zhì)秘書職責多樣性決定了秘書角色的多重性。在秘書實際工作中，秘書 的工作表現(xiàn)也是多種多樣的。（一）秘書的“普通員工角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)任何一位秘書都應(yīng)該清楚地認識到自己也只是一名普通員工，應(yīng)遵守 員工守則和盡一名普通員工的義務(wù)去服務(wù)于公司。同時也應(yīng)該告訴自己， 自己也有屬于自己的權(quán)利，隨時要學會去保護屬于自己的權(quán)利，做到遵紀 守法。秘書工作中一個最大的特點就是近身于領(lǐng)導，如果自我認知稍差的秘 書人員則會利用這一特點而產(chǎn)生一種高人一等的優(yōu)越感，從而導致做出和 說出不合乎自己身份的行為和話語。所以秘書人員首先得清楚自己是普通員工的身份。（二）秘書的“助理角色”及應(yīng)具素質(zhì)備的秘書既要參與政務(wù)，又要掌

11、管事務(wù)；既要統(tǒng)籌全局、出謀劃策、參與 決策，又要周密組織、精心協(xié)調(diào)、推動決策的落實；起著承上啟下、銜接 內(nèi)外、溝通左右、聯(lián)系各方的橋梁和紐帶作用。秘書工作的性質(zhì)決定了秘 書首先是領(lǐng)導機關(guān)和特定領(lǐng)導者的工作助手，必須發(fā)揮參謀助手作用。秘 書是領(lǐng)導的參謀助手，處在十分重要地位，做好了秘書工作，也就保證了 領(lǐng)導工作的正常進行。參與政務(wù)。就是參與領(lǐng)導者的某些政務(wù)活動，為領(lǐng)導制定政策、解決 重大問題出主意想辦法提供依據(jù)和預案。秘書參與政務(wù)就是在領(lǐng)導決策中 當好參謀，承辦領(lǐng)導決策有關(guān)事務(wù)。秘書應(yīng)在領(lǐng)導決策的整個過程中積極 地為領(lǐng)導的決策提出建議，供領(lǐng)導決策時參考。首先是決策的準備。這個階段包括決策目標的確

12、立，擬定決策方案， 直至決策信息的搜集。秘書要暢通各種渠道，廣泛收集信息，盡可能地占 有全面的系統(tǒng)的資料；科學的進行信息的整理、篩選、加工和分析、綜合; 然后提出各種可行的意見或方案，方便領(lǐng)導參考。然后是決策的確定。領(lǐng)導對決策方案進行選擇做出決定時，秘書應(yīng)發(fā) 揮好參謀作用。在各個方案送交領(lǐng)導前，秘書應(yīng)進行必要的整理，對其中 的疑難問題，要要求研究人員做進一步解釋；分析各個方案的優(yōu)劣，提出 傾向性意見；要提供所需的資料，必要時給領(lǐng)導以適當提醒，促使領(lǐng)導下 決心進行決策。最后是決策的實施。在這一階段秘書首先是檢查、督促決策的執(zhí)行。 領(lǐng)導做出決策，首先，秘書人員做好決策的貫徹落實工作。當執(zhí)行部門行

13、動遲緩，影響工作進程時，秘書就要按照領(lǐng)導意圖及催促有關(guān)部門盡職盡 責的完成工作。其次，是作好決策實施的信息反饋工作，協(xié)助領(lǐng)導實施追 蹤決策。隨時掌握決策的執(zhí)行情況，做到及時匯報，使領(lǐng)導能夠適時調(diào)整 決策目標或修正決策方案，從而保證決策更具有客觀現(xiàn)實性。搞好服務(wù)。服務(wù)性是由秘書的職責決定的，搞好服務(wù)就是為領(lǐng)導的決 策創(chuàng)造方便條件，以提高領(lǐng)導者乃至全機關(guān)的工作效率。事實上，作好服 務(wù)和參與政務(wù)是相輔相成的。若秘書的服務(wù)意識強烈，并身體力行，就會 節(jié)省了領(lǐng)導者的寶貴時間。從這意義上講，搞好服務(wù)就是間接參與政務(wù)， 協(xié)助了領(lǐng)導決策。秘書要再以下三個方面具體體現(xiàn)：1. 提高為領(lǐng)導服務(wù)的能力。秘書有義務(wù)協(xié)調(diào)

14、機關(guān)各部門之間的關(guān)系， 為機關(guān)各部門提供良好的服務(wù)。因此，在工作中，凡是重要會議、重大活 動或是緊急活動，都需要秘書全力以赴；不分份內(nèi)份外，不計報酬；平時 還要注意征求有關(guān)部門對秘書工作部門和服務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量的反映和建 議，做到對正確的批評虛心接受；對好的意見、建議積極采納。2. 提高為基層群眾服務(wù)能力。秘書代表機關(guān)應(yīng)以主動熱情和耐心的態(tài) 度為基層群眾服務(wù)。3. 提高為機關(guān)部門服務(wù)的能力。秘書有義務(wù)協(xié)調(diào)機關(guān)各部門之間的關(guān) 系，為機關(guān)各部門提供良好的服務(wù)。因此，在工作中，凡是重要會議、重 大活動或緊急活動，都需要秘書全力以赴；不分份內(nèi)份外，不計報酬；平 時還要注意征求有關(guān)部門對秘書工作部門和服務(wù)

15、人員服務(wù)質(zhì)量的反映和建 議，做到對正確的批評虛心接受；對好的意見、建議積極采納。管理事務(wù)。秘書負責掌管從辦文辦會到總務(wù)生活安排以及每一項決策 的形成和貫徹等許許多多機關(guān)日常事務(wù)工作，必須做出時間安排，提供有 關(guān)資料，發(fā)出通知；甚至在參加討論時，要作好記錄，當決策形成后，不 僅有擬稿、修改、定稿和打印下發(fā)等工作，而且還要及時了解所下發(fā)執(zhí)行 的決定、決議是否切實可行，以實際情況有沒有脫節(jié)的情況。如果發(fā)現(xiàn)執(zhí) 行單位拖延不辦，就要通過發(fā)文、打電話等形式催辦，或到單位查問，找 出癥結(jié)，限期辦理。如有群眾來信來訪，還必須熱情真摯地接待，并作出 處理或轉(zhuǎn)告給領(lǐng)導。秘書這些看似瑣碎繁雜的工作，卻能使領(lǐng)導者從事

16、物 工作中解脫出來，提高了工作效率，因為領(lǐng)導因限于時間和精力，不能一 一處理，往往委托秘書辦理。秘書也只有掌管了事務(wù)性工作，其作用才真 正得以發(fā)揮。（三）秘書的“作家角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的活動中，經(jīng)常需要跟其他組織發(fā)生聯(lián)系， 無論是主動對外發(fā)文，還是答復其他單位的來文，都需要秘書人員進行文 件撰寫工作。撰寫工作得好與壞，對于能否保證文件的質(zhì)量和發(fā)揮文件應(yīng) 有的效用都很重要。因此要求秘書要有一定的寫作水平，要熟悉應(yīng)用文體 的基本知識，自如運用各個文種，思路清晰，結(jié)構(gòu)合理，語言生動，表達 準確，能夠在領(lǐng)導授意下，寫作不同類型的文章。協(xié)助領(lǐng)導起草講話稿。這是秘書一項基本工作，要

17、求秘書有一定的理 論政策水平，有較強的政治敏感性和生活洞察力，更有敏捷的思維和銳利 的目光，善于體察生活中的典型事例，并挖掘其典型意義。首先要認真領(lǐng) 會領(lǐng)導意圖，明確發(fā)言目的，這是行文的前提；其次要加強調(diào)查研究工作， 充分占有材料；然后擬定提綱，安排結(jié)構(gòu)，認真起草，反復檢查，認真修 改，寫出既符合領(lǐng)導要求又切合實際的講話稿。根據(jù)領(lǐng)導意圖，草擬各種公文以提供集體討論。公文，尤其是指揮性、 規(guī)范性、政策性很強的公文，必須符合黨和國家的方針、政策和法律、法 令，符合客觀實際情況，充分體現(xiàn)本機關(guān)領(lǐng)導層的決策意圖。而做到這些就必須認真做好公文撰寫的準備工作。如何才能做好工作的準備呢，除了 具有掌握公文的

18、原理，具有相應(yīng)的寫作技巧外，最重要的是吃透“兩頭” 和吃透“下頭”。吃透“上頭”就是要認真領(lǐng)會學習上級黨和國家的方針政 策和法律、法規(guī)。保證撰寫公文與黨政機關(guān)在政治上和思想上保持高度一 致，具有權(quán)威性和指導意義；吃透“下頭”就是要了解基層的實際情況， 保證公文提出的解決問題的措施和辦法切實可行，符合工作規(guī)律，具有針 對性和可行性。只有吃透“兩頭”，才能在動筆之前成竹在胸，從而保證公文既有高度，又有廣度和深度。擬寫調(diào)查報告。調(diào)查研究是秘書人員基本的工作手段之一，在秘書工 作中，輔助決策、起草文稿、協(xié)調(diào)工作及答復詢問等日常工作都離不開調(diào) 查研究。調(diào)查報告則是秘書用文字形式把調(diào)查研究的結(jié)果表達出來，

19、是整 個調(diào)查研究過程的最后完成階段。（四）秘書的“公關(guān)角色”及應(yīng)具備的素質(zhì)公共關(guān)系旨在使組織的各項政策和活動符合于廣大公眾的要求，在公 眾中樹立良好的組織形象，以謀求社會公眾對組織的了解、信任、好感與 合作，并獲得共同利益、共同發(fā)展。秘書在組織中扮演著公共關(guān)系職業(yè)者 的角色，簡稱為“公關(guān)角色”。通過對個體的人、團體的社會組織的交往與 接觸，為本組織廣結(jié)良緣，以形成廣泛的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和有利于組織發(fā)展 的社會環(huán)境。秘書從事交際性公共關(guān)系工作，靈活而富有人情味，即溝通 了信息又聯(lián)絡(luò)了感情。秘書作為領(lǐng)導的助手，其工作往往是被動的，但有 時候也有“代理”領(lǐng)導的時候，特別是處理本組織與社會公眾的關(guān)系方面，

20、 更需要公共關(guān)系的藝術(shù)和技巧。一個組織要樹立良好的形象，必須及時地 向社會公眾宣傳和推廣自己，有計劃的“制造新聞”吸引新聞界和社會公 眾的注意和興趣，爭取媒介的報道，從而提高組織的知名度和美譽度。而 秘書在組織中的特殊地位，決定其便于建立與社會公眾的廣泛聯(lián)系，利于 及時地溝通社會組織與公眾的信息交流，縮小與社會公眾的心理距離，建 立和諧的人際關(guān)系。公關(guān)活動是一個組織為創(chuàng)造優(yōu)良的社會關(guān)系環(huán)境，爭 取公眾輿論支持的一種協(xié)調(diào)、溝通、傳播活動。公關(guān)活動包括日常的、自 覺的、自發(fā)的、專職的等各種形式。企業(yè)中的公關(guān)部是專職的公關(guān)部門。 雖然秘書人員不是專門的公關(guān)人員，在黨政機關(guān)中也沒有設(shè)立專門的公關(guān) 部門

21、，不過秘書人員平日里處理和協(xié)調(diào)各種關(guān)系的活動和工作中多少都帶 有公關(guān)的色彩。因此，不同于庸俗的關(guān)系，秘書的公關(guān)角色是為了更好地 做好工作。7洛陽理工學院畢業(yè)論文三、培養(yǎng)秘書多重角色的途徑在21世紀的今天，隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視。如何使秘書人員適應(yīng)這種時代的腳步和跟上這 發(fā)展的速度，秘書人員應(yīng)該從各個方面去不斷的提升自己在各方面的能力， 不僅需要專業(yè)的業(yè)務(wù)水平同時也應(yīng)該不斷的提升自己的素質(zhì)和培養(yǎng)各方面 的意識。（一）培養(yǎng)正確的秘書服務(wù)意識一個秘書能否經(jīng)常意識到自己是“秘書”，意識到社會對秘書角色的期待，是能否進入秘書角色、適應(yīng)崗位的關(guān)鍵。因此，秘書的角

22、色意識是秘 書人員對秘書角色的心理體驗，是秘書工作活動中的心理活動。淡化和削 弱了這種心理活動，秘書人員就無法發(fā)揮秘書自身的主觀能動作用，只能 做一個機械履行秘書職能的 “機器”，不可能成為一個優(yōu)秀乃至卓越的秘書。 例如說秘書是領(lǐng)導的“高級保姆”，這就貶低了秘書工作，是對秘書工作性質(zhì)的誤判：秘書是“花瓶擺設(shè)”，這就輕視了秘書的工作。因此，一名優(yōu)秀的秘書人員，不僅應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擁有熟練 的操作技巧，正確的角色意識更是有助于秘書在工作中獲得“事半功倍” 的效果。因為秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正 了態(tài)度，擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜 的人和

23、事中做到忙而不亂、從容應(yīng)對，才能更好地為領(lǐng)導提供及時、準確、 高效的服務(wù)。必須樹立和培養(yǎng)鮮明的服務(wù)意識。秘書工作總的指導方向與其他社會 工作一樣，都是為人民服務(wù)，為社會服務(wù)的。所不同的是秘書所承擔的每 一項具體工作，都是以服務(wù)領(lǐng)導為直接目的，也包括間接為基層或其他部 門服務(wù)。秘書必須把服務(wù)作為基本職能，樹立自覺服務(wù)的意識，在領(lǐng)導活 動和政務(wù)活動中甘當配角。必須培養(yǎng)和樹立強烈的服從意識。秘書是領(lǐng)導決策的堅定執(zhí)行者和維 護者，秘書必須堅定不移、毫不走樣的貫徹領(lǐng)導決策，執(zhí)行領(lǐng)導決定。秘書在執(zhí)行領(lǐng)導決策中的創(chuàng)造性，只能實際形式上的創(chuàng)造和豐富，而不是內(nèi) 容上的偏離和改造。服從是秘書起碼的角色意識和一種基

24、本的職業(yè)道德品 質(zhì)，秘書應(yīng)學會對不同領(lǐng)導的適應(yīng)和心理調(diào)節(jié)，保持心態(tài)穩(wěn)定和平衡必須培養(yǎng)和強化高度的責任意識。秘書人員身處領(lǐng)導身邊，直接為領(lǐng) 導服務(wù)，在社會生活中賦有重要責任。只有強烈的責任意識，在為領(lǐng)導活 動服務(wù)的過程中認真履行自己的神圣職責，才能實現(xiàn)自己的價值（二）具備普通員工素質(zhì)的途徑秘書作為公司內(nèi)的一名職工，應(yīng)該意識到自己和其他人一樣，都是為 了實現(xiàn)組織目標而工作的，只是工作分工不同、職責不同而已。秘書不要 因為自己處在領(lǐng)導身邊、接近領(lǐng)導而感到地位特殊，甚至高人一等。每一 個公司員工都要有良好的政治素質(zhì)和高尚的道德風貌。政治素質(zhì)是指政治 方向、政治立場、政治品德和思想作風；道德素質(zhì)是指職業(yè)

25、所要求的道德 觀念、情操、品質(zhì)等。第一，要有堅定正確的政治方向。辦公室文秘人員必須堅持社會主義 政治方向，時時刻刻保持政治上的敏銳性，關(guān)心國內(nèi)外時事、政治、認真 學習、深刻理解黨和政府的重大決策，并盡可能通過對時事的研究，預測 未來發(fā)展趨勢，主動做好工作。第二，要有敏捷高效的工作作風。辦公室文秘人員必須有強烈的時間 觀念和效益觀念，養(yǎng)成雷厲風行的工作作風。遇事反應(yīng)敏捷，辦事干凈利 落，抓緊時間，講求效率。同時，高效必須優(yōu)質(zhì)，從輔助決策到辦理事務(wù), 從理性分析道見諸文字，都要周密細致，各種數(shù)據(jù)一定要仔細核實，避免 出錯。第三，要有忠誠可信的個人品行。忠誠是做人的根本之道，也是文秘 人員必備的品質(zhì)

26、。細心周到、認真負責地為領(lǐng)導服務(wù)，為其他部門服務(wù)， 決不當面一套，背后一套，或者把為領(lǐng)導服務(wù)作為撈取私利的籌碼。（三）具備助理角色素質(zhì)的途徑秘書工作需要全方面的能力，對領(lǐng)導有很好的輔助和參謀作用，更需 要有廣博的知識和各方面的能力。這些能力主要有：第一，調(diào)查研究的能 力。秘書人員要掌握多種調(diào)查研究的方法，能夠準確及時的收集各方面的 信息，聽取不同意見，并善于分析綜合，歸納總結(jié)，為領(lǐng)導決策提供可行 的方案。第二，收集資料的能力。秘書人員要熟悉各種資料，熟練掌握各 種資料檢索方法，能夠及時應(yīng)用各種資料。同時還應(yīng)注意收集資料建立自 己常用的資料本，逐漸積累資料，以利于工作。第三，管理事務(wù)的能力。 作

27、為辦公室的秘書要管理日常事務(wù)，諸如組織會議、接待、管理介紹信、 照管辦公室、收發(fā)文件、保管資料等，需要具備細心周到、有條不紊的管 理才干。（四）具備作家角色素質(zhì)的途徑秘書的作家角色決定了秘書必須具備較強的文字表達能力。文字表達 能力是秘書人員的一項基本功。秘書的文字工作范圍，包括起草文稿、會 議記錄、編寫簡報、來往信件、調(diào)查報告等等。在寫作中，要求觀點正確, 行文規(guī)范，內(nèi)容符合黨和國家的有關(guān)方針政策，符合實際情況，同時文字 要簡潔、表達要準確。與文字表達能力相關(guān)的，是秘書人員要有豐富的文 化知識、較高的政治理論水平，以及熟悉有關(guān)法律法規(guī)，了解實際情況。（五）具備公關(guān)角色素質(zhì)的途徑秘書人員是公司與外界聯(lián)系交往的橋梁和紐帶，秘書必須要有良好的 人際關(guān)系。這就要求秘書要具備良好的形象和較強的口頭表達能力。對秘 書人員口頭表達能力的要求是口齒清楚、表達準確和一定的藝術(shù)性。因為 秘書代表的是公司的形象，在工作中，秘書常常要與各式各樣的人，各種 身份的人交談，在交談中注意說話的藝術(shù)十分必要