[檔案]淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀【摘要】人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。【關(guān)鍵詞】醫(yī)院; 人事檔案管理: 信息管理1 人事檔案管理的現(xiàn)狀人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以醫(yī)

2、院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。1.1 人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動。2000 年，我院引進(jìn)了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事代理，但也不能取得其在國外的人事資料。更由

3、于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。1.2 人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨(dú)的計算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時

4、歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。2 醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想隨著 醫(yī) 院 規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。2.1 增強(qiáng)對人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放

5、式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。2.2 加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定醫(yī)院人事檔案管理條例和人力資源信息管理辦法，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。2.3 加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。2.3.1 建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案建立衛(wèi)

6、生技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:基礎(chǔ)材料:個人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報告，學(xué)術(shù)論文(分級)，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。其它材料:“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料;參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯

7、材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時的信息。2.3.2 實行人事代理，促進(jìn)人事檔案的社會化開放式管理人事代理是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進(jìn)單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自

8、1999 年起，我院開始逐步實行大中專畢業(yè)生人事代理，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。2.3.3 建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接

9、從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。倡導(dǎo)以人為本的管理模式，使用科學(xué)的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標(biāo)做出

10、最大的貢獻(xiàn)。引人競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。2，5 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識到自身工作的價值及業(yè)績?？傊?，平衡計分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，