最詳細活動策劃執(zhí)行方案(打印版

1、史上最詳細活動策劃執(zhí)行方案一、活動策劃執(zhí)行流程圖（一）接洽流程2（二）策劃流程3（三）管控流程 3（四）標準管控工具：4二、活動策劃執(zhí)行詳細方案（一）前期準備4（1）前期準備的宣傳類5（2）前期準備的物品類6（3）前期準備的其他 6（二）活動現(xiàn)場8三、后期工作總結(jié)流程一、活動策劃執(zhí)行流程圖（一）接洽流程任務分工準備工作主要，作要求及內(nèi)容說明、 洽 談重點參與人 員聯(lián)系方 式完成時 間備注初步接觸：公司宣傳冊及相關(guān)資料本公司自有優(yōu)勢資源、活動經(jīng)驗； 了解項目規(guī)模、場地及其 可操作性； 了解合作方關(guān)鍵人物、組 織機構(gòu)，合作意向，資金條件； 了解對方的想法和建議；1、細節(jié)洽談（多次）自有資源、案例介

2、紹 PPT文檔項目初步策劃案框架（包括： 活動主題、形式、主要內(nèi)容建議； 執(zhí)行流程安排；大體預算） 討論策劃案，獲取客戶對 活動的具體要求及意見； 獲知項目的著重點及難 點； 客戶的傾向性。2、項目匯報根據(jù)客戶意見修改后的策劃案（包含策劃執(zhí)行方案、宣傳策劃案； 詳細預算） 準備匯報用投影儀、手提電腦、方案PPT文檔； 策劃文案打印、裝訂成冊； 匯報流程安排：開場人員，主項目匯報；合同條款認定要講述人員，答疑人員。（二）策劃流程任務分工參與部門討論重點會后工作備注初次策劃會議聯(lián)絡人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、 活動部負責人項目背景、需求；是否值得繼續(xù)跟進；活動概念和形式。撰寫初步策劃案；報策劃總監(jiān)與分

3、管副 總。談判后 協(xié)調(diào)會議聯(lián)絡人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、 活動部負責人；制作統(tǒng)籌、設計 師、信息專員、媒介負責人 客戶思見； 策劃案大體框架； 形式和內(nèi)容設計； 項目基本成本； 宣傳炒作重點；撰寫策劃執(zhí)行方案初 稿（含策劃方案、宣傳方 案、預算方案）方案由設計師進行精 包裝；細節(jié)談判后 協(xié)調(diào)會議聯(lián)絡人、活動策劃、執(zhí)行統(tǒng)籌、 活動部負責人；制作統(tǒng)籌、設計 師、信息專員、媒介負責人、部 門總監(jiān) 客戶思見； 內(nèi)容、執(zhí)行細節(jié)確定； 現(xiàn)場效果圖； 旦傳方某確7E； 物料方案 預算方柔（成本/報價）。撰寫策劃執(zhí)行方案定 稿（包括活動內(nèi)容、執(zhí)行 流程、人員分工、宣傳計 劃及預算）； 擬定合作協(xié)議； 確7E需外

4、包工作并開 始聯(lián)絡（演藝、制作、場 地等） 確定執(zhí)行工作組。合同簽訂后 協(xié)調(diào)會議執(zhí)行工作組成員項目分解及完成時間圖表（甘特圖）；安排各項工作。項目正式立項落實各項資源、外包執(zhí)行管控（三）管控流程管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)谷說明、洽談重點參與人 員聯(lián)系方 式完成時 間備注時間管控時間安排表和節(jié)點控制?；顒舆M行的時間是不可更改的，時間管 理必須根據(jù)活動進行的時間來倒推。供應管控要是指對活動的服務、設備及物質(zhì)資料的供應的管理。對外包服 務的管理。比如在活動執(zhí)行過程中會涉及到食宿、交通、燈光、 音響、舞臺、服裝、道具、特技、錄制等，這些對專業(yè)活動運營 公司大都采取外包的模式，那就需要對外包的供應商進行有

5、效管 理。人力管控活動現(xiàn)場負責人，團隊的人員配置和管理，甚至包括現(xiàn)場志愿者 的管理。（四）標準管控工具：甘特圖表任務：把活動管理各個區(qū)域的工作分解成才-個個易于管理的任務或活動。時間段：對每一個任務設置一個時間段（需要考慮的因素是開始和結(jié)束的時間）。優(yōu)先順序：設定任務的優(yōu)先順序。節(jié)點：因為此表是用來監(jiān)控活動的進展情況的，所以對于那些特別重要的任務要指定為節(jié)點，并在圖表 中標記出來。分工：每一個任務對應參與的人員，節(jié)點處找A負責人。、活動策劃具體執(zhí)行詳細方案一、前期準備任務分工主要，作要求及內(nèi)容說明負責人聯(lián)系方 式完成時 間備注（一）前期準備的 宣傳類1、活動策劃書要籌備一次活動我們都會先有初步

6、的計劃，這樣我們就需要先 做一份比較完整的活動策劃書，這樣比較方便接下來活動的開 展。更重要的是要讓上級認可這份策劃書，策劃書最主要的是 目的意義、活動內(nèi)容方式及經(jīng)費預算等。2、正式發(fā)文一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合， 這樣就少不了一份正式的發(fā)文，這也是一個很好的宣傳方式。 發(fā)文要規(guī)范，如文號、主題詞、抄送單位等。3、懸掛條幅、張貼 海報、設置氣拱門、 電子屏要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳 形式的文字內(nèi)容都要由上級確認，并通過相關(guān)部門的審查，然 后在校園內(nèi)宣傳。4、幕布目前的活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在 經(jīng)過設計，最后懸掛。如操

7、場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大的是長3米，高3米，學生活動中心條幅：長9米，高0.8米等。5、借用展板展板是用于活動的宣傳，張貼海報等。6、制作邀請函和節(jié) 目單一場活動我們?yōu)榱藬U大宣傳都會邀請領(lǐng)導和嘉賓蒞臨現(xiàn)場，這 樣我們先制作好要邀請函并進行派發(fā)?，F(xiàn)在最流行的恐怕是學 生自己設計的止面是邀請函背面是節(jié)目單，并卷成圓筒形綁細 綢帶紅色A4或B5大小的紙張，這樣做一來可融入創(chuàng)意，二來 也還美觀，二米節(jié)約（這點特別讓許多領(lǐng)導肯定）。7、演示文稿（PPT）現(xiàn)在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT就是其中一項，例如座談會、講座等之類的這些活動都會經(jīng)常用上，所以演示文 稿我們要事先準備好，當然還有投影儀和電腦

8、。這點要注意的 一是要有組織的標志；二是要考慮到現(xiàn)場播放出來的效果，就 是說背景顏色與文字的對比要比較明顯；三是內(nèi)容的規(guī)范。8、聯(lián)系校內(nèi)外媒體要做到三化：聯(lián)系常規(guī)化：經(jīng)過多次與一個記者聯(lián)系，就會建 立感情，以后報道就容易了；接待程序化：如要到宣傳部審批 入校手續(xù)，曲專門的工作人員進行接待、準備相關(guān)材料；新聞 通稿格式化：給媒體的新聞共三段，第一段寫時間地點主題參 與人員，第二段寫活動過程、形式，第三段寫意義、同學反應。這樣寫可以減輕我們的壓力，也方便媒體朋友找出他們各自的 興趣點。9、領(lǐng)導及嘉賓發(fā)言 稿一般活動的開場或是總結(jié)我們還會邀請主要的領(lǐng)導嘉賓發(fā)言， 有些領(lǐng)導和嘉賓對我們的具體活動還不是

9、十分了解，所以我們 最好先準備好一份領(lǐng)導及嘉賓的發(fā)言稿，以備不時之需。領(lǐng)導 發(fā)言是一個活動的靈魂，因為對活動的肯定、活動的意義、對 青年學生提出的希望都要由領(lǐng)導講出來。當然了，這個發(fā)言稿 T要由這個組織的最高指導者定稿。10、主持稿為了使主持人能夠?qū)?jié)目進行順利的銜接，為了讓所有工作人 員對整個活動具體流程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要 的。11、準備拍攝相機、 攝影機這個環(huán)節(jié)每個組織都會強調(diào)，但我有幾個建議：一是如果很重 要的活動，最好邀請專業(yè)的人士；二是如果場面很大，最好準 備廣角照像機；三是要同時準備多臺。12、獎狀設計及制 作要注意規(guī)范、美觀和時尚。13、熱氣球、彩旗有些活動需要營

10、造出熱烈、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就 是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當然，這 個視活動的經(jīng)費而定了（二）前期準備的 物品類1、水無論是活動前期的籌備還是活動的現(xiàn)場我們都要準備好足夠的 水給工作人員及領(lǐng)導與嘉賓。2、地毯無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的，現(xiàn)在很多的活動 我們都需要鋪上地毯。3、燈光、音響等設 備現(xiàn)在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這 些設備通常我們都沒有，所以要先去租借，一個原則，夠用就 可以了，/、要增加一些花樣，沒有什么大作用。4、準備簽到本、中 性筆、毛筆現(xiàn)在的許多活動都有簽到這一環(huán)節(jié)，特別是會議這種類型的， 所以我們事先要準備好簽

11、到表和簽到筆，如果是畫展則需要準 備好簽到本與毛筆。5、花許多活動的場景布置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致 詞臺上、余幾上，還后就是上百獻的花環(huán)或是花束。這些花都 要按照不同場合提前準備好。6、禮花炮很多晚會等類型的活動在開場或是結(jié)束的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮 的人員。當然了，這個也是能省則省。7、水果盤、水果現(xiàn)在的社會越來越人性化，所以許多活動的桌上我們都會擺放 水果，不一定要貴，但一定要對，如新鮮、易食用等。這個環(huán) 節(jié)也要注意擺放抽式紙巾。8、桌椅許多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌 椅我們都要事先借好擺放好。條件允許

12、還要增加桌布，感覺更 正式。9、觀眾座位安排表 制作及張貼事先就要劃分好區(qū)域，在座位貼上座位表。10、領(lǐng)導座位簽 （牌）正式會議的桌前，晚會的領(lǐng)導以及嘉賓席等都需要事先擺放好 座位簽（牌）。11、帳篷一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳 篷，主要用于音響、燈光和工作人員的避雨。12、預定工作餐重大活動和長時間的活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當然，這只是組織的一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。13、觀眾服裝有部分的活動需要觀眾的服裝的統(tǒng)一的，我們要按照活動的需 求事前制作或是租借。14、哨子、熒光棒如果是晚會這一類型的活動我們?yōu)榱嘶钴S現(xiàn)場的氣氛可以事先 準備好哨子和熒光

13、棒，活動之前分發(fā)給觀眾。小商品批發(fā)市場 可以用很便宜的價錢買到。15、小禮品如果是游園活動或是晚會一般會后互動環(huán)節(jié)，我們自然還要準 備些小禮品送給積極參與的觀眾。16、提示板若是訪談這一類型的活動，我們?yōu)榱吮３蛛S時和主持人的聯(lián)系 還應該準備好提示板。17、借用禮儀服、 鞋子、禮儀盤許多的活動現(xiàn)場都需要用到禮儀，比如座談會或是頒獎典禮等 活動，我們則需要聯(lián)系好禮儀隊，并事先要準備好禮儀服、鞋 子、禮儀盤等。（三）前期準備的 其他1、確定到場的領(lǐng)導 及嘉兵活動之前要確定好會到場的領(lǐng)導及嘉賓，這樣我們方能準確的 做好座位簽（牌），安排好座位。2、邀請評委如果是賽事性質(zhì)的活動我們還要提前預約好評委。3

14、、確定主持人所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些 細節(jié)的東西。主持人的選擇要很慎重，性質(zhì)7、同的活動就要選 擇風格/、同的主持人。4、活動場地借用無論是室內(nèi)還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動 能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。5、管弦樂隊、背景 *會議、座談會、頒獎儀式、講座之類的我們一般要先準備好管 弦樂隊和背景音樂，以營造現(xiàn)場氣氛。6、特殊用電活動基本都需要用電，特別是室外的活動，我們都要事前提出 申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯(lián)系好。7、擺放節(jié)目單、礦 泉水等在許多時候，領(lǐng)導會要求我們把節(jié)目單與礦泉水擺放規(guī)范，如 橫豎都成一條線等。8、活動前現(xiàn)場

15、衛(wèi)生 清掃活動開始之前要把衛(wèi)生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。9、確定禮儀及頒獎 順序如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序， 這樣方能更好的保證會議的順利進行。對于這一點，只有經(jīng)過 彩排才能保證質(zhì)量，在許多時候，彩排了還是不能很好的完成， 因為變數(shù)實在太多了，如領(lǐng)導、臨時調(diào)整等因素。10、安排基本觀眾許多的活動到場的觀眾是不能保證人數(shù)的，為了活動的需要有 時我們需安排基本觀眾。要強調(diào)的一點是最好能找到喜歡這種 活動的人來參加，否則他們出去就會四處進行活動的負面宣傳。11、更衣間、化妝 間、化妝人員、化 妝物品如果是室外的活動，例如晚會、游園會這些類型的在租借活動 場地之時我們

16、一起準備好更衣室與化妝間，當然化妝人員和 化妝物品也自然/、可少。 聽說這點有許多化妝公司都喜歡幫忙。12、后勤人員安排、 現(xiàn)場秩序維護人 員、催場人員晚會、游園會等這些活動的現(xiàn)場一般會比較的混亂，所以在之 前我們要先安排好后勤人員、現(xiàn)場秩序維護人員和催場人員。13、互動環(huán)節(jié)發(fā)問 的問題及發(fā)問人員 的準備在講座、訪談和座談會議上一般會后互動提問環(huán)節(jié)，我們?yōu)榱?確保場面/、冷場還應該提前準備好相關(guān)的問題，如果實在是沒 有人提問，那就由我們安排好的人來提問。14、路標制作及擺 放如果我們活動的現(xiàn)場比較不容易找到或是有邀請校外的嘉賓我 們還需要事先做好路標，方便大家到場的時間。如果是重大活 動，就需

17、些有明顯服裝標志的志愿者站在重要地點，如學 校大門口、轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導。二、活動現(xiàn)場1、現(xiàn)場停車位安排如若活動是比較大型的，我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系，準備好 停車場地，安排好停車引導人員。2、貴賓室校園相對簡單，但許多時候，領(lǐng)導來早了，總要有地方讓他先 休息一下吧，這就是貴賓室。我們的布置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛(wèi)生等還是少/、了的。3、現(xiàn)場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排人員全程拍攝。4、簽到、禮儀迎接 領(lǐng)導嘉賓及合影當領(lǐng)導和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果有需 要我們還要合影留作紀念。然后禮儀引導領(lǐng)導及嘉賓入席。5、司掌員為了保證現(xiàn)場的氣氛我們最

18、好先前安排好司掌員。6、維持現(xiàn)場秩序（安全員）為了保持整場活動的秩序，我們要讓負責安全人員在現(xiàn)場維持 秩序，最主要的是確保在突發(fā)情況下，現(xiàn)場不慌亂。一般情況 下，安全貝主要負責不要讓觀眾在領(lǐng)導前面不停的走動。所有 人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。7、現(xiàn)場話筒傳遞當?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時，我們要事先安排好禮儀專門 傳遞話筒。8、觀眾的調(diào)整如果活動開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào) 整至前面，保證活動場面。9、記者接待要保證記者的座位、行動的自由等。10、活動的開始一定要由總負責人說的算，不是一定要按照原計劃的時間開始 的，可能會根據(jù)現(xiàn)場的實際情況提前或者推后。11、領(lǐng)導介紹許多領(lǐng)導不是提前可以確定的，經(jīng)常是直到活動開始前幾分鐘 才到來，出于尊重，我們一定要介紹他，所以這個環(huán)節(jié)也比較 緊張。1