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文檔簡介
1、公司員工外出管理制度范本一、目的為了進一步規(guī)范員工外出流程及報銷,加強差旅費及有關(guān)費 用的控制和管理,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工。三、外出定義1、員工外出分為外勤和出差二種。2、 因公出差,于本市或本地區(qū)范圍內(nèi),當天往返的,視為外勤。3、因公出差,不能當天往返,且發(fā)生住宿的,視為出差。四、審批程序、權(quán)限和流程1、員工因工作需要出差時,填寫出差申請單。并交由廠長審批,總工批準。2、研發(fā)部人員因工作需要出差時,填寫出差申請單,由總工審批,并報請總經(jīng)理批準。3、項目組人員因工作需要出差時,填寫出差申請單,報請總經(jīng)理批準。4、 公司總部人員因工作需要出差時,須填寫 出差申請單,
2、由人事部審批,報總經(jīng)理批準。5、員工出差國外一律由總經(jīng)理批準。6、 各部門將填寫好出差申請單交由前臺處,前臺確定簽批完整后,掃描電郵至相關(guān)人員,并在第一時間通知到出納及人事行政部。7、出納收到出差申請單,根據(jù)出差日期及出差人員級別購買火車票或飛機票。若火車售票系統(tǒng)內(nèi)車票不足或無票情況下,需要更換出差日期,應在第一時間通知到相關(guān)部門負責人。8、 員工外出時,必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的,可由部門負責人或相關(guān)人員代為填寫或出差后補辦。否則,視為曠工。五、外出人員管理原則1、出差人員必須采用高效、經(jīng)濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行,反對浪費行為,提倡節(jié)約。2、外
3、出人員公干時,應隨時保持熱情、禮貌、友好,自覺維護公司形象。六、差旅費構(gòu)成1、長途交通費:飛機、火車、輪船、高鐵、長途大巴產(chǎn)生的費用。2、市內(nèi)交通費:公交、地鐵、出租車產(chǎn)生的費用。3、住宿費:異地出差因過夜住宿產(chǎn)生的費用。4、餐費補貼:按地區(qū)標準和職務,限額計發(fā)補貼。5、通訊費用:因工作需要電話溝通產(chǎn)生的費用。6、其它費用:傳真、復印、郵寄等公共費用。七、具體規(guī)定如下:1、 外勤人員外出時,須在 外勤人員登記表上登記簽字即可。外勤人員報銷:公司這邊只報車費,工廠除了報車費,另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單,出差寫出差單。餐費按 15 元 / 餐補貼中 /晚餐。2、出差人員選
4、擇交通工具一般以火車/長途大巴為主,火車行駛 6 小時以內(nèi),乘坐硬座;6 小時以上為硬臥。管理級人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/ 飛機出行。特殊情況下,出差人員選擇飛機出行,必須由總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場票價,擇優(yōu)選擇交通工具。3、 普通員工一線城市餐費補貼50 元 / 天, 二三線城市餐費補貼 40元 /天;主管級以上人員一線城市餐費補貼70元 /天,二三線城市餐費補貼60 元 / 天。4、 部門負責人可根據(jù)出差具體情況(如工作量、工作環(huán)境等),為外出人員申請出差補貼,補貼標準為15-20 元 /天。5、因工作需要產(chǎn)生的通訊費,出差負責人每月可享受100元 / 月補貼, 特殊情況,
5、可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下,也可按此標準執(zhí)行。6、普通員工住宿費用報銷一般不超過120 元 /晚,管理人員不超過 150 元 / 晚。超出部分自理。7、 因特殊情況需要乘坐出租車的人員,須事前征得部門負責人同意后方可執(zhí)行。否則不予報銷。8、因公務出差,不得從事與工作無關(guān)的事項。因特殊情況,確實需要辦理私事時,應提前向廠長/ 總工申請,同意后方可辦理。否則按曠工處理。9、 出差人員中途改變路線時,應提前向部門負責人申請,同意后方可執(zhí)行。10、 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責人匯報工作,不能以郵件形式匯報的,應每天記錄當天工作內(nèi)容,并于返回后以郵件形式發(fā)放至相
6、關(guān)人員。重要人員出差返回5 天內(nèi)應向總工和相關(guān)人員提交出差報告。11、 出差人員需要借款時,填寫 借款單, 并經(jīng)相關(guān)負責人簽字后方可領(lǐng)取。12、管理人員因個人原因需要參加會議、學習、培訓期間,公司提供有薪假,但每月不超過二次,每次不超過一天。公司不承擔任何食宿和交通費用。所產(chǎn)生的一切費用自理。13、 員工因病、因事需要在當?shù)卣埣?,可由出差負責人批準,并知會相關(guān)人員。出現(xiàn)無出差負責人或請假超過二天以上者,須報請廠長或總工批準。14、因生?。ㄐ枰≡海┛砂礃藴手Ц冻霾钛a貼,不報住宿費、餐費和市內(nèi)交通費。住院期間出差補貼不超過10 天。15、 出差中公休:出差過程中,若遇公休日,應以公務為重,繼續(xù)執(zhí)
7、行出差任務;若遇到出差單位公休無法辦公,可安排休息。16、超期停留:出差過程中,因生?。ㄎ醋≡海┙煌ㄖ袛嗷蚱渌豢煽沽σ蛩卦斐沙^預定期限停留的,在核清事實基礎(chǔ)上,按實際差旅費報銷。17、出差結(jié)束后回公司的交通費用,實報實銷;出差地請事假 / 病假,不直接回公司的,按出差地到公司的交通費用(火車硬座/硬臥) 報銷; 出差時遇法定節(jié)假日放假,不直接回公司的,不予報銷。18、員工出差期間因工作需要加班按國家規(guī)定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調(diào)休。19、外出時借道探親訪友須經(jīng)部門負責人批準方可,相關(guān)費用不予報銷,探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補貼。八、出差費用報銷審核1、出差人員按相關(guān)標
8、準范圍內(nèi)實報實銷,超支自理。2、 出差住宿費用的審核以實際過夜天數(shù)和限額標準確定,并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發(fā)票,超過限額標準部分,個人自理。住宿一般由出納負責預訂,相關(guān)出差人員離開入住酒店后,領(lǐng)取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。3、 同性人員一起出差的,應以標準間為主,且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復報銷。4、 外勤人員無特殊情況,一律不準報銷住宿費用;外勤人員外出范圍包括公司所在地及周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的 人員必須經(jīng)總工批準。5、 乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉為原則;乘坐飛機以經(jīng)濟倉為原則,總經(jīng)理級以上可乘坐商
9、務倉。6、 外出人員返回后應于一周內(nèi)辦理報銷手續(xù),并交到財務部。報銷人員應填寫出差報銷單按財務要求粘貼好票據(jù),否則財務部可以不予辦理。出差報銷單應由部門負責人審批,由總經(jīng)理批準。7、財務應遵循“前帳不清,后帳不借”原則辦理報銷手續(xù)。8、 外出報銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費用100 元以上或乘坐長途大巴時,必須提供正規(guī)發(fā)票,否則不予報銷。9、 出差人員負責保管好各項票據(jù),若有遺失,財務不予報銷。嚴禁借、買其他日期相關(guān)票據(jù)代替。10、由接待單位免費提供食宿和交通工具的,公司一律不予報銷任何費用和發(fā)放餐費補貼。11、搭乘公司提供交通工具者,不再報銷交通費用。12、出差人員在外有酗酒導致斗毆,或其它與
10、公司無關(guān)事件發(fā)生意外傷害的,公司不承擔任何費用。13、外出人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度,如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),立即按相關(guān)規(guī)定 解除勞動關(guān)系,并不予經(jīng)濟補償。九、差旅費報銷違規(guī)追究1、 出差人員應實事求是原則,嚴禁虛報情況。一經(jīng)查出,責令退回虛報金額,并以虛報額三至五倍金額,處以罰款。虛報金額,一次超出500元,或年終累計超2000元以上者,公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定,解除勞動關(guān)系,并不予經(jīng)濟補償,并向其追究公司損失。2、 各級審簽人員把關(guān)不嚴而失職,使弄虛作假的票據(jù)得以報銷, 后經(jīng)查實收回的,審簽人員罰款50 元, 當月考核扣5 分, 年終考核扣 1 分。 情節(jié)嚴重的,罰款 100 元, 當月考核扣10分,年終考核扣5 分。經(jīng)查
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