物資采購部專項審計審計方案

1、物資采購部專項內部審計適用對象：內部審計、應付會計目錄一、審計方案二、審計程序三、審計分工和日程安排 四、審計所需資料清單通用采購專項審計方案、審計目的:根據(jù)公司的采購管理制度，對采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作及內部控 制狀況進行審計檢查和內控評估，揭示其中存在的控制風險，并提出可行 的建議和改善措施。二、審計內容：1、采購管理制度是否有效和完善。2、采購方案、采購預算、實際采購是否得到良好的遵循。3、公司對采購主要業(yè)務環(huán)節(jié)供應商資質的審核確認、標書制作、 招標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支 付等的管理、控制是否完善。4、對本年度審計問題進行后續(xù)追蹤審計三、審計范圍：20

2、XX年X月一20XX年X月期間的采購管理工作。四、審計人員：五、審計時間：六、審計程序附后審計程序底稿 索引執(zhí)行 人復核 人時間 預算一、對公司米購制度完善性檢查、評價審計準備-1、制度與流程：1收集公司采購管理制度，評價相關的采購 管理控制措施是否完備，采購活動各階段是否都 有相關的管理標準。2對供應商資質的審核確認、標書制作、招 標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、 退貨、款項支付等主要業(yè)務的管理制度進行分 析，判斷其與公司政策疋否存在差異以及差異的 合理性，判別其對實際工作能否起到管理控制作 用。3用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判 斷其制度方面是否存在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，

3、同 時確認米購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計-對準備階段的問題、初步判斷進行核實，并 與采購部門的職工充分溝通，對現(xiàn)有的采購制度 作出客觀評價?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對采購管理制度體系的 完整性、預算管理體系的健全和有效性、業(yè)務流 程的清晰與否以及主要內部控制環(huán)節(jié)是否存在、 是否有實際控制力度等問題做出客觀評價，提出 合理建議。二、采購管理主要業(yè)務工作的內控情況檢查1、供應商管理階段審計準備-1收集供應商管理制度。2了解供應商管理系統(tǒng)。3了解重要物資、固定資產(chǎn)價格收集系統(tǒng)及 系統(tǒng)內價格信息的來源。4獲取人事組織架構圖現(xiàn)場審計-1從供應商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應商 清單，新進、淘汰供應商清單，以1

4、00滋勺比率查 核新進、淘汰的供應商的引進、確認、淘汰是否 按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此 來確認供應商評價制度是否有效執(zhí)行。2是否存在米購參與供應商評價，供應商管 理系統(tǒng)口令密碼簡單易被猜想，職工被離職、調 崗權限未及時注銷的情況。2從價格收集系統(tǒng)調取重要物資及固定資產(chǎn) 價格進行整年度或者幾個年度的價格分析性復 核，或者借助第三方單位核實價格是否合理。對 于價格不合理的，那么通過印制假名片或者虛構單 位，對材料價格進行單獨詢價，以確保米購價格 真實合理。3抽杳10-20家公司主要供應商資質文件： 包含營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織代碼證、法人 代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調查了解該

5、法 人的真實合理性。通過將法人代表資料與人事入 職登記資料核對或者聯(lián)系供應商，確認法人代表或者公司負責人是否為公司職工或家屬。4價格管理部門是否充分利用了各種價格來 源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫；對 于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種 類進行了適當分類【要求】通過核對、分析性復核、訪談等方式，確保供應商管理人員已經(jīng)保證虛假供應商及 劣質供應商及時得到淘汰，入圍供應商清單根本 符合公司要求。2、采購申請審批階段|審計準備-1了解米購部門程招標方式、評標和中標標 準。2收集非招投標采購制度3收集緊急采購管理制度現(xiàn)場審計-1從財務明細賬抽查6-9筆可分原材料、 固定資產(chǎn)和辦公用品需

6、招投標的大金額采購， 檢查招標過程資料的元整性、 主要控制環(huán)節(jié)的元 備性和合理性。對于重大物資或者固疋資產(chǎn)米購，對于參與報價 的供應商是否設置了供應商準入機制，如設置年 營業(yè)額、公司規(guī)模等。米購業(yè)務招標書是否詳細具體，涉及到所米購物 資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術要求。對于參與招標的單位，邀標應該高于 5家，如果 頭際應標數(shù)低于3家，是否廢標，未廢標的是否 提報公司咼層審批。對于常規(guī)物資的采購的招投標檢查是否為隨機 從供應商系統(tǒng)內篩選，如為新進供應商是否按照 供應商管理制度進行了考核。參與報價的單位是單獨報價，還是集體參與報 價，對于集體參與報價的，考慮是否存在綁標的 可能，應建議單獨與競標單位分別

7、邀標報價。是否提供了樣品，樣品的質量是否符合公司要 求，是否由使用部門或者技術部門出具了相關的 報告、是否要求對方出具質量檢驗報告等。米購人員不得參與評標。評標過程記錄是否完 整，技術標、商務標評疋方法是否合理，是否有 技術部提供技術指標。定標程序是否符合集團及公司制度要求，定標理 由質量最優(yōu)、價格最低、送貨時間最短是否 充足。2非招投標米購對于重復購置的物資，如價格明顯高出前次購置 所確定標準的方案價，應將其作為重點審計對 象，審計是否存在問題。是否存在非米購人員米購，或者非米購人員米購 后未由采購部門、使用部門主管追認審批的情 況。比價根底是否致，如物資的規(guī)格、型號、性能、采購是否有預算，

8、非預算內的物資采購是否采購 量大于公司需求，采購的物資是否符合公司要 求。詢價、議價、比價有書面記錄，如為詢價，而對方未對報價做確認那么此類詢價認為不合宜。3定點或者指定采購是否認期做材料、物資、效勞的質量評估。對于 質量出現(xiàn)嚴重問題的是否要求對方賠償或者限 期整改。4緊急采購是否認點米購或者協(xié)議公司，如指定的超市、五 金公司、文具用品，低于一定金額的采購，是否 有發(fā)票。是否以適當形式事先通知價格信息部門， 并于規(guī) 定時日內補齊辦妥有關手續(xù)。5互惠易貨米購對于互惠易貨米購是否真實合理，對方物資的公 允價值如何確認。要求：結合后面的合同履行、現(xiàn)場審計，實質性判斷以上采購提交、審批的真實合理性。3

9、、合同管理制定審計準備-1了解公司合同管理包括審批、存檔、臺 帳管理等的制度、流程要求，實際操作管理模 式，判斷其與集團制度標準是否 致，差異合理 性，內部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場審計-1抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、效勞 合同各3份，檢查其起草、法務審核、管理層審 批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。2檢查所抽取合同內容的合理性：確認合同關鍵條款數(shù)量、質量、顏色等是否 與招標書內容 致。如存在差異，差異疋否合理。檢查格式合同的版本、內容與集團示范合同要求 是否相符。通過檢查法務審核章或者法務審核記 錄，檢查非格式合同是否經(jīng)法務人員審核，。檢查合同主要條款是否存在約定缺乏、不詳、條 款缺陷

10、、不妥或不具操作性，能否在維護公司利 益的根底上力求公平、公正。合同內是否對供應商逾期交貨造成的財務損失 和處理有規(guī)定。3檢查合同的實際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務實際進展情況，檢查合同中關于采購、 付款、驗收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎罰條款是否得到執(zhí)行。檢查合同付款臺帳是否清晰、及時，并做到與起 草部門、檔案保管部門及時核對，有無超出合同 約定的款項支付，是否由未經(jīng)法務人員審核的合 同。合同是否編號，檔案保管室是否防火防水，適于 平安保管?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司合同簽署、審 批、履行等主要業(yè)務環(huán)節(jié)的內部控制情況做出客 觀評價，總結經(jīng)驗，揭示風險，提出建議。4、驗收入庫審計準備-了解公

11、司倉庫管理驗收入庫、出庫的制度收集出入庫單和臺帳現(xiàn)場審計-1是否采購人員參與驗收2主要物資米購是否有技術部相關人員參與 驗收?；蛘哂蓪Ψ匠鼍?驗收時，是否按照合同核對具體的數(shù)量， 重量，品相等，對于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對 方退貨，或者減免相應的應付款項，或者對供應 商進行處分。4出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號；對倉 庫所有物資設置了臺帳。5對于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資 產(chǎn)清單6通過對使用部門的職工使用評價，了解采 購的質量是否真實合理。7計量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構的檢 驗并出具了書面證明；內部計量部門是否認期檢 查和校對計量器具；計量器具的操作是否正確合 規(guī)；抽杳計量記錄并核對

12、實物數(shù)量，驗證計量的 準確性8審查米購物資途中損耗。包括：是否制訂 了合理的路耗標準；實際損耗是否控制在標準范 圍之內；損耗的處理是否合理。9物資是否按分區(qū)及編號有序排放；物資包 裝、標示是否符合標準；易燃、易爆、劇毒等危 險物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等 措施是否到位。(10)通過職工訪談等方式，鎖定需要抽驗質量 的物資，審計部和質檢部門對物品進行再次審計 抽杳，以確保采購物資的質量11對供應商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料本錢、人 工本錢、制造本錢、管理本錢、運費、毛利率等 數(shù)據(jù)進行復核這個一般企業(yè)很少，制造企業(yè)也 很少，備查?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司物資驗收入庫 做出客觀評價，揭示

13、風險，提出建議。|五財務支付款階段I審計準備-了解公司財務支付款制度應付、預付款的明細賬現(xiàn)場審計-1是否按合冋要求支付款，是否存在提前付 款的情況2是否存在對方無法提供銀行開戶賬戶，而 是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。3是否存在預付款長期掛賬的情況，而相應 的效勞和商品并未獲得。4檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分享受了 “融 資 的好處，是否要對支付款方式進仃調整。【要求】通過對以上檢查，對公司支付款做出客 觀評價，揭示風險，提出建議。二、后續(xù)追蹤審計審計準備-將本年審計報告涉及米購部門的問題， 按照對公 司造成的損失的嚴重性進行分類歸總。所需資料-審計報告、審計回復、疋點供貨目錄、價格

14、申報 審批單、采購方案和物資質量標準現(xiàn)場審計-對嚴重和非常嚴重的審計進行復核1現(xiàn)場逐項落實每類、每個問題的改進情況。2對問題改進情況進行客觀評價，尤其區(qū)分 舞弊問題和業(yè)務操作不標準問題，對屬于舞弊類 型的問題需徹底杳核并另行抽杳3-5筆以驗證其 整改效果。3提出管理建議書。(4)根據(jù)管理建議書，通過審計宣導等方式，對 各分子企業(yè)提出風險控制要求。審計工作分工與方案【審計分工】XXX負責采購管理制度的評價、需招投標的物資的標書制作、招標、評標、 合同管理、驗收、財務支付等審計XXX負責供應商資質、不需招投標物資及緊急采購物資的議價、比價、合 同管理、驗收、財務支付款工作的審計。XXXX負責本期問

15、題的匯總并編制審計報告以及問題追蹤審計【審計方案】審計準備工作：1、收集、分析、評價采購管理制度。2、財務系統(tǒng)內導出截至查核日的采購費用明細賬。3、了解公司本年采購預算、實際采購情況以及兩者的差異。4、了解公司的招投標管理現(xiàn)狀，包括：招投標方式、評標方式。5、了解非招投標物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。6、查閱前期審計報告得出前期已經(jīng)存在的審計問題，匯總本期審計發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計對象目前比擬突出和急需解決的問題成果要求1、工作過程需編制底稿記錄。2、完成審計準備分析報告，確定審計抽樣的具體對象和現(xiàn)場審計重點現(xiàn)場審計工作：根據(jù)審計分工和審計程序要求完成現(xiàn)場審計工作1、審計抽樣內容：2、根本時

16、間預算：1首次進場會議2制度評估-3采購、合同管理、驗收、付款審計測試4現(xiàn)場溝通會議-5審計問題的改善后續(xù)追蹤審計 6出具本年度審計管理建議書-成果要求1、工作過程需編制底稿記錄，關鍵證據(jù)需復印2、完成審計報告。采購審計所需資料清單一、前期資料1、物資采購目標和方案；2、前期物資采購審計工作底稿；3、公司資料，例如公司結構圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大 的公司系統(tǒng)變化等；4、財務會計資料；5、相關制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權審批制度、供貨 商管理制度、財產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議簽定制度、憑證管理制度和 定價策略等；6、外部信息資料，例如同行業(yè)相關資料、物價水平和變化幅度、技術 變化程度和供貨商資料等；7、法律性文件。二、采購申請和審批階段:1、采購政策2、采購方案3、儲藏定額補庫方案4、銷售方案5、產(chǎn)品產(chǎn)量方案6、技術措施方案7、生產(chǎn)作業(yè)方案&在制品期初存量和期末預計存量9、