淺談企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)(葉鎧)

1、華南師范大學(xué)增城學(xué)院課 程 論 文 題目：淺談企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)課 程 名 稱(chēng) 企業(yè)內(nèi)部控制 考 查 學(xué) 期 2010/2011學(xué)年 第 1學(xué)期 考 查 方 式 課程論文 姓 名 葉鎧 學(xué) 號(hào) 專(zhuān) 業(yè) 財(cái)務(wù)管理 成 績(jī) 指 導(dǎo) 教 師 凌輝賢 淺談企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)摘要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，建立和健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，對(duì)一個(gè)現(xiàn)代化的企業(yè)成長(zhǎng)是十分重要的。在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，其內(nèi)部控制有著舉足輕重的作用。本文立足于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)與付款的現(xiàn)狀，揭示出企業(yè)采購(gòu)中的請(qǐng)購(gòu)、驗(yàn)收、記賬、付款四大問(wèn)題，并針對(duì)現(xiàn)狀和問(wèn)題，

2、提出一個(gè)比較健全的企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度方案。關(guān)鍵字：內(nèi)部控制，制度，采購(gòu)前言在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是基本業(yè)務(wù)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)降低企業(yè)采購(gòu)成本，防范不法行為，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益有著深遠(yuǎn)的意義。但由于企業(yè)內(nèi)部控制的不健全，企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中易出現(xiàn)的弊端包括盲目采購(gòu)、個(gè)人或部門(mén)收受回扣、貨物質(zhì)量控制不嚴(yán)、采購(gòu)款流失以及采購(gòu)成本記錄不實(shí)等。因此，建立和完善企業(yè)的采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理已經(jīng)變得越來(lái)越重要。一、目前企業(yè)采購(gòu)與付款的現(xiàn)狀近年來(lái)從大量新聞媒體的報(bào)道中可以看到，商品采購(gòu)是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中容易滋生舞弊腐敗

3、的溫床之一，一些違法者鉆采購(gòu)內(nèi)部控制缺失的空子，徇私舞蔽、損公肥私，侵吞企業(yè)財(cái)產(chǎn)。如原寶安縣某區(qū)一民政助理員，在某區(qū)農(nóng)工商信托公司任采購(gòu)員期間，串通某商場(chǎng)經(jīng)理，在向該商場(chǎng)購(gòu)人4000打尼龍傘時(shí)，要經(jīng)理在開(kāi)發(fā)票時(shí)每打提高28065港元價(jià)款，他從中貪污112000港元；再如深圳市新光牛奶聯(lián)合公司某借調(diào)干部，來(lái)深圳不滿(mǎn)一年時(shí)間，利用采購(gòu)云耳和菊花之機(jī)，以許給介紹生意一方3的手續(xù)費(fèi)為誘耳，勾結(jié)對(duì)方炮制虛報(bào)價(jià)款的發(fā)票，從中貪污15000元。根據(jù)我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的大量采購(gòu)問(wèn)題案例，我們可以看出，企業(yè)采購(gòu)制度的缺失已成為普遍現(xiàn)象，使整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)運(yùn)行不良并陷入困境。二、目前企業(yè)采購(gòu)與付款的問(wèn)題1、請(qǐng)購(gòu)問(wèn)題請(qǐng)

4、購(gòu)問(wèn)題一般表現(xiàn)在請(qǐng)購(gòu)不應(yīng)采購(gòu)的貨品，請(qǐng)購(gòu)貨品超量，請(qǐng)購(gòu)人混淆不清等。通常會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存積壓，造成不必要的開(kāi)支，資金效率低，負(fù)債增加或不充足的現(xiàn)金流等一系列問(wèn)題。如深圳民潤(rùn)一采購(gòu)經(jīng)理因收受了百事可樂(lè)的“好處費(fèi)”，大額采購(gòu)百事可樂(lè)并壓縮可口可樂(lè)的采購(gòu)量，導(dǎo)致品類(lèi)結(jié)構(gòu)比例嚴(yán)重失調(diào)和可樂(lè)單品的庫(kù)存狀況惡化。2、驗(yàn)收問(wèn)題驗(yàn)收問(wèn)題一般會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)商品可能和驗(yàn)收的商品不一致，實(shí)際采購(gòu)數(shù)額和批準(zhǔn)數(shù)額不一致，實(shí)際庫(kù)存與帳面記錄不一致，貨品質(zhì)量低下等。通常表現(xiàn)在驗(yàn)收人員與請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)人員不獨(dú)立，驗(yàn)收人員未經(jīng)清點(diǎn)即予認(rèn)可，驗(yàn)收未采購(gòu)貨品。如項(xiàng)目交接時(shí)雙方分別就項(xiàng)目現(xiàn)狀進(jìn)行了逐項(xiàng)檢查和記錄，接收人員在檢查環(huán)境不正?；虿环€(wěn)定時(shí)

5、，粗略檢查了一下便在“一切正?！钡淖謽酉潞灹嗣瑢?dǎo)致了后來(lái)的問(wèn)題。3、記賬問(wèn)題這個(gè)問(wèn)題一般表現(xiàn)在未發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)被記帳，退貨和折讓的記錄不實(shí)，存貨和負(fù)債的低報(bào)，賬戶(hù)余額不正確，監(jiān)守自盜。經(jīng)常導(dǎo)致應(yīng)付賬款的編制可能依據(jù)虛擬的交易，應(yīng)付賬款所記載的會(huì)計(jì)科目及交易事項(xiàng)不實(shí)，應(yīng)付賬款未予入賬，已進(jìn)倉(cāng)的貨單未記賬等問(wèn)題。如某企業(yè)總經(jīng)理指使財(cái)務(wù)人員將“實(shí)收資本”更改為“應(yīng)付賬款”，以后再借機(jī)填平了該筆款項(xiàng)。4、付款問(wèn)題付款問(wèn)題一般表現(xiàn)在付款給非供應(yīng)商，支付了未經(jīng)核準(zhǔn)的采購(gòu)，重復(fù)付款，開(kāi)具支票未及時(shí)入帳，支票記錄可能發(fā)生錯(cuò)誤，未定期與供貨商核對(duì)帳目。這容易引發(fā)貨款支付業(yè)務(wù)沒(méi)有記錄，導(dǎo)致負(fù)債和資產(chǎn)的高估，錯(cuò)誤

6、付款，資產(chǎn)流失，企業(yè)內(nèi)部人員貪污等問(wèn)題。如利用支付正常的施工費(fèi)，涂改付款簽單，虛加金額，在取得總經(jīng)理簽名后，將單子分別交給公司各相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審批，再?gòu)墓矩?cái)務(wù)部開(kāi)取支票，最后達(dá)到套取虛加金額的目的。三、設(shè)計(jì)方案在企業(yè)建立和健全采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度中，應(yīng)對(duì)請(qǐng)購(gòu)、審批、簽約、采購(gòu)、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序；健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制；實(shí)施采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。針對(duì)現(xiàn)實(shí)中企業(yè)采購(gòu)與付款的問(wèn)題共性，我提出如下內(nèi)部控制設(shè)計(jì)方案。1、 崗位控制企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)

7、部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約并形成有效監(jiān)督。在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中，需要分工的崗位有：請(qǐng)購(gòu)與審批；詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商；采購(gòu)合同的擬訂、審核與審批；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款申請(qǐng)、審批與執(zhí)行?？傊?，不能由同一部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款的全過(guò)程。2、 請(qǐng)購(gòu)與審批控制請(qǐng)購(gòu)與審批控制倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，編制請(qǐng)購(gòu)單，根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行授權(quán)審批，每張請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)負(fù)預(yù)算責(zé)任的主管人員簽字批準(zhǔn)。請(qǐng)購(gòu)單一式三聯(lián)，注明請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)部門(mén)主管審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意后，交采購(gòu)部門(mén)辦理采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)在發(fā)出訂貨單前，應(yīng)考慮顧

8、客需求信息和倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存量。此外，也應(yīng)從企業(yè)資金占用的角度考慮，用經(jīng)濟(jì)訂貨批量解決這個(gè)問(wèn)題，使倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存達(dá)到最佳。采購(gòu)部門(mén)對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂貨單，列明該批擬采購(gòu)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、交貨期、必要時(shí)注明交貨運(yùn)輸方式、執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、其他要求、付款方式。3、 詢(xún)價(jià)控制詢(xún)價(jià)并確定供應(yīng)商控制由企業(yè)指定的詢(xún)價(jià)人員對(duì)擬采購(gòu)的物資進(jìn)行供應(yīng)商查詢(xún)，查詢(xún)內(nèi)容包括比較供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、付款方式、可享受的折扣、交貨期、交貨能力、企業(yè)規(guī)模、信譽(yù)等。詢(xún)價(jià)后，交由銷(xiāo)售部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)授權(quán)的主管人員對(duì)請(qǐng)購(gòu)單或訂貨單進(jìn)行審批，確定供應(yīng)商。4、采購(gòu)合同控制采購(gòu)人員憑審批手續(xù)齊全的請(qǐng)購(gòu)單或訂貨單，與已確

9、定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，并將采購(gòu)的相關(guān)條款明確后簽訂購(gòu)貨合同。購(gòu)貨合同應(yīng)按照合同法的規(guī)定將主要條款，如采購(gòu)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總額、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收依據(jù)及違約責(zé)任等填寫(xiě)齊全。5、 采購(gòu)物資驗(yàn)收控制采購(gòu)物資驗(yàn)收控制主要包括兩個(gè)環(huán)節(jié)的控制。(1)物資檢驗(yàn)物資到達(dá)企業(yè)后，首先應(yīng)由生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)部門(mén)共同對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)的依據(jù)是請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、購(gòu)貨合同和企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理要求，在確認(rèn)無(wú)誤后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單。尤其對(duì)于制造企業(yè)，物資檢驗(yàn)很重要，需要比一般制造企業(yè)對(duì)檢驗(yàn)的要求嚴(yán)格。(2)物資入庫(kù)儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位分離，限制無(wú)關(guān)人員接

10、近儲(chǔ)存的商品存貨。對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)商品，辦理規(guī)定的人庫(kù)手續(xù)，并做好記錄。倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)依據(jù)單據(jù)重點(diǎn)對(duì)采購(gòu)物資的實(shí)際查收數(shù)量、品種、規(guī)格進(jìn)行查驗(yàn)，辦理入庫(kù)手續(xù)并編制入庫(kù)單，第一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)留存，用于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬；第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)部門(mén)會(huì)計(jì)登記臺(tái)帳，用于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬，并將同采購(gòu)單與驗(yàn)收單送財(cái)務(wù)部門(mén)。按照檢驗(yàn)單對(duì)物資做出分類(lèi)整理、擺放。如果驗(yàn)收入庫(kù)過(guò)程中出現(xiàn)了問(wèn)題，需要及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行處理。6、應(yīng)付賬款控制采購(gòu)人員應(yīng)將收集到的、審批齊全的請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、購(gòu)貨合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票等相關(guān)資料送交財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理付款審批手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人確定購(gòu)貨發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收

11、單、訂貨單一致，計(jì)算正確，編制預(yù)先編號(hào)的付款憑單，并附上憑證，如訂貨單、驗(yàn)收單和購(gòu)貨發(fā)票等。如果物資是進(jìn)口的，應(yīng)由國(guó)外采購(gòu)部提供貨款結(jié)算申請(qǐng)單、報(bào)關(guān)代理結(jié)算申請(qǐng)單及購(gòu)貨發(fā)票。由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)按此憑單要求付款。由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款的員工記錄應(yīng)付賬款明細(xì)賬。應(yīng)付賬款部門(mén)應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂貨單上的資料核對(duì)如有可能，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料比較。7、付款控制財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性，由出納負(fù)責(zé)簽署支票，確定每張支票都附有已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容一致。支票一經(jīng)簽署就

12、應(yīng)在憑單和憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷(xiāo)，以免重復(fù)付款，而且支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，保證已簽發(fā)支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。8、賬務(wù)處理控制財(cái)務(wù)部門(mén)在采購(gòu)單據(jù)收集齊全的情況下，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證，并將請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票等憑證附在記賬憑證的后面，如資料較多，可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記貨幣資金、應(yīng)付賬款和存貨明細(xì)賬。9、對(duì)賬控制財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門(mén)在取得供應(yīng)商對(duì)賬單后，除了與應(yīng)付賬款發(fā)生額與余額核對(duì)外，還應(yīng)與驗(yàn)收單、入庫(kù)單、購(gòu)貨合同、購(gòu)貨發(fā)票核對(duì)。建議企業(yè)設(shè)立應(yīng)付賬款備查賬簿，因?yàn)樯厦嬲劦降挠嘘P(guān)付款信息在一般的財(cái)務(wù)軟件中無(wú)法查詢(xún)，可通過(guò)設(shè)立備查賬簿的方式解決，日常工作中要保持與采購(gòu)部門(mén)的溝通，經(jīng)常核對(duì)相關(guān)記錄，并且定期與供應(yīng)商核對(duì)。結(jié)語(yǔ)：企業(yè)采購(gòu)與付款制度的缺失已導(dǎo)致大量的企業(yè)資產(chǎn)流失，嚴(yán)重影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。今后，企業(yè)應(yīng)在實(shí)際工作中，根據(jù)自身采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，不斷完善、修訂其內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序、高效運(yùn)行。參考文獻(xiàn)：1 孔龍.我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策J.財(cái)會(huì)研究,2008年第15期: 32-332陸