企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

1、企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究摘要:人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄,也是個(gè)人身份的象征,是人們?cè)谵k理工作調(diào)動(dòng)、晉升職務(wù)(稱、出國(guó)政審、養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休的主要依據(jù),對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理是當(dāng)前人事工作開展的基礎(chǔ)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn),企業(yè)的人事檔案改革也在不斷的深入發(fā)展,目前在企業(yè)人事檔案管理中普遍存在著管理制度不完善、檔案管理人員素質(zhì)偏低、檔案提供利用工作效率低等問(wèn)題。為進(jìn)一步提高人事檔案管理水平,充分發(fā)揮人事檔案的作用,本文就如何做好新形勢(shì)下人事檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。關(guān)鍵詞:人事檔案問(wèn)題對(duì)策隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。既有現(xiàn)實(shí)困難,又有發(fā)

2、展機(jī)遇。因此,如何在新的形勢(shì)下正確的分析審視人事檔案管理機(jī)制存在的價(jià)值和問(wèn)題,抓住發(fā)展機(jī)遇,改革現(xiàn)有的工作體系,充分發(fā)揮人事檔案工作的作用,是擺在人事檔案工作者面前的重要課題。一、人事檔案管理的意義和作用人事檔案包括履歷材料、鑒定材料、政審材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、職稱及技術(shù)等級(jí)評(píng)定材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、黨團(tuán)材料、職務(wù)任免材料、勞動(dòng)關(guān)系和薪酬待遇材料等十大類別,能夠真實(shí)反映個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況,能概括地反映職工個(gè)人全貌,是職工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)。企業(yè)人事檔案是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù),解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù),它關(guān)系到職工的切身利益。從人力資源開發(fā)、管理的角度來(lái)看,人事檔案可以為個(gè)

3、人求職、企業(yè)求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外,人事檔案還有一些衍生職能,如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供各類政審和對(duì)外證明材料、出具報(bào)考研究生的相關(guān)材料等。隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,為進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源的開發(fā)和利用,企業(yè)通常把考察現(xiàn)實(shí)工作表現(xiàn)與查閱人事檔案材料作為了解、評(píng)價(jià)職工的重要手段,以做到知人善任、選賢舉能。對(duì)于職工個(gè)人而言,無(wú)論是崗位晉升、工作調(diào)動(dòng)、職稱申報(bào)等等都要以檔案材料的記載為依據(jù)。因此,加強(qiáng)人事檔案管理,進(jìn)一步提高人事檔案管理制度化、規(guī)范化管理水平,既是人力資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是企業(yè)人事檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)、新變革

4、的客觀需要。二、企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)部分管理者對(duì)人事檔案的性質(zhì)、地位和作用認(rèn)識(shí)模糊,往往只關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況,而對(duì)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)沒(méi)有直接關(guān)系的人事檔案管理工作重視不夠,導(dǎo)致上到組織、下到一般員工對(duì)人事檔案漠不關(guān)心,嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的健康發(fā)展,造成人事檔案在提供利用工作中出現(xiàn)諸多問(wèn)題。(一管理制度不完善雖然大多數(shù)企業(yè)按照相關(guān)規(guī)定制定了人事檔案管理制度,但這些管理制度往往只是結(jié)合國(guó)家、省市的相關(guān)文件進(jìn)行照本宣科,并沒(méi)有結(jié)合企業(yè)實(shí)際提出具體工作要求。一些檔案管理人員對(duì)人事檔案管理的目的沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究,只將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、審核、整理、加工和裝訂以

5、及防火、防蛀、防霉變等工作上,不會(huì)主動(dòng)向相關(guān)部門或人員索要?dú)w檔材料。部分干部職工對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足,長(zhǎng)時(shí)間將應(yīng)歸檔材料存放在個(gè)人身邊或所在部門,隨著時(shí)間的推移、人員的調(diào)整、辦公場(chǎng)所的搬遷等,久而久之,就容易出現(xiàn)檔案材料遺失或破損的現(xiàn)象,甚至造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果。例如:由于歷史原因,企業(yè)原有用工管理普遍存在不規(guī)范的情況:安全、紀(jì)檢、人事等部門都可以根據(jù)管理權(quán)限,按照企業(yè)相關(guān)管理規(guī)定開除職工。但由于人事檔案管理制度的不完善,個(gè)別職工被開除后處理文件沒(méi)有及時(shí)歸檔,造成人事檔案材料嚴(yán)重缺失;有的職工招工表沒(méi)有歸入人事檔案,沒(méi)有職工工作的初期依據(jù),企業(yè)到社會(huì)保障部門為其辦理退休手續(xù)時(shí)造成一定阻礙

6、。另外,員工的考核、獎(jiǎng)勵(lì)、崗位變動(dòng)、干部任免、在職學(xué)歷證明等材料由于種種原因不能及時(shí)歸檔,也造成人事檔案無(wú)法客觀、真實(shí)、有效地評(píng)價(jià)員工,導(dǎo)致人事檔案無(wú)法真正在企業(yè)甄選人才、選拔人才等方面發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。(二人事檔案管理員素質(zhì)亟待加強(qiáng)人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作,需要具有較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的員工才能勝任此項(xiàng)工作,沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn),無(wú)法滿足人事檔案管理要求。但實(shí)際上,部門在選用人事檔案管理員時(shí)隨意性很強(qiáng),大多數(shù)人事檔案管理員都沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的教育,只是通過(guò)簡(jiǎn)單的傳幫帶形式熟悉崗位工作。同時(shí),人事檔案管理員很難有晉升和加薪的機(jī)會(huì),嚴(yán)重影響了人事檔案管

7、理員的工作積極性。一些想干事、能干事的人都找機(jī)會(huì)調(diào)走了,只剩下一些安心“養(yǎng)老”的人繼續(xù)留在崗位上,檔案管理工作問(wèn)題頻現(xiàn):個(gè)別人事檔案封面名字與實(shí)際材料名字不一致、同名同姓人員的檔案材料被錯(cuò)裝、個(gè)別離退休或死亡人員的檔案仍存放在在職職工檔案柜難以查找、對(duì)接收到的檔案材料隨意堆放,不及時(shí)歸檔,造成材料遺失、有的人事檔案材料散亂,沒(méi)有統(tǒng)一裝訂成冊(cè)、轉(zhuǎn)出人員的部分檔案材料依然存放在本單位等等。上述種種,給人事檔案管理工作帶來(lái)極大安全隱患和管理隱患。(三人事檔案現(xiàn)代化管理水平不高長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)人事檔案管理主要依靠傳統(tǒng)手工操作,材料收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)都是通過(guò)手工來(lái)完成,時(shí)間長(zhǎng)了,檔案材料破損現(xiàn)象

8、越來(lái)越嚴(yán)重:相當(dāng)數(shù)量的檔案,紙張變黃發(fā)脆,老化變質(zhì),字跡褪色模糊;檔案柜雖然按規(guī)定放有除蟲藥,但檔案蟲害現(xiàn)象依然嚴(yán)峻;長(zhǎng)期重復(fù)使用人事檔案帶來(lái)檔案材料的人為損壞等等,這些現(xiàn)象的出現(xiàn),給人事檔案管理工作提出了新的工作要求。另外,隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)人事檔案的提供利用工作覆蓋面越來(lái)越大,作用也越來(lái)越明顯。例如:隨著房屋私有化,許多退休老職工過(guò)世后面臨房屋繼承問(wèn)題,而派出所由于種種原因無(wú)法出具該職工的親屬關(guān)系證明,需要通過(guò)查閱本人人事檔案了解其親屬關(guān)系。如果企業(yè)不能及時(shí)充實(shí)和完善人事檔案,就不能客觀地反映職工全貌,人事檔案就會(huì)了失去利用價(jià)值,就無(wú)法為企業(yè)、職工提供及時(shí)有效的服務(wù)。因此,人事檔案管理工

9、作必須走上制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化軌道,進(jìn)一步提高人事檔案管理水平,才能充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。三、改進(jìn)和提高人事檔案管理的方法與措施(一加強(qiáng)制度建設(shè),不斷提高人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理水平結(jié)合企業(yè)實(shí)際,進(jìn)一步建立完善人事檔案管理制度:一是對(duì)檔案材料從收集、歸檔、日常保管、提供利用等都提出統(tǒng)一規(guī)范的要求,并嚴(yán)格辦理手續(xù),做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記,查閱、借閱檔案有登記,以保證檔案管理規(guī)范有序;二是逐步改善檔案保管環(huán)境,保證檔案室溫濕度,定期除蟲、防霉等,盡量將檔案材料損害降到最低;三是建立完善檔案材料接收歸檔制度,明確人事檔案材料收集范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等,并向廣大干部職工進(jìn)行

10、廣泛宣傳,切實(shí)加強(qiáng)職工的檔案意識(shí),將檔案收集工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng),使每個(gè)人都能積極支持檔案收集工作并提供線索和材料;四是每五年組織職工填寫一次職工履歷表,以保證人事檔案材料的及時(shí)性和完整性,更好地為企業(yè)及職工做好提供利用工作;五是為了避免檔案的丟失、改動(dòng)、錯(cuò)裝等,建立健全檔案工作目標(biāo)績(jī)效考核制度和責(zé)任追究制度,將檔案工作目標(biāo)細(xì)化、量化,并加強(qiáng)督促,定期檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,解決問(wèn)題,以防止人為造成的檔案損害,提高檔案管理工作效率;六是針對(duì)人事檔案管理中存在的諸多問(wèn)題,制定檔案清理工作計(jì)劃,成立專項(xiàng)工作組,組織相關(guān)人員有計(jì)劃、分步驟地對(duì)所有人事檔案進(jìn)行全面的清理,確保人事檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、有效

11、。(二加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),不斷提高檔案管理員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能深入加大對(duì)檔案管理員的教育培訓(xùn)工作:一是采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”、“送出去”的形式,通過(guò)組織人事檔案管理人員參加委外培訓(xùn)、到省市檔案館接受專業(yè)訓(xùn)練、聘請(qǐng)資深專家到企業(yè)為他們授課、鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)等方式,不斷提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì);二是選拔有知識(shí)、有熱情、有能力、有責(zé)任的人員充實(shí)到人事檔案管理員隊(duì)伍中,通過(guò)他們的努力工作,調(diào)動(dòng)其他人員的工作積極性和學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)主動(dòng)性,為今后人事檔案管理工作的順利開展提供技人才保證;三是加強(qiáng)人性化管理,直接主管應(yīng)經(jīng)常與檔案管理人員交心、談心,幫助他們解決工作、生活中的實(shí)際困難,使他們能夠在檔案管理崗位上

12、安心工作,快樂(lè)工作;四是進(jìn)一步完善員工職業(yè)發(fā)展通道,為檔案管理員崗位成長(zhǎng)、成才創(chuàng)造條件,為他們干事創(chuàng)業(yè),施展才能提供機(jī)會(huì),增強(qiáng)他們的工作認(rèn)同感和歸屬感。(三加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),提高檔案管理科學(xué)化水平21世紀(jì)是信息的世紀(jì),是知識(shí)的時(shí)代。隨著企業(yè)的發(fā)展,需要?dú)w入人事檔案的材料會(huì)越來(lái)越多,傳統(tǒng)的手工人事檔案管理,勢(shì)必會(huì)給查找檔案材料帶來(lái)不便,容易貽誤時(shí)機(jī),而且出錯(cuò)機(jī)率較高。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,可以提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命,提高企業(yè)人事檔案科學(xué)化管理水平。一是充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,并根據(jù)需要,通過(guò)電腦查閱有關(guān)內(nèi)容;二是按照資源整合的要求,探索將人事檔案信息與人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行有效整合,通過(guò)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),能夠查詢?nèi)耸聶n案信息,并通過(guò)授權(quán)的方