企業(yè)檔案管理實踐的創(chuàng)新 論文

1、企業(yè)檔案管理實踐的創(chuàng)新 論文摘  要：在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。為此，從工作平臺、流程、管理、制度和服務(wù)等五個方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息時代新的節(jié)拍，在管理實踐活動中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。    關(guān)鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新     黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經(jīng)濟(jì)和社會的信息化建設(shè)，以信息化帶動工業(yè)化，促進(jìn)社會生產(chǎn)力實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管

2、理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。1工作平臺創(chuàng)新    信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。 

3、;   以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：    a) 快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。    b) 協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)

4、的、可操作的“扁平式”管理，提高機(jī)構(gòu)各級領(lǐng)導(dǎo)或部門協(xié)同工作的效率。    c) 公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)無紙化辦公。    d) 信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。    更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新

5、的臺階。2流程創(chuàng)新2.1文檔一體化流程概述    在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”1的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺”1。    文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與

6、檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機(jī)地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標(biāo)：    a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；    b) 建立并行、平行工作流程； &

7、#160;  c) 建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；    d) 建立循環(huán)工作流程；    e) 建立交叉、條件等工作流程。    在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個節(jié)點，對任一工作任務(wù)項，可以任一節(jié)點為起點，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時發(fā)送給多個對象進(jìn)行處理。流程重組的目的是提高流程中任務(wù)處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，實現(xiàn)協(xié)同辦公的目標(biāo)，改善文件工作質(zhì)量。    筆者所在的企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程

8、技術(shù)報告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。另外，企業(yè)的其他主營業(yè)務(wù)流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設(shè)計階段，即將有關(guān)文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點    信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)

9、容體現(xiàn)創(chuàng)新點。2.2.13管理創(chuàng)新    信息化時代，計算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。3.1信息管理    通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。    流程管理是

10、對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。    在信息時代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。例如：在機(jī)構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有

11、動態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。3.2信息工作人員管理    信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍”2，是非?，F(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：    a) 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；    b) 策劃并提供

12、應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；    c) 經(jīng)常對相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；    d) 經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；    e) 建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；    f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗?zāi)Ｐ?，加?qiáng)人員的管理。    對管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：    a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。

13、    b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。    c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。    d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機(jī)制，提供操作平臺；提供機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點、流向及變更的設(shè)置手段。4制度創(chuàng)新    如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件

14、與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。    從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：    a) 辦公自動化系統(tǒng)（OAK）應(yīng)用及運行維護(hù)管理規(guī)定。內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。    b)

15、 電子公文管理辦法。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。    c) OAK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。    d) 文書檔案歸檔文件整理細(xì)則。對歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程。    e) 信息系統(tǒng)運行維護(hù)管理辦法。    f) 信息系統(tǒng)運行安全管理辦法。    g) 信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序。針

16、對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。5服務(wù)創(chuàng)新    信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。    創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。    信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求

17、，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。    在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用

18、的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。    業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)