企業(yè)檔案管理論文

1、企業(yè)檔案管理論文        企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,樹(shù)立新的觀念,建立新的體制,實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng),也不僅僅是檔案部門(mén)或檔案工作人員的事情,而是需要企業(yè)所有部門(mén)中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。企業(yè)沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有活力和希望,檔案工作也是如此。因此,檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。    一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)

2、效益    (一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,生產(chǎn)品種也從原來(lái)單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員,深入生產(chǎn)車間,熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對(duì)各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。    (二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念,在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智

3、慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立,無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模,其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程,是難以用金錢(qián)買得到的無(wú)價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。    (三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。在當(dāng)

4、今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。    (四)要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無(wú)形資產(chǎn)的伴生物,它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來(lái)的,今年十月份,綜合檔案室及時(shí)為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料,以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利

5、用了原有技術(shù)檔案作參考,攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項(xiàng)目,創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益203萬(wàn)元,該項(xiàng)目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點(diǎn)子”活動(dòng)一等獎(jiǎng)。十一月上旬,由集團(tuán)投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺(tái)州市星星機(jī)械交易市場(chǎng),施工過(guò)程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題,進(jìn)展緩慢,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人憂心如焚,檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙,他們高興地說(shuō):“這些廠房已有十幾年歷史,沒(méi)想到檔案室能提供這么完整的資料?！贝_保了該市場(chǎng)在明年元旦前竣工的計(jì)劃。從上述可看到,檔案資料只要管理好,利用好,就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。    二、體制創(chuàng)新,使檔

6、案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展    現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開(kāi),管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。             (一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。無(wú)論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過(guò)去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等

7、為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中心機(jī)構(gòu)在行政上受集團(tuán)總部的領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)上歸地方檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)。其主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及所屬各子公司、各級(jí)各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,星星集團(tuán)下有十余個(gè)子公司、在全國(guó)各地有11家銷售公司,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。    (二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效

8、益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。    (三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā),星星作為一家大型的民營(yíng)企業(yè),回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要,但具體活動(dòng)的開(kāi)展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來(lái),適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分

9、散在各部門(mén)、各子公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,按月考核,年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比,職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。    三、管理創(chuàng)新,全面提升檔案工作    (一)企業(yè)發(fā)展了,企業(yè)的檔案管理工作亦應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模,檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與,要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí),堅(jiān)持依法治檔,確保

10、“集中統(tǒng)一管理”?！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高集團(tuán)本部及各子公司兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平,今年三月下旬,集團(tuán)辦公室特邀專業(yè)老師前來(lái)舉辦檔案管理的培訓(xùn),對(duì)集團(tuán)各部門(mén)及各子公司近四十名兼職檔案員進(jìn)行為期三個(gè)月的輪流培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團(tuán)綜合檔案室參訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門(mén)形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí),培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未理裝訂的資料,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)她們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為公司明年檔案管理上省級(jí)達(dá)標(biāo)奠定了良好的基礎(chǔ)。    (二)辦公自動(dòng)化后,將出現(xiàn)無(wú)紙辦公,企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔,這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用,對(duì)信息的利用和保密等問(wèn)題,通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)