ERP核心業(yè)務(wù)單據(jù)流程及相關(guān)制度

1、ERP核心業(yè)務(wù)單據(jù)流程及相關(guān)制度 動力事業(yè)部第一章 總則一、目的為明確相關(guān)崗位操作職責(zé)，保障各業(yè)務(wù)單據(jù)能有序及時流動，特制訂此單據(jù)管理流程及管理辦法。二、范圍各ERP核心業(yè)務(wù)涉及的所有人員三、管理依據(jù)參照ERP崗位標(biāo)準(zhǔn)操作手冊、ERP項目管理制度四、流程圖符號說明系統(tǒng)作業(yè) 待判定 外部輸入打印單據(jù) 單據(jù)分發(fā) 轉(zhuǎn)入流程普通傳遞第二章 流程圖一、流程目錄1、銷售管理模塊1.1銷售訂單流程1.2銷售配件訂單、發(fā)貨流程1.3 銷售整機發(fā)貨流程1.4 銷售退貨流程2、采購管理模塊2.1 請購作業(yè)流程2.2 采購下單流程2.3 采購入庫流程2.4 采購?fù)素浟鞒?、倉庫管理模塊3.1 倉庫調(diào)撥流程3.2 生

2、產(chǎn)領(lǐng)料流程3.3 委外加工出庫流程3.4 委外加工入庫流程3.5 生產(chǎn)退換料、補料流程3.6倉庫盤點流程4、生產(chǎn)計劃模塊4.1 生產(chǎn)計劃流程4.2 物料需求計劃流程4.3 生產(chǎn)報缺流程5、應(yīng)收應(yīng)付管理模塊5.1 預(yù)收款流程5.2 應(yīng)收賬款流程5.3 收款流程5.4 預(yù)付款流程5.5 應(yīng)付款流程5.6 付款流程1、銷售管理模塊附表1.1：銷售訂單流程業(yè)務(wù)編號JNDL1-1業(yè)務(wù)名稱銷售訂單流程流程適用范圍成品發(fā)動機銷售下單相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限銷售內(nèi)勤新增訂單新增、關(guān)閉銷售經(jīng)理銷售訂單審核新增、審核BOM管理員BOM創(chuàng)建審核、新增BOM生產(chǎn)計劃員生產(chǎn)計劃排程查看作業(yè)說明客戶銷售部生產(chǎn)部技術(shù)

3、開發(fā)部客戶訂單生產(chǎn)執(zhí)行狀態(tài)表機型狀態(tài)表YY訂單憑證銷貨流程訂單執(zhí)行狀態(tài)表庫存回復(fù)接單否機型狀態(tài)表開發(fā)進度追蹤新產(chǎn)品銷售部接客戶訂單依據(jù)現(xiàn)有執(zhí)行狀態(tài)判斷是否可接單條件如；狀態(tài)、單價、交期、數(shù)量、特殊需求等等，如無可執(zhí)行狀態(tài)填寫新品開發(fā)試制單經(jīng)開發(fā)部、質(zhì)量協(xié)調(diào)完成評審更新機型狀態(tài)表BOM表后，由銷售內(nèi)勤編制訂單流程卡交技術(shù)部生成生產(chǎn)執(zhí)行狀態(tài)表經(jīng)技術(shù)部長確認后下發(fā)，并在系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單；有庫存可調(diào)貨的在備注欄注明“庫存”。銷售訂單資料輸入技術(shù)部創(chuàng)建訂單執(zhí)行狀態(tài)表并維護客戶BOM后通知生產(chǎn)部排產(chǎn)。1.成品組織清查庫存反饋是否有可替換庫存發(fā)貨；2.生產(chǎn)部核對交貨日期排產(chǎn)；3.采購部組織備貨。N銷售訂單

4、建立生產(chǎn)通知流程附表1.2：配件銷售訂單流程業(yè)務(wù)編號JNDL1-2業(yè)務(wù)名稱配件銷售訂單、發(fā)貨流程流程適用范圍發(fā)動機零配件銷售訂貨發(fā)貨相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限銷售內(nèi)勤新增訂單新增、關(guān)閉銷售經(jīng)理銷售訂單審核新增、審核BOM管理員BOM創(chuàng)建審核、新增BOM配件倉庫管理員新增銷售出庫單新增成品庫管理員審核銷售出庫單新增、審核作業(yè)說明客戶銷售部倉庫財務(wù)部訂單憑證客戶訂單圖冊及發(fā)料明細（BOM）發(fā)貨通知單回復(fù)訂單憑證國內(nèi)配件訂單應(yīng)收賬款流程銷售部內(nèi)勤接客戶配件訂單將配件翻譯成我司標(biāo)準(zhǔn)叫法的配件經(jīng)技術(shù)確認后，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建銷售訂單，并根據(jù)客戶要求的發(fā)貨時間生成發(fā)貨通知單。要求每單在半小時內(nèi)完成，如物料過

5、多可適當(dāng)放寬時間限制。全套散件訂單按整機訂單下達由技術(shù)部創(chuàng)建客戶BOM走生產(chǎn)投料入庫流程。打印發(fā)貨通知單交成品倉跟催。配件倉庫按發(fā)貨通知單要求進行包裝，完成后移交成品倉庫，并下推打印銷售出庫單；缺少物料由倉庫負責(zé)報缺；訂單配件齊備后由成品管理員審核銷售出庫單并組織發(fā)運。發(fā)運完成后及時將單據(jù)分發(fā)至相關(guān)部門。銷售出庫單一式四聯(lián)第一聯(lián):存根（白色）第二聯(lián)：財務(wù)（紅色）第三聯(lián)：客戶（黃色）第四聯(lián)：備查（藍色）客戶聯(lián)應(yīng)隨車發(fā)出由客戶簽字確認后回傳我司作為對賬憑證。訂單憑證發(fā)貨通知單建立銷售訂單建立銷售出庫單建立附表1.3：銷售發(fā)貨流程業(yè)務(wù)編號JNDL1-3業(yè)務(wù)名稱銷售發(fā)貨流程流程適用范圍整機銷售發(fā)貨相關(guān)

6、崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限銷售內(nèi)勤新增發(fā)貨通知新增、關(guān)閉銷售經(jīng)理發(fā)貨通知審核審核財務(wù)部查收貨款查看成品倉庫 新增銷售出庫單新增銷售經(jīng)理審核銷售出庫單新增、審核作業(yè)說明銷售部成品倉庫生產(chǎn)部財務(wù)部客戶應(yīng)收賬款流程欠款程序銷售內(nèi)勤依據(jù)交貨期編制預(yù)發(fā)貨表確認需發(fā)貨訂單下推發(fā)貨通知單傳遞到：1.成品倉庫打印銷售出庫單組織發(fā)貨；2.生產(chǎn)部進度跟蹤；3. 財務(wù)部查看到款情況確定可出貨產(chǎn)品。銷售內(nèi)勤跟蹤訂單生產(chǎn)發(fā)貨。成品倉管員依據(jù)發(fā)貨通知下推銷售出庫單交銷售經(jīng)理審核后清點發(fā)貨產(chǎn)品發(fā)貨；發(fā)貨完成后單據(jù)需在半個工作日內(nèi)傳遞到各相關(guān)部門發(fā)貨時銷售內(nèi)勤需再次確認發(fā)貨信息銷售出庫單一式四聯(lián)第一聯(lián):存根（白色）第二聯(lián)：財

7、務(wù)（紅色）第三聯(lián)：客戶（黃色）第四聯(lián)：備查（藍色）內(nèi)銷產(chǎn)品客戶聯(lián)應(yīng)隨車發(fā)出由客戶簽字確認后回傳我司作為對賬憑證。Y預(yù)發(fā)貨表可出貨發(fā)貨通知建立核準(zhǔn)N出貨銷售出庫單銷售出庫單銷售出庫單銷售出庫單銷售出庫單銷售出庫建立Y進度追蹤Y查收貨款N附表1.4：銷售退貨流程業(yè)務(wù)編號JNDL1-4業(yè)務(wù)名稱銷售退貨流程流程適用范圍發(fā)動機整機、零配件銷售退貨相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限銷售內(nèi)勤 填寫退貨評審表銷售經(jīng)理/總經(jīng)理判定退貨原因可接受性銷售內(nèi)勤新增退貨通知單新增、審核成品倉庫新增消退單新增、審核廢品庫新增消退單新增、審核作業(yè)說明銷售部技術(shù)、質(zhì)量部倉庫生產(chǎn)部/財務(wù)部銷退單銷退單銷退單YQC銷售部接到客戶FA

8、X退貨通知后填寫銷售通知單交對應(yīng)負責(zé)人簽字確認：1.整機退回由總經(jīng)理審批a質(zhì)量原因：技術(shù)開發(fā)部分析退貨原因并書面上報;其它原因：由銷售經(jīng)理書面上報。2.零配件退回部門經(jīng)理批準(zhǔn)。銷退單即紅字銷售出庫單由銷售部創(chuàng)建退貨通知單，接受銷退品的倉庫管理員下推銷退單并打印。質(zhì)檢部針對銷退品檢驗,區(qū)分良品及不良品，倉庫分庫接收并打印銷退單，退庫的產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量部門需要進行分析實驗的必須從倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。整機退回必須填寫退貨評審表，可返工的由生產(chǎn)部按返工入庫流程辦理相關(guān)手續(xù)。整機判斷為“拆解報廢”的由廢品庫管理員辦理報廢機后續(xù)退庫手續(xù)。業(yè)務(wù)完成后單據(jù)需在半個工作日內(nèi)傳遞到各相關(guān)部門銷售出庫單一式四聯(lián)第一聯(lián):存

9、根（倉庫）第二聯(lián)：財務(wù)（財務(wù)部）第三聯(lián)：銷售（銷售部）退貨通知單建立配件銷退單確定入庫銷退單建立整機應(yīng)收賬款流程采購?fù)素浟鞒虉髲U拆解流程整機退貨處理意見表2、采購管理模塊附表2.1：請購作業(yè)流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱采購請購流程流程適用范圍發(fā)動機零配件請購相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限銷售內(nèi)勤下推請購單新增銷售經(jīng)理審核請購單審核PMC計劃管理員執(zhí)行物料需求計劃新增、維護PMC經(jīng)理審核物料需求計劃審核采購內(nèi)勤下推采購訂單新增作業(yè)說明請購單位PMC采購采購訂單建立配套體系審查報缺單簽核Y退回Y審查N修改核準(zhǔn)請購來源：整車銷售訂單/全套散件訂單：1.報缺單倉庫按生產(chǎn)計劃排程及時查詢庫存不能滿足生產(chǎn)需求，或

10、因批量退貨等原因?qū)е聨齑娌蛔?，填寫報缺單由部門主管簽字后交采購部匯總；采購部匯總所有請購數(shù)據(jù)參考安全庫存下達采購訂單采購部依配套體系明細表供貨比例表，確定配套廠家。下接采購流程采購流程附表2.2：采購下單流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱采購訂單流程流程適用范圍整車零配件采購訂貨相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限采購內(nèi)勤新增采購訂單新增采購部長審核采購訂單審核成本主管新增采購單價新增作業(yè)說明供貨商采購倉庫/成本中心進入采購預(yù)交追蹤管理FAX采購訂單建立采購訂單審核采購單采購來源檢視采購聯(lián)絡(luò)作業(yè)N采購訂單來源有以下幾種：1.請購單2.報缺單3.銷售訂單下達4.安全庫存預(yù)警。采購內(nèi)勤輸入采購訂單資料：1.交貨日期、

11、生產(chǎn)計劃號、產(chǎn)品代碼、名稱、規(guī)格、 數(shù)量。訂單建立時發(fā)現(xiàn)無單價數(shù)據(jù)及時聯(lián)系成本中心簽訂供貨合同并維護系統(tǒng)內(nèi)采購價格資料，每月25日前必須完成所有價格資料維護，未能簽訂合同的廠家不予掛賬。采購訂單由采購部長審核簽字確認后生效。采購單FAX 廠商采購訂單一式四聯(lián)第一聯(lián): 存根（白色）第二聯(lián)：成本（紅色）第三聯(lián)：倉庫（黃色）第四聯(lián)：備查（藍色）采購追蹤表有：1.采購訂單執(zhí)行情況明細表 2.采購訂單執(zhí)行情況匯總表 3.采購價格分析表4.采購訂單全程跟蹤表修改采購單Y采購單采購訂單核準(zhǔn)采購單附表2.3：采購進貨收料流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱外購入庫流程流程適用范圍各整車零配件外購入庫相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作

12、權(quán)限采購內(nèi)勤檢視送貨單下推并打印送檢通知單新增質(zhì)檢員審核送檢通知單、退料通知單審核倉庫賬務(wù)員下推外購入庫單新增倉庫主管審核外購入庫單新增、審核作業(yè)說明供貨商采購部質(zhì)檢部倉庫會計外購入庫單外購入庫單特別說明：1、為減少供應(yīng)商供貨時等待時間過長的抱怨，供應(yīng)商在送貨到廠后在外協(xié)部打印送檢單后，經(jīng)檢驗員確定到貨種類無誤并簽字確認后，可憑送檢單供應(yīng)商聯(lián)（藍色），在下次供貨時換取外購入庫單，但由于自身原因遺失送檢單，我司有權(quán)利扣除部分或罰沒貨款；2、讓步接收產(chǎn)品必須嚴(yán)格執(zhí)行讓步接收流程，不得以任何借口或理由繞過，對于未按流程操作而導(dǎo)致產(chǎn)品多入庫的由相應(yīng)責(zé)任人承擔(dān)此單物料全部金額罰款，部門領(lǐng)導(dǎo)負連帶責(zé)任；3

13、、入庫類關(guān)聯(lián)單據(jù)不得隨意撕毀，必須注明作廢字樣，并存檔3個月，并保證單據(jù)號碼的連續(xù)性，每跳號一張考核相應(yīng)責(zé)任人5元，撕毀考核10元。讓步接收核對資料退料通知單N審核外購入庫單N退回核對資料廠商到貨送貨單送貨單廠商交貨時在送貨單上注明采購訂單號及品號、規(guī)格、數(shù)量；采購部檢視無誤后下推送檢通知單,簽字確認后交配套廠商，配套廠商憑單送檢；質(zhì)檢部檢視送檢通知單上料品規(guī)格,交貨種類、零部件狀態(tài)是否正確后按質(zhì)量檢驗方案對來料進行檢測，判定來料是否合格并簽字確認后掛上標(biāo)識牌：1.合格品在系統(tǒng)內(nèi)審核送檢通知單；2.不合格品錄入驗退單；3.生產(chǎn)急用件并可挑選使用的全檢挑出滿足生產(chǎn)需求的數(shù)量后修改送檢通知單合格數(shù)

14、量并備注退貨原因。倉庫管理員依據(jù)送檢通知單清點實物數(shù)量無誤后下推外購入庫單簽字確認完成入庫手續(xù)；讓步接收配件由采購部填寫讓步接收單經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理、技術(shù)部簽字確認，質(zhì)檢部做好記錄，降價接收的倉庫賬務(wù)員需在外購入庫單做備注。注意事項：1. 外購入庫單必須經(jīng)倉庫主管、倉庫管理員簽字確認后并附上有效的送檢單才能作為供應(yīng)商結(jié)算的有效憑證；2. 當(dāng)日接收單據(jù)必須在次日下午11：00前交財務(wù)部。外購入庫單一式四聯(lián)第一聯(lián): 存根（白色）第二聯(lián)：財務(wù)（紅色）第三聯(lián)：供應(yīng)商（黃色）第四聯(lián)：備查（藍色）QC技術(shù)驗收退料通知單N收料通知單建立Y應(yīng)付款流程Y外購入庫單建立Y外購入庫單附表2.4：采購?fù)素浟鞒虡I(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)

15、名稱采購?fù)素浟鞒塘鞒踢m用范圍整車已辦理完外購入庫手續(xù)的零配件發(fā)生的退貨業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限倉庫賬務(wù)員新增外購入庫單新增次品庫管理員新增外購入庫單新增倉庫主管審核外購入庫單審核作業(yè)說明供貨商配套部倉庫會計廠商退貨通知質(zhì)量控制部門退貨通知此業(yè)務(wù)包含以下兩種情況：退貨單建立生產(chǎn)換料流程1.質(zhì)量控制部門在接到市場質(zhì)量反饋或車間生產(chǎn)過程中反映的批量質(zhì)量問題，經(jīng)判定為供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量未按我司要求供貨的，填寫退貨通知，通知采購部聯(lián)絡(luò)廠家退回不良品并及時補充正品，倉庫在接到退貨通知及時將需退貨產(chǎn)品清理出正品倉庫并清點數(shù)量通知倉庫帳務(wù)員打印紅字外購入庫單經(jīng)質(zhì)檢員簽字確認后，將退貨產(chǎn)品放置在次品退貨

16、區(qū)，供應(yīng)商接收退貨時當(dāng)面清點數(shù)量，簽字后給予開具出門證完成退貨交接。2.生產(chǎn)制造過程中，生產(chǎn)換料的小批量次品，退貨時由廢品庫管理員建立紅字外購入庫單經(jīng)供應(yīng)商簽字確認后，給予開具出門證完成退貨交接。退貨單即紅字外購入庫單良品退貨事宜聯(lián)絡(luò)不良不良品貨物點交退貨單確認品管確認倉庫備貨退貨單注意事項：1供應(yīng)商每月掛賬前必須退完次品庫庫存，并需憑倉庫主管開具的退貨證明前往財務(wù)辦理掛賬手續(xù)。2.各正品庫區(qū)管理員在接到退貨通知后必須在半個工作日內(nèi)將退貨產(chǎn)品請退出正品庫并通知帳務(wù)員打印紅字外購入庫單3.外地供應(yīng)商由采購部代為辦理退貨手續(xù)，并及時清退次品。退貨單一式四聯(lián)第一聯(lián): 存根（倉庫）第二聯(lián)：財務(wù)（財務(wù)）

17、第三聯(lián)：供應(yīng)商（采購）第四聯(lián)：備查（庫管）退貨單退貨單退貨單應(yīng)付款流程退貨單3.倉庫管理模塊附表3.1：調(diào)撥流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱倉庫調(diào)撥流程流程適用范圍事業(yè)部內(nèi)部倉庫內(nèi)物資調(diào)撥相關(guān)崗位及權(quán)限崗位系統(tǒng)操作權(quán)限倉庫帳務(wù)員調(diào)撥單新增倉庫主管調(diào)撥單審核作業(yè)說明轉(zhuǎn)入倉庫轉(zhuǎn)出倉庫會計調(diào)撥單審核調(diào)撥單倉庫備料作業(yè)調(diào)撥單建立調(diào)撥單修改資料Y調(diào)撥單調(diào)撥單調(diào)撥單在系統(tǒng)類創(chuàng)建調(diào)撥單確定轉(zhuǎn)出庫及轉(zhuǎn)入庫區(qū)、庫存量打印調(diào)撥單轉(zhuǎn)出庫區(qū)憑單備料，確認無誤后簽字并交轉(zhuǎn)入庫區(qū)負責(zé)人核對數(shù)量、狀態(tài)等信息是否與接收物資相符；核對無誤后簽字確認。注意事項：1.本業(yè)務(wù)主要倉庫內(nèi)物資管理權(quán)限轉(zhuǎn)移或管理調(diào)整；如：原A庫物資調(diào)撥給B庫管理；展

18、車室需調(diào)入成品庫整車等非消耗性領(lǐng)用業(yè)務(wù)。核對簽收N附表3.2：生產(chǎn)物料投料流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱生產(chǎn)投料流程流程適用范圍崗位系統(tǒng)操作權(quán)限生產(chǎn)部長確認生產(chǎn)排程確認、下達生產(chǎn)統(tǒng)計新增生產(chǎn)任務(wù)單新增生產(chǎn)統(tǒng)計維護投料單修改、審核倉庫賬務(wù)員下推生產(chǎn)領(lǐng)料單新增、審核作業(yè)說明生產(chǎn)部倉庫車間財務(wù)生成領(lǐng)料單領(lǐng)料單領(lǐng)料單確認倉庫備料領(lǐng)料件點收核對投料單Y生產(chǎn)計劃按需求生成投料單N修改車間統(tǒng)計員按生產(chǎn)計劃至少提前1日，參照生產(chǎn)執(zhí)行狀態(tài)表維護投料單，核對領(lǐng)用物資狀態(tài)、用量、批次（供應(yīng)商）等是否有錯漏，如有及時通知系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員修改并做好記錄，無則打印投料單并通知倉庫管理員按單備料；倉庫管理員接單后進行再次核對，確認無誤

19、后按領(lǐng)料需求備料，備齊后將物料轉(zhuǎn)存與倉庫備料區(qū)，由投料拆件人員按要求拆分并放入指定周轉(zhuǎn)車。車間指定人員與倉庫管理員進行數(shù)量交接，無誤后簽字確認投料完成后由車間負責(zé)人簽字、倉庫主管簽字確認后倉庫賬務(wù)員按確認后的投料單下推成領(lǐng)料單下賬，審核完成后將投料單交財務(wù)部成本會計。注意事項：1.領(lǐng)料單至少提前1日創(chuàng)建并打印；2.倉庫管理員至少提前1天準(zhǔn)備物料。領(lǐng)料單一式三聯(lián)第一聯(lián): 存根（倉庫）第二聯(lián)：財務(wù)（財務(wù)）第三聯(lián)：備查（庫管）核準(zhǔn)存貨核算流程附表3.3：生產(chǎn)補領(lǐng)/退換料流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱生產(chǎn)補領(lǐng)/退換料流程流程適用范圍車間零配件補領(lǐng)/退換料崗位系統(tǒng)操作權(quán)限新增審核作業(yè)說明車間倉管財務(wù)退料單退料單退

20、料單廢品退回廢品庫紅字外購入庫單建立倉庫發(fā)料退料單手工填寫補領(lǐng)需求車間生產(chǎn)過程中發(fā)生工、料廢件由班組長填寫換料單車間巡檢判定工料費并簽字確認后，在廢品庫辦理退庫手續(xù)倉庫憑此單補發(fā)對應(yīng)物料，錄入紅字外購入庫單并按供應(yīng)商分區(qū)域放置。判定工料廢附表3.3：盤點流程業(yè)務(wù)編號業(yè)務(wù)名稱生產(chǎn)領(lǐng)料流程流程適用范圍動力各區(qū)域庫存盤點崗位系統(tǒng)操作權(quán)限成本會計新增盤點方案新增倉庫賬務(wù)員新增盤點單新增倉庫主管審核盤點單審核作業(yè)說明資材倉庫會計盤點調(diào)整單審核完成當(dāng)月所有出入庫業(yè)務(wù)單據(jù)審核盤點單盤點更新核對N盤盈虧報表賬面量重計原因追蹤與調(diào)整入出庫解凍實盤與復(fù)盤凍結(jié)庫存進出盤點表盤點資料建立盤點清單盤點方案信息產(chǎn)生盤點單按庫區(qū)進行盤點計劃擬定 打印盤點數(shù)據(jù)清單核對盤點品號資料打印盤點表系統(tǒng)關(guān)帳通知盤點期間內(nèi)出入庫業(yè)務(wù)全部暫?；蜷_具手工單據(jù)各庫區(qū)管理員/車間統(tǒng)計登記實盤數(shù)量，相關(guān)人員按盤點計劃復(fù)盤復(fù)盤后恢復(fù)庫存進出將實盤數(shù)據(jù)輸入計算機審核盤點單數(shù)據(jù)是否正確并確認打印盤盈、虧報表審查及核對盤盈虧信息的正確性及合理性，并注明差