南水北調東中線第一期工程檔案管理規(guī)定

1、南水北調東中線第一期工程檔案管理規(guī)定2008-1-18南水北調東中線第一期工程檔案管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為規(guī)范南水北調東、中線第一期工程檔案管理，維護工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設、管理、運行和利用等方面的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、重大建設項目檔案驗收辦法以及國家有關檔案工作規(guī)范和標準，結合南水北調東、中線第一期工程建設管理實際，制定本規(guī)定。第二條 南水北調東、中線第一期工程檔案是指該兩項工程設計、建設、驗收、試運行階段等工程建設與管理工作中形成的、具有保存價值的不同形式的歷史記錄。南水北調東、中線第一期工程檔案是國家檔

2、案資源的重要組成部分。第三條 南水北調東、中線第一期工程檔案管理應按照統(tǒng)一領導、分級管理的原則，建立、健全工程檔案管理體系，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第四條 工程檔案管理是南水北調工程建設管理的重要組成部分。在南水北調東、中線第一期工程建設中，工程檔案管理應納入工程建設管理程序、工作計劃及合同管理，與工程建設管理同步實施。第五條 南水北調東、中線第一期工程建設各有關單位應建立工程檔案管理工作領導責任制和相關人員崗位責任制，并明確工程檔案管理機構，配備必要人員及設施、設備，統(tǒng)籌安排工程檔案管理工作所需資金，建立健全工程檔案管理的各項規(guī)章制度，保證工程檔案管理有序進行。第六條

3、 工程檔案管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)，確保工程檔案實體與信息的安全。第七條 本規(guī)定適用于南水北調東、中線第一期主體工程建設項目。配套工程建設項目可參照執(zhí)行。第二章 管理體制第八條 在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導下，國務院南水北調工程建設委員會辦公室（以下簡稱“國務院南水北調辦”）負責南水北調東、中線第一期工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，組織工程檔案工作。第九條 在所在地省級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導下，?。ㄖ陛犑校┠纤闭{辦事機構應做好職責范圍內(nèi)的工程檔案工作。江蘇省、山東省南水北調辦事機構負責本省南水北調東線第一期工程項目檔案管理的檢查和指導工作；北京市、天津市

4、、河北省、河南省南水北調辦事機構負責本省（直轄市）建管機構承擔建設的南水北調中線第一期工程委托項目檔案管理的檢查和指導工作；湖北省南水北調辦事機構負責漢江中下游補償工程項目檔案管理的檢查和指導工作。上述辦事機構參與或受國務院南水北調辦委托組織有關的南水北調東、中線第一期工程設計單元工程項目檔案的驗收工作。第十條 項目法人對所負責建設的工程（包括直接管理項目、代建項目、委托管理項目）檔案管理負總責，包括：建立健全工程檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，明確工程檔案管理經(jīng)費渠道，設置工程檔案管理機構，配備工程檔案管理專職人員，配置工程檔案管理設施；負責接收和統(tǒng)一管理所轄工程建設項目的檔案；負責對直接管理項

5、目建設管理單位和代建、委托項目建設管理單位的工程檔案工作進行管理和監(jiān)督、檢查；負責組織工程項目合同驗收階段的有關工程檔案專項驗收工作。第十一條 項目法人直接管理的項目建設管理單位，代建、委托項目建設管理單位具體負責項目檔案的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向項目法人移交。項目各參建單位（包括設計、施工、監(jiān)理等單位），負責所承擔項目的檔案收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向項目建設管理單位移交。 第三章 檔案管理第十二條 南水北調東、中線第一期工程檔案應與工程建設實施同步管理。簽訂合同、協(xié)議時，應對工程檔案收集、整理、移交提出明確要求和違約責任；檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查工程檔案的收集、整理

6、情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收工程檔案的歸檔情況。第十三條 工程檔案是衡量工程質量的重要依據(jù)，是工程成果的組成部分。凡未按檔案管理要求完成歸檔任務或工程檔案質量不合格的項目，建設管理單位可暫扣工程保證金，并督促責任方完成歸檔任務，直到滿足檔案歸檔要求為止。第十四條 各單位應加強工程檔案基礎業(yè)務建設，積極采用新技術，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現(xiàn)代化水平，為工程建設與管理服務。第十五條 項目法人應按時向國務院南水北調辦報送南水北調東、中線第一期工程建設檔案管理情況登記表、南水北調東、中線第一期工程建設項目檔案管理登記表（見附件1、2

7、）。 第十六條 各單位應對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵。對于違反本規(guī)定的單位或個人，上級主管部門可采取通報批評等方式限期整改；對逾期未改，并負有直接責任的領導和具體負責人，上級主管部門可視具體情況予以處分。觸犯檔案法律法規(guī)，造成嚴重后果的，依法追究法律責任。第四章 檔案的整理與歸檔第十七條 工程各參建單位負責對所承建部分文件材料的收集、整理，在合同驗收、設計單元工程完工驗收前，應完成對有關文件材料的收集、整理、歸檔工作。歸檔文件材料須交監(jiān)理單位審查，并簽署鑒定意見。工程檔案通過驗收后由各參建單位按規(guī)定移交給項目建設管理單位，項目建設管理單位將檔案移交項目法人，交接雙

8、方應認真履行交接手續(xù)。第十八條 工作調動時未交清有關應歸檔文件材料的人員，不得辦理調動手續(xù)。任何個人或部門均不得將應歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第十九條 項目法人應依據(jù)國家有關規(guī)定，結合工程項目實際制訂出相應的工程檔案分類編號方案、歸檔范圍及保管期限，并報國務院南水北調辦備案。第二十條 工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，長期為1650年（含50年）、短期為15年以下。長期保管的檔案實際保管期限不得低于工程項目的實際壽命，短期保管的檔案在工程全線通水前應予保存。第二十一條 案卷應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2000）及國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案

9、整理規(guī)范（DA/T 28-2002）的要求。歸檔圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/T 10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。第二十二條 竣工圖必須真實反映工程建設的實際。施工單位應做好變更文件材料的收集、整理、歸檔，按有關規(guī)定編制竣工圖?？⒐D標題欄已標明竣工圖的可不加蓋竣工圖章，但應加蓋監(jiān)理審核章，由施工圖編制為竣工圖的，編制單位需加蓋竣工圖章（竣工圖章、監(jiān)理審核章式樣見附件3）。施工圖變更較多，幅面超過35%的應重新繪制竣工圖。要嚴格履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位要審核把關，相關負責人要逐張簽名并填寫日期，每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見和目錄。第二十三條 各單位應指定專人負責反映工程

10、項目建設過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、膠片、錄音、錄像等聲像材料的整理、注釋，并附以詳細的文字說明。南水北調東、中線第一期工程建設中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。第二十四條 電子文件應與紙質文件同時歸檔，并符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）。第二十五條 工程檔案的收集、歸檔以設計單元工程為歸檔單位，必要時可以單位工程為歸檔單位。第二十六條 歸檔文件材料的份數(shù)由項目法人根據(jù)實際情況確定，設計單元項目完工文件一般不得少于3套。設計單元工程完工驗收主要報告、結論性文件和竣工圖紙報國務院南水北調辦1套。第五章 檔案的驗收與移交第二十七條 工程檔案驗收是

11、工程項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)工程檔案驗收或工程檔案驗收不合格的項目，不得進行工程項目的竣工驗收。工程檔案驗收應在設計單元工程驗收3個月之前完成。第二十八條 工程項目合同驗收階段的有關檔案專項驗收由項目法人負責組織和主持；設計單元工程項目完工驗收階段的檔案專項驗收由國務院南水北調辦或其委托的省（直轄市）南水北調辦事機構負責組織和主持；南水北調東、中線第一期主體工程總體竣工驗收的檔案專項驗收由國務院南水北調辦會同國家檔案局組織。第二十九條 工程檔案專項驗收組組成：（一）工程項目合同驗收的有關檔案專項驗收，由項目法人、項目建設管理單位等檔案管理部門組成；（二）設計單元工程項目竣工驗收的檔案專

12、項驗收，由國務院南水北調辦或其委托的單位、有關?。ㄖ陛犑校┠纤闭{辦事機構檔案管理部門和工程項目所在地省級檔案行政管理部門等組成；（三）南水北調東、中線第一期工程總體竣工驗收的檔案專項驗收，由國家檔案局、國務院南水北調辦、有關?。ㄖ陛犑校┠纤闭{辦事機構、工程項目所在地省級檔案行政管理部門等單位組成；（四）工程檔案驗收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，組長由驗收組織單位人員擔任。必要時可邀請有關專業(yè)人員參加驗收組。第三十條 工程檔案正式驗收前，項目法人應先組織工程參建單位和有關人員，根據(jù)本規(guī)定和檔案工作的相關要求，對工程檔案收集、整理、歸檔情況進行自驗。在確認工程檔案的內(nèi)容與質量達到要求后，應向工程檔

13、案專項驗收組織單位報送工程檔案自驗報告，提出工程檔案驗收申請，并填報南水北調東、中線第一期工程檔案驗收申請表（見附件4）。第三十一條 工程檔案專項驗收組織單位在收到申請后，如有必要可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定。對具備工程檔案驗收條件的項目，應成立工程檔案專項驗收組。第三十二條 申請工程檔案驗收應具備下列條件：（一）工程項目主體工程和輔助設施已全部按照設計建成，能滿足設計和生產(chǎn)運行要求；（二）工程項目試運行考核合格；（三）完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；（四）基本完成了工程檔案的分類、組卷、編目等整理工作。第三十三條 工程檔案驗收以驗收組織單位召開驗收會的形式

14、進行。驗收組全體成員參加會議，工程建設有關單位（設計、施工、監(jiān)理、管理、質檢）的人員列席會議。第三十四條 工程檔案驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容：（一）項目法人或有關責任單位匯報工程建設概況和工程檔案管理工作情況；（二）監(jiān)理單位匯報工程檔案質量的審核情況；（三）對驗收前已進行工程檔案檢查評定的工程項目，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；（四）驗收組根據(jù)工程建設規(guī)模，按有關規(guī)定采用質詢、現(xiàn)場抽查、抽查案卷的方式檢查檔案。抽查檔案的數(shù)量不應少于100卷。抽查重點是項目初設階段文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等；（五）驗收組對工程檔案質量進行綜合評價；（六）驗收組形成并宣布工程檔案

15、驗收意見；（七）驗收組織單位以文件形式正式印發(fā)工程檔案專項驗收意見。第三十五條 工程檔案驗收意見應包括以下內(nèi)容：（一）工程項目建設概況；（二）工程檔案管理情況，包括：工程檔案管理的基礎工作，工程文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量，工程檔案的種類、數(shù)量，工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全性評價；（三）存在問題、整改要求及建議；（四）工程檔案專項驗收結論性意見和工程檔案專項驗收組成員簽字表。第三十六條 工程檔案驗收結果分為合格和不合格。工程檔案專項驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。工程檔案驗收合格的項目，由工程檔案專項驗收組出具工程檔案驗收意見；工程檔案專項驗收不合格的項目，工程檔案專項驗收組提出整改意見，要求工程建設管理單位（法人）對存在的問題進行限期整改，并