辦公自動化論文

1、小議辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化(Office Automation,簡稱 OA 是 20世紀(jì) 70年代中期發(fā)達(dá)國 家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的 OA 經(jīng)過從 80年代末至今 10多年 的發(fā)展, 已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品, 發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的 大型協(xié)同工作產(chǎn)品。 現(xiàn)在, 辦公自動化到底要解決什么問題呢?我們說, 辦公自 動化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、 數(shù)字化, 就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán) 境, 使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。 辦公自動化沒有統(tǒng)一的 定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù), 都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。

2、辦公自動化 設(shè)備中有各種機(jī)器,如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印 機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等,這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備,或稱硬件。而各種 信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件, 例如, 計算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、 文字處理 軟件、專項工作程序軟件等等。具體來說,辦公自動化主要實(shí)現(xiàn)下面七個方面的功能:(一 建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),使組織內(nèi)部的通信 和信息交流快捷通暢。(二 建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場 所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù) 交流、 公告事項等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播, 使員工能夠

3、 了解單位的發(fā)展動態(tài)。(三 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤,解決 多崗位、 多部門之間的協(xié)同工作問題, 實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。 我們都知道, 各個單 位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯 報等, 都是一些流程化的工作, 通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化, 就可以規(guī)范各項工 作,提高單位協(xié)同工作的效率。 (四實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化。可使各類文檔(包括各種文件、知識、信 息 能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、 共享和使用, 并有一個方便的查找手段。 每個單位都 會有大量的文檔, 在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。 因 此,文檔的保存、共享、使用和再利

4、用是十分困難的。另外,在手工辦公的情況 下文檔的檢索存在非常大的難度。 文檔多了, 需要什么東西不能及時找到, 甚至 找不到。 辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化, 通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的 保管, 按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。 實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后, 比如說, 某個單位來了一 個新員工, 只要管理員給他注冊一個身份文件, 給他一個口令, 他自己上網(wǎng)就可 以看到這個單位積累下來的東西, 規(guī)章制度、 各種技術(shù)文件等等, 只要他的身份 符合權(quán)限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。 (五輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多,像會議管理、車輛管理、物品管 理、 圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的

5、辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公, 實(shí)現(xiàn)了這 些輔助辦公的自動化。 (六信息集成。我們每一個單位,都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng),如購銷存、 ERP 等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里,辦公自動化系 統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成, 使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信 息,提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。 (七 實(shí)現(xiàn)分布式辦公。 這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、 跨地域的辦公模式以及移動辦公。 現(xiàn)在來講, 地域分布越來越廣, 移動辦公和跨地域辦公成為很迫切 的一種需求。隨著科技, 經(jīng)濟(jì)及社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步, 管理和辦公活動的重要性日漸突 出, 引起了各級領(lǐng)導(dǎo)者, 管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。

6、 20世紀(jì) 60年代以 來, 在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動下, 辦公室也開始了以自動化為重 要內(nèi)容的 " 辦公室革命 " ,也稱為 " 管理革命 " ,其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù) 和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量,將管理與辦公活動納入到自動化 /現(xiàn) 代化的軌道中。辦公自動化 (簡稱 OA 是 20世紀(jì) 70年代中期在發(fā)達(dá)國家迅速發(fā) 展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動化或辦公信息系統(tǒng) (簡稱 OIS 是現(xiàn)代信息社 會的重要標(biāo)志之一,涉及到系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會 學(xué)等基本理論以及計算機(jī), 通信, 自動化等支撐技術(shù), 屬于

7、復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與 工程。科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在各個領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件, 社會向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動生產(chǎn)率大踏步前進(jìn)。 科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也 使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工 (腦力和體力勞動的高度結(jié)合 為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的 勞動方式發(fā)生了巨大的變化。 辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上 代替了原來的文房四寶, 辦公桌上的打字機(jī)被計算機(jī)文字處理機(jī)所取代, 辦公室 墻邊的文件柜被又小又薄的 " 磁盤 " 所取代, 包括記錄, 起草, 編輯, 修改, 打印, 存檔, 復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作, 無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮 了, 這不但減輕或

8、節(jié)省了人們的辦公勞動, 而且大大提高了辦公效率, 改善了辦 公環(huán)境, 使人們從原先繁重的重復(fù)性, 例行性的辦公事務(wù)中解放出來, 從而有更 多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。 用于辦公室工作 的這些技術(shù)越來越先進(jìn), 設(shè)備越來越多, 功能越來越強(qiáng),性能也越來越高, 這為 實(shí)現(xiàn)辦公自動化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。 例如, 用于處理辦公信息和進(jìn)行 協(xié)同工作的各種計算機(jī) (包括微型機(jī), 超級小型機(jī)和中, 大型機(jī) ; 起草文稿用的文 字 (詞 處理機(jī) ; 制作報表用的電子表格打印機(jī) ; 編排各種文件,資料格式等的電子 臺式出版系統(tǒng) ; 存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng) ;

9、自動控制各種工作 流程的辦公自動化系統(tǒng) ; 支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng) ; 計算機(jī)通信用的局 部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ; 用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī) ; 復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這 些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作提供有力的支持, 在不同程度上為辦公室工作的自動 化提供了現(xiàn)代化的推動手段。在這些技術(shù)和設(shè)備中, 對辦公室自動化的發(fā)展起最顯著作用的是計算機(jī)信息 處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。 信息處理技術(shù)得益于計 算機(jī)的高速處理能力, 沒有計算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。 信息處理 技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務(wù)處理的內(nèi)涵, 成為辦公室自動化的主要技術(shù)手段, 其內(nèi) 容也在不斷地深化和豐富。 近年來, 計算機(jī)工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴(kuò)大了信息處 理技術(shù)的應(yīng)用范圍, 也使辦公室信息處理技術(shù)向縱深方向發(fā)展, 并不斷擴(kuò)大其應(yīng) 用范圍。 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展, 有可能使相隔任意距離的辦公室之間, 超越空間 的界限,實(shí)現(xiàn)處于不同地點(diǎn)的辦公室之間的同時辦公。 Internet ,數(shù)據(jù)倉庫與數(shù) 據(jù)挖掘, 電子郵件, 多媒體信息的傳輸與處理, 電子