怎樣才能做好會議記錄

1、怎樣才能做好會議記錄？會議記錄是會議的重要組成部分，如果沒有會議記錄的會議，在會后很多議題和措施很難得到 實際和有效的貫徹執(zhí)行， 如果沒有會議記錄， 很可能在會后問題的處理和解決過程中存在推諉的現(xiàn)象。 下面就談?wù)勗鯓硬拍茏龊脮h記錄呢，須要注意以下六個方面的問題：第一是記錄會議的組織情況、應(yīng)寫明： 1 會議的名稱； 2開會的時間； 3 開會的地點(diǎn)； 4出缺席和列席人員； 5 主持人的姓名； 6 記錄人的姓名； 7備注；有些會議還要寫清楚會議 的起止時間。第二是記錄會議的內(nèi)容，這是會議記錄的重要組成部分。1 。要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要

2、記下表決情況（如全體通過或多 少人同意，多少人異議，多少人棄權(quán)） 。 2 。記錄還要記下會議的有關(guān)動態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、 掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。 3 。會議結(jié)束，記錄完了，就要另起一行寫“會議結(jié)束” 重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。 4 。會議的記錄在方法上有詳細(xì)記錄 和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容來定。第三是如果人員參與多、發(fā)言多、議題多，最主要的就是采用速記。把每一位發(fā)言的人所講 的中心意思概括出來， 不一定要一字一句的寫出來。 重點(diǎn)放在所討論的問題上， 把問題的核心點(diǎn)出來。 如：會議待解決的問題，提出的觀點(diǎn)，問題

3、各個小點(diǎn)解決的方案，問題討論到最后的結(jié)果。第四是采用錄音方式然后再整理會議記錄。用MP3錄音，或者是錄音筆等其他錄音器材錄音，此種方式采用在重要會議才使用，如重要客戶會議，商業(yè)談判等。不過此種記錄方式如果客人或?qū)Ψ?知道的話，可能會對會議產(chǎn)生一些負(fù)面影響，如有的人不愿意發(fā)言或怕說錯話等，當(dāng)然在客戶事先申 明不能錄音的前提下，這種方式就不可以采用。另外事后整理錄音記錄也需要大量的時間，因為需要 重新聽和提煉會議內(nèi)容，建議此種方式不要經(jīng)常采用。（ 注意：在同國外客人開會的時候，如果你要錄音，最好征得其同意后才能進(jìn)行，千萬不要隨意放個錄音機(jī)在會議場所，因為在國外客人看來，不 是他認(rèn)為不方便，而是在他

4、們的文化背景下，錄音含有“人權(quán)”的基本概念，不過有的客人事先會主 動申明不能錄音，也許他們認(rèn)為牽涉到商業(yè)秘密等。如果要照相也必須事先征得客人的同意后才能進(jìn) 行，否則訂單泡湯或談判無果的可能性非常大，因為客人認(rèn)為可能涉及到其“隱私”問題等內(nèi)容。）第五是要對會議各項責(zé)任人和會后實施的有效性進(jìn)行跟蹤和評估。會議上的議題需要在會議 記錄種詳細(xì)而嚴(yán)明的提出，最好作為標(biāo)題，要表明責(zé)任人，實施時間，完成時間和評估人等后續(xù)跟進(jìn) 工作，讓會議的有效性得到實施，并用會議記錄加以確認(rèn)和證實。第六要確保會議記錄的準(zhǔn)確性和及時性發(fā)出。如果遇到不太清楚的，在發(fā)出之前最好將跟發(fā) 言人本人和會議的組織者確認(rèn)不清楚的會議內(nèi)容，

5、以免發(fā)出會議記錄后產(chǎn)生異議或錯記。最后分發(fā)記 錄，要做好分發(fā)的收到確認(rèn)記錄。如何開好會議？ 董事長請教新上任的總經(jīng)理：“過去召集部門經(jīng)理開會，他們老是心不在焉，這種會風(fēng)怎么整 頓？”“這好辦，”總經(jīng)理胸有成竹地說，“撤掉會議記錄員，立出新規(guī)矩，在會議結(jié)束時才宣布由 哪位負(fù)責(zé)記錄?！边@是一則笑話，卻蘊(yùn)含著深刻的道理。你也許會說上班的人誰沒有開過會？又有誰 不會開會呢？！的確，開會不難開，而開好會卻不易。經(jīng)常開會的人會覺得開會費(fèi)時費(fèi)力費(fèi)心，但你細(xì)想過沒有，開會的成本到底有哪些 呢？你也許會說無非是場地和設(shè)施租用費(fèi)，差旅費(fèi)，食宿費(fèi)，文件費(fèi)。其實這些只是直接成本。會議 的成本還包括時間成本和間接損失成

6、本！ 時間成本等于與會者平均每小時的薪水乘以與會者人數(shù)再乘 以他們投入的時間，這些時間包括會議的準(zhǔn)備時間，與會者的旅行時間以及會議本身所消耗的時間。 間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下 降。例如，沒有及時接聽客戶的電話而損失定單，不及時處理客戶的投訴使得客戶滿意度降低，不及 時處理突發(fā)事件乃至造成停工停產(chǎn)等嚴(yán)重事故。由此看來，開會的成本還真的不少。為此，要謹(jǐn)慎召集開會。召集開會前你要認(rèn)真地 問自己三個問題：能不能不開本次會議？能不能與別的會議合并在一起召開？有沒有其它方式可以代 替本次開會？三個問題的回答只要有一項是肯定的，就堅決取消本次開

7、會。仔細(xì)想來，會議無非分兩類：信息發(fā)布型會議和討論型會議。信息發(fā)布型會議比較簡 單，與會者往往只做聽眾即可，事實上這類的會議意義不大，通過其它信息傳播途徑如傳真或電子郵 件即可達(dá)到目的，所以應(yīng)該少開乃至不開。討論型會議是為了做出決定或解決問題，相對復(fù)雜一些， 筆者在這里著重想與大家探討這類會議的準(zhǔn)備、過程控制和一些注意事項。說到會議的準(zhǔn)備，指的是精心地策劃和組織會議。召集開會要有明確的目的和議題。 確定議題時要把戰(zhàn)略議題和運(yùn)營議題分開，否則會議議程常常會被日常的運(yùn)營問題所“淹沒”，而留 給討論重大戰(zhàn)略議題的時間太少。如果能針對運(yùn)營和戰(zhàn)略議題分別召開會議，就可以避免這種現(xiàn)象。 其次，會議的議題不

8、宜太多，不要試圖在一次會議上解決所有的問題。如果想一次解決太多的問題很 可能會造成什么問題都涉及但談不透，結(jié)果可能什么問題都沒解決。通過對問題進(jìn)行分析和排序，找 出緊急而又重要的前三個就足夠了，由此納入會議的議題。議題確定后給每個議題限定時間進(jìn)而形成會議的議程，以便準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束。個別 員工會議遲到，你也應(yīng)按預(yù)定時間準(zhǔn)時開始會議，這樣你就以實際行動來說明你言出必行。會議議程 確定之后，就要決定需要哪些人來參加會議。一般來說可參加也可不參加的人干脆不要邀請。相關(guān)的 會議資料準(zhǔn)備好之后要提早發(fā)給與會者，讓大家有充分的時間思考和準(zhǔn)備。再談?wù)剷h的過程控制。會議開始時應(yīng)由主持人說明會議的目的和期望，

9、明確誰做會 議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)和電腦的網(wǎng)絡(luò)連接以避免打擾會議的正常 進(jìn)行。議題討論的流程是提出問題，交流信息，產(chǎn)生主意，做決定、確認(rèn)行動并進(jìn)行總結(jié)。會議主持 人的首要任務(wù)是緊扣會議議題，防止跑題和偏題。為此要鼓勵暢所欲言，但不能先做結(jié)論性的發(fā)言， 更不能隨意否定和嘲笑別人的觀點(diǎn)。多數(shù)情況下要公開稱贊但私下批評。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。試想想，領(lǐng)導(dǎo)邀請你開會，絕對不是只要你來做聽 眾的。相反，你一定要發(fā)言，對會議有所貢獻(xiàn)。 要把開會當(dāng)作表現(xiàn)你能力絕佳的機(jī)會，你的業(yè)務(wù)能力、表達(dá)能力、人際能力、應(yīng)變能力都能在開會中表現(xiàn)出來。議題的討論可以采取頭腦風(fēng)暴法：準(zhǔn)備一

10、塊 寫字板，把大家提出的建議逐條列出來，防止討論跑題而且事半功倍。發(fā)言時要注意些什么呢？實事 求是，切中要害。從重要部分說起，有邏輯、簡單清晰地表達(dá)觀點(diǎn)。發(fā)言不能跟前面的人重復(fù)。暫時 未發(fā)言的與會者要積極傾聽、思考、提問并參與討論。會議主持人要善于管理各種不同的意見，并對 各種意見進(jìn)行平衡。要提醒的是，討論議題的目的是為了決策，而不要陷于討論的怪圈，所謂“議而 不決”。會議結(jié)束時，主持人一定要與全體與會者確認(rèn)會議的結(jié)論。會議的注意事項很多。這里談?wù)勅齻€普遍存在重要問題。其一，開會的過程中有時某些 與會者在下面開小會。你大可不必動怒。只要你停止講話，目視他們，他們的竊竊私語就會完全暴露 出來，一

11、般來說會馬上結(jié)束自己的小會。如果他們置若罔聞，你可以明確地詢問他們，是否有更好的 見解可以講出來讓大家分享。就此，你可以規(guī)定以后的會議中，如果需要私下協(xié)商可以通過紙條傳遞， 而不允許竊竊私語！其二，關(guān)于會議記錄，如果怕自己記錄不全重要的觀點(diǎn)或結(jié)論，可以用錄音筆錄 下來，會后再整理。一份好的會議記錄應(yīng)該包括日期、時間、會議地點(diǎn)、參加者名單、缺席者名單、 會議主持人、記錄人、每項議題、主要觀點(diǎn)和結(jié)論。會議記錄不要“一記了之”，而要發(fā)給與會者和 因故缺席者。其三，看一次會議是否成功，標(biāo)志是會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定。因此，會議結(jié)束 時要總結(jié)會議的主要決定和行動方案，明確各項任務(wù)的責(zé)任人及完成時間，

12、并確定由誰進(jìn)行督促和檢 查實施的情況?？傊?，想要開好會，必須從會議的數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)行控制。開會做決策，功夫在會外。 平時應(yīng)該靠完善“水平溝通、垂直匯報、督導(dǎo)執(zhí)行”的管理體系盡量減少會議的次數(shù)。在不得不要召 集開會的情況下，會前做到充分準(zhǔn)備，最好由當(dāng)事的雙方或幾方在會前就議題討論幾種解決方式，然 后在會上進(jìn)行確認(rèn)。這樣可以減少會上討論的時間，有利于開成每一個高效的會議。會議記錄：首先，記錄所有 有參會人員的名字。然后就是記錄本次 會議的主題，接著就是記錄本次會議的 大致內(nèi) 容。內(nèi)容就是指在會上那些發(fā)言人說的話，可每個人語速也好，口齒也罷都不見得會讓所有人聽明白 或聽清楚，那怎么辦呢？很簡單，抓住

13、他這個說話的真正主題意義！相信各位讀語文的時候都知道如何去抓住文章的主題思想吧，這個會議記錄其實就是和這個很類似，你不需要準(zhǔn)確記錄他們說的每 句話，你只要聽明白這個人說這么一段話想表達(dá)的意思就行，最后就是你要在會議紀(jì)要里添加這次會議最終達(dá)成的議題：有多少人表示了相同的看法，本次會議有沒打到如期目的；如果會議打算過幾天 再開，那么就要在記錄里添加下次開會暫定的時間。只要按照上述的內(nèi)容填寫，那么這就是一篇讓領(lǐng) 導(dǎo)贊賞的一篇記錄在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄?！坝洝庇性斢浥c略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，

14、記 錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也 常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。一）、會議記錄格式一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點(diǎn)、 出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內(nèi)容，要求寫明發(fā)言、決議、 問題。這是會議記錄的核心部分。對于發(fā)言的內(nèi)容， 一是詳細(xì)具體地記錄， 盡量記錄原話， 主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言。 二是摘要性記錄，只記錄會議要

15、點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。會議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫 "散會 "二字，如中途休會，要寫明 "休會"字樣。例文一：會議名稱會議時間會議地點(diǎn)記錄人出席與列席會議人員缺席人員會議主持人 審閱 簽字主要議題發(fā)言記錄：例文二：XX公司辦公會議記錄時間：一九XX年X月X日X時地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會議室出席人：XXX XXX XXX XXX XXX 缺席人：XXX XXX XXX 主持人：公司總經(jīng)理記錄人：辦公室主任劉XX主持人發(fā)言： （ 略）與會者發(fā)言：XXX -XXX 散會主持人：XXX （簽名）記錄人：XXX （簽名）（本會議記錄共X頁）二）、會議

16、記錄的基本要求一、準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱） ，開會時間、地點(diǎn)，會議性質(zhì)。二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)， 記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即 可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一 個問題的基本觀點(diǎn)與主要

17、事實、結(jié)論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄” 某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內(nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會后再整 理出全文；沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記 錄，以便會后互相校對補(bǔ)充。四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記 錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。三）、會議記錄的重點(diǎn)會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動； 2）會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見

18、解；3）權(quán)威人士或代表人物的言論；4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；5）會議已議決的或議而未決的事項；6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。四）、會議記錄的寫作技巧一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的 發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的 中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成 分，比如 "但是 "只記 "但" ，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替， 省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。四代，即用較為簡便的