數(shù)碼照片歸檔與管理辦法

1、數(shù)碼照片歸檔與管理辦法第一章總則第一條 為加強和規(guī)范數(shù)碼照片的歸檔與管理，確保數(shù)碼照片檔案的真實、完整、可用和安全性，根據(jù)中華人民共和國檔 案法、電子文件歸檔與管理規(guī)范、照片檔案管理規(guī)范等標 準，結(jié)合本館實際，制定本辦法。第二條 本辦法適用于本市各級黨政機關(guān)、 團體、國有企業(yè)、 事業(yè)單位，其他單位參照執(zhí)行。第三條本辦法所稱數(shù)碼照片是指用數(shù)字照相機拍攝獲得 的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等 數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。將紙質(zhì)照片進行掃描形成的數(shù)字圖像的管理可參照本辦法。第四條 本辦法所稱數(shù)碼照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成

2、的，有保存價值的數(shù)碼照片。第五條 數(shù)碼照片檔案屬于全宗檔案的組成部分，由本單位實行集中統(tǒng)一管理。形成部門負責對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進行收集，按要求向同級檔案部門移交。第二章收集和歸檔第六條數(shù)碼照片檔案的收集范圍和密級的確定按照國家 照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行。第七條數(shù)碼照片檔案的保管期限按照照片的價值劃定，分為永久和長期兩種。劃為長期的一般應(yīng)定為30 年。第八條形成部門負責對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進行收集，按規(guī)范要求編寫文字說明，實時或定期歸檔，本年度照片定期歸檔應(yīng)在下一年度6 月底前完成。具有永久保存價值或者其他重要價值的數(shù)碼照片，應(yīng)當轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)照片同時歸檔。第九條數(shù)碼照片歸檔時，應(yīng)由形成部門和檔案部門共同

3、進行真實、完整、可用方面的鑒定和檢測。數(shù)碼照片可以存儲到符合要求的脫機載體上進行移交，也可以在單位內(nèi)網(wǎng)上在線移交。第十條歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字照相機直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進行修改，為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果的后期處理除外。經(jīng)過添加、合成、 挖補等修改的數(shù)碼照片不能作為檔案歸檔。第十一條對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選照片應(yīng)該能夠反映該 項活動的全貌，同時應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。第十二條 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式。對于采用其它格式的數(shù)碼照片，收集時應(yīng)在保證分辨率不變前提

4、下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式。第十三條歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明，文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。第三章整理和著錄第十四條在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片檔案按“形成年度組”分類。 組是指有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會議、一項活動、一個項目、反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。第十五條數(shù)碼照片檔案應(yīng)在計算機中建立層級文件夾進行分類存儲。一般應(yīng)在計算機硬盤建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾；在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同事件建立層級文件夾，并以年

5、度- 日期- 事件- 攝影者 - 張數(shù)命名層級文件夾。例：XX局的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤，2009年XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009 年一組照片，保管期限定為“永久”，該組照片應(yīng)存放在以下計算機路徑下：D： 數(shù)碼照片檔案永久 2009 年 1 月 1 日 XX 工作會議攝影者： XX 100 張 .第十六條數(shù)碼照片檔案機讀目錄的著錄格式應(yīng)符合數(shù)碼照片檔案機讀目錄著錄要求（見附件1 ） 。第四章存儲、保管和利用第十七條數(shù)碼照片檔案的存儲應(yīng)符合電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求。推薦采用只讀光盤（ 一次寫光盤） 為存儲載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片檔案

6、的存儲載體，移動硬盤、U盤等移動存儲設(shè)備只能做數(shù)碼照片檔案備份使用，不能作為長期保存的載體。第十八條不同年度的數(shù)碼照片檔案一般不應(yīng)刻錄在同一張光盤中。數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式二套，一套封存保管，一套提供使用。封存的該套光盤不得提供利用。第十九條數(shù)碼照片檔案的保管按照電子文件歸檔與管理規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。要建立數(shù)碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施。第二十條數(shù)碼照片檔案的利用應(yīng)遵守各單位檔案利用借閱制度，進行登記并由利用者反饋利用效果。6附件 1：數(shù)碼照片檔案機讀目錄著錄要求1、著錄項目及要求數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少著錄以下字段：全宗號、保管期限、年度、部門、張?zhí)?、攝影者、時間、題名、文字說明、存儲文件名、開放狀態(tài)。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、長期年度：歸檔年度，采用4 位阿拉伯數(shù)字。部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持相對一致和穩(wěn)定。照片號：在某一年度內(nèi)的組從“1”開始的順序編號，為 4位阿拉伯數(shù)字，不足4 位的在前補“0”。張?zhí)枺和唤M內(nèi)數(shù)碼照片從“1”開始的順序編號，為 4 位阿拉伯數(shù)字，不足4 位的在前補“0”。攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。時間：數(shù)碼