資料信息管理系統(tǒng)使用手冊(cè)

1、（企業(yè)管理手冊(cè)）資料信息管理系統(tǒng)使用手冊(cè)20XX年XX月多年的企業(yè)咨詢豉問(wèn)經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過(guò)實(shí)戰(zhàn)驗(yàn)證可以落地機(jī)行的卓越管理方案，值得您下載擁有3.8 關(guān)聯(lián)設(shè)置13檔案信息管理系統(tǒng)使用手冊(cè)目錄壹登錄檔案信息管理系統(tǒng)41.1 系統(tǒng)首頁(yè)41.2 個(gè)人設(shè)置41.3 修改密碼51.4 退出系統(tǒng)5二檔案庫(kù)定義52.1 添加檔案庫(kù)62.2 刪除檔案庫(kù)62.3 修改檔案庫(kù)7三結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)83.1 引入其它庫(kù)結(jié)構(gòu)83.2 添加和修改83.3 刪除列93.4 顯示順序93.5 隱藏設(shè)置103.6 為空設(shè)置113.9 全文檢索143.10 密集架設(shè)置143.11 維護(hù)數(shù)據(jù)153.12 索引數(shù)據(jù)17四檔案庫(kù)操作174.1 添加新

2、數(shù)據(jù)174.2 編輯數(shù)據(jù)184.3 刪除數(shù)據(jù)184.4 插入數(shù)據(jù)184.5 移去數(shù)據(jù)194.6 普通查詢204.7 打印21五歸檔管理205.1 歸檔審批設(shè)置225.2 直接歸檔225.3 組卷歸檔255.4 歸檔狀態(tài)管理27六借閱管理286.1 借閱申請(qǐng)286.2 借閱審批306.2.1 借閱審批設(shè)置307.3.1 查見(jiàn)菜單權(quán)限376.3 確認(rèn)借出316.4 借閱歸仍326.5 借閱統(tǒng)計(jì)326.6 我的電子借閱33七權(quán)限管理337.1 用戶管理337.1.1 用戶列表317.1.2 添加用戶327.1.3 編輯用戶327.1.4 修改密碼327.1.5 刪除用戶337.1.6 搜索用戶337

3、.1.7 按用戶組顯示用戶357.1.8 移動(dòng)用戶357.2 用戶組管理367.2.1 用戶組列表337.2.2 添加用戶組347.2.3 編輯用戶組347.2.4 移動(dòng)該組的用戶到其他組357.2.5 刪除用戶組357.3.2編輯菜單權(quán)限377.4 檔案組權(quán)限387.4.1 添加檔案組權(quán)限387.4.2 查見(jiàn)檔案組權(quán)限387.4.3 編輯檔案組權(quán)限397.4.4 刪除檔案組權(quán)限397.5 權(quán)限樹(shù)描述407.6 瀏覽設(shè)置40八系統(tǒng)設(shè)置418.1 庫(kù)房記錄418.2 MAC綁定42九日志管理429.1 用戶登錄記錄429.2 庫(kù)操作記錄439.3 借閱操作記錄44十消息列表44十壹全文檢索44壹

4、、登錄檔案信息管理系統(tǒng)打開(kāi)壹個(gè)IE窗口，輸入檔案信息管理系統(tǒng)地址，于登錄界面中輸入登錄帳號(hào)和密碼，點(diǎn)擊登錄。1.1. 系統(tǒng)首頁(yè)登入系統(tǒng)后，首先進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)首頁(yè)，如下圖所示。首頁(yè)的導(dǎo)航欄中，“首頁(yè)”用于進(jìn)行檔案關(guān)聯(lián)的操作，“消息列表”用于管理個(gè)人的站內(nèi)消息，“全文檢索”用于對(duì)有權(quán)限的所有檔案原文進(jìn)行全文檢索，“系統(tǒng)管理”用于進(jìn)入管理后臺(tái)，進(jìn)行系統(tǒng)的管理。1.2. 個(gè)人設(shè)置點(diǎn)擊首頁(yè)左上方的“個(gè)人設(shè)置”，彈出個(gè)人設(shè)置窗口，如下圖所示。填寫(xiě)必要的信息后，點(diǎn)擊提交修改個(gè)人信息1.3. 修改密碼點(diǎn)擊首頁(yè)左上方的“修改密碼”，彈出密碼修改窗口，如下圖所示。填寫(xiě)正確的舊密碼、新密碼和確認(rèn)新密碼，點(diǎn)擊提

5、交修改當(dāng)前帳號(hào)的密碼。1.4. 退出系統(tǒng)點(diǎn)擊首頁(yè)右上方的“退出系統(tǒng)圖案”，系統(tǒng)將注銷當(dāng)前用戶，且返回登錄頁(yè)面；直接關(guān)閉瀏覽器，系統(tǒng)也將注銷當(dāng)前用戶。二、檔案庫(kù)定義瀏覽左邊樹(shù)，如上，可見(jiàn)“添|刪|修”文字鏈接，分別用于添加檔案庫(kù)，刪除檔案庫(kù)以及修改檔案庫(kù)信息。2.1. 添加檔案庫(kù)選中將要添加子檔案庫(kù)的檔案庫(kù)例如“科技檔案”，然后單擊“添”文字鏈接，彈出如下窗口。輸入檔案類別即將添加的檔案庫(kù)名稱，單擊“提交”即可。系統(tǒng)會(huì)彈出如下對(duì)話框：如上意思是指選中的父類別將無(wú)法顯示用戶添加到該類別的數(shù)據(jù)。如果單擊“取消”該添加操作。2.2. 刪除檔案庫(kù)于左邊樹(shù)形中選中將要?jiǎng)h除的檔案庫(kù)，然后單擊“刪”文字鏈接，

6、彈出如下窗口。單擊“確定”即可。系統(tǒng)會(huì)彈出如下對(duì)話框：如果單擊“取消”該添加操作。2.3. 修改檔案庫(kù)于左邊樹(shù)形中選中將要修改的檔案庫(kù)，然后單擊“修”文字鏈接，彈出如下窗口。能夠修改檔案類別即檔案庫(kù)名稱，以及描述，單擊“提交”即可。三、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)于左邊樹(shù)形中選中將要設(shè)計(jì)的檔案庫(kù)，然后單擊“結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)”文字鏈接。如下圖所示。3.1. 引入其它庫(kù)結(jié)構(gòu)單擊主窗口下面的按鈕，作用于于能夠?qū)⑵渌鼨n案庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)的結(jié)構(gòu)部分或全部拷貝到當(dāng)前檔案庫(kù)中。如下窗口顯示。選擇要被拷貝的檔案庫(kù)即可，如下窗口顯示：于列能夠進(jìn)行選擇，若選中表示拷貝。然后單擊“提交”即可。3.2. 添加和修改單擊主窗口下面的按鈕，添加新的壹空

7、白列，于該列中就能夠如下輸入第壹列為中文名字，即為顯示的名稱。第二列為英文名字，其對(duì)應(yīng)表中的列名。第三列為類型，VARCHAR2為字符串類型，NUMBER為數(shù)字類型。第三類為長(zhǎng)度，通常VARCHAR2類型輸入300，如果“備注”通常輸入1000，通常NUMBER類型輸入10或16即可。單擊主窗口下面的按鈕，能夠?qū)⑿绿砑拥牧幸瞥?。單擊主窗口下面的按鈕，能夠當(dāng)前所做的添加或修改進(jìn)行保存。3.3. 刪除列選中網(wǎng)格中的某列，然后單擊主窗口下面的按鈕即可。系統(tǒng)提示要去確認(rèn)是否刪除該列。該功能壹定小心謹(jǐn)慎，刪除后該列數(shù)據(jù)將無(wú)法修復(fù)。3.4. 顯示順序單擊主窗口上方，用于控制檔案庫(kù)中數(shù)據(jù)依次顯示的順序。單擊

8、如下窗口彈出。于下拉框中選中列，單擊按鈕“最上面”向上移”向下移”“最下面”分別移動(dòng)到最上面，向上移動(dòng)壹格，向下移動(dòng)壹格，移動(dòng)到最下面。單擊提交按鈕保存。3.5. 隱藏設(shè)置單擊主窗口上方，用于將檔案庫(kù)中某些列數(shù)據(jù)不顯示，隱藏起來(lái)。單擊如下窗口彈出。選中需要隱藏的列，然后“提交”即可。3.6. 為空設(shè)置單擊主窗口上方，用于檔案庫(kù)中某些列數(shù)據(jù)添加或修改時(shí)不允許為空。單擊如下窗口彈出。選中不允許為空的列，然后“提交”即可。于添加或編輯的時(shí)候如果字段為空則會(huì)進(jìn)行提示，輸入不允許為空。3.7. 數(shù)據(jù)初始單擊主窗口上方，用于初始化檔案庫(kù)中某些列數(shù)據(jù)，以方便用戶添加新數(shù)據(jù)。單擊如下窗口彈出。首先選擇要初始設(shè)

9、置的列。其次，如果設(shè)定固定值則于（1）輸入固定值下輸入固定的值，例如：如果設(shè)定自動(dòng)累加的值，則于（2）自動(dòng)累加輸入，例如：注意，前綴表示自動(dòng)累加1,2,3之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3依賴于表示“所有”為從所有數(shù)據(jù)的總數(shù)開(kāi)始計(jì)數(shù)，如果選擇列則表示該列的值壹致的進(jìn)行計(jì)數(shù)。如果設(shè)定可選擇的，則于（3）輸入可選擇，多值之間用空格隔開(kāi)，例如：3.8. 關(guān)聯(lián)設(shè)置單擊主窗口上方，用于初始化檔案庫(kù)中某些列和其它檔案庫(kù)某些列之間的關(guān)聯(lián)，例如卷目檔案的卷號(hào)能夠關(guān)聯(lián)到其案卷號(hào)對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)檔案。單擊如下窗口彈出。首先選擇要被關(guān)聯(lián)的列。其次選擇關(guān)聯(lián)檔案即可顯示如下：然后選擇關(guān)聯(lián)列。如果存于多個(gè)條件，則通過(guò)選擇

10、附加關(guān)聯(lián)（1）或附加關(guān)聯(lián)（2）進(jìn)行設(shè)置。3.9. 全文檢索單擊主窗口上方，用于檔案庫(kù)全文檢索時(shí)候要檢索的列。單擊如下窗口彈出。選擇要默認(rèn)被檢索的列，單擊“提交”即可。3.10. 密集架設(shè)置單擊主窗口上方，用于檔案庫(kù)中列和密集架實(shí)際的區(qū)號(hào)和列號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以支持用戶能夠于系統(tǒng)直接打開(kāi)和關(guān)閉密集架。單擊如下窗口彈出。選擇區(qū)號(hào)列和列號(hào)列，單擊“提交”即可。3.11. 維護(hù)數(shù)據(jù)單擊主窗口上方，用于批量維護(hù)檔案庫(kù)列數(shù)據(jù)。單擊如下窗口顯示。通過(guò)添加條件和移除條件進(jìn)行多種條件組合設(shè)定。網(wǎng)格框中第壹列選擇字段名，第二列選擇條件例如包含、等于等，第三列輸入匹配的值，第四列輸入和下壹個(gè)條件之間的關(guān)系例如且且或或者。

11、然后單擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。于這里能夠不選中某些數(shù)據(jù)前面的選擇框，表示將不需要維護(hù)這些數(shù)據(jù)。單擊“確定”進(jìn)入下壹步。于這里選擇要將維護(hù)的列，該列數(shù)據(jù)會(huì)根據(jù)下壹步設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行修改，單擊“F士正”、+PI，,；H“下壹步”進(jìn)入下壹步。右邊選擇規(guī)則：插入固定值，插入固定的值，例如：插入自動(dòng)增加，插入自動(dòng)累加的值，例如：注意，前綴表示自動(dòng)累加1,2,3之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3。選擇列將固定插入和該列相等的值。依賴于表示“所有”為從所有數(shù)據(jù)的總數(shù)開(kāi)始計(jì)數(shù)。如果選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)計(jì)數(shù)，則根據(jù)匹配條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)數(shù)。如果選擇列則表示該列的值壹致的進(jìn)行計(jì)數(shù)。選擇列，表示插入和該列相等的

12、值。選中“將數(shù)據(jù)重新排序”，這個(gè)用處主要作用于插入自動(dòng)增加的時(shí)候。于自動(dòng)增加的時(shí)候會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)重新排序的順序進(jìn)行累計(jì)計(jì)數(shù)。單擊“提交”即可。3.12. 索引數(shù)據(jù)單擊主窗口上方，用于重新索引檔案庫(kù)數(shù)據(jù)，以支持全文檢索。單擊如下窗口彈出。單擊“重建索引”進(jìn)行重新索引該檔案庫(kù)數(shù)據(jù)。單擊后網(wǎng)頁(yè)自動(dòng)刷新顯示索引條數(shù)以及當(dāng)前索引第幾條至第幾條。當(dāng)索引完畢時(shí)候，回復(fù)到最初如上狀態(tài)。四、檔案庫(kù)操作檔案庫(kù)操作這里主要指添加新數(shù)據(jù)，編輯數(shù)據(jù)，刪除數(shù)據(jù)，插入和移除數(shù)據(jù)，普通查詢，打印數(shù)據(jù)等。4.1. 添加新數(shù)據(jù)單擊主窗口上方，用于為檔案庫(kù)添加新數(shù)據(jù)。單擊如下窗口彈出。選中“下壹步上傳原文”表示下壹步為該檔案數(shù)據(jù)上傳原

13、文。選中“下壹步繼續(xù)添加數(shù)據(jù)”表示下壹步繼續(xù)添加新的數(shù)據(jù)。單擊“提交”即可提交數(shù)據(jù)。4.2. 編輯數(shù)據(jù)選中要編輯的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕即可彈出窗口編輯數(shù)據(jù)。4.3. 刪除數(shù)據(jù)選中要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕進(jìn)行刪除數(shù)據(jù)。4.4. 插入數(shù)據(jù)選中插入點(diǎn)的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕即可彈出窗口插入數(shù)據(jù)。插入數(shù)據(jù)將批量修改插入點(diǎn)后的某些列數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)通常是自動(dòng)計(jì)數(shù)的檔案號(hào)。于選擇修改列這里選擇需要修改的列。該列自動(dòng)增加，主要包括三個(gè)部分，（1）列前綴，用選中列的值填充；（2）固定值前綴，文本框內(nèi)固定輸入值；（3）起始值，表示從哪里開(kāi)始，通常是當(dāng)前插入點(diǎn)數(shù)據(jù)相應(yīng)的值。單擊“提交”即可。4.5.

14、移去數(shù)據(jù)選中要移去的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕即可彈出窗口插入數(shù)據(jù)。移去數(shù)據(jù)將批量修改移去點(diǎn)后的某些列數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)通常是自動(dòng)計(jì)數(shù)的檔案號(hào)。于選擇修改列這里選擇需要修改的列。該列自動(dòng)增加，主要包括三個(gè)部分，（1）列前綴，用選中列的值填充；（2）固定值前綴，文本框內(nèi)固定輸入值；（3）起始值，表示從哪里開(kāi)始，通常是當(dāng)前移去點(diǎn)數(shù)據(jù)相應(yīng)的值。單擊“提交”即可。4.6. 普通查詢單擊主窗口上方，用于查詢檔案庫(kù)數(shù)據(jù)。單擊如下窗口顯示。通過(guò)添加條件和移除條件進(jìn)行多種條件組合設(shè)定。網(wǎng)格框中第壹列選擇字段名，第二列選擇條件例如包含、等于等，第三列輸入匹配的值，第四列輸入和下壹個(gè)條件之間的關(guān)系例如且且或或者。然后單

15、擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。4.7. 打印單擊主窗口上方，用于查詢檔案庫(kù)數(shù)據(jù)。單擊如下窗口顯示。通過(guò)添加條件和移除條件進(jìn)行多種條件組合設(shè)定。網(wǎng)格框中第壹列選擇字段名，第二列選擇條件例如包含、等于等，第三列輸入匹配的值，第四列輸入和下壹個(gè)條件之間的關(guān)系例如且且或或者。然后單擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。于這里能夠不選中某些數(shù)據(jù)前面的選擇框，表示將不需要打印這些數(shù)據(jù)。單擊“確定”進(jìn)入下壹步。于這里設(shè)置打印各個(gè)屬性。例如打印順序，選擇打印的數(shù)據(jù)，打印每頁(yè)的數(shù)目，是否保存為新的模板等等。單擊“確定”即可將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到EXCEL中，然后將其打印。五、歸檔管理為方便檔案的管理，用戶常常想把結(jié)構(gòu)相近

16、的檔案放入同壹組中，此為歸檔。本模塊將歸檔過(guò)程分為歸檔審批和歸檔執(zhí)行倆部分，歸檔類型分為直接歸檔和組卷歸檔倆種。以下詳細(xì)闡述各個(gè)部分的使用。用戶能夠從圖1找到歸檔關(guān)聯(lián)的操作入口。用戶于選擇了具體的檔案組后，能夠見(jiàn)到圖1所示的狀態(tài)，紅線標(biāo)出了和歸檔關(guān)聯(lián)的操作。5.1 歸檔審批設(shè)置點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)彈出壹個(gè)新的頁(yè)面，如圖所示：該頁(yè)面將列出所有于系統(tǒng)內(nèi)注冊(cè)的用戶，告訴當(dāng)前操作的用戶檔案組“er”能夠被以下的用戶審批，圖2只列出了用戶admin，如果當(dāng)前操作的用戶想讓admin來(lái)審批“er”檔案，那么只需要將admin前面的單選框鉤上，然后點(diǎn)擊“保存”，即可。如果當(dāng)前操作用戶認(rèn)為admin不適合審批檔

17、案組“er”，則點(diǎn)擊“取消”即可。5.2 直接歸檔如果用戶選擇，則系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔條件設(shè)置頁(yè)面，該頁(yè)面和借閱條件設(shè)置類似。如圖3所示，用戶能夠就檔案組“er”的字段名，字段滿足條件，字段的值，以及各個(gè)歸檔條件之間的邏輯關(guān)系做出具體的設(shè)置。這里字段名下拉框?qū)⒘谐霎?dāng)前所選檔案組的字段名，例如當(dāng)前選擇的是“er”檔案組，那么系統(tǒng)將列出“姓名”，“長(zhǎng)度”，“dah”，此時(shí)用戶能夠選擇這三個(gè)中的其中之壹設(shè)置歸檔條件，比如我們選擇“長(zhǎng)度”，那么接下來(lái)的設(shè)置針對(duì)的均是字段名“長(zhǎng)度”，“條件域”設(shè)置的是所選字段值的大小關(guān)系，如圖2所示，“值”域設(shè)置的是關(guān)系右端的值，比如我們?cè)O(shè)置“條件”為包含，值為1，則意味著我們

18、要將檔案組“er”中字段名“長(zhǎng)度”中包含字符串1的所有檔案進(jìn)行歸檔?！瓣P(guān)系”域設(shè)置的是多條歸檔條件之間的邏輯關(guān)系，包括“且且”和“或者”。箭頭標(biāo)示的是用戶能夠?qū)w檔條件進(jìn)行增加和刪除。條件設(shè)置好后，點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)導(dǎo)入如下圖所示的頁(yè)面，該頁(yè)面列出所有滿足條件的檔案。這里需要注意的是，用戶能夠?qū)x出來(lái)的檔案做進(jìn)壹步的篩選，系統(tǒng)缺省狀態(tài)是所有的記錄均被選中，用戶能夠就某壹條記錄進(jìn)行篩選，點(diǎn)擊記錄前面的單選按鈕即可實(shí)現(xiàn)。當(dāng)用戶選擇好最終要被歸檔的檔案后，點(diǎn)擊“選擇目標(biāo)檔案組”后面的下拉列表，系統(tǒng)將列出系統(tǒng)當(dāng)前的所有檔案組，注意，這里只能選擇壹個(gè)目標(biāo)檔案組。然后點(diǎn)擊“直接歸檔”按鈕，系統(tǒng)導(dǎo)入如下圖所示頁(yè)

19、面。系統(tǒng)于左上端列出要?dú)w檔的檔案組的字段名，然后于每個(gè)字段名右邊對(duì)應(yīng)壹個(gè)下拉列表，下拉列表內(nèi)容由目標(biāo)檔案組的所有字段名和“按固定值”“按自動(dòng)增加”構(gòu)成，如下三個(gè)圖分別顯示了各種不同的對(duì)應(yīng)方式。圖1目標(biāo)字段下拉列表圖2按固定值方式圖3插入自動(dòng)增加這里“按照固定值方式”和“插入自動(dòng)增加”倆項(xiàng)是為了填補(bǔ)空余字段的，當(dāng)目標(biāo)檔案組字段數(shù)量比原檔案組多時(shí)，多出來(lái)的字段能夠按照“按固定值填充”或者“插入自動(dòng)增加”的方式來(lái)設(shè)置空余字段。通過(guò)之上的向?qū)В脩裟軌蛎鞔_地設(shè)置原檔案組字段和目標(biāo)檔案組字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系。點(diǎn)擊確后，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入起始頁(yè)面，即回到圖1所示的頁(yè)面。查見(jiàn)目標(biāo)檔案組13，發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)成功歸入。如下圖

20、所示。5.3 組卷歸檔為了實(shí)現(xiàn)歸檔的可視化，以及增加系統(tǒng)得可用性，美觀性，多功能性，系統(tǒng)提供了的功能。系統(tǒng)入口如圖1所示。點(diǎn)擊組卷歸檔，系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔條件設(shè)置頁(yè)面，點(diǎn)擊確定后導(dǎo)入如下圖所示頁(yè)面：點(diǎn)擊“組卷歸檔”，導(dǎo)入下圖頁(yè)面：這里用戶能夠選擇要顯示的列，然后點(diǎn)擊1_/；k下壹步上圖列出了原檔案，以及6個(gè)檔案盒，用戶能夠用鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)draganddrop功能。選中檔案圖標(biāo)，按住鼠標(biāo)左鍵不放，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)檔案盒，釋放鼠標(biāo)，則原檔案自動(dòng)導(dǎo)入目標(biāo)檔案盒。然后，于被拖入的檔案盒中，選擇下拉列表中的目標(biāo)檔案組。如下圖。選擇“定制檔案-13”,系統(tǒng)自動(dòng)彈出歸檔數(shù)據(jù)設(shè)置頁(yè)面，功能同直接歸檔類似。這里不于詳述

21、，用戶能夠參考直接歸檔中的描述。5.4 歸檔狀態(tài)管理歸檔狀態(tài)管理用戶讓用戶審批請(qǐng)求歸檔的檔案，對(duì)請(qǐng)求的歸檔予以通過(guò)或者拒絕。于系統(tǒng)主頁(yè)上點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”，于左側(cè)主菜單下選擇“歸檔管理”，然后點(diǎn)擊待審批歸檔，則系統(tǒng)列出了所有請(qǐng)求的歸檔，包括申請(qǐng)人，被歸檔的檔案ID，目標(biāo)檔案ID，申請(qǐng)人，申請(qǐng)時(shí)間，選擇每條請(qǐng)求記錄，下面會(huì)給出詳細(xì)的信息，即符合條件的所有檔案記錄。審批人對(duì)于申請(qǐng)的具體信息決定是否通過(guò)，點(diǎn)擊通過(guò)或者刪除后，待審批歸檔請(qǐng)求自動(dòng)進(jìn)入已審批歸檔記錄里。這里我們點(diǎn)擊“確定”，然后點(diǎn)擊“已審批歸檔”，如下圖所示：上圖能夠見(jiàn)到記錄通過(guò)了審核，對(duì)于已經(jīng)通過(guò)審核的歸檔請(qǐng)求，用戶能夠選擇刪除記錄，只需

22、要選中記錄項(xiàng)目，然后點(diǎn)擊“刪除記錄”按鈕，則系統(tǒng)將永久刪除這條記錄，此功能請(qǐng)慎用！六、借閱管理借閱檔案時(shí)，應(yīng)該先找到檔案，再進(jìn)行操作。因此，用戶應(yīng)當(dāng)有瀏覽和借閱相應(yīng)檔案的權(quán)限，才能夠進(jìn)行借閱的操作。借閱分為電子檔訂閱和實(shí)物借閱，這倆種借閱均需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)和審批的過(guò)程，實(shí)物借閱于審批通過(guò)后，仍有確認(rèn)借出和歸仍的步驟。6.1 借閱申請(qǐng)首先進(jìn)入檔案所于的檔案組，找到檔案，如下圖所示。于檔案列表中勾選欲借閱的檔案（只能勾選壹項(xiàng)），點(diǎn)擊“實(shí)物借閱”電子檔訂閱”按鈕，分別進(jìn)行檔案實(shí)物借閱或電子檔借閱申請(qǐng)。填寫(xiě)實(shí)物借閱申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)電子檔訂閱申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)申請(qǐng)且提交后，若該檔案沒(méi)有相應(yīng)的審核要求，則直接通過(guò)申請(qǐng)，否則進(jìn)入

23、審批環(huán)節(jié)。6.2 借閱審批6.2.1 借閱審批設(shè)置點(diǎn)擊檔案列表中的“借閱審批設(shè)置”（有權(quán)限才會(huì)顯示），進(jìn)入審批條件列表，如下圖所示。單擊列表中的條件項(xiàng)，能夠于“詳細(xì)信息”標(biāo)簽中見(jiàn)到條件的具體腳本和審核人，方便技術(shù)人員確認(rèn)腳本的正確性。勾選條件項(xiàng)，點(diǎn)擊“修改用戶”或“編輯條件”，能夠分別修改審核條件對(duì)應(yīng)的審核人和審核條件；點(diǎn)擊“刪除”能夠刪除條件項(xiàng)。點(diǎn)擊增加條件，進(jìn)入添加條件的界面，如下圖所示填寫(xiě)審核條件、審核環(huán)節(jié)且勾選審核人后，點(diǎn)擊確定，生成借閱審核條件。6.2.2 借閱審批如果借閱申請(qǐng)符合某項(xiàng)審批條件，申請(qǐng)將分配給審批條件中的審核人進(jìn)行審批，且發(fā)送消息給審核人。點(diǎn)擊首頁(yè)右上方的“系統(tǒng)管理”，

24、進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理頁(yè)面，于左側(cè)的菜單中選擇“借閱管理”“實(shí)物借閱審批”/“電子訂閱審批”，進(jìn)入借閱審批的列表，如下圖所示。單擊列表中的借閱申請(qǐng)，選擇下方的“檔案信息”、 “借閱人信息”、 “上壹輪審核人信息”，能夠查見(jiàn)該申請(qǐng)的詳細(xì)情況。勾選列表中的借閱申請(qǐng)（可多項(xiàng)勾選），點(diǎn)擊“通過(guò)”或“不通過(guò)”按鈕，進(jìn)行借閱審批的操作。審批通過(guò)后將進(jìn)入下壹環(huán)節(jié)審批，若已經(jīng)是最后壹輪，則申請(qǐng)最終通過(guò)；審批不通過(guò)將返回上壹環(huán)節(jié)，若當(dāng)前已經(jīng)是第壹環(huán)節(jié)，則申請(qǐng)最終不通過(guò)。審批通過(guò)后，電子檔借閱能夠直接于“我的電子訂閱”中閱讀原文，超過(guò)借閱期后，電子借閱將不再顯示；實(shí)物借閱則取得了借閱資格，能夠借出檔案。6

25、.3 確認(rèn)借出實(shí)物借閱申請(qǐng)通過(guò)以后，由借出經(jīng)手人確認(rèn)檔案實(shí)物的借出。確認(rèn)借出能夠于檔案列表下方的“借閱”標(biāo)簽項(xiàng)操作，也能夠于系統(tǒng)管理中的“借閱管理”“確認(rèn)借閱”列表進(jìn)行。上圖為“借閱”標(biāo)簽項(xiàng)，根據(jù)當(dāng)前借閱情況顯示不同內(nèi)容，且顯示該檔案的借閱統(tǒng)計(jì)。上圖為“借閱管理”“確認(rèn)借閱”列表，根據(jù)當(dāng)前帳號(hào)的檔案組借閱權(quán)限，顯示通過(guò)審核的實(shí)物申請(qǐng)。6.4 借閱歸仍實(shí)物檔案歸仍時(shí)，能夠于檔案列表下方的“借閱”標(biāo)簽項(xiàng)操作，也能夠于系統(tǒng)管理中的“借閱管理”“實(shí)物借閱歸仍”列表進(jìn)行（若借閱已經(jīng)超期，則于“借閱管理”“實(shí)物超期借閱”列表中?！皩?shí)物超期借閱”列表中。上圖為“借閱管理”“實(shí)物借閱歸仍”列表，根據(jù)當(dāng)前帳號(hào)的

26、檔案組借閱權(quán)限，顯示已經(jīng)借出的實(shí)物借閱。6.5 借閱統(tǒng)計(jì)點(diǎn)擊檔案列表中的檔案項(xiàng)，選擇下面的“借閱”標(biāo)簽，將顯示該檔案的借閱情況，包括當(dāng)前情況和借閱歷史。點(diǎn)擊“查見(jiàn)借閱記錄”或“查見(jiàn)電子訂閱記錄”，能夠查見(jiàn)該檔案的借閱明細(xì)，如下圖所示。此外，系統(tǒng)管理中的“借閱管理”“實(shí)物借閱記錄”和“借閱管理”“電子訂閱記錄”列表，列出所有歷史借閱/訂閱的明細(xì)。系統(tǒng)管理中的“借閱管理”“實(shí)物借閱統(tǒng)計(jì)”和“借閱管理”“電子訂閱統(tǒng)計(jì)”列表，能夠根據(jù)檔案庫(kù)和借閱人、根據(jù)檔案庫(kù)、根據(jù)借閱人和檔案庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。如下圖所示。能夠輸入借閱人，選擇檔案庫(kù)，借閱日期起止年月份組合統(tǒng)計(jì)。6.6我的電子借閱點(diǎn)擊首頁(yè)左上方的“我的電子借

27、閱”，進(jìn)入我的電子借閱列表，如下圖所示。單擊列表中的記錄，選擇“檔案信息”或“檔案原文”標(biāo)簽，能夠分別查見(jiàn)檔案的詳細(xì)信息和檔案的原文圖片。七、權(quán)限管理7.17.1.1 用戶列表首先進(jìn)入系統(tǒng)管理頁(yè)面，于左側(cè)的菜單中選擇“帳號(hào)管理”“用戶管理”“用戶管理”進(jìn)入用戶列表。列表默認(rèn)列出所有用戶（按添加時(shí)間倒序排列） ，如下圖所示。點(diǎn)擊用戶列表中的用戶，選擇“用戶信息”或“權(quán)限信息”標(biāo)簽，將顯示相應(yīng)的信息。如下圖所示7.1.2 添加用戶于用戶列表界面上點(diǎn)擊“新建用戶”填寫(xiě)必要的信息后，點(diǎn)擊提交。7.1.3 編輯用戶于用戶列表中勾選用戶（只能勾選壹個(gè)）彈出“編輯用戶”窗口，如下圖所示填寫(xiě)必要的信息后，點(diǎn)擊

28、提交。7.1.4 修改密碼于用戶列表中勾選用戶（只能勾選壹個(gè)）彈出“修改密碼”窗口，如下圖所示填寫(xiě)新密碼后，點(diǎn)擊提交。7.1.5 刪除用戶于用戶列表中勾選用戶（可勾選多個(gè)）,彈出“新建用戶”窗口，如下圖所示，點(diǎn)擊列表下方的“編輯用戶”按鈕,，點(diǎn)擊列表下方的“修改密碼”按鈕,，點(diǎn)擊列表下方的“刪除”按鈕。7.1.6 搜索用戶,選擇搜索帳號(hào)仍是姓名，點(diǎn)擊搜索用于用戶列表界面上填寫(xiě)“關(guān)鍵字”戶，搜索結(jié)果將顯示于列表中。搜索結(jié)果同樣能夠進(jìn)行編輯和刪除的操作。7.1.7 按用戶組顯示用戶于用戶列表上方的選擇菜單中選擇用戶組，將顯示該用戶組的用戶，顯示結(jié)果同樣能夠進(jìn)行編輯和刪除的操作。7.1.8移動(dòng)用戶首

29、先于用戶列表中勾選需要移動(dòng)的用戶（可勾選多個(gè)）,然后于下方的選擇菜單中選擇目標(biāo)用戶組。7.2用戶組管理7.2.1用戶組列表首先進(jìn)入系統(tǒng)管理頁(yè)面，于左側(cè)的菜單中選擇“帳號(hào)管理”進(jìn)入用戶組列表，如下圖所示。點(diǎn)擊用戶組列表中的用戶組，選擇“基本信息”或“權(quán)限信息”標(biāo)簽，將顯示相應(yīng)的信息。如下圖所示7.2.2添加用戶組于用戶組列表界面上點(diǎn)擊“新建用戶組”，彈出“新建用戶組”窗口，填寫(xiě)必要的信息，點(diǎn)擊“保存”添加用戶組（新添加的用戶組默認(rèn)沒(méi)有任何菜單權(quán)限和檔7.2.3編輯用戶組于用戶組列表中勾選用戶組（只能勾選壹項(xiàng)），點(diǎn)擊列表下方的“編輯”按鈕,于彈出的窗口中修改用戶組名和描述。7.2.4移動(dòng)該組的用戶

30、到其他組于用戶組列表中勾選用戶組（只能勾選壹項(xiàng)）,于列表下方的選擇菜單中選擇目標(biāo)用戶組。7.2.5刪除用戶組于用戶組列表中勾選用戶組（只能勾選壹項(xiàng)），點(diǎn)擊列表下方的“刪除”按鈕,若當(dāng)前用戶組中沒(méi)有用戶，則刪除用戶組，有則警告“該用戶組中仍有用戶，請(qǐng)首先將用戶移至其他組，再刪除用戶組！”。7.3 菜單權(quán)限7.3.1 查見(jiàn)菜單權(quán)限點(diǎn)擊用戶組列表中的用戶組，選擇“權(quán)限信息”標(biāo)簽，將顯示用戶組菜單權(quán)限信息，如下圖所示。7.3.2 編輯菜單權(quán)限點(diǎn)擊“編輯該組菜單權(quán)限”按鈕，彈出修改頁(yè)面，如下圖所示。勾選權(quán)限后，點(diǎn)擊提交。7.4 檔案組權(quán)限7.4.1 添加檔案組權(quán)限于“權(quán)限信息”標(biāo)簽的點(diǎn)擊添加檔案組權(quán)限，彈出如下圖的窗口。選擇檔案組，勾選權(quán)限項(xiàng)后，點(diǎn)擊提交。7.4.2 查見(jiàn)檔案組權(quán)限于“權(quán)限信息”標(biāo)簽中的選擇菜單中選擇檔案組，將顯示該檔案組的權(quán)限，如下圖所示。7.4.3 編輯檔案組權(quán)限點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)檔案組權(quán)限頁(yè)面的“編輯此項(xiàng)檔案組權(quán)限”按鈕，將彈出編輯窗口，如下圖。勾選權(quán)限項(xiàng)后，點(diǎn)擊提交。7.4.4 刪除檔案組權(quán)限點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)檔案組權(quán)限頁(yè)面的“刪除此項(xiàng)檔案組權(quán)限”按鈕。刪除完成后將跳轉(zhuǎn)至該用戶組的菜單權(quán)限頁(yè)面。7.5 權(quán)限樹(shù)描述權(quán)限樹(shù)是指檔案組權(quán)限的覆蓋關(guān)系，檔案組是壹個(gè)樹(shù)形結(jié)構(gòu)，每個(gè)檔案組能夠有不受個(gè)數(shù)限制的子檔案組。當(dāng)我們給