公司概況與管理信息化的重要性

1、公司概況與管理信息化的重要性0引言上海梅山有限公司（以下簡稱：梅山公司）是一大型鋼鐵服務(wù)性企業(yè)，主要從事鐵礦石生產(chǎn)、鋼鐵生產(chǎn)協(xié)力服務(wù)、物流、資源綜合利用等業(yè)務(wù)，現(xiàn)年收入均超50億元。由于公司的主營業(yè)務(wù)相對多元，生產(chǎn)經(jīng)營跨度較大，因此，有重點、分區(qū)域、全方位地進行生產(chǎn)經(jīng)營管理難度非常大，而實施生產(chǎn)經(jīng)營管理信息化是解決這一難題的良好途徑。梅山公司經(jīng)營管理信息化應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，集成和整合企業(yè)的工作流、資金流、物流、信息流，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，進而提高企業(yè)競爭能力與經(jīng)濟效益。現(xiàn)已建立14個各類管理與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。由于相對獨立的各信息系統(tǒng)資源沒有整合，形成了信息孤島，未能激發(fā)管理

2、合力，尤其是信息化對企業(yè)的銷售與成本管理支撐明顯不夠。因此，急需全面統(tǒng)籌建立經(jīng)營管理信息化體系，重點建立成本與銷售兩個核心管理系統(tǒng)，通過集成已有相關(guān)數(shù)據(jù)，暢通全公司跨核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)接口和流程，滿足企業(yè)高層對企業(yè)運行關(guān)鍵生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)的綜合分析與輔助決策功能，實現(xiàn)各專業(yè)管理人員從綜合指標(biāo)到明晰數(shù)據(jù)的穿透查詢和對具體生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的追溯，實現(xiàn)梅山公司經(jīng)營管理業(yè)務(wù)信息透明和業(yè)務(wù)流程規(guī)范。1.公司概況與實施管理信息化的必要性1.1.公司概況梅山公司是1969年上海在南京建立的一家國有煉鐵企業(yè)。1998年，梅山與寶鋼聯(lián)合后，成為年產(chǎn)300萬噸鋼，集采礦、燒結(jié)、煉鐵、煉鋼、熱軋為一體的寶鋼旗下的全資子公

3、司。2005年，其鋼鐵主業(yè)被寶鋼股份收購后，成為新的梅山公司。2009年提出六年發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)：建成國內(nèi)一流的鋼鐵生產(chǎn)服務(wù)和資源綜合開發(fā)利用型企業(yè)。戰(zhàn)略定位是：以服務(wù)主業(yè)為己任，提高生產(chǎn)協(xié)力專業(yè)化水平，成為梅鋼最佳伙伴；突出“有效投入、集成優(yōu)化、運營改善”三條路徑；發(fā)展“礦業(yè)、鋼鐵協(xié)力、物流、資源綜合利用”四大板塊。2010年以來，正逐步對主營業(yè)務(wù)進行分類、分層、分重點管理：對管理或技術(shù)要求高、發(fā)展空間大、與鋼鐵主業(yè)發(fā)展緊密、形成公司強大集成能力的核心業(yè)務(wù)，聚集核心、傾斜資源、重點發(fā)展；對規(guī)劃期內(nèi)難以外包的維持業(yè)務(wù)，立足于用好現(xiàn)有人力資源，保證員工崗位，緊縮資源，逐步外包；對技術(shù)含量低、附加值低

4、的業(yè)務(wù)，利用外部資源，培育戰(zhàn)略合作商，進行整體外包。1.2.實施經(jīng)營管理信息化的必要性至2010年底，梅山公司已經(jīng)建成了以人力資源、財務(wù)管理、協(xié)同辦公等為管理支撐的，以物資采購、鋼鐵協(xié)力管理與客商管理等為業(yè)務(wù)主線的信息化體系，有公司層面的信息系統(tǒng)12個,普遍開展了“人、財、物、信息”的信息化管理，基本實現(xiàn)了系統(tǒng)應(yīng)用初步集成和財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，信息化應(yīng)用范圍覆蓋公司總部及下屬的14個二級公司。但在公司總部層面，還沒有對企業(yè)的收入與成本等影響企業(yè)經(jīng)濟效益的兩大關(guān)鍵要素進行信息化統(tǒng)籌管理。因此，梅山公司對建立與完善經(jīng)營管理信息化體系的需求迫在眉睫。2.經(jīng)營管理現(xiàn)狀分析梅山公司經(jīng)營收入主要是實物性產(chǎn)品銷

5、售收入、鋼鐵協(xié)力服務(wù)收入與貿(mào)易加工類收入等。企業(yè)的根本目的是贏利，針對收入管理，梅山公司應(yīng)重點關(guān)注兩件事，一是盡量增加收入，二是圍繞收入匹配合理成本；應(yīng)該緊緊圍繞“開源”與“節(jié)流”兩個重點開展經(jīng)營管理工作。公司現(xiàn)已建立了協(xié)力管理系統(tǒng)、采購平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，已經(jīng)貯備了一定量的“開源”與“節(jié)流”數(shù)據(jù)。但根據(jù)當(dāng)前鋼鐵行業(yè)逐步趨于微利的現(xiàn)狀，當(dāng)前最緊迫的需求是對內(nèi)加強成本管理，建立成本管理系統(tǒng)；對外擴大銷售收入，建立營銷系統(tǒng)以加強經(jīng)營收入統(tǒng)籌管理。2.1.收入分析梅山公司針對以上幾類“收入”進行業(yè)務(wù)管理時，需要設(shè)立不同的銷售收入流程加以實現(xiàn)。對實物產(chǎn)品銷售流程建立最長、最完整的“全流程”，以利于各經(jīng)營單

6、元的業(yè)務(wù)操作，比如完善產(chǎn)品質(zhì)量與產(chǎn)品生產(chǎn)計劃管理等，提升產(chǎn)品競爭力；協(xié)力服務(wù)銷售和貿(mào)易加工銷售的流程應(yīng)設(shè)計為“短流程”，以利于對協(xié)力業(yè)務(wù)來龍去脈的了解，抓住其重點環(huán)節(jié)與關(guān)鍵過程進行風(fēng)險管控；營業(yè)外收入不是經(jīng)營總收入的重點，可以簡化處理乃至設(shè)計為可規(guī)范記錄的“簡單流程”即可。在建立營銷系統(tǒng)時，必須體現(xiàn)在多組織、多帳套、多產(chǎn)權(quán)關(guān)系下對營銷工作的信息共享、資源整合與整體協(xié)同，準(zhǔn)確、及時地反映公司的銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)情況，將公司的銷售管理模式固化于系統(tǒng)流程之中，從而最終實現(xiàn)對公司銷售一體化管理的目標(biāo)。梅山公司現(xiàn)已建成了協(xié)力平臺，其中對協(xié)力承接服務(wù)合同的管理，就已經(jīng)占全部協(xié)力服務(wù)收入的絕大部分，這些均屬于“開

7、源”的范疇。因此，在改造協(xié)力平臺以開展?fàn)I銷系統(tǒng)建設(shè)之時，只需增加實物產(chǎn)品銷售收入、貿(mào)易加工收入與營業(yè)外收入的信息化管理內(nèi)容即可。2.2.成本分析梅山公司獲得銷售收入的同時，也隨之產(chǎn)生了相應(yīng)的成本，成本與收入息息相關(guān)。但如何精確、規(guī)范地體現(xiàn)每筆收入與成本之間的關(guān)系，需要借助成本系統(tǒng)來實現(xiàn)。而建立成本系統(tǒng)首先要綜合公司各經(jīng)營業(yè)務(wù)單元的生產(chǎn)經(jīng)營特點，對公司的成本進行分析、總結(jié)與歸集，然后建立符合實際的標(biāo)準(zhǔn)成本體系，樹立成本管理標(biāo)桿，為全面實現(xiàn)成本管理打基礎(chǔ)。根據(jù)寶鋼集團的成本管理體系，成本由制造成本與期間費用組成。因此，對梅山公司而言，制造成本中的直接材料、直接人工、制造費用等，有的如直接材料，已在

8、公司采購平臺中實現(xiàn)；有的如直接人工，也可對e-HR系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合后輸出；有的如制造費用等，目前還無明確出處，需進一步分析整理。梅山公司的業(yè)務(wù)復(fù)雜，對此類有關(guān)“成本”或“節(jié)流”數(shù)據(jù)，需對其進行更深入、更廣泛的分析與研究后，最終以建成成本系統(tǒng)為標(biāo)志而實現(xiàn)。2.3.經(jīng)營管理數(shù)據(jù)整合的分析經(jīng)營管理數(shù)據(jù)是從公司總經(jīng)理至業(yè)務(wù)操作人員都需了解的內(nèi)容。因此，在建立公司銷售與成本系統(tǒng)時，必須同步考慮做好兩個系統(tǒng)中的收入與成本數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化接口，以確保兩個系統(tǒng)順利建成投用后，使公司的經(jīng)營管理信息化體系發(fā)揮作用。可采取多種方式和不同載體來實現(xiàn)不員員工的不同需求。（1）對公司總經(jīng)理與高層管理者的需求，可通過技術(shù)改造，

9、完善公司專業(yè)數(shù)據(jù)平臺（PPM）的功能，整合銷售系統(tǒng)與成本系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以全公司經(jīng)營管理數(shù)據(jù)合并報表的形式加以實現(xiàn)。（2）對職能部門負責(zé)人及相關(guān)管理人員的需求，同樣可通過改造專業(yè)數(shù)據(jù)平臺（PPM），設(shè)計個性化的專業(yè)管理數(shù)據(jù)報表來滿足。（3）對基層單位負責(zé)人及相關(guān)人員的需求，由于其本單位業(yè)務(wù)屬性與經(jīng)營管理范圍各具特色，則可通過在銷售系統(tǒng)、成本系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置綜合查詢模塊，具體以區(qū)分不同單位不同帳套的授權(quán)管理功能加以實現(xiàn)。3.經(jīng)營管理信息化的格局3.1經(jīng)營管理信息化整體架構(gòu)梅山公司的經(jīng)營管理信息化體系，重點關(guān)注來自三個層面對生產(chǎn)經(jīng)營管理信息化的需求：（1）各單位重點關(guān)注本業(yè)務(wù)單元區(qū)域內(nèi)創(chuàng)收入與降成本

10、工作的操作便捷性、管理規(guī)范化及經(jīng)營全局性；（2）職能管理部門對公司重點業(yè)務(wù)創(chuàng)收的流程監(jiān)督、銷售計劃的進度跟蹤，以及對完成銷售收入所支付的合理成本進行管控等；（3）公司高層重點關(guān)注圍繞“人、財、物、產(chǎn)、供、銷”等管控要素而產(chǎn)生的財務(wù)性指標(biāo)，更要關(guān)注公司的生產(chǎn)經(jīng)營全局。因此，經(jīng)營管理信息化體系整體組成是：以成本系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)為核心，以采購平臺、協(xié)力平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)為支撐，以財務(wù)（MAS、UA）系統(tǒng)、人力資源（eHR）系統(tǒng)及專業(yè)數(shù)據(jù)平臺（PPM）等為保障。3.2成本系統(tǒng)架構(gòu)與功能梅山公司的成本管理分散在各二級單位，其成本核算通過用友財務(wù)MAS系統(tǒng)實現(xiàn)，屬于事后的成本反映。成本過程控制依靠管理經(jīng)驗，對成

11、本形成過程及其合理性缺乏科學(xué)管控。成本業(yè)務(wù)模塊分為：產(chǎn)品類、加工類、勞務(wù)類、貿(mào)易類、工程類等。在構(gòu)建成本系統(tǒng)時應(yīng)抓住“料、工、費”三條主線，本著“分板塊、抓重點、由點到面”的原則，按產(chǎn)業(yè)分類、支出要素特點，制定明確的成本費用歸集、分攤、結(jié)轉(zhuǎn)、核算及長流程業(yè)務(wù)分步結(jié)轉(zhuǎn)等規(guī)則，利用現(xiàn)有和擬建的信息系統(tǒng)，抽取成本產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)，科學(xué)反映各板塊、各產(chǎn)品、各業(yè)務(wù)流程的成本波動，實現(xiàn)成本過程管控和持續(xù)優(yōu)化，以支撐公司以及二級單位的生產(chǎn)經(jīng)營決策。應(yīng)在有條件的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)板塊或經(jīng)營單元率先部署成本系統(tǒng)的同時，逐步實現(xiàn)對公司成本的全流程自動管控，以便給公司各級管理者展示成本的真實面貌。同時，利用在線工具，及時進行成

12、本預(yù)測及異常提示，反映成本的數(shù)據(jù)源，關(guān)聯(lián)技術(shù)經(jīng)濟指標(biāo)，優(yōu)化成本控制流程，以協(xié)助管理人員對其業(yè)務(wù)經(jīng)營活動實現(xiàn)有效控制。通過控制“生產(chǎn)作業(yè)量、質(zhì)量指標(biāo)、庫存、能源消耗”等指標(biāo)，部署“原材料成本核算、人工成本核算、委外成本核算、日常報銷與折舊費用核算、人工統(tǒng)計生產(chǎn)數(shù)據(jù)”等成本管理功能模塊，實現(xiàn)成本的綜合查詢、預(yù)警控制、專業(yè)分析、決策支持等功能。3.3營銷系統(tǒng)架構(gòu)與功能為實現(xiàn)對梅山公司銷售收入的全面管理，應(yīng)在其下屬的各經(jīng)營業(yè)務(wù)單元實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)規(guī)范化管理。營銷系統(tǒng)可通過優(yōu)化、改造現(xiàn)有的協(xié)力平臺，以全面實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)管理為目標(biāo)加以實現(xiàn)。營銷系統(tǒng)包括“實物產(chǎn)品、協(xié)力服務(wù)、貿(mào)易加工、營業(yè)外收入、產(chǎn)品質(zhì)量管理、生

13、產(chǎn)與銷售計劃管理、客戶管理、財務(wù)管理、報表與綜合查詢”等功能模塊。應(yīng)建立多組織、多帳套的整體架構(gòu)，即各經(jīng)營業(yè)務(wù)單元能夠自主管理本單位的銷售工作，公司也能綜合各經(jīng)營業(yè)務(wù)單元的情況，對全公司的銷售收入實施全面、綜合管理，從而體現(xiàn)經(jīng)營管理“分控結(jié)合”的管理思路。3.4.經(jīng)營管理體系中的財務(wù)管理按照“財務(wù)與業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一”原則，應(yīng)將財務(wù)管理作為貫穿公司“產(chǎn)、供、銷、人工與物流”等成本管理的思路，解決業(yè)務(wù)信息傳遞不及時、資金使用不合理等問題。應(yīng)通過與現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及即將建立的銷售系統(tǒng)與成本系統(tǒng)等，建立拋賬規(guī)則，實現(xiàn)信息收集全面自動化；通過客戶與合同兩條主線管理，加強貨款控制與管理，加快貨款回籠，減少企業(yè)

14、應(yīng)收賬款；通過付款業(yè)務(wù)集中管理和統(tǒng)一資金計劃，實現(xiàn)全公司“資金集中支付、統(tǒng)一調(diào)度、合理分配”，提高資金運作效率。財務(wù)管理的主要作用在以下三個方面：（1）通過票據(jù)管理，及時、有效、自動實現(xiàn)現(xiàn)金流量實績和應(yīng)收、應(yīng)付票據(jù)管理，為財務(wù)審計提供重要依據(jù)；（2）通過貨款管理，將合同的財務(wù)審核以及款到發(fā)貨作為合同管理和出廠發(fā)貨的核心節(jié)點，將用戶的貨款控制細化到每項合同，減少企業(yè)應(yīng)收帳款，準(zhǔn)確實時反映用戶在企業(yè)的資金狀況；（3）通過報支申請管理，使公司全部支出的報銷業(yè)務(wù)規(guī)范化、自動化，避免人為因素產(chǎn)生的會計帳務(wù)處理差異和會計信息失真。4.結(jié)論結(jié)合梅山公司的6年戰(zhàn)略規(guī)劃，可按以下階段推進該體系建設(shè)：（1）建立成本系統(tǒng)。2011年三季度，完成成本管理系統(tǒng)項目的可研報告并報批通過，在首批試點單位開始成本管理系統(tǒng)部署準(zhǔn)備。2012年底，全面實現(xiàn)經(jīng)營管理信息化體系中要求達到的“成本”或“節(jié)流”上系統(tǒng)。（2