excel在中小企業(yè)會(huì)計(jì)中的應(yīng)用初探——以XX公司為例

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上摘要Excel在中小企業(yè)會(huì)計(jì)中的應(yīng)用初探以A公司為例摘要隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和人們計(jì)算機(jī)水平的提高以及現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增多，許多用以提高辦公效率的專業(yè)會(huì)計(jì)軟件應(yīng)運(yùn)而生，如ERP軟件，但其多作用于大型企業(yè)，并未給中小企業(yè)帶來預(yù)期的效果。另一款辦公軟件卻得到了絕大多數(shù)中小企業(yè)的親睞，它就是Excel。Excel是由美國Microsoft公司開發(fā)的基于Windows操作系統(tǒng)的電子表格軟件，它是一種利用計(jì)算機(jī)制表并自動(dòng)進(jìn)行表格數(shù)據(jù)處理的應(yīng)用軟件。Excel不只是對(duì)數(shù)字的簡單運(yùn)算，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理與分析、圖表分析、規(guī)劃求解、統(tǒng)計(jì)分析、模擬運(yùn)算等功能，所以將之與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)結(jié)合起來，能

2、在很大程度上提高中小企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率。本文通過對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)及其特點(diǎn)的分析，從Excel在中小企業(yè)會(huì)計(jì)中的應(yīng)用程度著手，結(jié)合中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀，提出采用Excel電子表格進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，來推動(dòng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，提高中小企業(yè)的競爭力，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展?！娟P(guān)鍵詞】Excel；小企業(yè)會(huì)計(jì)；應(yīng)用AbstractExcel in small and medium-sized enterprise accounting of the application of the trialIn A company as an exampleAbstractWith the developme

3、nt of network technology and the people to raise the level of computer and modern economic business increasing, many in order to improve office efficiency of professional accounting software emerged, such as ERP software, but its effect on large enterprise, not to small and medium-sized enterprise t

4、o bring the desired effect. Another kind of office software has been most small and medium-sized enterprises of the highly popular pro-gaze, it is Excel. Excel is developed by the Microsoft Windows operating system based on the spreadsheet software, it is a kind of using a computer TAB and automatic

5、 form data processing applications. Excel not only for digital simple operation, but also can realize data management and analysis, chart analysis, programming solver, statistical analysis, simulation operation, and other functions, so with the accounting practice, combining can largely improve the

6、small and medium-sized enterprise financial work efficiency. This article through to small and medium-sized enterprise accounting system and its characteristics are analyzed, in terms of Excel in small and medium-sized enterprise accounting degree to the application, combined with the small and medi

7、um-sized enterprise accounting informationization development present situation, the paper proposes the Excel spreadsheet financial management, to promote the development of small and medium-sized enterprise accounting information, improve the competitiveness of small and medium-sized enterprises to

8、 adapt to the development of the society.【 key words 】Excel; Small business accounting; application前言目的意義:為什么中小企業(yè)最終選擇excel來處理會(huì)計(jì)工作。相對(duì)其他專業(yè)財(cái)務(wù)軟件有何優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)，了解市場(chǎng)動(dòng)向和占國內(nèi)企業(yè)95%的中小企業(yè)發(fā)展需求，尤其是財(cái)務(wù)工作需求，研究如何提高中小企業(yè)競爭力和會(huì)計(jì)工作效率范圍:excel軟件在會(huì)計(jì)工作中的重要性，會(huì)計(jì)憑證、賬簿及資金日常管理方面的操作技術(shù)，提高工作效率的小技巧等。前人研究情況：與本課題的關(guān)系：文獻(xiàn)來源：Excel在中小企業(yè)會(huì)計(jì)中的應(yīng)用初探以A公司為

9、例一、excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用基礎(chǔ)（一）、excel在中小企業(yè)會(huì)計(jì)應(yīng)用中的必要性及重要性我國小規(guī)模企業(yè)數(shù)量龐大，甚至占到了全國工業(yè)企業(yè)法人的95%以上，所以盡管相比于大企業(yè)來說還存在這樣那樣的缺陷，但它們是我國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要力量，年生產(chǎn)總值占全國GDP近50%，為社會(huì)提供了75%的就業(yè)機(jī)會(huì)。因此，中小企業(yè)的發(fā)展受到越來越多的關(guān)注，其中，中小企業(yè)會(huì)計(jì)工作也是關(guān)注重點(diǎn)之一。而隨著會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)，越來越多的大中型企業(yè)甚至小企業(yè)選擇了專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)當(dāng)說，企業(yè)在條件和成本允許的情況下，財(cái)務(wù)軟件是比較好的選擇。但是由于財(cái)務(wù)軟件需要兼顧各種類型和規(guī)模的企業(yè)使用，導(dǎo)致其對(duì)于規(guī)模不大的企業(yè)功能過

10、于全面，有時(shí)還會(huì)使財(cái)務(wù)處理更加繁瑣。另外，好的財(cái)務(wù)軟件通常價(jià)格不菲，使用盜版軟件又無法保證數(shù)據(jù)安全。當(dāng)實(shí)際應(yīng)用中需要增加新功能時(shí)，必須由該軟件公司的專業(yè)人員完成，且軟件升級(jí)是要繼續(xù)付費(fèi)的。而Excel電子表格，只要我們掌握一定的模型設(shè)計(jì)方法，我們可以自己動(dòng)手增加新的用途、功能。所以，小企業(yè)自己設(shè)置一個(gè)專門針對(duì)本企業(yè)的Excel賬務(wù)系統(tǒng)會(huì)更加方便實(shí)用。Excel在財(cái)務(wù)運(yùn)用中可以完成由建賬、財(cái)務(wù)信息處理到?jīng)Q策分析的全套工作。（二）、excel應(yīng)用的特點(diǎn)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)相對(duì)于大企業(yè)而言具有如下特點(diǎn)：(1)會(huì)計(jì)信息使用者有限。(2)會(huì)計(jì)人員流動(dòng)性大，素質(zhì)相對(duì)較低。(3)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相對(duì)簡單，信息的詳

11、盡程度相對(duì)較低。(4)從信息系統(tǒng)的應(yīng)用狀況來看，中小企業(yè)的信息化普及率低，與當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相稱。1.Excel應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)1.excel發(fā)展迅速，更新?lián)Q代快，軟件的開發(fā)并不是一步到位,還要不斷維護(hù)。而excel維護(hù)簡單，利用現(xiàn)有功能加上簡單的VBA便能實(shí)現(xiàn)快速開發(fā)完成。2.Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能基本能滿足中小企業(yè)日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的需要,可以自由使用修改,企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化只需很少的軟硬件投入即可。3.excel環(huán)境中提供豐富的函數(shù)，除了Excel自帶函數(shù)的調(diào)用有些難度外,其他地方都是日常電子表格應(yīng)用,由于制作界面、內(nèi)容都是開放式的,用戶可以輕松上手，操作簡單還可提高財(cái)務(wù)工作效率和準(zhǔn)確度

12、。4.報(bào)表的整理十分合理，在設(shè)置模板或者編制報(bào)表時(shí)，會(huì)經(jīng)常發(fā)生修改，因此，報(bào)表文件會(huì)明顯放大，而在excel運(yùn)用中，報(bào)表模板和格式設(shè)計(jì)好后可以把單張報(bào)表另存為一個(gè)文件，這樣就縮小了文件，加速計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度。2.Excel應(yīng)用中存在的缺點(diǎn)1.由于Excel自身?xiàng)l件的制約,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能較少,只能處理一些常見業(yè)務(wù),對(duì)于大型企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理顯得力不從心,因此,它僅適合中小企業(yè)使用。 2.雖然源文件是開放性的,操作簡單,維護(hù)方便,但對(duì)一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)較弱中小企業(yè)及其會(huì)計(jì)人員來說,沒有技術(shù)人員的維護(hù)。在出現(xiàn)變化時(shí)很容易陷入困境,因此,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)適合有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的中小

13、企業(yè)會(huì)計(jì)人員使用。3.excel操作界面及對(duì)象3.1 excel的操作界面Excel的操作界面如圖1-1所示圖1-13.2 excel的操作對(duì)象3.2.1 Excel的操作對(duì)象主要是工作簿、工作表和單元格。（1） 工作簿工作簿就是excel里面用來存儲(chǔ)以及處理各種數(shù)據(jù)的文件，即excel文檔。文件類型為.xls，通常一個(gè)工作簿最多可含255張工作表，默認(rèn)情況下，打開一個(gè)工作簿會(huì)在工作簿窗口的底部顯示三個(gè)工作表標(biāo)簽，分別命名為“sheet1”、“sheet2”和“sheet3”，單擊不同的標(biāo)簽就可以進(jìn)入相應(yīng)的工作表。雙擊標(biāo)簽使其成為黑色時(shí)可以進(jìn)行重命名的操作。如圖1-2所示：圖1-2（2）工作表

14、工作表是由行和列組成的表格。Excel中每張工作表最多可由100萬行和16000列構(gòu)成，行號(hào)從上往下從1開始編號(hào)，而列號(hào)從左到右以字母A到XFD進(jìn)行編號(hào)。每個(gè)工作簿建立時(shí)就會(huì)自動(dòng)建立多個(gè)工作表，以便于用戶將同類的表存放在同一個(gè)工作簿中，進(jìn)行數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)交換。例如，用友ERPU8與excel中同張記賬憑證的轉(zhuǎn)換，首先，在兩個(gè)軟件中查詢出待合并的憑證，然后分別進(jìn)行“輸出”操作，形成統(tǒng)一的Excel格式，然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)合并。圖1-3所示是用友ERPU8軟件中的某張憑證。圖1-3單擊“輸出”按鈕，將該憑證存貯成文件類型為Microsoft Excel 97( xls)”的文件(如圖1-4所示)。圖1

15、-4（3）單元格Excel工作表中行與列交叉的小方格就是單元格，一般一張工作表中包括*16384個(gè)單元格，其列寬可容納255個(gè)字符，行高能達(dá)到409磅。每個(gè)單元格都有一個(gè)自己對(duì)應(yīng)的地址，比如B8表示第B列第8行的單元格。如圖1-5所示：圖1-53.2.2 工作表的美化設(shè)置（1）格式設(shè)置單元格屬性的設(shè)置選定單元格后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，如圖1-6所示：圖1-6“數(shù)字“選項(xiàng)卡用來定義不同的單元格的數(shù)據(jù)格式，如圖1-7所示：圖1-7例如，直接輸入“0“時(shí)，excel環(huán)境中會(huì)被忽略掉，此類數(shù)據(jù)已不是數(shù)字，就需要把單元格的數(shù)據(jù)格式選定為”文本“格式，再輸入就顯示”0“

16、?！皩?duì)齊”選項(xiàng)卡是用來對(duì)單元格的文本進(jìn)行對(duì)齊方式、文本方向等控制的。其中“文本控制“中的”自動(dòng)換行“選項(xiàng)是在單元格內(nèi)內(nèi)容較多，需要多行顯示時(shí)用以達(dá)到換行效果的。如圖1-8所示：圖1-83.2.3打印工作表打印工作表需要先設(shè)置工作表頁面，再進(jìn)行打印，單擊“經(jīng)典菜單“文件夾下的”文件“選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置“如圖1-9所示：頁面設(shè)置可以對(duì)紙張方向、縮放、紙張大小進(jìn)行設(shè)定。圖1-9“頁邊距“選項(xiàng)卡可以對(duì)要打印的表格進(jìn)行頁面邊距設(shè)置。如圖1-10所示：圖1-10“頁眉/頁腳“選項(xiàng)卡可以對(duì)打印文件進(jìn)行頁眉頁腳的設(shè)置，使每頁或者隔頁顯示輸入的內(nèi)容，與WORD中頁眉/頁腳類似。如圖1-11圖1-11“工作表“

17、選項(xiàng)卡可以設(shè)置要打印的區(qū)域，默認(rèn)為全部區(qū)域，如圖1-12所示：圖1-124.excel環(huán)境中的查找替換和排列篩選4.1 查找和替換按Ctrl+F打開“查找和替換”對(duì)話框并激活“查找”選項(xiàng)卡，按Ctrl+H打開“查找和替換”對(duì)話框并激活“替換”選項(xiàng)卡。如圖1-13所示：圖1-13(1) 在指定的區(qū)域中查找：先選定一個(gè)區(qū)域，再打開“查找和替換”對(duì)話框，則查找的范圍僅限于選定的區(qū)域。(2) 在整個(gè)工作簿中進(jìn)行查找：在“查找和替換”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“范圍”右側(cè)的下拉列表中選擇“工作簿”，則Excel會(huì)在工作簿中的所有工作表中進(jìn)行查找。(3) 在工作組中進(jìn)行查找：如果僅選擇了工作簿中的部分工

18、作表，這些工作表將成為一個(gè)工作組，Excel會(huì)僅在這些工作表中進(jìn)行查找。(4) 按單元格格式查找： 單擊“查找和替換”對(duì)話框中“格式”按鈕右側(cè)的小箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“從單元格選擇格式”，然后選擇一個(gè)包含所需查找格式的單元格，即可按選定的格式進(jìn)行查找。如圖1-14所示：圖1-14(5) 按Shift鍵反方向查找： 當(dāng)在“查找和替換”對(duì)話框中單擊“查找下一個(gè)”按鈕時(shí)，Excel會(huì)按照某個(gè)方向進(jìn)行查找。如果在單擊“查找下一個(gè)”按鈕前，按住Shift鍵，Excel將按照與原查找方向相反的方向進(jìn)行查找。(6) 在關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框后繼續(xù)查找下一個(gè)：在查找過程中，有時(shí)“查找和替換”對(duì)話框遮

19、住了部分表格內(nèi)容。在關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框后也可以繼續(xù)查找下一個(gè)內(nèi)容，方法是先進(jìn)行一次查找，然后關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框，按快捷鍵Shift+F4即可繼續(xù)查找下一個(gè)。4.2排列和篩選排序可以使表格內(nèi)的數(shù)據(jù)按指定的規(guī)則排列，排列順序一般有升序和降序。Excel中，數(shù)值按其大小排序，文本按字母順序、首字母的拼音順序或比劃順序來排序，空格將始終被排在最后。具體方法：（1）選中“經(jīng)典菜單”中的（升序）或者（降序）即可實(shí)現(xiàn)簡單的排序。 （2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”，出現(xiàn)如圖1-15對(duì)話框（最多可設(shè)三個(gè)關(guān)鍵字）圖1-15篩選方法即選中“數(shù)據(jù)”菜單下的“篩選”菜單實(shí)現(xiàn)想要的篩選效果。5.常用函數(shù) （

20、1）求和函數(shù) SUM函數(shù)公式=SUM（Number1,Number2,）其中，Number1,Number2,為130個(gè)需求和的參數(shù)。（2）平均數(shù)函數(shù) AVERAGE函數(shù)公式AVERAGE（Number1,Number2,）（3） 計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT函數(shù)公式COUNT(Value1,Value2,) 其中，Value1,Value2,表示包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)（130個(gè)），但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計(jì)算。（4）日期函數(shù) DATE函數(shù)公式=DATE(year,month,day) 用途是返回代表特定日期的序列號(hào)。其中year為14位，根據(jù)使用日期系統(tǒng)解釋該參數(shù)。DATEVaLUE函數(shù)公式=

21、DATEVaLUE (date_text) 用途是返回date_text所代表的日期的序列號(hào)。將文字表示的日期轉(zhuǎn)換成一個(gè)序列號(hào)。DAY函數(shù)公式=DAY(serial_number) 其中，serial_number是要查找的天數(shù)日期HOUR函數(shù)公式=HOUR(serial_number) 其中，serial_number表示一個(gè)時(shí)間值，包含要返回的小時(shí)數(shù)。MINUTE函數(shù)公式= MINUTE(serial_number) 用途是返回時(shí)間中的分鐘，即介于059之間的一個(gè)整數(shù)。MONTH函數(shù)公式= MONTH(serial_number) 用途是返回序列號(hào)代表的的日期中的月份，即介于1（一月）和1

22、2（十二月）之間的整數(shù)。二、Excel在會(huì)計(jì)憑證及賬簿中的應(yīng)用（一）、會(huì)計(jì)憑證的制作背景資料：A公司2012年末有關(guān)會(huì)計(jì)科目余額如表1所示：表1 科目余額表表2 資產(chǎn)負(fù)債表2012年公司發(fā)生如下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)：編制單位：A公司 2012年12月31日 單位：元編制單位：A公司 2012年12月31日 單位： 元1.會(huì)計(jì)科目新舊會(huì)計(jì)科目對(duì)照表，如圖2-1所示：圖2-1科目余額表，如圖2-2所示：圖2-22.制作會(huì)計(jì)憑證（1）啟動(dòng)Excel，打開一個(gè)新工作簿，輸入記賬憑證的有關(guān)項(xiàng)目，并完成相應(yīng)單元格公式的設(shè)置設(shè)置記賬憑證的格式。如圖2-3所示：圖2-3（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”命令，在“另存為

23、”對(duì)話框中的“文件名”處輸入“記賬憑證模板”，單擊“保存類型”框右邊的下拉箭頭，并從彈出的下拉列表中選擇“模板”類型，此時(shí)“保存位置”框自動(dòng)切換到“Templates”文件夾。最后單擊“保存”按鈕這 樣 所 設(shè) 置 的 記 賬 憑 證 模 板 就 被 保 存 在 默 認(rèn) 的C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾中。生成后的模板格式可以進(jìn)行修改,但特別要注意確保打開的是模板文件本身,而不是復(fù)件。為了防止模板中有些單元格的內(nèi)容,如文本、公式等、格式被破壞,可利用Excel的保護(hù)功能。3. 記賬憑證的填制和打印由于事先設(shè)置好了記賬憑證的模板，當(dāng)要

24、填制記賬憑證時(shí)，單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出“新建”對(duì)話框，從中選取“記賬憑證模板”。 根據(jù)業(yè)務(wù)所需填制記賬憑證的多少復(fù)制工作表。 按業(yè)務(wù)發(fā)生的情況輸入憑證的內(nèi)容。 所有記賬憑證填制完成后，單擊工具欄中的“保存”按鈕。打印出的憑證如圖2-4所示：圖2-4（二）、會(huì)計(jì)賬簿的制作1.會(huì)計(jì)賬簿的分類會(huì)計(jì)賬簿的種類多種多樣，如總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。為了便于了解和使用各種會(huì)計(jì)賬簿，可以按照不同的標(biāo)志對(duì)其進(jìn)行分類。（1）會(huì)計(jì)賬簿按其用途，可以分為序時(shí)賬簿、分類賬簿和備查輔助賬簿。（2）會(huì)計(jì)賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。（3）會(huì)計(jì)賬簿按其格式可分為三

25、欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿。2.會(huì)計(jì)賬簿的登記2.1 明細(xì)賬的格式和登記（1）明細(xì)賬的格式明細(xì)賬賬簿可以提供詳細(xì)的核算資料，賬戶分類明細(xì)，用以連續(xù)、分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。它能夠?qū)偡诸愘~起輔助和補(bǔ)充的作用，更具體、詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，同時(shí)還為會(huì)計(jì)報(bào)表的編制提供必要的明細(xì)資料。 明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式等，最基本的格式是三欄式，有“借方”、“貸方”、“余額”三欄。（2）數(shù)據(jù)庫掌握excel的數(shù)據(jù)庫知識(shí)，是為了生成明細(xì)賬。數(shù)據(jù)庫是一種有組織、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)有密切聯(lián)系的數(shù)據(jù)的集合。一個(gè)數(shù)據(jù)庫就是一個(gè)數(shù)據(jù)清單，它將反映客觀事物的大量信息進(jìn)行記錄、分類、整理等定量化、規(guī)范化的

26、處理，并以記錄為單位存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)清單是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，例如發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫，或一組客戶名稱和聯(lián)系電話。數(shù)據(jù)清單可以像數(shù)據(jù)庫一樣使用，其中行表示記錄，列表示字段，相當(dāng)于一個(gè)二維表的欄目。在Excel中，將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫是指不必經(jīng)過專門的操作來將數(shù)據(jù)清單變成數(shù)據(jù)庫，在執(zhí)行一些數(shù)據(jù)庫的操作過程中，如查詢、排序、匯總等，Excel能自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視為數(shù)據(jù)庫，即數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的行對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)記錄。 為了將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，在設(shè)置數(shù)據(jù)清單和輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則包括：1數(shù)據(jù)清單的字

27、段名占一行，且必須是第一行，不一定是工作表中的第一行。2每個(gè)字段的名稱必須惟一。3每一列必須有相同的數(shù)據(jù)類型和格式，且每一列必須相鄰。4每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行。5每個(gè)單元格輸入的數(shù)據(jù)前面不能有空格。6如果工作表內(nèi)除數(shù)據(jù)清單外還有其他數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)之間必須有至少一行或一列的空白單元格。7避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。（3）數(shù)據(jù)庫的生成利用數(shù)據(jù)庫生成明細(xì)賬的基本思路是：首先設(shè)置數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，其次將所錄入的記賬憑證內(nèi)容通過一定的方法輸入到數(shù)據(jù)庫中，最后對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，生成明細(xì)賬。 設(shè)置數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的方法是將記賬憑證中的所有項(xiàng)目填寫到工作表中，且數(shù)據(jù)庫中的

28、字段名與記賬憑證中的項(xiàng)目名一致。 將記賬憑證的內(nèi)容輸入到“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”的方法有多種，如利用宏命令等，最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時(shí)打開“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”，在該數(shù)據(jù)庫中將記賬憑證的所有數(shù)據(jù)填寫到工作表里。 要生成一個(gè)明細(xì)賬，應(yīng)先設(shè)置一個(gè)明細(xì)賬的格式。生成“應(yīng)付賬款明細(xì)賬”的步驟如下：1.設(shè)置條件區(qū)域。2.設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。3.選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。4.執(zhí)行“高級(jí)篩選”命令。5.復(fù)制篩選結(jié)果。6.粘貼篩選結(jié)果。7.設(shè)置余額計(jì)算公式。8.設(shè)置余額方向。9.計(jì)算本期發(fā)生額和期末余額。如圖2-5所示：圖2-52.2 總賬的格式和登記總賬的格式均采用“借、貸、余”三欄式，它的登記既可根據(jù)記賬憑證逐筆

29、登記，也可通過匯總的方式，定期或分次匯總登記。在Excel中，既可利用記賬憑證數(shù)據(jù)庫登記，也可利用匯總明細(xì)賬的方式進(jìn)行登記。(1)記賬憑證數(shù)據(jù)庫生成法1.打開事先已經(jīng)設(shè)置好基本格式的“銀行存款總賬”，輸入期初余額及方向。2.設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。3.單擊數(shù)據(jù)清單中的任何一個(gè)單元格。4.執(zhí)行高級(jí)篩選命令。 5.復(fù)制和粘貼篩選結(jié)果。6.設(shè)置余額計(jì)算公式和方向。 7.設(shè)置本期發(fā)生額和期末余額。 (2)明細(xì)賬匯總法1.設(shè)置“應(yīng)付賬款總賬”的基本格式。2.打開“應(yīng)付賬款明細(xì)賬”工作簿。3.匯總各明細(xì)賬的月結(jié)，形成總分類賬的本月發(fā)生額。3單元格的處理賬簿與憑證的制作方法類似，都是先觀察賬簿頁面的結(jié)構(gòu)，從

30、而根據(jù)excel的表格特點(diǎn)來進(jìn)行合并，調(diào)整行高或列寬。其中，賬簿里的借方、貸方、金額等都是由一些細(xì)小的單元格組成的，比較快速的方法是：先把所需單元格全部選中，然后選中“格式”中的“列寬”,在彈出的對(duì)話框中填寫相當(dāng)?shù)臄?shù)字，即可把這些單元格調(diào)成統(tǒng)一的列寬，達(dá)到美觀實(shí)用的效果。對(duì)于行高也是同樣的方法，如圖2-6所示：圖2-6然后出現(xiàn)如圖2-7的對(duì)話框，只要輸入想要的行高就可以了。圖2-74.文字輸入的處理對(duì)于輸入的文字，在單元格里輸入時(shí)都是橫向的，如果想使文字豎向顯示，如圖中的“憑證號(hào)”、“核對(duì)號(hào)”、“借或貸”就是這種情況，這里有一個(gè)技巧，可以選定這個(gè)單元格，右鍵，選擇設(shè)置單元格格式，在彈出的對(duì)話框

31、中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選擇“自動(dòng)換行”的前面的單選框，點(diǎn)擊確定，就可以隨著單元格的大小自動(dòng)換行了。如圖2-8所示：圖2-85.表格顏色的處理（1）想要實(shí)現(xiàn)表格顏色仿真，紅色或者綠色的表格線都可以用一個(gè)方法，就是選中需要的單元格，單擊右鍵，在快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式“中的”邊框“選項(xiàng)卡對(duì)于所需的顏色進(jìn)行設(shè)置。如圖2-9所示：圖2-9（注：另一種方法就 是點(diǎn)擊菜單命令“工具選項(xiàng)”，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，點(diǎn)擊“視圖”選項(xiàng)卡。在下方的“網(wǎng)格線顏色”下拉列表中，我們可以為單元格邊框線重新指定一種顏色。確定后，網(wǎng)格線就不再是那種灰灰的了。）(2) 為了突出表格的主體，可以利用填充的功能將表格周圍的地方

32、填充成其他的顏色，這種方法適用于制作所有仿真表格，如圖2-10所示。圖2-10三、excel在中小企業(yè)資金日常管理中的應(yīng)用（一）、excel在固定資產(chǎn)核算中的應(yīng)用1. 固定資產(chǎn)管理的基本概念（1）固定資產(chǎn)的特點(diǎn)1.固定資產(chǎn)具有較長的使用壽命。2. 價(jià)值補(bǔ)償與實(shí)物更新相分離。3. 固定資產(chǎn)的價(jià)值轉(zhuǎn)移及補(bǔ)償方式有其特殊性。4. 投資的相對(duì)集中與回收的相對(duì)分散。（2）固定資產(chǎn)管理的基本要求1.正確測(cè)定固定資產(chǎn)的需要量。2. 加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資效益的預(yù)測(cè)分析。3. 加強(qiáng)固定資產(chǎn)的日常管理，提高固定資產(chǎn)的利用效果。4.定期對(duì)固定資產(chǎn)的利用效果進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。5. 正確計(jì)提固定資產(chǎn)折舊。2.固定資產(chǎn)折舊的計(jì)

33、提2.1 固定資產(chǎn)折舊函數(shù)舉例（1）平均年限折舊法SLN平均年限法又稱直線折舊法，就是將固定資產(chǎn)的價(jià)值均衡地分?jǐn)偟矫恳黄谥小Ｒ虼?，每年提取的折舊金額是相等的。其計(jì)算公式如下：年折舊金額=（固定資產(chǎn)原值-預(yù)計(jì)殘值）/折舊年限公式中的預(yù)計(jì)殘值已經(jīng)考慮到報(bào)廢時(shí)的清理費(fèi)用中。或者采用相對(duì)比率，即年折舊率=（1-預(yù)計(jì)殘值率）/折舊年限如果采用月折舊金額，則月折舊金額=固定資產(chǎn)原值*（年折舊率/12）在Excel中可以使用函數(shù)SLN()計(jì)算平均年限法的折舊額，其函數(shù)格式如下：SLN(cost,salvage,life)其中，參數(shù)cost代表資產(chǎn)的原始價(jià)值；參數(shù)salvage代表在折舊期末時(shí)的凈殘值參數(shù)li

34、fe代表固定資產(chǎn)的折舊周期。如圖2-11所示：圖2-11（2）年數(shù)總和法SYD年數(shù)總和法是以固定資產(chǎn)的原始成本減預(yù)計(jì)殘值后的余額乘以逐年遞減的分?jǐn)?shù)作為該期的折舊額。這個(gè)分?jǐn)?shù)的分母是固定資產(chǎn)使用年限的各年年數(shù)之和；分子是固定資產(chǎn)尚可使用的年限。在Excel中可以使用函數(shù)SYD()來計(jì)算年數(shù)總和法下的固定資產(chǎn)折舊額。其格式如下：SYD(cost,salvage,life,per)其中，參數(shù)cost為資產(chǎn)原值。參數(shù)salvage為資產(chǎn)在折舊期末的價(jià)值（也稱為資產(chǎn)殘值）。參數(shù)life為折舊期限（有時(shí)也稱資產(chǎn)的生命周期）。參數(shù)per為期間，其單位與life相同。如圖2-12所示：圖2-12（3）雙倍余額

35、遞減折舊法DDB雙倍余額遞減折舊法也是一種加速折舊的方法，它在計(jì)算年折舊率時(shí)暫不考慮該固定資產(chǎn)在折舊期末時(shí)的殘值，并且采用直線折舊法的兩倍值作為其年折舊率，然后，用該年折舊率乘以該固定資產(chǎn)本期期初賬面價(jià)值作為本期的年折舊金額，其計(jì)算公式為：年折舊額=年初固定資產(chǎn)賬面余額×雙倍直線折舊率一般在最后兩期已提折舊總額已經(jīng)超過可折舊總額時(shí)應(yīng)改用平均年限法計(jì)提折舊。在Excel中，可以使用函數(shù)DDB()計(jì)算雙倍余額遞減法的折舊額，其格式如下：DDB(cost,salvage,life,period,factor)其中，參數(shù)cost,salvage,life,period的意義同上，參數(shù)fact

36、or是可選項(xiàng)，代表折舊的加速因子，它的默認(rèn)值是2，代表雙倍余額遞減折舊法，如果該參數(shù)取值為3，代表3倍余額遞減折舊法。如圖2-13所示：圖2-13（二）、excel在工資核算中的應(yīng)用Excel應(yīng)用在工資核算中一般要先建立職工基本信息表 、薪酬標(biāo)準(zhǔn)信息表 、職工考勤信息表 、職工工資信息表 、工資查詢與匯總和把工資表轉(zhuǎn)換為工資條。1.建立職工基本信息表（1）打開Excel，并創(chuàng)建新工作簿文件，命名為“工資處理”；（2）選擇工作表 sheet1名，將其改名為“職工基本信息表“，并在A1單元格輸入“職工基本信息表”；（3）在第二行的 A2、B2、C2等單元格分別輸入“職工編號(hào)” 、“姓名”、“性別”

37、、“部門”、“職工類別”、“職務(wù)”、“職稱”、“工齡” ，將“職工基本信息表”合并居中；（4）為“性別”、“部門”、“職工類別”、“職務(wù)”、“職稱”等分別建立數(shù)據(jù)有效性，并在該列復(fù)制；（5）輸入職工基本信息數(shù)據(jù)。如圖2-14所示：圖2-142.建立薪酬標(biāo)準(zhǔn)信息表（1）選擇工作表 sheet2名，將其改名為“薪酬標(biāo)準(zhǔn)信息表“，并在A1單元格輸入“薪酬標(biāo)準(zhǔn)信息表”；（2）設(shè)立扣款、計(jì)稅計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)；（3）設(shè)立崗位類別標(biāo)準(zhǔn)，職稱類別標(biāo)準(zhǔn)。如圖2-15所示：圖2-153.建立職工考勤信息表（1）選擇工作表 sheet3名,命名為“職工考勤信息表” ，在A1單元格輸入“職工考勤信息表”；（2）在第二行的 A

38、2、B2、C2等單元格分別輸入“職工編號(hào)” 、“姓名”、 “部門”;然后是當(dāng)月的日期與星期；最后是考勤統(tǒng)計(jì)。如圖2-16所示：圖2-16注：考勤信息一般又企業(yè)內(nèi)各部門記錄,報(bào)人力資源部門核實(shí)匯總后,在交給財(cái)務(wù)部門作為核算職工薪酬的依據(jù).4.建立職工工資信息表4.1建立固定工資信息表（1）插入一張工作表,命名為“固定工資信息表” ，在A1單元格輸入“固定工資信息表”；（2）在第二行的 A2、B2、C2等單元格分別輸入“職工編號(hào)” 、“姓名”、 “部門”;然后是職務(wù)、職稱、基本工資、崗位津貼、職務(wù)津貼、職稱津貼、工齡工資等。（3）設(shè)置固定項(xiàng)目的數(shù)據(jù)引用和計(jì)算公式。如圖2-17所示：圖2-174.2

39、 建立變動(dòng)工資信息表（1）插入一張工作表,命名為“變動(dòng)工資信息表” ，在A1單元格輸入“變動(dòng)工資信息表”；（2）在第二行的 A2、B2、C2等單元格分別輸入“職工編號(hào)” 、“姓名”、 “部門”;然后是獎(jiǎng)金、加班費(fèi)、病假、事假、曠工、罰款等。（3）設(shè)置變動(dòng)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)引用和計(jì)算公式、如加班費(fèi)、病假、事假、曠工，輸入某些數(shù)據(jù)等。 如圖2-18所示：圖2-184.3建立職工工資明細(xì)表（1）插入一張工作表,命名為“職工工資明細(xì)表” ，在A1單元格輸入“職工工資明細(xì)表”；（2）在第二行的 A2、B2、C2等單元格分別輸入“職工編號(hào)” 、“姓名”、 “部門”;然后是基本工資、崗位工資、職務(wù)工資、職稱工資、工

40、齡工資、獎(jiǎng)金、加班費(fèi)、病事假/曠工、罰款、應(yīng)發(fā)工資、個(gè)人所得稅、實(shí)發(fā)工資。（3）設(shè)置固定項(xiàng)目的數(shù)據(jù)引用和計(jì)算公式。 如圖2-19所示：圖2-194.4生成職工工資條（1）先要為“空位”空值，即在工資詳細(xì)科目的右側(cè)兩列中，交叉輸入任意數(shù)字。然后選中四個(gè)單元格的交叉點(diǎn)，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行。（2）填充數(shù)據(jù)：執(zhí)行“編輯”“定位”命令，在打開的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕（3）定位空行：執(zhí)行“插入”“行”命令，這時(shí)便會(huì)從第三行開始，每一行的前面插入了一個(gè)空行。（4）復(fù)制表頭的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”“定位”命令，在打開的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時(shí)會(huì)選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”“粘貼”命令，這時(shí)工資條就算制作完成了。四、結(jié)論本文介紹了Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用基礎(chǔ)，excel在會(huì)計(jì)憑證及賬簿、固定資產(chǎn)折舊及工資核算管理中的應(yīng)用，第一章介紹了Excel在會(huì)計(jì)中應(yīng)用的基礎(chǔ)；包括Excel在財(cái)務(wù)管理中的必要性分析；第二章通過實(shí)例闡述了Excel在會(huì)計(jì)憑證及賬簿中的應(yīng)用；第三章講述的是Excel在中小企業(yè)資金日常管理中的應(yīng)用。這些只是excel在財(cái)務(wù)中應(yīng)