Office知識點總結(jié)知識分享

1、2018-5-9三大辦公軟件Word、ExcekPPT知識點歸納第一部分Word文檔知識點第一章Word文檔的編輯與排版功能一、Word2016操作界面：由“文件”按鈕、快速訪問工具欄、標(biāo)題欄、功能區(qū)（選項卡和命令組）、標(biāo)尺、共享、頁面區(qū)域、滾動條、狀態(tài)欄等組成。Word2016的默認(rèn)后綴名是：.docx二、word的基本操作：1. 文件的基本操作1）不同輸入法之間的切換：Ctrl+Shift鍵；2）CapsLook=大、小寫字母切換3）NumLook=控制數(shù)字小鍵盤打開與關(guān)閉輸入日期和時間；1）插入當(dāng)前日期：Alt+Shift+D;2020/4/11Saturday2）插入當(dāng)前時間：Alt+

2、Shift+T;22時11分選定文本的作用：選定文本后，才能編輯和修改文本。2. 輸入文檔時，直接按"Enter”鍵可對文檔內(nèi)容進(jìn)行換段；按"Shift+Enter”組合鍵可對內(nèi)容進(jìn)行換行，并出現(xiàn)一個手動換行符“$”。選定文本的方法；1）選擇整個文檔：在文檔左側(cè)頁邊距外側(cè)的空白頁面上，連續(xù)點擊鼠標(biāo)左鍵三次。2）選擇整個段落：在段落的左側(cè)頁邊距外側(cè)的空白頁面上，連續(xù)點擊鼠標(biāo)左鍵兩次。3）選擇一行：在一行的左側(cè)頁邊距外側(cè)的空白頁面上，單擊鼠標(biāo)左鍵。4）可以使光標(biāo)插入點快速移到第一頁頁頭的組合鍵是Ctrl+home。5）選擇文檔中豎塊文本的方法，可以按住Alt鍵選擇。6）小區(qū)域選

3、擇：按住鼠標(biāo)左鍵，從開始位置拖動到結(jié)束位置，松開鼠標(biāo)左鍵。三、文本和段落的基本格式?設(shè)置文字格式的操作有設(shè)置字體、字號、字形、下劃線、邊框、底紋、顏色等；?設(shè)置段落格式的操作有設(shè)置對齊、縮進(jìn)、行間距、段間距以及邊框和底紋等；?設(shè)置頁面格式的操作有設(shè)置紙張、頁邊距、頁眉和頁腳、頁邊框等。1、字體的安裝：1）選中字體文件，鼠標(biāo)右鍵“安裝”；2）開始/控制面板/字體慶尹十2、段落文本的對齊方式包括：左對齊Ctrl+L、居中Ctrl+E、右對齊Ctrl+R、兩端對齊Ctrl+J、分散對齊Ctrl+Shift+J（調(diào)整字符寬度）3、按組合鍵【Ctrl+D】打開“字體”對話框，設(shè)置文本格式。4、在文檔中插

4、入的分頁符，為什么有的時候看不到？分頁符屬于編輯標(biāo)記，如果看不到文檔中的分頁符，那么它可能處在隱藏狀態(tài)。此時，單擊“開始”選項卡，在“段落”組中單擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕LU5、要刪除文檔中重復(fù)的文字/空行/空格可以通過“查找和替換”來實現(xiàn)。查找替換空行，”代表一行。6、制表位的作用：方便光標(biāo)快速定位。1）制表位的類型：默認(rèn)制表位（兩個字符）：一般用在正文段落中，按Tab鍵使用；即首行縮進(jìn)2個字符手動設(shè)置制表位：一般用在特定的排版，可以快速定位在頁面制定位置；2）通過標(biāo)尺設(shè)置制表位左對齊式制表位L;居中式制表位X；右對齊式制表位J;小數(shù)點式制表位；豎線對齊式制表位I|（不定位文本，只在位置

5、上顯示插入的豎線）；7、插入頁面分頁【或執(zhí)行"Ctrl+Enter”】8、生成文檔目錄之前，要根據(jù)文本的標(biāo)題樣式設(shè)置大綱級別。在“開始”選項卡“段落”組中的“對話框啟動器”按鈕，設(shè)置大綱級別。9、除了插入自定義的目錄外，用戶還可以根據(jù)需要在文檔中插入手動目錄或自動目錄。單擊“引用”選項卡，然后單擊“目錄”組中的“目錄”按鈕，即可設(shè)置手動目錄和自動目錄的樣式。選擇手動目錄，插入后需要編輯目錄中的文本；選擇自動目錄，會按照樣式生成自動目錄。10、頁眉與頁腳的概念和作用：頁眉和頁腳是正文之外的內(nèi)容，通常情況下，頁眉顯示在頁面上方，而頁腳則顯示在頁面底部。使用“插入”菜單中的命令“頁眉/頁腳

6、”。若要進(jìn)入頁眉頁腳編輯區(qū)，可以單擊頁眉頁腳工具中的設(shè)計菜單11、在Word中，如果使用了項目符號或編號，則項目符號或編號在每次按回車鍵時會自動出現(xiàn)。四、圖片的插入1、在Word文檔中插入圖片，有時圖片顯示不完整，這是為什么？在Word文檔中插入圖片，如果插入點的行距過窄，圖片就不會完整的顯示，此時將圖片的行距調(diào)整為單倍行距以上的行距即可正常顯示。入點為圖片或表格/圖表插入題注，可以使用“鼠標(biāo)右鍵/插入題注”。塊文五、預(yù)覽文檔1、為文檔添加水?。涸O(shè)計/自定義水印2、顯示隱藏功能區(qū)：Ctrl+F1;或雙擊開始3、Word的視圖方式包括：閱讀視圖、頁面視圖、Web版式視圖、大綱和草稿。在編輯文檔時

7、，可以同時顯示水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺的視圖方式是【頁面視圖】。能顯示頁眉頁腳的視圖是【頁面視圖】。第二章Word的圖文排版功能一、SmartArt模板的應(yīng)用1、Word為SmartArt內(nèi)置了一些樣式，讓普通用戶也能設(shè)計出專業(yè)水平的圖示點擊SmartArt工具一設(shè)計原先的圖形和顏色，更改后的圖形和顏色。2、插入SmartArt圖形：包括插入列表、流程圖、循環(huán)圖、層次結(jié)構(gòu)、關(guān)系、矩陣、棱錐圖等類型；在SmartArt圖中，可以在指定形狀的前、后、上、下位置添加形狀，一些形狀還可以添加助理形狀。二、文本框的應(yīng)用在Word2016為用戶提供了多種文本框類型，如簡單文本框、提要型文本框、引述型文本框及豎排

8、文本框，用戶可以根據(jù)需要選擇使用。1、文本框的作用：可以在頁面中任意移動，同時可以在頁面中設(shè)置橫、豎排文字混排效2、插入文本框：插入內(nèi)置文本框；繪制文本框3、設(shè)置文本框形狀填充、形狀輪廓、形狀效果等；4、設(shè)置文本框邊距；5、設(shè)置文本框文字方向；6、設(shè)置文本框?qū)R方式；7、插入自選圖形繪制正方向按Shift;繪制約束中心點的圖形按Ctrl;繪制以中心點向外的正方形按Ctrl+Shift。插入最常用的圖形：包括直線、矩形、正方形、橢圓、圓等；插入基本形狀；插入箭頭等其他形狀；8、插入圖片和剪貼畫9、頁面設(shè)置布局/頁面設(shè)置：設(shè)置紙張大??；設(shè)置紙張方向。如果對從網(wǎng)站復(fù)制的文檔樣式不滿意，應(yīng)選定文本，選

9、擇開始菜單中的“清除所有格式”選項即可清除所有樣式。第三章Word表格的編輯與應(yīng)用一、創(chuàng)建表格/設(shè)置表格1、插入表格：用于制作簡單規(guī)范的表格2、繪制表格：用于制作復(fù)雜結(jié)構(gòu)的表格3、修改表格：大小和移動表格4、設(shè)置表格：1）插入行列操作2）插入空白單元格3）刪除行列操作：當(dāng)選擇整個表格的時候，如果執(zhí)行了“刪除行”命令，則整個表格就被刪除了4）刪除單元格5）合并單元格操作6）拆分單元格操作二、表格的排列與計算1、使用表格計算功能表格數(shù)據(jù)求和：在Word表格中進(jìn)行計算，公式中常出現(xiàn)的幾個英文單詞：=SUM求和函數(shù)（ABOVE求和區(qū)域）ABOVE上面；LEFT左邊；RIGHT右邊；BELOW下面；這些

10、單詞在公式中作為參數(shù)，指明對什么位置的數(shù)據(jù)進(jìn)行計算。=AVERAGE平均值=IF條件函數(shù)=MAX最大值=MIN最小值=SUM相加（求和）2、使用表格排序功能3、表格內(nèi)容與文本之間互相轉(zhuǎn)換：將表格內(nèi)容轉(zhuǎn)換成文本；將文本轉(zhuǎn)換成表格三、插入圖表第四章Word樣式與模板的應(yīng)用一、使用樣式窗格1、“格式刷”的使用：單擊按鈕只能刷新1次，雙擊按鈕可以刷新多次。刷新完畢，再次單擊“格式刷”按鈕即可。2、查看導(dǎo)航窗格：視圖/顯示/導(dǎo)航窗格3、目錄：插入/文檔部件/域/索引和目錄/TOC;二、自定義文件模板1、創(chuàng)建模板文件：打開素材（報告文件模板）/另存為（保存類型：Word模板）/查看保存的模板文件2、自定義

11、模板樣式：布局/頁面設(shè)置/對話框啟動器；設(shè)置頁邊距；修改正文和段落樣式3、使用文檔模式：1）雙擊模板文件2）生成應(yīng)用模板的文檔第五章Word文檔處理的高級應(yīng)用技巧一、插入批注和使用修訂功能添加批注：審閱/新建批注；答復(fù)批注：答復(fù)刪除批注：刪除更改批注顯示方式：審閱/顯示標(biāo)記/批注框；若要一次性刪除文檔中所有修訂：選擇任意一個批注，單擊審閱/批注/刪除/刪除文檔中的所有批注。二、添加“開發(fā)工具”選項卡：開始/選項/自定義功能區(qū)/開發(fā)工具第二部分Excel表格知識點第一章Excel表格的編輯與數(shù)據(jù)計算Excel2016的默認(rèn)后綴名是：.xlsx一、輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)方法最終效果輸入文本直接輸入（輸入

12、法切換：Ctrl+Shift;Ctrl+空格）；內(nèi)容點選單兀格：上下左右方向鍵；Tab左右切換；Enter上下切換；開始/數(shù)字/對話框啟動器/自定義（類型：000）;001輸入編號輸入001、002之后選擇兩個單元格，在右下角變成002“+”時往下拖動；輸入日期時間：冒號隔升時間;輸入當(dāng)前時間：Ctrl+Shift+T16:52日期：反斜杠輸入當(dāng)前日期：Ctrl+Shift+D2017/6/27輸入負(fù)數(shù)直接輸入-50;或輸入（50）-50輸入分?jǐn)?shù)日期類分?jǐn)?shù)：0空格1/121/12數(shù)據(jù)變成文在輸入數(shù)據(jù)前，輸入一個單引號'（注意要英文輸入法下本輸入）1、錄入數(shù)據(jù)內(nèi)容時，若出現(xiàn)“#”表明單元

13、格的列寬太窄了，應(yīng)該重新設(shè)置列寬。2、在單元格中，錄入的內(nèi)容過多，要實現(xiàn)單元格內(nèi)換行，可以按組合鍵Alt+Enter】二、單元格填充將輸入的內(nèi)容填充到選擇的多個單元格中【按住Ctrl+Enter】重復(fù)數(shù)列填充（按住Ctrl鍵，再拖動）三、算數(shù)運(yùn)算符+（加號）加法運(yùn)算3+3-（減號）“減法運(yùn)算”或“負(fù)”3-1或-1*（星號）乘法運(yùn)算3*3/（正斜線）除法運(yùn)算3/3%（百分號）求余運(yùn)算10%3=1(10/3=31)?公式中運(yùn)算符的順序（下列順序為由小到大）1()2+-3%4*/5&6比較運(yùn)算符<>=?文本運(yùn)算符1*1=1（1個）使用文本連接符（&）可加入或連接一個或更多

14、字符串以產(chǎn)生一長文本。例如：“2000年”&“祖國更繁榮”就產(chǎn)生“2000年祖國更繁榮”。&=C1&C2商務(wù)商務(wù)辦公辦公比較運(yùn)算符它們的作用是可以比較兩個值，結(jié)果為一個邏輯值，不是“TRUE”就是“FALSE”=(於)"(A1=B1)<（小于號）小于(A1<B1)<=（小于等于號）小于或等于（A1<=B1）>（大于七）大于(A1>B1)>=（大于等于號）大于或等于（A1>=B1）<>（不等號）不相等（A1<>B1）?引用運(yùn)算符冒號“：”一一連續(xù)區(qū)域運(yùn)算符如SUM（B5:C10），計算B5到

15、C10的連續(xù)12個單元格之和。逗號“，”可將多個引用合并為一個引用如SUM（B5:B10,D5:D10）,計算個單元格之和。B列、D列共12“空格”取多個引用的交集為一個引用如SUM（B5:B10,A6:C8）,計算元格之和。B6至UB8三個單?函數(shù)的組成=函數(shù)（參數(shù)1、參數(shù)2、參數(shù)N）?IF函數(shù)IF函數(shù)一般是指Excel中的IF函數(shù)，根據(jù)指定的條件來判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE）,根據(jù)邏輯計算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容?？梢允褂煤瘮?shù)IF對數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測。?MID函數(shù)從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。函數(shù)MID使用方法如下：在A1中輸入：zhongm

16、ei在B1中輸入：=MID(A1,4,3)結(jié)果顯示：ngm解釋：在字符串zhongmei中，從左側(cè)第4個字符開始取值，取3個字符?LEN函數(shù)LEN返回文本串的字符數(shù)。計算單元格中，字符串包含的字符個數(shù)比如,A1=我愛excel=LEN(A1)的結(jié)果就是7?RANK函數(shù)RANK是統(tǒng)計排名的函數(shù)；=RANK(E2,$E$2:$E$10)開始菜單下的“習(xí)”按鈕是【自動求和】。求和單元格中的某一個區(qū)域，=SUM(A1:H10)四、插入、移動復(fù)制刪除、合并和拆分單元格1、插入單元格：鼠標(biāo)右鍵_插入(行、列)2、移動單元格：剪切【Ctrl+X】_粘貼【Ctrl+V】3、復(fù)制單元格：復(fù)制【Ctrl+C】_粘

17、貼【Ctrl+V】；注意，復(fù)制的虛線框可以按Esc退出。4、刪除單元格：鼠標(biāo)右鍵_刪除(行、列)5、合并單元格6、拆分單元格五、設(shè)置數(shù)據(jù)列表數(shù)據(jù)驗證：數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)驗證，打開數(shù)據(jù)驗證對話框第二章Excel表格數(shù)據(jù)的排序、篩選與匯總一、表格數(shù)據(jù)的排序：數(shù)據(jù)/排序二、表格數(shù)據(jù)的篩選：數(shù)據(jù)/篩選可以對數(shù)據(jù)列表中記錄的一部分?jǐn)?shù)據(jù)按要求顯示。三、表格數(shù)據(jù)的分類匯總：數(shù)據(jù)/分類匯總四、其他1、把匯總項復(fù)制并粘貼到另一個工作表中打開"定位”對話框Ctrl+G定位可見單元格復(fù)制/粘貼數(shù)據(jù)查看粘貼結(jié)果2、要使表格的前幾行信息不隨滾動條的移動發(fā)生變化可以使用凍結(jié)拆分窗口命令來實現(xiàn)。第三章Excel統(tǒng)計圖表和

18、透視圖表的應(yīng)用一、創(chuàng)建圖表：選擇圖表數(shù)據(jù)/插入圖表插入圖表包括的類型：柱形圖、折線圖、餅圖（可以顯示數(shù)據(jù)百分比比例關(guān)系）、條形圖、面積圖、XY散點圖等。二、數(shù)據(jù)透視圖的應(yīng)用第四章Excel數(shù)據(jù)的模擬分析與運(yùn)算一、使用工作組創(chuàng)建表格建立組：按Ctrl或Shift選擇多個表格二、單變量模擬運(yùn)算表的應(yīng)用數(shù)據(jù)/模擬分析/模擬運(yùn)算表單變量：一個可變數(shù)值，如利率雙變量：二個可變數(shù)值，如利率和貸款第五章Excel數(shù)據(jù)的共享與高級應(yīng)用啟用和錄制宏開發(fā)工具/代碼/錄制宏第三部分Powerpoint知識點第一章PowerPoint幻燈片的編輯與設(shè)計1、PowerPoint2016的默認(rèn)后綴名是：.pptx2、啟動幻燈片放映的快捷鍵是：F5。要終止幻燈片放映可按Esc。3、在PowerPoint中復(fù)制圖形可按Ctrl+C;拖動復(fù)制可按Ctrl,鼠標(biāo)左鍵拖動進(jìn)行復(fù)制。一、演示文稿的基本操作視圖/演示文稿視圖（演示文稿視圖包括：普通、大綱視圖、幻燈片瀏覽、備注頁、閱讀視圖）、母版視圖（母版視圖包括：幻燈片母版、講義母版、備注母版）、顯示、顯示比例、顏色/灰度、窗口幻燈片母版：占位符指的是幻燈片母版的文本框。二、幻燈片的基本操作：1、新建幻燈片：組合鍵Ctrl+M;新建的