XX物業(yè)智能化工程采購管理辦法

1、XX物業(yè)智能化工程采購管理辦法1、目的明確智能化工程部工程項(xiàng)目物資采購流程2、適用范圍智能化工程部工程項(xiàng)目物資采購。3、定義3.1施工材料：包括設(shè)備及線材。3.2零星材料：用于項(xiàng)目中的對(duì)相關(guān)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行保護(hù)或連接的輔助材料。3.3工具：在項(xiàng)目施工過程中需要的相關(guān)工具，包括電動(dòng)工具。3.4辦公用品及設(shè)施：辦公需要而需購買的相關(guān)辦公用品及設(shè)施。4、職責(zé)部1/崗位工作內(nèi)容部門經(jīng)理負(fù)責(zé)采購申請(qǐng)、訂單及付款的審批。本部事務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購工作按流程順利執(zhí)行，負(fù)責(zé)審批辦公用品的米購申請(qǐng)。施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目所需物資做出統(tǒng)籌計(jì)戈U,填寫采購申請(qǐng)。施工技術(shù)組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組工程物資采購申請(qǐng)技術(shù)層面

2、的審核。采購管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組物資采購申請(qǐng)制作、申請(qǐng)、發(fā)放訂單,跟進(jìn)供貨情況及辦理付款手續(xù)。部門財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)審核單價(jià)、與供應(yīng)商對(duì)賬及資金使用計(jì)劃物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃、物資調(diào)配、跟進(jìn)供貨情況及核對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)倉單。5、方法和過程控制5.1施工材料的采購5.1.1采購計(jì)劃5.1.1.1項(xiàng)目進(jìn)場之初，由物資計(jì)劃管理員根據(jù)工程合同及施工細(xì)化方案做出智能化工程物資采購計(jì)劃發(fā)至采購管理員。5.1.1.2由采購管理員在智能化工程物資采購計(jì)劃填寫采購周期后發(fā)至項(xiàng)目組，同時(shí)抄送物資計(jì)劃管理員，現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人根據(jù)采購周期及運(yùn)輸時(shí)間做好物資申請(qǐng)計(jì)劃。5.1.2物資申請(qǐng)5.1.2.1現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人發(fā)出智能化工程項(xiàng)目

3、組物資申請(qǐng)單，物資申請(qǐng)必須有編號(hào)，在郵件主題中也必須寫明是"xx項(xiàng)目組采購申請(qǐng)XX號(hào)”。5.1.2.2施工技術(shù)組根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況及技術(shù)需要填寫意見。5.1.2.3部門物資計(jì)劃管理員根據(jù)各區(qū)域及各項(xiàng)目庫存情況合理做物資調(diào)配。5.1.2.4部門經(jīng)理審批后發(fā)采購管理員采購。5.1.3物資采購5.1.3.1設(shè)備及線材類物資由部門統(tǒng)一采購，零星材料和工具一部分由部門采購，一部分由項(xiàng)目組自行在當(dāng)?shù)毓?yīng)商處購買。智能5.1.3.2采購管理員根據(jù)采購申請(qǐng)以項(xiàng)目組為單位編制由物資計(jì)劃管理員填寫智能化工程物資調(diào)撥單。5.1.3.3智能化工程物資采購訂單編號(hào)原則為：項(xiàng)目地點(diǎn)+項(xiàng)目組名稱+期數(shù)+流水號(hào)。如訂

4、單有更改，則原訂單相應(yīng)作廢，其編碼也相應(yīng)作廢，新訂單編碼按流水號(hào)順延。5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門財(cái)務(wù)審核、部門經(jīng)理審批后，蓋部門公章發(fā)出。5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后，蓋部門公章后發(fā)出。5.1.3.6采購管理員在智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單中注明此申請(qǐng)的訂單編號(hào)、調(diào)撥單號(hào)或樣品借用單號(hào)后發(fā)至項(xiàng)目組，抄送物資計(jì)劃管理員。5.1.3.7采購管理員要求供應(yīng)商必須及時(shí)將送貨單一式兩份發(fā)至部門物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組，并在送貨單中注明訂單號(hào)。5.1.3.8物資計(jì)劃管理員依據(jù)采購申請(qǐng)及訂單，根據(jù)供應(yīng)商交貨情況，及時(shí)安排發(fā)貨。并在收到送貨單后，以郵件形式告

5、知項(xiàng)目組XX訂單/調(diào)撥單/樣品單已發(fā)貨。5.1.3.9施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人需及時(shí)反饋智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單完成情況，物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單，未及時(shí)到貨物資需及時(shí)與采購管理員溝通對(duì)接。5.1.4借樣5.1.4.1各項(xiàng)目組如需向供應(yīng)商借用樣品，需提前填寫智能化工程樣品申請(qǐng)單。5.1.4.2采購管理員根據(jù)智能化工程樣品申請(qǐng)單填寫智能化工程樣品借用單。5.1.4.3采購管理員將智能化工程樣品借用單蓋部門公章后發(fā)至供應(yīng)商，同時(shí)以郵件形式發(fā)至物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組，由樣品接收人員負(fù)責(zé)填寫智能化工程物資進(jìn)倉單。5.1.4.4如在后續(xù)采購過程中，訂貨數(shù)量包括已借用樣品，則需注明

6、智能化工程樣品借用單單號(hào)，以備查對(duì)。5.1.4.5智能化工程樣品申請(qǐng)單編號(hào)規(guī)則同智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單編號(hào)規(guī)則，智能化工程樣品借用單編號(hào)為J-YP+流水號(hào)。5.1.5付款由采購管理員整理出相關(guān)訂單及其物資申請(qǐng)報(bào)告的郵件批復(fù)頁、發(fā)票、附項(xiàng)目組智能化工程物資進(jìn)倉單，如果訂單數(shù)量與結(jié)算數(shù)量有增加或減少，需填智能化工程物資付款結(jié)算單，由物資計(jì)劃管理員、部門財(cái)務(wù)、本部事務(wù)主管審核、部門經(jīng)理審批后報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部審批結(jié)算。5.2零星材料及工具采購5.2.1項(xiàng)目組采購零星材料及工具，每月底由項(xiàng)目組填寫智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃，報(bào)施工技術(shù)組、物資計(jì)劃管理員審核，部門財(cái)務(wù)審批后方可采購。在當(dāng)?shù)夭少彽?/p>

7、零星材料和工具須在指定合格供方采購。5.2.2每月報(bào)銷時(shí)付智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃及郵件批復(fù)頁、智能化工程物資進(jìn)倉單、發(fā)票報(bào)銷。5.3辦公用品、家私電器及勞保用品采購>5.3.1采購辦公用品、家私電器及勞保用品由項(xiàng)目組填寫智能化工程項(xiàng)目組辦公物資需求計(jì)劃報(bào)部門財(cái)務(wù)審核、本部事務(wù)主管審批后方可采購；如果采購單價(jià)200元以上1000元以下的物資需資產(chǎn)管理員審核，單價(jià)1000元以上的家私電器及辦公類固定資產(chǎn)申請(qǐng)由項(xiàng)目/城市負(fù)責(zé)人填寫物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告申請(qǐng)，本部事務(wù)主管審核，經(jīng)部門經(jīng)理審批后按公司流程進(jìn)行。5.3.2每月報(bào)銷時(shí)附智能化工程項(xiàng)目組辦公物資需求計(jì)劃/物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告及郵件批

8、復(fù)頁、發(fā)票報(bào)銷。5.4分包工程5.4.1由施工負(fù)責(zé)人填寫物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告（附合同草案）報(bào)部門采購管理員，由采購管理員報(bào)部門財(cái)務(wù)審核，權(quán)限內(nèi)的部門經(jīng)理審批，由采購管理員跟進(jìn)審批工作。超過部門經(jīng)理權(quán)限的按公司相關(guān)程序執(zhí)行。5.4.2分包工程結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)驗(yàn)收工作，并填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5.4.3付款時(shí)需附：物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告及其郵件批復(fù)頁、合同、內(nèi)部驗(yàn)收申請(qǐng)、付款結(jié)算單，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理申請(qǐng)付款。5.4.4分包合同編號(hào)規(guī)則同訂單編號(hào)規(guī)則。5.5物資采購單價(jià)變更審批5.5.1使用范圍：已經(jīng)經(jīng)過評(píng)估為公司合格供方的供應(yīng)商在新增產(chǎn)品報(bào)價(jià)或原有產(chǎn)品單價(jià)變動(dòng)時(shí)使用。5.5.2由采購管理員填寫智

9、能化工程部采購單價(jià)變更審核表，報(bào)部門財(cái)務(wù)審核，部門經(jīng)理審批后，報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部備案。5.6本辦法未涉及的物資審購規(guī)定按采購管理程序執(zhí)行。6. 相關(guān)文件VKWY7.4-Z01采購管理程序相關(guān)記錄和表格VKWY7.4-Z01-F3物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告VKWY7.5.1-J02-05-F1智能化工程物資采購計(jì)劃VKWY7.5.1-J02-05-F2智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單VKWY7.5.1-J02-05-F3智能化工程物資采購訂單VKWY7.5.1-J02-05-F4智能化工程物資調(diào)撥單VKWY7.5.1-J02-05-F5智能化工程樣品申請(qǐng)單VKWY7.5.1-J02-05-F6智能化工程樣品借用單VKWY7.5.1-J02-05-F7智能化工