XX公司公文管理制度

1、公文管理制度第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。第二章公文處理原則第二條公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。第五條行政部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。第三章公文種類第六條常用的公文種

2、類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。（一）決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。（二）意見：用于對(duì)組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。（四）通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。（五）報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用心主二力Trj刀、。（六）規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸

3、屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求的公文。（八）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。第四章公文格式和行文規(guī)則（一）公文用紙幅面及版面尺寸1. 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210m亦297mm公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37m壯1mrp公文用紙訂口（左白邊）為：28m壯1mm版心尺寸為：156m亦225mm（不含頁碼）。（二）公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。（三）排版規(guī)格與印制裝訂要求1. 排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。2. 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無

4、斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%M80%印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差土4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差土1mrp四角成90,無毛茬或缺損。（四）公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置

5、于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mdn以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。1.眉首（1）公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。（2）秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用隔開(3)緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如

6、需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)公司全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm(4) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22m片15mm發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由公司代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位(即1不編

7、為001),不加“第”字。公司對(duì)第三章提及的常用公文發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一規(guī)定如下：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、規(guī)定等下行文以及對(duì)外發(fā)送的文件一律用粵金晶XX號(hào)，請(qǐng)示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函號(hào)，會(huì)議紀(jì)要一律用粵金晶紀(jì)號(hào)。發(fā)文字號(hào)之下4mmt印一條與版心等寬的紅色反線。(6)簽發(fā)人公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與

8、最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm2.主體(1) 公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。(2) 主送部門標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送部門名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。(3) 公文正文主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。(4) 附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用

9、阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.xxxxx”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。(5) 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“0”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見下文。(6) 公文生效標(biāo)識(shí)a. 單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下孤無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下孤壓在成

10、文時(shí)間上；當(dāng)印章下孤有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。b. 聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。c. 特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋?/p>

11、下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。(7)附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。3.版記(1) 主題詞主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。(2) 抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送部門對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)句號(hào)。如主送部門移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送部門。(3) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)

12、左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。(4) 版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。(5) 版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行°4.頁碼用4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字在頁面底部居中標(biāo)注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。第五章行文規(guī)則第八條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第九條行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。第十條各部門除以函的形式商治工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對(duì)外正式行文。第十一條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其

13、他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。第十二條“報(bào)告”或其他文種不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第六章發(fā)文辦理第十三條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合法律、法規(guī)及市集團(tuán)有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定、辦法、制度等，要切實(shí)可行并加以說明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引

14、用公文應(yīng)當(dāng)稱引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明文中含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)雖單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十五條公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第十六條以公司

15、名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。第十七條公文正式印發(fā)前，行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)第七章收文辦理第十八條收文辦理指對(duì)公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十九條收到需要辦理的公文，行政部應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第二十條經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見送總經(jīng)理批示后，交有

16、關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。第二一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回行政部并說明理由。第二十二條收到集團(tuán)下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經(jīng)理批示后辦理。第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。第二十四條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批

17、人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第二十五條交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。第八章公文歸檔第二十六條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十七條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。第二十八條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部移交。第二十九條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合存檔要求。第九章公文管理第三十條公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三一條行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有關(guān)制度。第三十二條集團(tuán)或上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十三條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第三十四條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之