搞好工程技術(shù)檔案管理工作

1、搞好工程技術(shù)檔案管理工作           隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立，企業(yè)的檔案管理工作日益與企業(yè)營銷、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量活動休戚相關(guān)。企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)外部信息的載體和歸縮，尤其是工程技術(shù)檔案更是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)。然而，有一些建筑施工企業(yè)在改革大潮中，在轉(zhuǎn)軌變制時，不重視工程技術(shù)檔案的管理，以致影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。本文就如何以工程質(zhì)量為重點(diǎn)，全面搞好工程技術(shù)檔案管理工作談點(diǎn)意見，以供參考。    1 

2、;當(dāng)前工程技術(shù)檔案工作存在的問題    （1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想上存在某些模糊認(rèn)識。一是現(xiàn)階段國家對檔案管理評比、達(dá)標(biāo)、升級活動暫停，行政主管部門硬性干預(yù)減少，由此認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要；二是隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，實(shí)行社會主義市場經(jīng)濟(jì)，企業(yè)有更多的自主權(quán)，由此認(rèn)為檔案管理是計劃經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，現(xiàn)在可以不要了；三是現(xiàn)在企業(yè)推行ISO9000標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量體系認(rèn)證，其中有文件和資料控制的要素或過程，于是認(rèn)為ISO9000標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證可以包容全部的技術(shù)檔案管理?；谶@些思想和認(rèn)識，有的企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)被撤消或合并，人員裁減或分流，檔案管理職能削弱或很少有人過問，正常的業(yè)務(wù)工作也

3、沒有系統(tǒng)地開展起來。    （2）管理網(wǎng)絡(luò)的不健全。一是企業(yè)沒按行政、經(jīng)營、施工生產(chǎn)技術(shù)、科研、基本建設(shè)、財會、人事、儀器設(shè)備等形成綜合性檔案管理，而是片面追求經(jīng)濟(jì)效益，重經(jīng)營、財會檔案，輕施工技術(shù)、安全檔案管理者屢見不鮮，造成工程技術(shù)檔案管理上無統(tǒng)管部門、下無對口管理人員的局面；二是未針對施工企業(yè)分散、流動、線長、面廣的特點(diǎn)實(shí)行動態(tài)管理。作為企業(yè)的決策層，只要求基層施工單位能向建設(shè)單位交工驗(yàn)收，向公司上交利潤就行了，而不管技術(shù)文件資料如何管理，以致出現(xiàn)以利代管，以包代管的情況，致使工程技術(shù)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)等六大功能嚴(yán)重失控；三是

4、有些企業(yè)雖然經(jīng)過ISO9000標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證，實(shí)施文件和資料控制程序，但是缺乏施工技術(shù)管理、技術(shù)進(jìn)步工作管理等詳細(xì)的文件作支持，使施工技術(shù)檔案管理無有效的文件化的企業(yè)法規(guī)可循。    （3）管理水平滑坡。主要表現(xiàn)在以下幾方面：    首先是無約束機(jī)制。80年代初，國務(wù)院要求加強(qiáng)企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，隨后全國絕大部分施工企業(yè)的檔案管理都分別達(dá)到國家級或省、部級的一、二級管理水平。但是，經(jīng)過轉(zhuǎn)軌改制后，企業(yè)在無外來壓力的情況下，普遍未建立自我約束機(jī)制，大多存在管理松、散、懶、軟的現(xiàn)象，只要能應(yīng)付交工驗(yàn)收就算大功告成。 

5、;   其次是由于無統(tǒng)管部門及管理網(wǎng)絡(luò)，分公司、項(xiàng)目部各自為政，各行其是，致使技術(shù)文件、資料、記錄與工程失去同步，圖紙資料殘缺不全，質(zhì)量記錄不夠完善，各類報告簽證不齊，資料散落在少數(shù)技術(shù)或質(zhì)檢人員手中，尤其是分承包方的資料嚴(yán)重失控；即使由分公司或項(xiàng)目部收集起來的資料、記錄，其保管也缺乏適宜的條件和措施，使技術(shù)資料流失、泄密、損壞的情況時有發(fā)生。    第三是缺乏足夠勝任的技術(shù)檔案管理人員，某些臨時的兼職管理人員素質(zhì)令人堪憂；基層施工單位的資料員，雖然經(jīng)過崗前培訓(xùn)，企業(yè)也通過ISO9000標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證，實(shí)施了文件和資料控制程序，但

6、所能控制的充其量是與質(zhì)量管理或與交工驗(yàn)收相關(guān)的局部文件和資料。由于沒有經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)性培訓(xùn)，他們普遍缺乏對檔案的分類、范圍、立卷、編目、排列、鑒定、保管、利用等全面的知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。此外管理手段和方法落后，沒有充分利用微機(jī)進(jìn)行編目、檢索、統(tǒng)計和開發(fā)等輔助管理。    2  解決問題的對策    （1）提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)濟(jì)秩序的需要，要樹立現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的思想，要認(rèn)識到技術(shù)檔案是企業(yè)的重要資源，是管理決策的基礎(chǔ)，是企業(yè)管理的有效工具。把工程技術(shù)檔案管理好，

7、有利于經(jīng)營決策，如借鑒施工過的施工組織設(shè)計，可快速參與新的類似工程的投標(biāo)競爭；有利于整合生產(chǎn)要素，降低工程成本，如參考已往的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和工程總結(jié)，結(jié)合新的工程實(shí)際實(shí)現(xiàn)管理不斷創(chuàng)新；有利于技術(shù)創(chuàng)新、提高工程和服務(wù)質(zhì)量，如便捷地采用過去的“ 四新”資料，在即將開工的工程中實(shí)施持續(xù)改進(jìn)；有利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，如利用可追溯的各種技術(shù)文件、質(zhì)量記錄去應(yīng)對工程質(zhì)量事故、糾紛、索賠。    （2）要建立健全工程技術(shù)檔案管理體系。公司應(yīng)設(shè)專職的技術(shù)檔案管理員，并組建技術(shù)檔案室；分公司應(yīng)設(shè)專（ 兼）職的資料員，項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)兼職資料員，形成三級管理網(wǎng)

8、絡(luò)。公司總工程師或副總工程師，分公司的主任工程師或分管技術(shù)的副經(jīng)理，項(xiàng)目部的工程師或技術(shù)員分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督各級的工程技術(shù)檔案管理，并對相應(yīng)人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的有效培訓(xùn)和明確各自的職責(zé)權(quán)限。    （3）制定切實(shí)可行的工程技術(shù)檔案管理制度。可以實(shí)行“ 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、定期檢查、年終考評”的辦法。要做好三個“ 結(jié)合”，一是與 )ISO9000認(rèn)證的內(nèi)部審核相結(jié)合，在實(shí)施文件和資料控制程序時，細(xì)化工程技術(shù)檔案管理的內(nèi)容，與內(nèi)審?fù)竭M(jìn)行審核；二是與工程交工驗(yàn)收相結(jié)合，以工程質(zhì)量記錄為主線，延伸到技術(shù)、安全、材料、設(shè)備等工程管理

9、方面，在工程項(xiàng)目竣工時，由公司主管部門組織專業(yè)大檢查；三是與企業(yè)的承包經(jīng)營相結(jié)合，把工程技術(shù)檔案管理納入一定的指標(biāo)和考核內(nèi)容，年終承包考核時進(jìn)行獎罰兌現(xiàn)。    （4）要明確工程技術(shù)資料管理范圍，以便規(guī)范各級管理人員收集、立卷、編目、鑒定、歸檔行為。根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及施工企業(yè)的實(shí)際，大體上應(yīng)包括以下范圍：圖紙會審；工程地質(zhì)勘察報告、工程測量定位記錄及復(fù)核單；開工報告與審批資料；單位、分部、分項(xiàng)工程劃分文件；施工組織設(shè)計；施工技術(shù)方案及特殊工序施工技術(shù)措施；技術(shù)交底書；(施工總平面圖；設(shè)計變更與材料代用單；施工技術(shù)問題與質(zhì)量事故處置記錄；現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議紀(jì)要； 設(shè)備、原材料、半成品合格證及各種檢驗(yàn)、測試記錄；隱蔽工程記錄；工序交接記錄； 施工日志；工程技術(shù)核對；預(yù)試車記錄；中間交接記錄；竣工報告與工程驗(yàn)收書； 竣工圖； 工程回訪單；工程設(shè)計、預(yù)算、施工預(yù)算、工程決算；“ 四新”應(yīng)用鑒定資料及審定的各級工法；有關(guān)工程的照片、錄像帶、錄音帶、軟盤等各種媒體資料；工程所獲榮譽(yù)資料（獎杯、獎牌、證書或文件及其他載體）；施工技術(shù)小結(jié)及工程總結(jié)；其他需要收集整理的資料。    總之，只要企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，專兼職管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，廣大員工積極配合，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)